Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• цели и задачи информационного менеджмента, каковы его цели и главные задачи;

• причины возникновения информационных потребностей;

• составляющие информационных потребностей и запросы, возникающие в соответствии с ними;

• методы изучения информационных потребностей;

• кто такие «непотребители» информации и причины их существования.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• определять составляющие информационных потребностей;

• анализировать информационные потребности и определять запросы, вызванные этими потребностями.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении других дисциплин, связанных с экономикой, управлением, поиском информации;

• для дальнейшей профессиональной деятельности.

Информационный менеджмент

Информационная потребность

Разовые и постоянно действующие запросы

Запросы предметного и ознакомительного характера

Запросы профильного и непрофильного характера

Фактографические и концептуальные запросы

Косвенные и прямые методы изучения информационных потребностей

Рассмотрим систему управления экономическим объектом, считая объектом управления деятельность какого-либо предприятия, а субъектом управления — управленческий аппарат этого предприятия. Между ними существует прямая и обратная взаимосвязь, которая выражается в обмене информацией (рис. 1.1).

Таким образом, субъект управления на основе информации, полученной из внешней среды, изучает сложившуюся ситуацию и в зависимости от целей управления передает соответствующие указания объекту управления. В ответ на полученные указания объект управления передает субъекту управления отчеты о том, как выполняются полученные управленческие решения. Субъект управления, получив от объекта управления отчеты, анализирует их, контролирует ход выполнения намеченных целей, в случае необходимости ищет пути по регулированию сложившейся ситуации и планирует дальнейшую деятельность объекта управления, формируя новые указания и передавая их обратно объекту управления. Между субъектом управления и объектом управления образуется постоянный обмен информационными сообщениями. И для системы управления крайне важным становится качественное и своевременное информационное обеспечение.

В связи с этим в последнее время все большее внимание уделяется информационному менеджменту, т.е. управлению информацией, с целью повышения эффективности принимаемых управленческим аппаратом решений.

Информационный менеджмент как научная дисциплина включает в себя достижения нескольких смежных научных дисциплин, что позволяет на практике перейти к информационно ориентированному типу организации, характерному для информационного общества.

С позиций системного подхода информационный менеджмент охватывает:

• планирование;

• организацию;

• координацию;

• контроль информационной деятельности и процессов;

• коммуникации внутри организации.

Организация должна использовать информацию в соответствии со своей стратегией.

Одной из главных задач информационного менеджмента является составление четкого представления о следующем:

• какая информация (по содержанию);

• кому(какой категории потребителей);

• когда (к какому сроку или на каком этапе работы);

• в какой форме (на каком уровне свертывания) следует информацию представить, чтобы потребитель в имеющееся у него время смог ее с пользой усвоить.

Хорошо известна ситуация, когда в предоставляемой специалистам информации — «все то», а с другой стороны — «не совсем то», а иногда и «совсем не то».

Подобная ситуация сложилась потому, что очень часто считается — чем больше выдается информации, тем лучше, а что с этой информацией делает специалист, неважно.

Причина такого положения  — недостаточный уровень исследований в области теории информационных потребностей.

1. Потребность в текущей и ретроспективной информации. Специалисту требуется постоянный приток новой информации, т.е. оперативное текущее информирование. Такое информирование позволяет в наибольшей степени подготовиться к принятию решений в сфере своей профессиональной деятельности, оперативно и адекватно реагировать на факторы, воздействующие на определенную ситуацию. Потребность в текущей информации обусловливается профессиональной специализацией потребителя информации и выполняемыми им функциями и потому относительно стабильна. Отсюда и название запросов, выражающих эту потребность — постоянно действующие.

   Приведем пример. Для расчета с клиентами за приобретенные товары, цена которых приведена в условных единицах, продавцу необходимо знать курс доллара. Для этого он запрашивает необходимую информацию, а так как курс доллара колеблется, то и запрос является постоянно действующим.

   Потребность в ретроспективной информации возникает при необходимости непосредственного принятия решений в данной ситуации. В этом случае нередко требуется обращение к источникам, накопленным за целый ряд предыдущих лет. Запросы, выражающие потребность в ретроспективной информации, возникают у специалиста эпизодически, и называют их разовыми.

   Примером может служить необходимость прогнозирования роста или падения курса доллара для заключения какого-либо долгосрочного контракта на покупку товаров.

2. Потребность в узкотематической и широкотематической информации. Процесс специализации деятельности и дифференциация знаний приводит к постоянному сужению тематических рамок профессиональной информационной потребности.

   Однако слишком узкая специализация влечет за собой ограниченность контроля за ситуацией, потерю качества принимаемых решений из-за потери контроля над целым рядом факторов, на первый взгляд, не относящихся к заданной теме.

   По этой причине специалистам необходима как узкотематическая информация, непосредственно относящаяся к той конкретной поставленной задаче, решением которой они заняты, так и широкотематическая, создающая представление об объекте исследования или разработки в целом. Потребность в узкотематической информации выражается в запросах предметного характера (в соответствии с предметной областью), потребность в широкотематической информации — в запросах ознакомительного характера.

   Разберем следующий пример. Программисту поручено написать программу расчета заработной платы сотрудникам медицинского учреждения. Для успешного выполнения работы программисту нужна информация о правилах расчета заработной платы сотрудникам любого предприятия, т.е. формулы, по которым рассчитывается заработная плата вообще. В этом случае ему нужна узкотематическая информация. Но для того чтобы программист смог учесть специфику данного медицинского учреждения, ему нужна информация о данном учреждении, т.е. возникает необходимость в широкотематической информации.

3. Потребность в отраслевой (специализированной) и межотраслевой (неспециализированной, смежной) информации. Большинство наиболее актуальных проблем решается путем использования не только профильной информации, не выходящей за рамки данной отрасли знания, но и значительного объема смежной, межотраслевой информации из других отраслей знания, казалось бы, очень отдаленных.

   Потребность в отраслевой информации выражается в запросах профильного характера, в межотраслевой (смежной) — непрофильного характера.

   Вы сдаете экзамен по химии. Безусловно, наиболее насущной информацией для Вас будут знания данного предмета (профильного характера), но вот Вы берете билет и видите там задачу, которую следует решить, применяя логарифм, — и у Вас возникает потребность в знаниях из курса математики (непрофильного характера).

4. Потребность в фактографической и концептуальной информации. Потребность в фактографической информации это потребность в различных сведениях, которые извлекаются потребителем из первичных и вторичных документов, справочников и других источников информации. Однако часто бывают случаи, когда потребителю нужны не просто сведения, но и оценка, интерпретация этих сведений другим специалистом — с точки зрения их истинности и достоверности, технико-экономической целесообразности и перспективности, т.е. необходима концептуальная информация. Особенно нуждаются в такой концептуальной информации руководители при принятии решений.

   Потребность в фактографической информации выражается в запросах фактографического характера, потребность в концептуальной информации — в запросах концептуального характера.

   Вы собираетесь ехать на отдых, конечно первым делом вы соберете информацию: какие цены на выбранном Вами курорте, какое питание в Вашей гостинице, какой пляж и т.д. — это фактографическая информация. Затем Вы постараетесь узнать мнения побывавших на данном курорте отдыхающих, убедиться в правдивости обещаний, возможно, узнаете мнения специалистов — это концептуальная информация.

Рассмотренные выше структурные составляющие представлены в виде схемы (рис. 1.2).

Существуют различные методы изучения информационных потребностей. Как правило, этим занимаются информационно-аналитические агентства, хотя могут быть организованы и специальные подразделения в структуре корпораций.

Существующие методы изучения информационных потребностей могут быть разделены на две группы:

1. «Косвенные» — базируются либо на изучении мнения людей, являющихся специалистами в той или иной предметной области, либо на изучении мнения о потребностях людей, не являющихся специалистами, на основе запросов, путем применения анкетирования, анализа пользовательских ссылок, интервьюирования и т.п.

2. «Прямые» — основаны на непосредственном анализе задачи, стоящей перед специалистом. Эти методы преследуют цель путем изучения конкретной ситуации, в которой действует специалист, выявить объективно необходимую для решения проблемы информацию (так называемую объективную информационную потребность) независимо от того, запросил ее специалист или нет.

В соответствии с основными источниками возникновения профессиональных информационных потребностей формируются методы их выявления: методы, основанные на анализе проблемных ситуаций, и методы, основанные на анализе функционально-должностных обязанностей различных категорий специалистов.

Перечень методов выявления информационных потребностей представлен в виде табл. 1.1.

В табл. 1.2 приведена классификация «непотребителей» информации данная О.Е Бурым и Шмарьяном.

Основная причина непотребления — это непонимание специалистами задач использования информации в повседневной работе, незнание возможностей существующих информационных служб, неумение работать с информацией, неумение сформулировать информационный запрос и многое другое.

Отсюда следует, что информационное обеспечение должно быть достаточно гибким и вовремя приспосабливаться к быстро изменяющимся специфическим потребностям данных категорий специалистов.

А сколько нужно информации потребителям, которые достаточно активно контактирует с информационными службами? Подводя итоги анализа ответов на данный вопрос потребителей информации, можно сделать вывод, что большинство специалистов не нуждаются в непрерывном поиске информации и в определенные периоды времени (иногда весьма длительные) могут продолжать успешно работать, не получая ее.

Таким образом, говоря об оперативности информационного обеспечения, можно выделить три ее вида:

• оперативность подготовки документа —срок от создания новой информации автором до ее опубликования;

• оперативность поиска информации по запросу;

• оперативность текущего информирования — срок от появления информации в фонде до выдачи ее потребителю.

1. Информационный менеджмент — управление информацией с целью повышения эффективности принимаемых управленческим аппаратом решений.

2. Составляющие информационных потребностей:

   • потребность в текущей и ретроспективной информации рождает постоянно действующие и разовые запросы;

   • потребность в узкотематической и широкотематической информации выражается в запросах предметного и ознакомительного характера;

   • потребность в отраслевой и межотраслевой информации выражается в запросах профильного и непрофильного характера;

   • потребность в фактографической и концептуальной информации выражается фактографическими и концептуальными запросами.

3. Методы изучения информационных потребностей бывают «косвенные» и «прямые».

4. Причины «непотребления» информации в том, что специалисты:

   • не понимают задачи использования информации в повседневной работе;

   • не знают возможности существующих информационных служб;

   • не умеют работать с информацией;

   • не умеют сформулировать информационный запрос.

5. Информационное обеспечение должно быть гибким и вовремя приспосабливаться к быстро изменяющимся потребностям специалистов.

В тетради-практикуме выполните задания к теме 1.