Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• два вида информации, составляющие информационную базу;

• характерные черты внешней информации;

• что включает в себя внутренняя информация;

• какой вид информации и в каком объеме используется на различных уровнях руководства предприятием;

• из каких частей состоит информационная база;

• что относится к внемашинной и что — к внутримашинной информации;

• что такое входные и результатные документы;

• классификацию входных документов.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• разбираться в схемах, характеризующих информационную базу;

• отличать один вид документов от других;

• разбираться в принципиальной схеме корпоративной информационной автоматизированной системы.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении других дисциплин, связанных с экономикой, управлением, поиском информации;

• для дальнейшей профессиональной деятельности.

Информационная база

Внешняя информация

Внутренняя информация

Внемашинная информация

Внутримашинная информация

Входные данные

Результатные данные

Любая система управления экономическим объектом имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).

Для внешней информации характерны:

• приблизительность;

• неточность;

• обрывистость;

• противоречивость.

В основном она касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, и поэтому ее обработка стандартными программными средствами затруднена. Это потребовало создания особых информационных систем, получивших название экспертных.

Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает в различные временные интервалы развитие объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация.

В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Для высшего руководства, разрабатывающего стратегию деятельности, используется в основном внешняя информация и в меньшем объеме внутренняя информация. На оперативном уровне используется только внутренняя информация, а на среднем уровне — большей частью внутренняя информация и частично внешняя информация. Эти виды информации хранятся на своих носителях, составляя информационную базу (рис. 2.1) , на основе которой функционирует программное обеспечение, позволяющее автоматизировать деятельность экономического объекта.

Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной (рис. 2.2) .

К внемашинной относится та часть информационной базы, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (акты, накладные, счета, ведомости и т.п.).

Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов . Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых, файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, счетов-фактур), либо как база данных. Разница состоит в том, что при создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав записей) зависит от структуры других. Это служит причиной несоответствия структуры файлов базы данных структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы

базы данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (реляционную, иерархическую, сетевую). Файлы обрабатываются с помощью специального программного обеспечения — систем управления базами данных.

Все документы, имеющие отношение к экономической информационной системе, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные .

Входные документы и получаемые на их основе файлы, в свою очередь, делятся на оперативные, где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условно-постоянные, где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также все справочные данные (наименования, фамилии и др.).

Входные документы также имеют свою классификацию. Они делятся на те, которые предназначены: для применения конечным пользователем; для использования информационной системой при решении других задач (транзиты); для решении задач в последующий период.

Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управления.

Информационное обеспечение системы менеджмента — одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемых решений и эффективности функционирования системы.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

• отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

• сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;

• канал — средство передачи информации;

• получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов:

• зарождение идеи, кодирование и выбор канала;

• передача;

• декодирование.

Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это достаточно трудно, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

На рис. 2.3 представлена принципиальная схема обмена информационными сообщениями на промышленном предприятии.

1. Любая система управления экономическим объектом имеет дело с двумя видами информации: внешней и внутренней.

2. Для внешней информации характерны: приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость.

3. Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает развитие объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние.

4. Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

5. К внемашинной относится та часть информационной базы, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (акты, накладные, счета, ведомости и т.п.).

6. Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов.

7. Все документы, имеющие отношение к экономической информационной системе, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные.

8. Входные документы и получаемые на их основе файлы делятся на оперативные и условно-постоянные.

9. Входные документы имеют свою классификацию. Они предназначены для применения конечным пользователем, для использования информационной системой при решении других задач и решении задач в последующий период.

10. Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.

В тетради-практикуме выполните задания к теме 2.