Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• что такое колонки;

• что такое перенос и разрыв страницы;

• основные пункты меню «Таблица»;

• понятия: рисунок; изображение; картинка; фигурный текст; диаграмма;

• основные графические возможности MS Word;

• что такое оглавление и предметный указатель;

• что такое стили и как их использовать;

• что понимается под схемой документа;

• понятие «перекрестная ссылка».

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• создавать и редактировать колонки текста;

• создавать и форматировать таблицы средствами MS Word;

• преобразовывать текст в таблицу и наоборот;

• использовать многочисленные форматы, заложенные в MS Word;

• создавать и форматировать рисунки средствами MS Word;

• пользоваться приложением WordArt;

• создавать и изменять стили оформления заголовков;

• использовать в работе схему документа.

После изучения материала Вы будете обладать навыками:

• форматирования страниц документа MS Word;

• использования таблиц и графических элементов при работе с приложением MS Word 2007;

• создания и редактирования автоматического оглавления средствами MS Word 2007;

• создания и форматирования предметного указателя в MS Word 2007;

• работы с перекрестными ссылками.

Колонка

Нумерация заголовков

Оглавление

Параметры страницы

Режим предварительного просмотра

Таблица, экспресс-таблица

Указатель (индекс)

Для работы с колонками откройте вкладку Разметка страницы и выберите команду Колонки в режиме разметки (рис. 6.1), так будут видны колонки и их расположение на странице.

Более детально настроить параметры колонок можно при помощи диалогового окна «Колонки», которое вызывается командой Другие колонкивнизу окна (рис. 6.1). Для создания колонок выделите часть текста и выберите команду Колонки. Текст разделится на равные части. Чтобы сделать принудительное разделение в определенном месте, поставьте туда курсор, выберите команду Разрывы и в открывшимся списке — команду Столбец.

На вкладке Вставить в разделе Таблицыоткрывается диалоговое окно, с помощью которого можно создавать таблицы.

Можно создать таблицу по трафарету (рис. 6.2), задав количество ячеек в диалоговом окне. Кроме того, имеется набор экспресс-таблиц, к которым можно добавлять свои варианты.

Для ввода текста в таблицу необходимо щелкнуть на любой ячейке. Для перехода к следующей ячейке используется клавиша <Tab> или →.

Во вкладке Работа с таблицами > Конструктор есть возможность применить готовый стиль таблицы или оформить таблицу, используя заливки и границы.

Каждая ячейка таблицы может быть отформати-рована отдельно. Инструменты форматирования распо-ложены на дополнительной вкладке Работа с таблицами > Макет.

На этой же вкладке расположены инструменты редактирования таблицы: добавления и удаления строк и столбцов, автоподбор ширины столбца и прочее. Размер ячеек можно изменить и вручную, перетаскивая границу мышью.

Для объединения ячеек выделите те, которые надо объединить, и выберите команду «Объединить ячейки» на вкладке Макет.

С помощью инструмента «Ластик»  (вкладка Конструктор) удаляются границы между объединенными ячейками. Протащите ластик горизонтально, если хотите объединить строки, и вертикально, если хотите объединить столбцы. Чтобы разбить ячейки, можно воспользоваться карандашом, расположенным рядом с ластиком.

Word может преобразовать как текст в таблицу, так и таблицу в текст. Преобразовать можно что угодно: обычные абзацы, списки, даже импортированную графику.

Всякий большой документ нуждается во вспомогательных информационных средствах, которые облегчают его чтение и поиск информации в нем. Самым распространенным из таких средств является оглавление, в котором перечислены заголовки, возможно с указанием номеров страниц. Другим примером является предметный указатель, или индекс, в котором перечислены ключевые термины данного документа. Используются также списки иллюстраций, таблиц и т.п. Составление такого рода списков вручную для большого документа — очень трудоемкий процесс, который часто приводит к ошибкам. Word 2007 содержит специальные средства, которые позволяют автоматически или полуавтоматически собрать оглавление, указатель или иной список для большого документа и автоматически обновлять их при изменении документа.

Оглавлениемназывается список заголовков тем данного документа, перечисленных в том порядке, в котором они идут в документе. Обычно для каждого элемента оглавления указывается фактический номер страницы, на которой он находится.

Указателем(или индексом) называется список слов и выражений, встречающихся в данном документе и имеющих в нем особое значение. Например: указатель специальных терминов (такой указатель обычно называется предметным указателем), указатель собственных имен, указатель географических названий и другие указатели в зависимости от специфики документа. Как правило, элементы указателя перечислены в алфавитном порядке. Обычно для каждого элемента указателя указываются фактические номера страниц, на которых он встречается.

Бывают одноуровневые и многоуровневые указатели. В одноуровневом указателе все элементы равноправны и расположены в алфавитном порядке. В многоуровневом указателе элементы верхнего уровня могут иметь подчиненные элементы нижнего уровня, которые расположены непосредственно после элемента верхнего уровня и также перечислены в алфавитном порядке.

В оглавления и указатели элементы попадают либо автоматически, в соответствии с каким-то формальным критерием, например имеющие определенный стиль или определенное словосочетание, либо по указанию пользователя, который должен отметить включаемый элемент с помощью специального кода поля.

Самым простым и часто используемым случаем является автоматическая сборка оглавления из абзацев, имеющих встроенные стили «Заголовок 1» — «Заголовок 9».

В процессе создания документа в текстовом процессоре часто приходится менять оформление заголовков для того, чтобы они выделялись из основного текста. Использование стилей позволяет легко изменить оформление заголовков и основного текста. Применить имеющийся стиль очень просто. Для этого достаточно выбрать мышкой нужный стиль из списка на Главной ленте в разделе Стили (рис. 6.3).

Для основного текста рекомендуется использовать стиль «Обычный», а для названия разделов — стили «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3» и т.д. в соответствии с уровнем.

Команда Изменить стилипозволяет изменить набор стилей, применяемый в документе, а диалоговое окно Стили, вызываемое стрелкой внизу раздела, позволяет создавать и изменять стили.

Нумерация элементов в большом документе — очень удобное средство, но при его использовании возникает одна техническая сложность. При вставке или удалении нумерованного элемента в середине документа нужно перенумеровать все следующие элементы. Word 2007 имеет несколько средств, автоматизирующих эту операцию.

1. Автоматическая нумерация заголовков. Это средство позволяет автоматически поддерживать иерархическую нумерацию заголовков в большом документе. Суть состоит в том, что заголовки (и только они) рассматриваются как элементы многоуровневого списка.

   Производится это так же, как и обычная вставка нумерованного списка, отличие состоит в том, что в диалоговом окне Изменение многоуровневого списка нужно раскрыть список Связать уровень со стилем и последовательно выбрать все стили, которые должны участвовать в построении многоуровневого списка, указывая их уровень.

2. Автоматическая нумерация названий. Название в Word 2007 (рис. 6.4) — это некоторый пояснительный текст, относящийся к определенному объекту в документе, например подпись под рисунком или заголовок программы. Название состоит из метки,номера и собственно пояснительного текста. Название вставляется в документ с помощью команд Вставка > Названия... и диалогового окна Вставить название (рис. 6.4).

Для использования автоматической нумерации разделов необходимо произвести следующие действия:

1) на вкладке «Абзац» Главной ленты откройте диалоговое окно;

2) в нижней части окна выберите команду Определить новый многоуровневый список;

3) выберите закладку Многоуровневый, а затем тип списка. Нажмите кнопку «Изменить...». На экране появится окно (рис. 6.5);

4) нажмите на кнопку «Больше». В списке Уровень выберите «1», а в поле Связь уровня со стилемвыберите «Заголовок 1»;

5) затем в списке Уровень следует выбрать «2», а в поле Связь уровня со стилем —«Заголовок 2» и т.д. до 6-го уровня.

По окончании связывания стилей с уровнями списка нажмите кнопку «OK» в окнах Изменение многоуровневого списка и Уровень. В результате этого когда Вы задаете стиль для какого-либо заголовка, у него автоматически появится соответствующий номер. Пример текста с автоматической нумерацией заголовков разделов показан на рис. 6.6.

Для вставки оглавления откройте вкладку Ссылки и выберите Оглавление. В открывшемся окне выберите «Автособираемое оглавление».

При создании документа необходимо использовать соответствующие стили для заголовков, иначе Word не сможет их определить.

Для автоматического изменения нумерации страниц в оглавлении или добавления новых пунктов необходимо нажать на нем правую кнопку мыши и выбрать пункт «Обновить значения полей» в контекстном меню.

Если вы использовали для заголовков другие стили, откройте диалоговое окно «Оглавление».

В диалоговом окне «Оглавление» присутствуют две кнопки: Параметры и Изменить. Первая из них позволяет определить, какие стили наряду или вместо встроенных стилей заголовков следует использовать для сборки оглавления. Вторая кнопка позволяет изменить форматирование стилей элементов оглавления. Именно использование кнопки Параметры позволяет собирать различные списки, построенные по тому же принципу, что и обычное оглавление, например списки иллюстраций.

Режим предварительного просмотра документа перед печатью дает возможность просмотреть, как текст разбивается на страницы, и выявить проблемы с разметкой. Для открытия окна предварительного просмотра нажмите кнопку MS Office, выделите команду Печать и в правой части окна выберите команду Предварительный просмотр (рис. 6.7).

Word автоматически разбивает документ на страницы. Когда текст достигает конца страницы, Word переходит на следующую страницу и вставляет мягкий разрыв страницы. Может потребоваться поставить принудительный, жесткий разрыв, например после окончания титульного листа или в начале нового раздела. Для вставки принудительного разрыва страницы нажмите комбинацию клавиш <Ctrl + Enter>.

По умолчанию в Word поля (пустое пространство между текстом и краем бумаги) задаются равными 2,54 см сверху и снизу и 3,17 см с левой и с правой стороны страницы. Для изменения величины полей воспользуйтесь вкладкой «Поля» диалогового окна «Параметры страницы».

Для установки размеров всех полей используйте счетчики: верхнее, нижнее, левое, правое. Изменения в установке полей отображаются в окне предварительного просмотра. Поле «Переплет» используется для введения дополнительного поля в документ.

Если щелкнуть на кнопке Печать, то Word будет использовать текущие установки принтера. На принтер отправится одна копия документа. Для изменения установок принтера выберите команду «Печать» из меню «Файл» — откроется соответствующее диалоговое окно.

В диалоговом окне «Печать» Вы можете:

• выбрать другой принтер;

• распечатать определенные страницы документа;

• распечатать сводные сведения о документе (кто и когда его создал, сколько в нем слов, символов и т.д.);

• задать режим вывода на печать: страницы только четные, только нечетные, и те и другие;

• установить нужное число копий;

• осуществить печать в файл для последующей распечатки документа на другом принтере.

Установите нужные параметры печати и щелкните на кнопке «ОК», чтобы отправить документ на печать.

Имеется возможность отпечатать не сам документ, а его фрагменты — сноски, использованные стили и т.д. Для этого в окне Печать имеется специальное окно списка. Если нет необходимости предварительно устанавливать параметры печати, можно сразу пустить документ на печать, щелкнув кнопку Печать на панели инструментов «Стандартная».

1. Разбивка текста документа на несколько колонок (в том числе отдельного участка) делает данный редактор удобным для подготовки печатной продукции, такой как книги, журналы, газеты.

2. Возможность вставлять таблицы упрощает процесс создания бланков и технической документации.

3. Оформленный документ может быть отпечатан с использованием команды Печать... из меню Файл.

4. Перед выполнением команды Печать... можно предварительно просмотреть документ, чтобы окончательно увидеть, как он будет выглядеть отпечатанным. Для этого имеется команда Предварительный просмотр в меню Файл, при выполнении которой на экран выводится макет документа, где имеется возможность его постраничного просмотра в различном масштабе, а также возможность печати из режима просмотра. Просмотреть документ можно и путем активизации кнопки Предварительный просмотр панели инструментов «Стандартная».

Выполните задания к теме 6 в тетради-практикуме.