Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• как формируется бухгалтерская информация;

• кто и для каких целей использует бухгалтерскую информацию;

• какой должна быть информационная система (ИС), формирующая бухгалтерскую информацию;

• чем бухгалтерская информационная система (БУИС) похожа на остальные системы автоматизированной обработки экономической информации и чем БУИС отличается.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• разбираться в целях функционирования БУИС на предприятии;

• формировать требования к БУИС;

• описать путь от данных о хозяйственной деятельности предприятия к информации, полезной для пользователей бухгалтерской информации.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении программных продуктов;

• для дальнейшей профессиональной деятельности.

Существуют различные информационные технологии, которые используются в бухгалтерском учете, каждая из них выполняет строго определенные функции (расчет заработной платы, налогов и т.д.). По одной эти технологии используются редко, все они объединены в бухгалтерские информационные системы.

Основами процесса управления в настоящее время являются:

• учет финансового состояния предприятия;

• анализ динамики развития предприятия, базирующийся на учетной информации.

Так как бухгалтерский учет представляет собой информационно-математическую модель хозяйственной деятельности предприятия — обе эти задачи можно решить, анализируя данные о хозяйственной деятельности предприятия. На основе специально организованного анализа можно получать информацию, необходимую для управления производственной и хозяйственной деятельностью (рис. 8.1).

Организация заинтересована проводить этот анализ регулярно, по одним и тем же унифицированным критериям. Существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации позволяют современные информационные технологии.

Поэтому на предприятиях создаются бухгалтерские информационные системы — организованные средства ввода, хранения и обработки данных, позволяющие на основе первичных бухгалтерских документов формировать финансово-экономические показатели отчетов, передавать информацию пользователям для анализа и принятия решений.

Бухгалтерская информационная система является существенным инструментом управления деятельностью предприятия в условиях рынка. В ней осуществляется:

• сбор и регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах;

• их обработка, накопление.

Применение БУИС позволяет обеспечить оперативность получения финансовой отчетности предприятия для принятия решений. Такая система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения.

БУИС — инструмент управления хозяйственной деятельностью предприятия, позволяющий формировать управляющие решения в соответствии с поставленной целью и с учетом реальной ситуации.

В условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основными пользователями являлись органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация служит основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его. Следовательно, все пользователи делятся на внутренних и внешних. У них разные задачи, и БУИС должна предоставлять им разную информацию (рис. 8.2).

Главными внутренними пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе получаемой ими бухгалтерской информации:

• оценивается чистая прибыль предприятия за последний отчетный период;

• оценивается соответствие нормы прибыли ожидаемой величине;

• оценивается наличие денежных ресурсов;

• оценивается соотношение чистых активов и уставного капитала;

• определяются наиболее прибыльные направления деятельности;

• определяется себестоимость производимой продукции.

Существуют внешние пользователи бухгалтерской информации. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб. Их интересы и потребности в бухгалтерской информации отражены в табл. 8.1.

В этой связи бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим обоснованием и бизнес-планированием при привлечении инвестиций.

БУИС предоставляет количественные данные для таких функций управления производственной и коммерческой деятельностью предприятия, как планирование, контроль и анализ (рис. 8.3).

На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления организацией.

Главная цель функционирования БУИС в организации — обеспечить руководство предприятия бухгалтерской информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

Некоторые организации используют также нефинансовую информацию. В этом случае в организации создается автоматизированная система управления, которая состоит из взаимосвязанных подсистем. Эти подсистемы выдают информацию, необходимую для управления организацией. Однако бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации, направлении ее во все подразделения организации, а также заинтересованным лицам вне его. БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности организации.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений.

При принятии решений следует учитывать, что бухгалтерская информация является приблизительной, а не абсолютно точной. В этой связи проблема толкования и правильного использования информации ложится и на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера. Бухгалтер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений.

Таким образом, современная БУИС, являясь системой поддержки принятия решений для руководителя, должна обеспечить функции планирования, учета, контроля, анализа в системе управления организациям.

Основываясь на данных о хозяйственной деятельности организации, БУИС производит финансовую, бухгалтерскую информацию. Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой.

Достоверность означает, что информация должна:

• полностью отражать хозяйственные процессы на предприятии;

• быть легкопроверяемой;

• не отражать интересы какого-либо конкретного лица.

Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть:

• полезной при составлении планов;

• основанной на обратной связи (обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались предыдущие ожидания);

• поступать к пользователю своевременно.

Необходимо учитывать, что выгоды, полученные от использования учетной информации, должны быть больше произведенных на нее затрат. Т.е. использование учетной информации должно быть рентабельным.

Свойствами достоверности, значимости и рентабельности определяется целесообразность использования бухгалтерской информации.

Как и любая другая информация, бухгалтерская информация должна отвечать определенным требованиям. Мы выделяем требования:

• сравнения и постоянства;

• существенности;

• консервативности;

• полноты.

Отсутствие любого из этих требований приводит к тому, что БУИС отторгается организацией. Для обеспечения этих свойств необходимо принимать специальные меры при разработке и эксплуатации БУИС, соответственно затрачивая определенные средства на поддержание полезности информации.

Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства. То есть нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Если есть веские основания для изменения используемой формы учета, то такие изменения могут быть совмещены с началом нового учетного периода (года).

Во-вторых, бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует терять время на учет незначительных факторов. То есть если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упростить. Каждая организация выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам (ОС), а в другом — к малоценным и быстроизнашивающимся предметам (МБП) и сразу списан на затраты.

В-третьих, бухгалтерская информация должна быть консервативной. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины убытков.

В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум того, что необходимо пользователю.

Бухгалтерская информация связывает деятельность тех, кто участвовал в ее подготовке, и лиц, принимающих решение (ЛПР). Для того чтобы информация понималась и воспринималась теми и другими одинаково, необходимо, чтобы продукт БУИС отвечал требованиям сравнения и постоянства, существенности, консервативности и полноты.

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что она является одним из видов экономических информационных систем. Следовательно, она имеет общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации.

1. Принцип первого лица — определяющий лицо, принимающее окончательное решение, и порядок ответственности на различных уровнях управления.

2. Принцип системного подхода, предполагающий в процессе проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает: однократный ввод информации в систему и многократное ее использование; единство информационной базы; комплексное программное обеспечение.

3. Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, которая обеспечивается различными способами, такими как дублирование структурных элементов системы или их избыточность.

4. Принцип непрерывного развития системы требует от системы возможность расширяться без проведения серьезных организационных изменений.

5. Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новой БУИС не должны превышать расходы на нее.

6. Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы и квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет. Люди должны быть подготовлены к работе в этой системе.

Для БУИС свойственны и специфические черты, связанные с тем, что: во-первых, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации; во-вторых, слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

1. Любая система управления основана на принципе обратной связи, однако только на основе бухгалтерской информации можно осуществить обратную связь, т.е. определить, насколько верными оказались предыдущие ожидания. БУИС — единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.

2. Для БУИС характерным является возможность совмещения традиционных и автоматизированных форм учета, что позволяет использовать преимущества вычислительной техники и гибкость «ручной» обработки исходных данных.

3. Также БУИС предоставляет возможность независимой автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета.

1. БУИС — один из видов систем обработки экономической информации. БУИС предназначена для обеспечения функции планирования, учета, контроля и анализа в системе управления организациям и является существенным инструментом управления деятельностью предприятия в условиях рынка.

2. Данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения (ЛПР), — выходом из нее.

3. Целью функционирования БУИС является предоставление пользователям на предприятии или вне него бухгалтерской информации, отражающей полную картину хозяйственной деятельности предприятия.

4. При разработке БУИС должны быть приняты во внимание принципы, на основе которых разрабатываются все системы автоматизированной обработки экономической информации.

В тетради-практикуме выполните задания к теме 8.