Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• каковы особенности современных БУИС для крупных организаций;

• какие виды учета выделяют в системе обработки учетной информации в крупной организации;

• какими способами осуществляется обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• разделять задачи учета на подсистемы;

• формулировать задачи каждого уровня учета;

• выбирать способ обмена информацией между подсистемами.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при работе с бухгалтерскими и финансовыми документами;

• для дальнейшей профессиональной деятельности.

В настоящее время самыми перспективными и преуспевающими в деловом мире являются фирмы, которые в состоянии оперативно собрать всю необходимую информацию, обработать и проанализировать ее и на этой основе принять решение.

В связи с этим проблема создания БУИС для крупной организации остается одной из актуальных и сложных в современных условиях.

Особенности функционирования БУИС в крупной организации, крупной фирме связаны, прежде всего, с необходимостью обеспечения:

• доступа к информационной системе большого количества пользователей;

• переработки значительных объемов информации;

• оперативной выдачи результатов и их анализа для принятия управленческих решений.

В этой связи сегодня очевидно, что БУИС для крупной организации должна обеспечивать:

• автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета в соответствии с российскими и международными стандартами;

• анализ финансово-хозяйственной деятельности организации;

• внутренний аудит;

• перспективное планирование.

Кроме того, если организация имеет отдаленные подразделения и филиалы или контактирует с большим количеством клиентов для получения оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем состоянии дел в организации, БУИС должна обеспечивать текущую оперативную информацию, т.е. предоставлять оперативные аналитические отчеты и сводки по использованию вложенных финансовых ресурсов.

Если организация имеет филиалы или финансы предприятия принадлежат группе собственников, то БУИС должна предоставлять возможность совместного (консолидированного) управления, т.е. осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.

При разработке БУИС для крупной организации следует учитывать три основных направления:

• обеспечение собственных потребностей в бухгалтерском учете и отчетности;

• предоставление оперативной информации для внешних и внутренних пользователей;

• возможность совместного (консолидированного) управления.

Изучение и обобщение зарубежной и отечественной теории и практики показало, что в крупной организации формирование финансовой отчетности осуществляется с помощью многоуровневой системы (рис. 10.1).

Первая подсистема осуществляет сбор и обработку первичных данных о хозяйственной деятельности предприятия.

Вторая подсистема включает в себя управленческий учет и бухгалтерию. Используя данные первичного учета, организация обеспечивает оперативной финансовой отчетностью свои органы управления и в течение отчетных периодов — государственные органы и внешних пользователей бухгалтерской информации (акционеров, инвесторов, кредиторов, покупателей, клиентов, аудиторов).

Третья подсистема — финансовый учет — позволяет осуществлять обобщение и синтез информации, предоставляемой второй подсистемой и использовать его для дальнейшего планирования.

БУИС крупной организации, отвечающую данным требованиям, можно создать на основе комплекса функционально взаимосвязанных АРМ специалистов. Такая БУИС относится к комплексным бухгалтерским системам.

Первичный учет представляет собой систему сбора, измерения, регистрации, накопления, хранения информации, а также передачи ее для дальнейшей обработки. На этом этапе важными свойствами информации являются оперативность, достоверность и рентабельность. Для обеспечения названных свойств на каждом участке первичного учета создаются АРМ.

Для каждого АРМ или группы АРМ создается свой программный модуль. В дальнейшей деятельности БУИС изменение количества модулей не должно повлиять на работу всей системы в целом. Данные, предоставляемые различными участками учета, корректируются на основе единого фонда нормативно-справочной информации.

Управленческий учет и его составная часть — бухгалтерия — оперируют показателями первичного учета (учет материальных ценностей, табельный учет, учет готовой продукции и ее реализации). Но задачи этих видов учета разные.

Информация управленческого учета имеет четко выраженную внутреннюю направленность. Она используется производственным, управленческим персоналом, дирекцией для внутрихозяйственного управления и зачастую настолько конфиденциальна, что считается коммерческой тайной. Данные анализируются и используются для бюджетирования (планирования), прогнозирования и управления затратами на производстве, оперативного управления операциями, отделами, бригадами, подразделениями.

Аналогичными данными оперирует и бухгалтерия, но направленность ее информации — внешняя, она составляет финансовые документы, необходимые для текущей отчетности и отчетности за учетный период.

В этой подсистеме использование АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает оперативность получения, достоверность и полноту используемой информации.

АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом). На этом уровне осуществляется непрерывная регистрация и обработка хозяйственных операций, а также составление сводного учета и текущей отчетности.

Финансовый учет направлен на обобщение, на синтез информации. Он позволяет оперативно определять прибыль организации за определенный период, обобщать активы и пассивы организации в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние организации.

Информация финансового учета широко используется внешними потребителями-инвесторами, кредиторами и другими организациями и предприятиями. Она необходима также и управленческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, членам правления для принятия финансовых решений, планирования и прогнозирования экономики организации, экономического анализа информации. Финансовый учет регламентируется общими для всех правилами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимым специалистом-аудитором.

Эта подсистема БУИС крупной организации тоже состоит из независимых модулей, обменивающихся между собой информацией:

• АРМ сводного учета;

• АРМ финансового анализа и планирования;

• АРМ внутреннего аудита.

Финансовый и управленческий учет — это самостоятельные, но взаимосвязанные подсистемы учета, основанные на одном и том же массиве первичных данных и первичной документации. Нецелесообразно собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно. Они тесно связаны между собой и не могут обойтись без взаимного обмена информацией.

Для обеспечения свойств бухгалтерской информации важно то, каким способом подсистемы будут передавать информацию друг другу. В зависимости от используемых средств организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС может осуществляться несколькими способами:

• при помощи магнитных носителей (дисков);

• по каналам связи при наличии локальной сети, а также посредством электронного обмена данными через шлюзы модемной связи;

• по каналам связи с помощью приложений, построенных в многоуровневой архитектуре «клиент-сервер».

При обмене магнитными носителями учет ведется отдельно по участкам учета каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния на центральной ЭВМ файлов проводок данных, получаемых на различных участках.

Недостатком такого способа обмена данными является отсутствие оперативности. Способ неприменим, если организация имеет отдаленные подразделения и филиалы.

При обмене данными по локальной и глобальной сети получение учетных данных из подсистемы первичного учета — АРМ подсистемы управленческого учета и бухгалтерии осуществляется по каналам электронной почты через модемы. АРМ подсистем финансового и управленческого учетов взаимодействуют в локальной сети. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяйственных операций. Таким образом, каждый уровень перерабатывает исходную информацию, получает результирующие данные и в автоматическом режиме передает их на более высокий уровень.

Недостатком такого способа обмена данными можно считать низкую оперативность обмена данными между подсистемой первичного учета и подсистемой управленческого учета и бухгалтерии. Кроме того, техническое оснащение АРМ первичного учета должно быть сопоставимо с техническим оснащением других подсистем.

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» для организации комплексного бухгалтерского учета и финансового анализа в крупной организации имеет ряд преимуществ. Так, низкие требования к производительности рабочих станций являются естественным следствием того, что архитектура «клиент-сервер» позволяет уменьшить загруженность основных структурных компонент системы. В многоуровневых приложениях как серверы, так и рабочие станции можно реализовывать на разных программных и аппаратных платформах.

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» позволяет в центральном офисе предприятия установить сервер базы данных и сервер приложений, а в удаленных подразделениях — рабочие станции, связав их телефонными линиями, причем вследствие того, что объем передаваемой информации невелик, нет и особых требований к пропускной способности телефонных каналов. Такая архитектура позволяет всем филиалам предприятия осуществлять коммуникации в реальном времени по телефонным каналам либо через любую коммерческую сеть, включая Internet.

Перечисленные достоинства использования многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» в бухгалтерских приложениях позволяют считать ее наиболее продуктивной для осуществления передачи данных в БУИС крупной организации.

Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему, для которой характерным является возможность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы.

АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляется непрерывная регистрация и обработка хозяйственных операций (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации), а также со сводным учетом и составлением отчетности, планированием и анализом, внутренним аудитом.

При выделении участков необходимо учитывать, что каждый участок должен отвечать следующим требованиям:

• располагать своим набором хозяйственных операций и проводок;

• иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов;

• иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчетные формы.

Сопоставимость данных, предоставляемых различными АРМ, обеспечивается за счет создания единого фонда нормативно-справочной информации.

В БУИС учет всех хозяйственных операций ведется в журнале хозяйственных операций в хронологическом порядке с отражением средств на синтетических и аналитических счетах. Для ведения учета основных средств и нематериальных активов создается электронная инвентарная картотека.

Электронная инвентарная картотека служит для хранения индивидуальных характеристик основных средств, в ней регистрируются новые инвентарные объекты, отражаются операции перемещения, переоценки основных средств в бухгалтерском и инвентарном учете, рассчитывается амортизация, и автоматически результаты расчета переносятся в журнал хозяйственных операций.

Операции движения основных средств отражаются в разрезе материально ответственных лиц и наименований ценностей в журнале хозяйственных операций.

Движение товарно-материальных ценностей в учете хозяйственных операций ведется в суммовом и количественном выражении по наименованиям, складам и материально ответственным лицам.

Регистрация хозяйственных операций с товарно-материальными ценностями (поступление, перемещение, списание) может быть выполнено либо через первоначально оформленные первичные документы, либо непосредственно в журнале хозяйственных операций.

При формировании цены списания и учете на складе в системе могут использоваться несколько методов оценки (учетные цены, средние цены, по дате поступления и др.). Они задаются в плане счетов для счета (субсчета), на котором ведется учет товарно-материальных ценностей.

Для контроля за движением средств по счетам и движением материальных ценностей в системе формируются оборотные ведомости:

• движения средств по счетам;

• движения материальных ценностей;

• движения средств по счетам в разрезе проводок, в которых обороты детализируются по задаваемым счетам проводок;

• движение средств по аналитическим счетам.

В оборотных ведомостях для каждого объекта учета приводятся обороты по дебету и кредиту за определенный период, а также остаток на начало и конец этого периода. Одна запись этой ведомости соответствует одному балансовому счету. Оборотные ведомости являются удобным средством оперативного контроля за движением средств в разрезе счетов и материально ответственных лиц. Оборотные ведомости служат не только для обобщения и анализа учетных данных. Обнаружив в ведомости ошибки, можно найти в журналах регистрации все связанные с ним первичные записи, а затем исправить ошибку.

Алгоритм обработки учетной информации БУИС в организации показан на рис. 10.2.

По фактам финансово-хозяйственной деятельности в течение учетного периода в системе формируются следующие внутренние и внешние отчетные документы:

• баланс организации;

• главная книга;

• книга учета хозяйственных операций;

• кассовая книга;

• ведомости аналитического учета;

• ведомости накопительных аналитических данных к счетам;

• оборотный баланс и приложения к балансу;

• дополнительные отчеты.

Формы выдачи на печать каждого из перечисленных документов, кроме баланса и аналитических отчетов, задается системой. Баланс организации и аналитические отчеты пользователь может изменять как по форме, так и по содержанию. При необходимости можно сформировать нетиповые отчетные документы с помощью генератора табличных приложений. Содержание и форма таких отчетных документов целиком задаются пользователем.

В системе должно быть предусмотрено ведение бухгалтерского учета в иностранных валютах. Учет ведется в валютах и рублевом эквиваленте. При изменении курсов валют производится переоценка валютных активов и пассивов.

1. В крупной организации обработка учетной информации ведется тремя подсистемами:

   • подсистемой первичного учета;

   • подсистемой управленческого учета и бухгалтерии;

   • подсистемой финансового учета и внутреннего аудита.

2. Обмен данными между подсистемами реализуется одним из трех способов:

   • при помощи магнитных носителей (дисков);

   • по каналам связи локальной сети и через шлюзы модемной связи;

   • по каналам связи с помощью приложений, построенных в многоуровневой архитектуре «клиент-сервер».

3. Фонд нормативно-справочной информации обеспечивает сопоставимость данных, поступающих от различных АРМ.

4. Учетная информация обрабатывается по определенному алгоритму.

В тетради-практикуме выполните задания к теме 10.