Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• три основных подхода при создании БУИС для организаций малого и среднего бизнеса;

• роль управленческого и финансового учета в БУИС для организаций малого и среднего бизнеса;

• этапы настройки программного комплекса в организации;

• два различных способа оформления хозяйственных операций;

• порядок обработки учетной информации в организации малого и среднего бизнеса.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• различать возможности БУИС для крупных организаций и для организаций малого и среднего бизнеса;

• разделять процесс настройки программного обеспечения на этапы;

• различать способы оформления хозяйственных операций;

• проследить порядок обработки учетной информации.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении программных продуктов;

• для дальнейшей профессиональной деятельности.

При создании БУИС в малых и средних организациях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера. В отличие от крупных организаций, в малых и средних организациях основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение, синтез учетной информации. Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется от одного до трех человек.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет могут вести от двух и более человек (бухгалтер и его помощники). Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе в случае значительных объемов обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера. Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

Система позволяет автоматизировать учет материалов, МПБ , основных средств, товаров, учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций. Информация поступает из первичных документов, предварительно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок. Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, реквизиты организации, бланки первичных и отчетных документов и другие). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета в организации.

На схеме представлена структура такого программного комплекса (рис. 11.1). Для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии используют БУИС, относящуюся к классу «мини-бухгалтерий».

Основными учетными регистрами в такой системе обычно являются регистры сводного учета (главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.

Интерфейс программного комплекса БУИС для организаций малого бизнеса — графический, основным элементом его является меню. Главное меню программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии представлено на рис. 11.2 и включает в себя следующие основные функции.

Рассмотрим функции главного меню.

Во всех подчиненных меню есть пункт «Выход», позволяющий выйти их подчиненного меню в Главное. Отдельный пункт «Выход» Главного меню позволяет завершить работу с программой.

Для автоматизации бухгалтерского учета в небольших организациях обычно используют БУИС, автоматизирующие не только финансовый учет, но и управленческий учет (частично или полностью).

Подобные БУИС в настоящее время являются наиболее популярными среди пользователей бухгалтерского программного обеспечения, поскольку могут легко настраиваться на меняющееся законодательство и условия, в которых развивается бизнес предприятия.

Используя принцип конструирования, создается единый программный комплекс. Такой комплекс ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильному оформлению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильного оформления отчетной документации.

Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ превращается в главный инструмент его деятельности.

На рис. 11.3представлена структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета небольшого предприятия. Он охватывает финансовый и управленческий учет и состоит из двух взаимосвязанных модулей — «Управленческий учет» и «Финансовый учет».

Управленческий учет ведется по отдельным участкам, например, таким как учет расчетов по заработной плате, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и другие. Осуществляется посредством использования отдельных программных модулей (блоков).

Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные данные к счетам, баланс и приложения к нему).

Связь между модулями осуществляется через файл «Журнал хозяйственных операций».

Работа с программным комплексом начинается с его настройки на конкретные условия ведения учета в организации. Настройка производится в соответствии с действующим планом счетов. Обычно настройка системы осуществляется в 3 этапа:

• настройка параметров работы системы;

• настройка словарей системы;

• перенос входящих остатков.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Этап 1 — настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функций бухгалтерского учета (например: реквизитов предприятия — так, как они будут печататься в отчетных формах; пароля на вход системы; параметров рабочего места бухгалтера при работе с системой и других дополнительных возможностей);

Этап 2 — настройка словарей системы. На этом этапе необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в план счетов системы, составить список организаций, материально ответственных лиц и внести их в соответствующий словарь, заполнить словарь «Номенклатура материальных ценностей», выполнить настройку правил формирования баланса. Словари системы также можно настраивать позже, непосредственно при вводе информации с первичных документов.

Применение словарей в системе значительно ускоряет процесс занесения новой информации — ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из словаря позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет появление ошибки во время заполнения полей экранных форм.

Этап 3 — перенос входящих остатков. Для правильного формирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. Входящие остатки переносятся из главной книги, из оборотных ведомостей движения материальных ценностей и ведомости расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройке системы все данные об остатках вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытии учетного периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.

Первоначальная настройка системы выполняется, как правило, ответственными сотрудниками: бухгалтером при самом активном участии специалиста фирмы-разработчика.

Ведение бухгалтерского учета в БУИС состоит в том, чтобы своевременно и с минимальными ошибками регистрировать хозяйственные операции, отражающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Обычно в системе предусматриваются два способа оформления хозяйственных операций в журнале хозяйственных операций: «от документа» и «от проводки».

Первый способ. Сначала создается первичный документ. После подтверждения его использования осуществляется регистрация хозяйственной операции с использованием данных этого документа. В этом случае типовой цикл подготовки документа любого вида включает в себя следующие этапы:

Цель регистрации — ввести в систему необходимую информацию о документе.

Регистрация любого документа, как правило, можно выполнить следующим образом:

• вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры;

• с использованием данных ранее зарегистрированного документа;

• с использованием образца документа, заранее подготовленного и хранящегося в соответствующем словаре. Все данные из такого образца система автоматически переносит в новый документ и предлагает уточнить их.

Благодаря этим возможностям ускоряется ввод информации в базу данных, сокращается число ошибок при вводе.

После регистрации первичный документ может быть отпечатан. Перед печатью возможно внести коррективы в текст документа. Кроме самого документа, можно распечатать реестр первичных документов, кассовый отчет и другие.

После подтверждения исполнения документа он отрабатывается в учете. Результатом является зарегистрированная операция в журнале хозяйственных операций.

Второй способ. Регистрация хозяйственной операции непосредственно в журнале хозяйственных операций на основе первичного документа.

В этом случае имеет место дублирование информации при заполнении первичных документов и при заполнении журнала хозяйственных операций.

С точки зрения ведения любой бухгалтерии первый способ является более правильным, любая бухгалтерская система должна обеспечивать создание первичных и отчетных документов как в электронном, так и в бумажном виде. Основой всех учетных процедур должен являться первичный документ, а не проводка.

1. При создании БУИС в небольших организациях основное внимание уделяется финансовому учету.

2. Главным учетным регистром подобных БУИС является Журнал хозяйственных операций.

3. Настройка системы ведения бухгалтерского учета конкретного предприятия осуществляется в три этапа: настройка параметров работы системы; настройка словарей системы; перенос входящих остатков.

В тетради-практикуме выполните задания к теме 11.