Основами процесса управления в настоящее время являются:
· Учет финансового состояния предприятия;
· Анализ динамики развития предприятия базирующийся на учетной информации.
Так как бухгалтерский учет представляет собой информационно-математическую модель хозяйственной деятельности предприятия - обе эти задачи можно решить, анализируя данные о хозяйственной деятельности предприятия. На основе специально организованного анализа можно получать информацию, необходимую для управления производственной и хозяйственной деятельностью. Организация заинтересована проводить этот анализ регулярно, по одним и тем же унифицированным критериям. Существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации позволяют современные информационные технологии.
Поэтому на предприятиях создаются бухгалтерские информационные системы (БУИС) - организованные средства ввода, хранения и обработки данных, позволяющие на основе первичных бухгалтерских документов формировать финансово-экономические показатели отчетов, передавать информацию пользователям для анализа и принятия решений.
Бухгалтерская информационная система (БУИС) является существенным инструментом управления деятельностью предприятия в условиях рынка. В ней осуществляется:
- сбор и регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах;
- их обработка, накопление.
Применение БУИС позволяет обеспечить оперативность получения финансовой отчетности предприятия для принятия решений. Такая система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения.
БУИС – инструмент управления хозяйственной деятельностью предприятия, позволяющий формировать управляющие решения в соответствии с поставленной целью и с учетом реальной ситуации.
Основные пользователи бухгалтерской информации.
В условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основными пользователями являлись органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация служит основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его. Следовательно, все пользователи делятся на внутренних и внешних. У них разные задачи и БУИС должна предоставлять им разную информацию
Главными внутренними пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе получаемой ими бухгалтерской информации оценивается:
· чистая прибыль предприятия за последний отчетный период;
· соответствие нормы прибыли ожидаемой величине;
· наличие денежных ресурсов;
· соотношение чистых активов и уставного капитала;
· наиболее прибыльные направления деятельности;
· определяется себестоимость производимой продукции.
Существуют внешние пользователи бухгалтерской информации. Это: акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб. В этой связи бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим обоснованием и бизнес-планированием при привлечении инвестиций.
Цели функционирования БУИС.
БУИС предоставляет количественные данные для таких функций управления производственной и коммерческой деятельности предприятия, как планирование, контроль и анализ. На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления организациям. Главная цель функционирования БУИС в организации — обеспечить руководство предприятия бухгалтерской информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.
Некоторые организации используют также нефинансовую информацию. В этом случае в организации создается автоматизированная система управления, которая состоит из взаимосвязанных подсистем. Эти подсистемы выдают информацию, необходимую для управления организацией. Однако бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации, направлении ее во все подразделения организации, а также заинтересованным лицам вне его. БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности организации. Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений. При принятии решений следует учитывать, что бухгалтерская информация является приблизительной, а не абсолютно точной. В этой связи проблема толкования и правильного использования информации ложится и на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера. Бухгалтер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений.
Таким образом, современная БУИС, являясь системой поддержки принятия решений для руководителя, должна обеспечить функции планирования, учета, контроля, анализа в системе управления организациям.
Свойства продукта БУИС.
Основываясь на данных о хозяйственной деятельности организации, БУИС производит финансовую, бухгалтерскую информацию. Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой.
Достоверность означает, что информация должна:
· полностью отражать хозяйственные процессы на предприятии,
· быть легко проверяемой,
· не отражать интересы какого-либо конкретного лица.
Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть:
· Полезной при составлении планов.
· Основанной на обратной связи (обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались предыдущие ожидания).
· Поступать к пользователю своевременно.
Необходимо учитывать, что выгоды, полученные от использования учетной информации, должны быть больше произведенных на нее затрат. Т.е., использование учетной информации должно быть рентабельным.
Целесообразность использования бухгалтерской информации определяется свойствами достоверности, значимости и рентабельности.
Требования к продукту БУИС.
Как и любая другая информация, бухгалтерская информация должна отвечать определенным требованиям. Мы выделяем следующие требования:
· сравнения и постоянства,
· существенности,
· консервативности,
· полноты.
Отсутствие любого из этих требований приводит к тому, что БУИС отторгается организацией. Для обеспечения этих свойств необходимо принимать специальные меры при разработке и эксплуатации БУИС соответственно затрачивая определенные средства на поддержание полезности информации.
Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства. То есть, нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Если есть веские основания для изменения используемой формы учета, то такие изменения могут быть совмещены с началом нового учетного периода (года).
Во-вторых, бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует терять время на учет незначительных факторов. То есть, если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упростить. Каждая организация выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам, а в другом — к МБП и сразу списан на затраты.
В-третьих, бухгалтерская информация должна быть консервативной. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины убытков.
В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум того, что необходимо пользователю.
Бухгалтерская информация связывает деятельность тех, кто участвовал в ее подготовке и лиц, принимающих решение (ЛПР). Для того чтобы информация понималась и воспринималась теми и другими одинаково, необходимо, чтобы продукт БУИС отвечал следующим требованиям: сравнения и постоянства, существенности, консервативности, полноты.
При проектировании БУИС необходимо учитывать, что она является одним из видов экономических информационных систем (ИС). Следовательно, имеет общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации:
· Принцип первого лица – определяющий лицо, принимающее окончательное решение и определяющий порядок ответственности на различных уровнях управления.
· Принцип системного подхода, предполагающий в процессе проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование; единство информационной базы; комплексное программное обеспечение.
· Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, которая обеспечивается различными способами. Например, дублирование структурных элементов системы или их избыточность.
· Принцип непрерывного развития системы требует от системы возможность расширяться без проведения серьезных организационных изменений.
· Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новой БУИС не должны превышать расходы на нее.
· Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы, квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет. Они должны быть подготовлены к работе в этой системе.
Для БУИС свойственны и специфические черты, связаны они с тем, что, во-первых, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации, во-вторых, слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.
· Любая система управления основана на принципе обратной связи, однако только на основе бухгалтерской информации можно осуществить обратную связь, т.е. определить насколько верными оказались предыдущие ожидания. БУИС — единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.
· Для БУИС характерным является возможность совмещения традиционных и автоматизированных форм учета, что позволяет использовать преимущества вычислительной техники и гибкость «ручной» обработки исходных данных.
· Так же БУИС предоставляет возможность независимой автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета.
Проблема автоматизации бухгалтерского учета на организации остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Объясняется это тем, что в современных условиях стремительной эволюции бизнеса возрастают объемы информации, которую необходимо собрать и переработать, а время, отпущенное на анализ данных и принятие управленческих решений, сокращается.
Каждая организация, использующая в своей деятельности БУИС, в зависимости от технической оснащенности, профессиональной квалификации потребителей ПО и поставленных задач, использует один из четырех основных видов БУИС:
Бухгалтерские комплексы и автоматизированные рабочие места (АРМ).
Самыми первыми из существующих ныне на рынке финансово-экономического программного обеспечения были разработаны БУИС на базе больших вычислительных машин ЕС ЭВМ. Они автоматизировали наиболее трудоемкие участки бухгалтерского учета, такие, как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет затрат на производство, подсчет себестоимости продукции. Такие информационные системы получили название бухгалтерских комплексов. Особенностью бухгалтерских комплексов является то, что они обеспечивают автоматизацию первичного учета и предоставляют данные для принятия управленческого решения и перспективного планирования.
В дальнейшем в связи с экономическими переменами в России и с появлением ПЭВМ, бухгалтерские комплексы стали основываться на автоматизированных рабочих местах бухгалтеров (АРМ). Обработка данных стала вестись децентрализовано, несколькими пользователями, у каждого из которых была своя конкретная задача: собрать информацию, обработать ее и сохранить для передачи.
Среди БУИС данного класса в настоящее время наибольшее развитие получили бухгалтерские комплексы для автоматизации складского учета, и учета труда и заработной платы. Они могут использоваться на крупных и средних предприятиях с большим оборотом хозяйственных средств и значительной численностью персонала.
Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить "Учет товаров и материалов" (фирма "Паритет-Софт"), "Склад" (фирма "Фолио"), "Торговый склад" (фирма "Компьютер-Сервис"), "Склад" (фирма "Инфин"), "Парус - Реализация и Склад" (корпорация "Парус"); "1С - зарплата" (фирма "1С"); "Заработная плата" (фирма "Паритет-Софт"); "Мини-зарплата", "Макси-зарплата", "Супер-зарплата" (фирма "Инфин"), "Зарплата" (корпорация "Парус") и другие.
Опишем структуру работы бухгалтерского комплекса:
· на участках учета (АРМ) собирается и обрабатывается первичная информация:
· сводная программа осуществляет сбор обработанной информации и разноску по счетам;
· составление оборотно-сальдового баланса производится либо отдельной программой, либо вручную;
· принятие управленческих решений толкование и правильное использование информации ложится на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера.
Очень важным требованием для успешного функционирования бухгалтерского комплекса является сопоставимость информации, поступающей с различных участков в сводную программу. Комплексная автоматизация с помощью бухгалтерских комплексов не осуществляется.
Мини-системы и мини-бухгалтерии.
В начале 90-х ХХ в. годов в России появилось большое количество коммерческих структур. Организации с небольшим оборотом хозяйственных средств, незначительной численностью персонала, в бухгалтерии которых работало один-два человека. Все это потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини-системы или мини бухгалтерии - разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации.
Это такие системы, как: "1С-Бухгалтерия Проф" (фирма "1С"); "Интегратор-Соло") (фирма "Ифософт"); "ДиаСофт BALANS" (фирма "ДиаСофт"); "АУБИ - мини бухгалтерия" (фирма "О'Стрим"); "Инфо-Бухгалтер" для малых предприятий (фирма "Информатик") и другие.
Все они независимо от разновидностей основаны на едином подходе к решению задач бухгалтерского учета.
В самом общем виде она сводится к следующему:
· на основании информации первичных документов, вводимых в базу данных системы, составляются записи о хозяйственных операциях, вычисляются обороты и исходящие остатки счетов;
· затем составляется отчетность.
Управленческие решения и планирование осуществляют ЛПР. Комплексная автоматизация с помощью мини-систем не осуществляется.
Комплексные бухгалтерские системы и их возможности.
Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий потребовало от БУИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей БУИС - квалифицированных бухгалтеров была необходима
· Автоматизация всех учетных задач.
· Получение оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления организациями, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли.
· Получение бухгалтерской отчетности по отчетным периодам.
Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети. В этой связи появились комплексные бухгалтерские системы, рассчитанные на бухгалтерию в 50-60 человек.
Данный класс бухгалтерских систем относится к универсальным системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии, в организациях, фирмах, и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке
Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета в организации. Благодаря использованию различных современных информационных технологий, они позволяют скорректировать работу каждого сотрудника в соответствии с целью, поставленной перед бухгалтерией.
Приведем лишь некоторые примеры комплексных бухгалтерских систем: ABACUS (фирма «Омега»); «Интегратор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ»- для комплексной автоматизации предприятий (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус - организация» - вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланкс»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и другие. Одновременно с российскими продуктами на рынке финансово-экономического ПО особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами и бизнесом
Наиболее широко зарекомендовали себя программные комплексы для крупного бизнеса ("Scala", "Sun System", "Platinum", "SAP", "Avalon", 'Triton").
Основной причиной распространения западных программ на российском рынке явилась возможность ведения бухгалтерского учета в международных стандартах. Российские пакеты изначально создавались для Российского рынка и не были предназначены для расширения своих функций до ведения западного варианта учета. Западные пакеты с момента выхода их поставщиков на российский рынок в начале 90-х годов ХХ в. сумели успешно перестроиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве они способны поддерживать два варианта учета - западный и российский, однако очень громоздки и сложны для изучения, а также очень дорогостоящи. Российские производители подобных систем мало известны широкой общественности. Наиболее известным сейчас является отечественный комплекс "Галактика" (фирма "Галактика").
Комплексные бухгалтерские системы позволяют кроме ведения бухгалтерского учета и формирования отчетов выполнить:
· контроль результатов анализа финансовых отчетов;
· анализ прошлой деятельности и текущего финансового состояния предприятия;
· приведение финансовой отчетности к международному стандарту, что делает результаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов.
Интегрированные БУИС.
В настоящее время создание современных БУИС ориентировано на интегрированность (объединение) в отношении автоматизации бухгалтерского учета, анализа отчетности и планирования деятельности предприятия. Интегрированные БУИС - это многофункциональные системы управления организациям, в которую бухгалтерская система входит как один из модулей.
Подобные системы должны обеспечивать решение всего комплекса задач по обработке учетной информации, от сбора и проверки корректности информации, поступающей в базу данных, ее обработки по соответствующим алгоритмам, до анализа данных. Причем от пользователя в таких системах не требуется специальных знаний в области баз данных, факторного анализа или методов оптимизации. Применяемые информационные технологии позволяют работникам бухгалтерии при четком выполнении ими своих задач обеспечивать руководство предприятия и внешних пользователей своевременной и оперативной бухгалтерской информацией.
Для создания интегрированных БУИС целесообразно использование компьютерной технологии «клиент-сервер». Существует и другой путь создания интегрированных БУИС-установка мощных RISC-серверов или закупка СУБД, например, Oracle или SyBase, однако этот путь требует немалых финансовых средств, привлечения высококвалифицированных специалистов, а также программной и аппаратной модернизации всей системы учета на организации, что сделает дорогостоящим такой проект. Разработка интегрированной БУИС для комплексного бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования в организации с использованием приложений, построенных в архитектуре «клиент-сервер», имеет ряд преимуществ:
· Чрезвычайно низкие требования к производительности рабочих станций.
· Возможность распределить задачи по обработке данных среди нескольких серверов приложений.
· Незначительные требования по модернизации сети.
· Возможность дешевой и в то же время эффективной реализации удаленного доступа пользователей.
При создании БУИС в малых и средних организациях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера. В отличие от крупных организаций в малых и средних организациях основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение, синтез учетной информации. Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы .
При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу "мини-бухгалтерий". Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется от одного до трех человек.
При втором подходе, кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет могут вести от двух и более человек (бухгалтер и его помощники). Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе в случае значительных объемов обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера. Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.
Для автоматизации бухгалтерского учета в небольших организациях обычно используют БУИС, автоматизирующие не только финансовый учет, но и управленческий учет частично или полностью.
Подобные БУИС в настоящее время являются наиболее популярными среди пользователей бухгалтерского программного обеспечения, поскольку могут легко настраиваться на меняющееся законодательство и условия, в которых развивается бизнес предприятия.
Используя принцип конструирования, создается единый программный комплекс. Такой комплекс ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильному оформлению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильного оформления отчетной документации.
Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ превращается в главный инструмент его деятельности.
На рисунке представлена структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета небольшого предприятия. Он охватывает финансовый и управленческий учет и состоит из двух взаимосвязанных модулей — управленческий и финансовый учет.
Управленческий учет ведется по отдельным участкам, например, таким, как учет расчетов по заработной плате, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и другие. Осуществляется посредством использования отдельных программных модулей (блоков).
Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные данные к счетам, баланс и приложения к нему).
Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных операций.
В настоящее время самыми перспективными и преуспевающими в деловом мире являются фирмы, которые в состоянии оперативно собрать всю необходимую информацию, обработать и проанализировать ее и на этой основе принять решение.
В связи с этим проблема создания БУИС для крупной организации остается одной из актуальных и сложных в современных условиях.
Особенности функционирования БУИС в крупной организации, крупной фирме связаны прежде всего с необходимостью обеспечения:
· доступа к информационной системе большого количества пользователей;
· переработки значительных объемов информации;
· оперативной выдачи результатов и их анализа для принятия управленческих решений.
Задачи БУИС крупной организации.
В этой связи сегодня очевидно что, БУИС для крупной организации должна обеспечивать:
· автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета в соответствии с Российскими и международными стандартами;
· анализ финансово-хозяйственной деятельности организации;
· внутренний аудит;
· перспективное планирование.
Кроме того, если организация имеет отдаленные подразделения и филиалы или контактирует с большим количеством клиентов для получения оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем состоянии дел в организации БУИС должна обеспечивать текущую оперативную информацию, т.е. предоставлять оперативные аналитические отчеты и сводки по использованию вложенных финансовых ресурсов;
Если организация имеет филиалы или финансы предприятия принадлежат группе собственников, то БУИС должна предоставлять возможность совместного (консолидированного) управления, т.е. осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.
Системы, составляющие БУИС крупной организации
Изучение и обобщение зарубежной и отечественной теории и практики показало, что в крупной организации формирование финансовой отчетности осуществляется с помощью многоуровневой системы.
Первая подсистема осуществляет сбор и обработку первичных данных о хозяйственной деятельности предприятия.
Вторая подсистема включает в себя управленческий учет и бухгалтерию, используя данные первичного учета, организация обеспечивает оперативной финансовой отчетностью свои органы управления и в течение отчетных периодов – государственные органы и внешних пользователей бухгалтерской информации (акционеров, инвесторов, кредиторов, покупателей, клиентов, аудиторов).
Третья подсистема – финансовый учет - позволяет осуществлять обобщение и синтез информации, предоставляемой второй подсистемой и использовать его для дальнейшего планирования. БУИС крупной организации, отвечающую данным требованиям, можно создать на основе комплекса функционально взаимосвязанных АРМ специалистов. Такая БУИС относится к комплексным бухгалтерским системам.
Задачи первичного учета.
Первичный учет представляет собой систему сбора, измерения, регистрации, накопления, хранения информации, а также передачи ее для дальнейшей обработки. На этом этапе важными свойствами информации являются оперативность, достоверность и рентабельность. Для обеспечения названных свойств на каждом участке первичного учета создаются АРМ.
Для каждого АРМ или группы АРМ создается свой программный модуль. В дальнейшей деятельности БУИС изменение количества модулей не должно повлиять на работу всей системы в целом. Данные, предоставляемые различными участками учета, корректируются на основе единого фонда нормативно-справочной информации.
Задачи управленческого учета и бухгалтерии.
Управленческий учет и его составная часть бухгалтерия оперируют показателями первичного учета (учет материальных ценностей, табельный учет, учет готовой продукции и ее реализации). Но задачи этих видов учета разные.
Информация управленческого учета имеет четко выраженную внутреннюю направленность. Она используется производственным, управленческим персоналом, дирекцией для внутрихозяйственного управления и зачастую настолько конфиденциальна, что считается коммерческой тайной. Данные анализируются и используются для бюджетирования (планирования), прогнозирования и управления затратами на производстве, оперативного управления операциями, отделами, бригадами, подразделениями.
Аналогичными данными оперирует и бухгалтерия, но направленность ее информации – внешняя, она составляет финансовые документы, необходимые для текущей отчетности и отчетности за учетный период.
В этой подсистеме использование АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает оперативность получения, достоверность и полноту используемой информации.
АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом). На этом уровне осуществляется непрерывная регистрация и обработка хозяйственных операций, а также составление сводного учета и текущей отчетности.
Задачи финансового учета и внутреннего аудита.
Финансовый учет направлен на обобщение, на синтез информации. Он позволяет оперативно определять прибыль организации за определенный период, обобщать активы и пассивы организации в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние организации.
Информация финансового учета широко используется внешними потребителями-инвесторами, кредиторами и другими организациями и предприятиями. Она необходима также и управленческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, членам правления для принятия финансовых решений, планирования и прогнозирования экономики организации, экономического анализа информации. Финансовый учет регламентируется общими для всех правилами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимым специалистом-аудитором.
Эта подсистема БУИС крупной организации тоже состоит из независимых модулей, обменивающихся между собой информацией:
· АРМ сводного учета,
· АРМ финансового анализа и планирования,
· АРМ внутреннего аудита.
Обмен информацией между подсистемами.
Финансовый и управленческий учет - это самостоятельные, но взаимосвязанные подсистемы учета, основанные на одном и том же массиве первичных данных и первичной документации. Нецелесообразно собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно. Они тесно связаны между собой и не могут обойтись без взаимного обмена информацией.
Для обеспечения свойств бухгалтерской информации важно то, каким способом подсистемы будут передавать информацию друг другу. В зависимости от используемых средств организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС может осуществляться несколькими способами:
· при помощи магнитных носителей (дисков);
· по каналам связи при наличии локальной сети, а также посредством электронного обмена данными через шлюзы модемной связи;
· по каналам связи с помощью приложений, построенных в многоуровневой архитектуре "клиент-сервер".
При обмене магнитными носителями учет ведется отдельно по участкам учета каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния файлов проводок данных на центральной ЭВМ, получаемых на различных участках.
Недостатком такого способа обмена данными является отсутствие оперативности. Способ неприменим, если организация имеет отдаленные подразделения и филиалы.
При обмене данными по локальной и глобальной сети получение учетных данных из подсистемы первичного учета АРМ подсистемы управленческого учета и бухгалтерии осуществляется по каналам электронной почты через модемы. АРМ подсистем финансового и управленческого учетов взаимодействуют в локальной сети. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяйственных операций. Таким образом, каждый уровень перерабатывает исходную информацию, получает результирующие данные и в автоматическом режиме передает их на более высокий уровень.
Недостатком такого способа обмена данными можно считать низкую оперативность обмена данными между подсистемой первичного учета и подсистемой управленческого учета и бухгалтерии. Кроме того, техническое оснащение АРМ первичного учета должно быть сопоставимо с техническим оснащением других подсистем.
Использование многоуровневой архитектуры "клиент-сервер" для организации комплексного бухгалтерского учета и финансового анализа в крупной организации имеет ряд преимуществ. Так, низкие требования к производительности рабочих станций являются естественным следствием того, что архитектура "клиент-сервер" позволяет уменьшить загруженность основных структурных компонент системы. В многоуровневых приложениях как серверы, так и рабочие станции можно реализовывать на разных программных и аппаратных платформах. Например, в качестве сервера базы данных используется компьютер под управлением Novell Net Ware, сервером приложений управляет Windows NT, а на рабочих местах эксплуатируются ПЭВМ на базе 386 и 486 процессоров с операционной системой DOS или Windows.
Использование многоуровневой архитектуры "клиент-сервер" позволяет в центральном офисе предприятия установить сервер базы данных и сервер приложений, а в удаленных подразделениях – рабочие станции, связав их телефонными линиями, причем вследствие того, что объем передаваемой информации невелик, нет и особых требований к пропускной способности телефонных каналов. Такая архитектура позволяет всем филиалам предприятия осуществлять коммуникации в реальном времени по телефонным каналам, либо через любую коммерческую сеть, включая Internet.
Перечисленные достоинства использования многоуровневой архитектуры "клиент-сервер" в бухгалтерских приложениях позволяют считать ее наиболее продуктивной для осуществления передачи данных в БУИС крупной организации.
Модульный принцип построения БУИС крупной организации.
Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему, для которой характерным является возможность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы.
АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляется непрерывная регистрация и обработка хозяйственных операций (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации), а также со сводным учетом и составлением отчетности, планированием и анализом, а также внутренним аудитом.
При выделении участков необходимо учитывать, что каждый участок должен отвечать следующим требованиям:
· располагать своим набором хозяйственных операций и проводок,
· иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов,
· иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчетные формы.