Изучение дисциплины «Документационное обеспечение управления» ориентировано на получение студентами знаний о современных технологиях организации документооборота на предприятии в соответствии с российскими и международными стандартам. В рамках курса изучаются новые современные технологии организации документооборота, технологии workflow, основанные на горизонтальной структуре управления и описании основных бизнес-процессов деятельности предприятия, возможности повышения эффективности работы предприятия за счет внедрения систем электронного документооборота, критерии выбора необходимой системы электронного документооборота для автоматизации деятельности предприятия. Рассматриваются современные автоматизированные системы управления документооборотом, представленные на рынке программных продуктов.

Тема 1. Система документационного обеспечения управления

Вопросы темы:

1. Понятие документа, документационного обеспечения управления.

2. Классификация документов.

3. Свойства документов.

4. Функции документов в управлении.

5. Системы документации.

6. Стандартизация и унификация документов.

7. Нормативные акты и инструктивные материалы.

Цели:

1. Сформировать представление о системе документационного обеспечения управления.

Задачи:

1. Изучить свойства и функции документов.

2. Познакомиться с системами документации, со стандартизацией и унификацией документов.

3. Познакомиться с нормативными документами в области делопроизводства.

Основные понятия:

· Документ.

· Официальный документ.

· Система документации.

· Унифицированная система документации.

· ГСДОУ.

· ОКУД.

· Стандартизация.

· Унификация.

Теоретический материал по теме

Вопрос 1. Понятие документа, документационного обеспечения управления.

Для обработки, хранения и организации использования документной информации в системе управления выделяются специальные работники, профессионалы, чьей специализацией является информационная деятельность. Коллективы этих работников объединяются в управленческие структуры (управленческий аппарат): учреждения, организации, управления, министерства, ведомства и т. д.

В литературе и мировой практике для обобщенного названия всех разновидностей управленческого аппарата применяется термин «офис».

Офисы представляют собой системы деловых связей со сложными потоками информации. Традиционно считается, что главными функциями офиса является организация документооборота и работа канцелярии. Однако, в общем случае, офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса.

Основой сегодняшней управленческой информации является официальный документ, т.е. информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим бюрократическим правилам: она может быть представлена в любой конфликтной ситуации в качестве доказательства. Это значит, информация имеет автора, готового нести за нее полную ответственность, она датирована, внесена в базу данных, т.е. может быть повторена, не имеет более поздних искажений.

Процесс создания и обработки современных управленческих документов основан на широком применении технических средств, соблюдении нормативно-методических условий и рациональных традиций офисных технологий предыдущих столетий.

Документ (от латинского documentum – «доказательство», «свидетельство») – это материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

История создания документов тесно связана с развитием письменности. Наскальные рисунки были первыми сообщениями, передававшими информацию от одного человека к другому. В разное время материальными носителями документа были клинописные таблички и папирус, берестяные грамоты и пергамент. Документ проделал большой путь в развитии, пока основным материалом его создания не стала бумага.

Сначала все документы писались от руки. Сотни писарей работали в государственных учреждениях, и качество документа определял в первую очередь их почерк. И лишь в конце ХIX века в дело создания документа пришла механизация. Появились пишущие машинки, но процесс создания документа продолжал оставаться достаточно трудоемким. Если возникала необходимость внесения в документ даже незначительных изменений, его приходилось перепечатывать. В настоящее время существуют различные электронные пишущие машинки с памятью, способные сохранять несколько страниц текста. Но настоящая революция в создании документов произошла с появлением компьютеров.

В русском языке термин «документ» появился благодаря Петру I, который одновременно ввел и соответствующий порядок работы с документами, который теперь получил название «делопроизводство».

Делопроизводство – процесс создания, обработки и хранения документа.

Основной объект делопроизводства – документ. Этот объект содержит в себе другие объекты: тексты, рисунки, таблицы, графики и т.п.

Основная функция документа – зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и использовать.

Процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием.

Документационное обеспечение управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Вопрос 2. Классификация документов.

Документы могут быть классифицированы по различным признакам. Рассмотрим несколько классификаций:

1. По типу носителей:

a) бумажные документы, при создании которых знаки письма наносятся на бумажный носитель от руки, полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.);

b) магнитные документы, при создании которых запись информации осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т.п.;

c) оптические документы, при создании которых запись информации на носитель осуществляется сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, оптический диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью и т.п.);

d) кинофотодокументы, созданы на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма и т.п.).

2. По содержанию:

a) первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные;

b) вторичные (сводные) – документы, в которые собираются данные из нескольких первичных документов.

3. По сфере деятельности человека:

a) личные документы – это документы, созданные физическим лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (автобиография, дневник, письмо, мемуары или иной записанный или воспроизведенный человеком документ, являющийся описанием его жизненного опыта);

b) официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке.

Вопрос 3. Свойства документов.

Документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатационные.

Информативные свойства документа – это его способность передавать информацию. К ним относятся актуальность, достоверность, доступность, полнота информации.

Актуальность – данное свойство означает необходимую степень современности информации по отношению к решаемой проблеме (соответствие времени решения проблемы) и ее своевременность (насущность).

Достоверность – информация должна правдиво, без искажений, отражать состояние исследуемого объекта или процесса.

Доступность для восприятия информации пользователем означает, что информация должна быть понятна, иметь вид, приемлемый для того субъекта, которому она предназначена и представлена на удобном для него носителе.

Полнота – содержание информации должно обеспечивать как необходимые, так и достаточные условия для принятия решения.

Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. К ним относятся долговечность, прочность, способность противостоять различным воздействиям.

Долговечность – способность документа сохранять стабильными свой химический состав и физические свойства в течение многолетнего хранения.

Прочностью называют свойство документа сопротивляться разрушению под действием напряжений, вызванных внешними силами.

Способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, электромагнитным, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды.

Вопрос 4. Функции документов в управлении.

Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют функции документов.

Функции документов делятся на общие и специальные.

Общие:

1. Информационная (фиксация, хранение и передача информации).

2. Коммуникативная (передача, обмен информацией).

3. Социально-культурная (документы, предающие культурные традиции и системы ценностей).

Специальные:

1. Правовая (документы – источники права, доказательства в юридической сфере).

2. Организационная (установка правовых отношений).

3. Управленческая (решение управленческих вопросов, принятие решений).

4. Обучающая (передача знаний между людьми и поколениями).

5. Мемориальная (передача исторических сведений).

Вопрос 5. Системы документации.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Разные организации используют разные системы документации. Но в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность.

Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, в связи с эти возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимости достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Но эффективность этого процесса находится в прямой зависимости от упорядоченности документации. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Вопрос 6. Стандартизация и унификация документов.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению – это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов, услуг, значения их параметров и размеров.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации – министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Общегосударственные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. В результате большой работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства.

Все правила по документационному обеспечению управления включены в основные положения государственного стандарта ГСДОУ.

Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствование работы аппарата управления. Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

· Единые правила составления и оформления документов по РФ.

· Рациональные принципы документооборота.

· Единые правила создания учетно-справочной системы.

· Формы и методы контроля исполнения документов.

· Правила составления номенклатуры дел.

· Принципы формирования дел.

· Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.

Основные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ)». В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

Вопрос 7. Нормативные акты и инструктивные материалы.

Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: «Стандарты», 1991.

2. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N1-ФЗ. «Об электронной цифровой подписи».

4. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Утвержден постановлением Госстандарта России взамен ГОСТ Р 6.30-97. Введен в действие с 1 июля 2003 г.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005. Введена с 27.01.2006.

6. ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007. «Информация и документация. Управление документами. Общие требования».

7. ИСО 216:1975 Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы. Серии А и В.

8. ГОСТ 9327. Форматы бланков документов.

9. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (взамен ГОСТ 16487-83).

10. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (принят ГД ФС РФ 23.11.1994) (ред. от 23.07.2008)

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое документ?

2. Что такое делопроизводство?

3. Какова основная функция документа?

4. Как можно классифицировать документы?

5. Что может выступать носителем документа?

6. Что такое система документации?

7. Чем занимается стандартизация и унификация?

8. Назовите основные нормативные документы в области делопроизводства.

9. Перечислите свойства документов.

10. Перечислите функции документов.

Литература по теме:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

2. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2010.-220 с.- (серия «Непрерывное образование»).

3. Кузнецов И. Н.Документационное обеспечение управления. Учебник для вузов.- Юрайт-Издат, 2010. – 576 с.

4. Янковая В.Ф. Вид и разновидность документа. Классификация управленческих документов./Справочник секретаря и офис-менеджера, март 2011.

5. Янковая В.Ф. Документы и системы документации./ Секретарь-референт, №1 2006.

Практическое задание.

Цель: Расширение и закрепление понятий документа и вида документа.

Задание:

1. Изучите следующий материал:

1) Янковая В.Ф. Вид и разновидность документа. Классификация управленческих документов./Справочник секретаря и офис-менеджера, март 2011.

2) Янковая В.Ф. Документы и системы документации./ Секретарь-референт, №1 2006.

2. Рассмотрите существующие системы документации в организации. Дайте характеристику каждой системе по следующей схеме:

Название системы документации	Основное назначение	Вид документов	Разновидность документов

Тема 2. Оформление управленческой документации

Вопросы темы:

1. Оформление документов.

2. Реквизиты документов: постоянные и переменные.

3. Правила оформления реквизитов.

4. Схема расположения реквизитов в документе.

5. Виды бланков организации и их реквизиты.

6. Электронный документ.

Цели:

1. Ознакомиться с правилами оформления документов в соответствие с принятыми стандартами.

Задачи:

1. Изучить состав реквизитов документа.

2. Освоить правила оформления основных реквизитов документа.

3. Изучить схему расположения реквизитов на документе.

4. Изучить виды бланков организации.

Основные понятия:

· Документ.

· Реквизит документа.

· Постоянный реквизит.

· Переменный реквизит.

· Бланк документа.

· Электронный документ.

· Электронная цифровая подпись.

· Шаблон документа.

Теоретический материал по теме

Вопрос 1. Оформление документов.

Документ выступает носителем информации. В Федеральном законе закреплено следующее определение документа.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.3.0—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Большинство из этих документов являются официальными.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию занимают служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Управленческие документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

· регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции…);

· распорядительной деятельности (приказы, решения постановления, …);

· накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады...);

· передачи информации (письма, телеграммы, факсы...).

Для управленческой деятельности важна юридическая сила документа.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемая ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Вопрос 2. Реквизиты документов: постоянные и переменные.

Реквизит документа – это обязательный элемент официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.

Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.

Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

ГОСТ Р6.30-2003 описывает систему реквизитов — элементов оформления официального документа (табл. 1).

Таблица 1.

Перечень реквизитов документов

Наименование реквизита	Код реквизита
Герб Российской Федерации	01
Герб субъекта Российской Федерации	02
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	03
Код организации по ОКПО	04
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	05
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)	06
Код формы документа по ОКУД	07
Наименование организации	08
Справочные данные об организации	09
Наименование вида документа	10
Дата документа	11
Регистрационный номер документа	12
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	13
Место составления или издания документа	14
Адресат	15
Гриф утверждения документа	16
Резолюция	17
Заголовок к тексту	18
Отметка о контроле	19
Текст документа	20
Отметка о наличии приложения	21
Подпись	22
Гриф согласования документа	23
Визы согласования документа	24
Оттиск печати	25
Отметка о заверении копии	26
Отметка об исполнителе	27
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	28
Отметка о поступлении документа в организацию	29
Отметка для автоматического поиска документа	30

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов. Обязательными реквизитами документа являются название организации, составившей документ, название документа (исключение составляют письма), заголовок текста, дата, индекс, текст, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Вопрос 3. Правила оформления реквизитов.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Наименование организации составителя документа должно полностью соответствовать официальному названию организации. Указывается полное и сокращенное название организации. Если имеется вышестоящая организация, то над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Название документа указывается в процессе его подготовки и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.).

Заголовок текста должен отвечать на вопрос «о чем?». В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (справки) создаются без заголовка.

Дата обеспечивает юридическую силу документа. Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (ДД.ММ.ГГГГ). Если цифра одна, то перед ней обязательно ставится 0.

Регистрационный номер документа это его цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер с начала года, в учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года.

Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с межстрочным интервалом 1,5. Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 от левого края.

Подпись – обязательный реквизит, который состоит из указания должности (полной или сокращенной), непосредственно росписи и ее расшифровки. Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи выравнивается по правому краю. Инициалы и фамилия печатаются без пробела.

Вопрос 4. Схема расположения реквизитов в документе.

Размещаются реквизиты в документе в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003. Схема расположения реквизитов углового бланка приведена на рис. 1.

Рис. 1. Схема расположения реквизитов углового бланка

Каждый документ можно разделить на три основные части:

· заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

· основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

· оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Пример расположения основных реквизитов в документе приведен в таблице 2.

Таблица 2.

Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа)

Вопрос 5. Виды бланков организации и их реквизиты.

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключение составляют документы, издаваемые от имени двух или более организаций. Они оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

На бланках изготавливают только первую страницу документа. При электронной системе управления документооборотом в памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем и так называемый общий бланк.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ.

Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

При разработке бланков организации используется два варианта расположения реквизитов на бланках: продольный и угловой.

В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, документ должен иметь размеры полей не менее:

· 20 мм – левое;

· 10 мм – правое;

· 20 мм – верхнее;

· 20 мм – нижнее.

Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов.

Общий бланк.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов. Реквизиты общего бланка документа включают:

· герб (для организаций, имеющих на это право),

· эмблема организации,

· наименование вышестоящей организации (если имеется),

· наименование организации,

· трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа».

На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».

Пример общего бланка с угловым фланговым расположением реквизитов (рис. 2).

Рис. 2. Общий бланк с угловым фланговым расположением реквизитов

Пример общего бланка организации с продольным расположением реквизитов (рис. 3)

Рис. 3. Образец общего бланка организации с продольным расположением реквизитов

Общий бланк документов организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма.

Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты:

· герб (для организаций, имеющих на это право),

· эмблема организации,

· наименование вышестоящей организации (если имеется),

· наименование организации (структурного подразделения),

· справочные данные об организации,

· трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на них.

Пример оформления бланка письма с угловым центрированным расположением реквизитов (рис. 4).

Рис. 4. Бланк для писем с угловым центрированным расположением реквизитов

Вопрос 6. Электронный документ.

Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» дает определение электронного документа.

Электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники. Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

· создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

· содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

· быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки устанавливается неизменность всех реквизитов.

Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажений информации в электронном документе.

Подготовка электронного документа производиться на компьютере с использованием различных программ. В настоящее время самым популярным пакетом для создания различных видов документов является Microsoft Office.

Редактирование документов связано с нахождением удобной формы подачи текстового и графического материала, а также с соблюдением определенных правил (оформление реквизитов, соблюдения стиля документа и т.д.). При составлении документов в текстовом редакторе обычно пользуются заготовками или шаблонами документов.

Для воспроизведения электронных документов на бумажном носителе чаще всего используется формат А4 (210х297 мм) или формат А5 (210х148 мм).

Работа с электронными документами в офисе производиться аналогично работе с традиционными (бумажными) документами.

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое реквизит документа?

2. Назовите типы реквизитов.

3. Что такое бланк документа?

4. Какие виды бланков Вы знаете?

5. Дайте определение электронному документу.

6. Назовите специфический для электронного документа реквизит.

7. Что такое шаблон документа?

8. Как оформляется реквизит Текст?

9. Чем отличается общий бланк от бланка письма?

10. Для чего применяется шаблон документа?

Литература по теме:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

2. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2010. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»).

3. Кузнецов И. Н.Документационное обеспечение управления. Учебник для вузов.- Юрайт-Издат, 2010. – 384 с.

Практическое задание.

Цели:

1. Ознакомиться с технологией создания документов.

2. Ознакомиться с технологией создания бланков документов.

Задание 1.

Технология создания бланка письма и документа на его основе.

I. Создайте бланк письма своей фирмы с угловым центрированным размещением реквизитов. Состав реквизитов:

1) эмблема организации;

2) наименование организации;

3) справочные данные (почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты);

4) дата документа (трафаретные части – указываются места для введения элементов реквизита);

5) регистрационный номер (трафаретные части);

6) ссылка на регистрационный номер и дату (трафаретные части).

Рекомендации к выполнению:

1. Придумайте фирму. Создайте эмблему фирмы или используйте любую готовую из Интернета. Придумайте почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты фирмы.

2. Создайте бланк письма. При создании бланка не забудьте про поля документа. Расположение реквизитов на листе для данной формы бланка приведено на рисунке 5.

Рис. 5. Схема расположения реквизитов

3. Сохраните документ в своей папке как шаблон, для этого в поле Тип файла выберите Шаблон документа, затем в поле Папка укажите адрес своей папки, введите имя файла «Бланк письма» и только после этого нажмите кнопку Сохранить.

4. Закройте документ.

II. Создайте документ на основе бланка письма.

1. Откройте свою папку, выберите созданный Вами шаблон Бланк письма и создайте информационное письмо для Ваших клиентов об изменении времени и места проведения презентации продукции вашей фирмы. Обратите внимание, что при открытии шаблона письма название документа Бланк письма поменялось на Документ 1. Если этого не произошло, то что-то сделано неправильно.

2. Сохраните письмо в своей папке под именем Письмо №1.

Задание 2.

Технология создания бланка конкретного документа и документа на его основе.

I. Создайте бланк конкретного документа – бланк письма для постоянной переписки с одним из клиентов Вашей фирмы.

Рекомендации к выполнению:

При создании бланков документов удобно использовать прием вставки в документ таблицы, невидимой при печати. Таблица делит область документа на несколько самостоятельных областей, в каждой из которых можно выполнять различное форматирование, что значительно упрощает работу над бланком.

Вставка таблицы осуществляется командой Вставка – Таблица, она вызывает соответствующее диалоговое окно, в котором можно установить количество строк и столбцов таблицы.

Чтобы границы таблицы не были видны при печати, границы убираются командой Нет границ в окне Границы и заливка, вызванного при помощи контекстного меню при выделении всей таблицы.

1. Для расположения реквизитов бланка создайте следующую таблицу и заполните ее ячейки в соответствие с ниже приведенными рекомендациями (табл. 3).

Таблица 3.

Схема документа

Реквизиты адресанта		Реквизиты адресата
Обращение
Текст
Должность		Подпись
Исполнитель и его телефон

Заполнение ячеек таблицы:

2. Реквизиты адресанта – используйте реквизиты уже созданные Вами в предыдущем задании (копируются и переносятся все реквизиты письма).

3. Реквизиты адресата – состав реквизитов:

a) обращение к официальному представителю клиента с указанием должности, названия фирмы и ФИО в дательном падеже;

b) адрес фирмы клиента и телефон (указываются в справочных целях).

4. Обращение – уважаемый(ая) или г-н (г-жа), имя и отчество.

5. Текст – поле текст остается пустым, т.к. в последствии будет использоваться для написания текстов различного содержания. Вводится только форматирование будущего текста, курсор устанавливается в начало будущего текста, открывается окно Абзац и устанавливаются следующие опции: выравнивание – по ширине или по левому краю, красная строка – по умолчанию 1,25 см, междустрочный интервал – 1,5. Ширину строки таблицы для поля Текст установите так, чтобы можно было ввести текст достаточного объема. (Внимание! Не используйте для этого клавишу ENTER. Раздвиньте ширину строки, потянув мышкой за нижнюю границу ячейки.)

6. Должность – указывается должность лица, имеющего право подписывать данный документ в вашей организации. Реквизит выравнивается по левому краю.

7. Подпись – расшифровка подписи, т.е. инициалы и фамилия печатаются без пробела и выравниваются по правому краю.

8. Исполнитель и его телефон – указывается ФИО лица подготовившего документ и его телефон.

9. Уберите границы таблицы.

10. Просмотрите документ, нажав кнопку Предварительный просмотр. Бланк должен занимать лист целиком.

11. Сохраните документ как шаблон (тип файла) в своей папке под именем Бланк конкретного документа.

12. Закройте документ.

II. Создайте документ на основе бланка конкретного документа.

1. Откройте свою папку, выберите созданный Вами шаблон Бланк конкретного документа и введите текст письма об изменении качества продукции вашей фирмы и изменении в связи с этим цены на продукцию. Обратите внимание, что при открытии шаблона письма название документа Бланк конкретного документа поменялось на Документ 1.

2. Сохраните письмо в своей папке под именем Письмо №2.

Тема 3. Принципы организации документооборота

Вопросы темы:

1. Документооборот и его характеристики.

2. Виды и состав документопотоков.

3. Организация документооборота на предприятии.

4. Процедуры обработки входящих, исходящих и внутренних документов.

Цели:

1. Сформировать представление о документообороте на предприятии и принципах его организации.

Задачи:

1. Изучить основные документопотоки в организации.

2. Научиться определять объем документооборота.

3. Освоить технологию создания маршрутов документов.

Основные понятия:

· Документооборот.

· Документопоток.

· Объем документооборота.

· Маршрут движения документов.

· Время движения документов.

· Направление движения документов.

· Деловая процедура.

Теоретический материал по теме

Вопрос 1. Документооборот и его характеристики.

Документооборот – сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

· Характеристики документопотоков (состав документов, их содержание).

· Маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов).

· Периодичность (стадии документооборота).

· Направление движения.

Количественной характеристикой документооборота является объем документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени.

В объеме документооборота следует учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии. Объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Основное правило подсчета документов – однократность.

Вопрос 2. Виды и состав документопотоков.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней.

Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).

Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

· Документов вышестоящих организаций, в состав которых входят директивные указания, нормативные и методические акты, законы, постановления, указы.

· Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий, отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной и другой деятельности), докладных записок, писем, актов.

· Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, запросы…) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета…).

· Обращений граждан, предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем потоке выделяется группа распорядительных документов и информационных – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, разграничения функций руководителей, распределения обязанностей между ними и от принятой в организации технологии работ с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам.

Исходящий поток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки.

Вопрос 3. Организация документооборота на предприятии.

Процесс документооборота можно охарактеризовать как процесс совместной обработки документов. Выявим участников этого процесса:

· Руководители – чиновники, осуществляющие руководство организацией и ее структурными подразделениями.

· Секретари и делопроизводители – помощники руководителей, обеспечивающие работу всей организации с документами на всех этапах документооборота.

· Исполнители – все остальные сотрудники, непосредственно работающие с документами.

Как правило, секретари и делопроизводители работают с реквизитами документов, а руководители и исполнители – с их содержанием.

Последовательность определенных операций (работ), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи в рамках деятельности организации называется деловой процедурой.

Выделяют документооборот всей организации и документооборот уровня структурного подразделения.

Документооборот организации составляют три основных типа документов:

· входящие документы;

· исходящие документы;

· внутренние документы.

Количество видов документов неограниченно и зависит от специфики организации. К видам документов может быть отнесена финансовая, конструкторская, маркетинговая документация и т.д.

Современные методики организации документооборота требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определения фиксированных путей прохождения документов. Это вполне достижимая задача, т.к. большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организации в схемах.

Схема этапов создания и обработки документов может быть выполнена как в графическом, так и в табличном виде, по усмотрению самой организации.

Вопрос 4. Процедуры обработки входящих, исходящих и внутренних документов.

Рассмотрим основные типы документов и процедуры их обработки.

Входящие документы.

Входящие документы подвергаются следующим операциям:

· Экспедиционной обработке (прием, проверка правильности доставки, целостности упаковки, вскрытие конвертов).

· Регистрации.

· Рассмотрению руководством и выдачи резолюции.

· Ознакомлению в структурном подразделении или исполнению.

· Постановке на контроль и контролю за исполнением.

· Отслеживанию хода исполнения.

· Составлению делопроизводственных отчетов руководству.

· Снятию исполненных документов с контроля.

Исходя из вышеперечисленного, составим маршрут входящего документа (рис. 6):

Рис. 6. Маршрут входящего документа

Исходящие документы.

Основные процедуры обработки исходящих документов:

· Разработка проекта документа в структурном подразделении.

· Согласование проекта документа в структурных подразделениях.

· Утверждение документа руководством.

· Регистрация документа.

· Экспедиционная обработка документа.

Составим маршрут исходящего документа (рис. 7):

Рис. 7. Маршрут исходящего документа

Внутренние документы.

Достаточно большую часть документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят организационно – распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней службы, протоколы совещаний, различные нормативные документы.

При создании внутренних документов выполняются следующие операции:

· Подготовка проекта внутреннего документа.

· Обеспечение согласования документа.

· Утверждение.

· Регистрации.

· Рассылка по подразделениям.

· Контроль исполнения документа.

Составим маршрут внутреннего документа (рис. 8):

Рис. 8. Маршрут внутреннего документа

Работа с бизнес – логикой.

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Маршрут предполагает определенное число инстанций, в которых исполнители выполняют бизнес-задания: поручения по документу или согласования документов. Маршрут задается контролером или ответственным исполнителем. В автоматизированных системах электронного документооборота маршрут можно задать при регистрации документа.

Маршрут можно выбрать из заложенных в систему типовых маршрутов документов или создать необходимый маршрут в Дизайнере маршрутов (рис. 9). Эта операция позволяет сократить время работы с документом.

После создания маршрута все исполнители, задействованные в данном бизнес-процессе, получают уведомления о предназначенных им заданиях. Получив задания, исполнители должны принять их к исполнению, при этом система сообщает контролеру о реакции исполнителя на полученное задание. Эта возможность повышает эффективность распределения работ и контроль их исполнения.

Рис. 9. Дизайнер маршрутов

Практическое задание.

Цель: получение навыков организации документооборота.

Задание 1.

Определение объема документооборота организации.

В организацию в течение месяца поступило 8 приказов от вышестоящей организации, 11 информационных писем, 5 отчетов от нижестоящей организации. Исполнение приказов сопровождалось изготовлением 15 документов, 7 из которых (копии) были направлены в 3 подведомственные организации, 4 подразделения сдали директору отчеты о работе за месяц. Подсчитайте объем документооборота организации за месяц?

Задание 2.

Разработка маршрута движения документа.

Ниже представлена табличная модель маршрута движения документа (табл. 4), которая описывает последовательность действий исполнителей при обработке договора. Основываясь на табличной модели, постройте графическую схему маршрута движения договора.

Таблица 4.

Маршрут движения договора. Табличная модель

№	Операция	Документ	Исполнитель	Действия
1.	Составление	Договор	Менеджер	Составляет договор и передает его на согласование юристу.
2.	Проверка	Договор	Юрист	Согласовывает договор, в случае возникновения замечаний отправляет менеджеру на доработку.
3.	Правка	Договор	Руководители	Согласовывают договор, в случае возникновения замечаний отправляет менеджеру на доработку.
4.	Согласование	Договор	Бухгалтер	Согласовывает договор и передает его на утверждение.
5.	Утверждение	Договор	Генеральный директор	Утверждает договор, в случае не согласия отправляет его на доработку.

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое документооборот?

2. Назовите основные характеристики документооборота?

3. Как подсчитывается объем документооборота?

4. Что такое документопоток?

5. Какие различают документопотоки по направлению?

6. Какие документы составляют входящий документопоток?

7. Чем отличается процедура обработки входящего и исходящего документа?

8. Что включает в себя внутренний документопоток?

9. Назовите основное правило подсчета документов в документообороте?

10. Назовите участников процесса документооборота?

Литература по теме:

1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2010.-220 с.- (серия «Непрерывное образование»).

2. Рогожин М. Ю. «Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие» – Издательство: Проспект, 2010.- 384 с.

3. Кузнецов И. Н.Документационное обеспечение управления. Учебник для вузов.- Юрайт-Издат, 2010.- 576 с.

Тема 4. Технология работы с документами

Вопросы темы:

1. Технология работы с документами.

2. Прием и первичная обработка документов.

3. Регистрация документов.

4. Исполнение и контроль за исполнением документов.

5. Систематизация и текущее хранение документов.

Цели:

1. Сформировать представление о технологии работы с документами в организации.

Задачи:

1. Изучить технологию обработки документа.

2. Познакомиться с содержанием каждой процедуры.

3. Освоить технологию регистрации документов.

Основные понятия:

· Регистрация документа.

· Срок исполнения документа.

· Контроль исполнения документов.

· Текущий контроль.

· Предупредительный контроль.

· Итоговый контроль.

· Дело.

· Номенклатура дел.

· Опись дела.

· Формирование дела.

· Хранение дел.

Теоретический материал по теме

Вопрос 1. Технология работы с документами.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления.

В технологию работы с документами входит:

· прием и первичная обработка документов;

· их предварительное рассмотрение и распределение;

· регистрация;

· контроль исполнения;

· информационно-справочная работа;

· исполнение;

· отправка;

· систематизация (формирование дел) и текущее хранение.

Вопрос 2. Прием и первичная обработка документов.

Работа с документами состоит из ряда последовательных операций. Первая из которых – прием и первичная обработка документов.

Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение системы документационного обеспечения управления (СДОУ). В крупных организациях для этого предусматривают создание специализированной службы – экспедиции. В небольших организациях эту операцию осуществляет секретарь.

Доставка документов в организацию может проводиться различными способами: почтой, телеграфом, курьером, через компьютерные сети, электронной почтой, через факсимильную связь.

Задача экспедиции – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку и координацию их движения.

Первичная обработка сводиться к следующему:

· проверяется правильность доставки;

· проверяется целостность упаковки, сохранность печатей;

· конверты вскрываются, проверяется комплектность и целостность вложений;

· при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация;

· все документы учитываются;

· документы сортируются по адресатам.

Затем следует процедура регистрации документа.

Вопрос 3. Регистрация документов.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку), что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

Общие правила регистрации документов:

· Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

· Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

· Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер.

· Документы должны регистрироваться один раз.

· Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью, она дозаполняется после рассмотрения документа руководителем. Такие сведения как ход исполнения и номер дела вносятся в форму по ходу и после исполнения документа.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Например, форма регистрационного журнала для обычных входящих документов может иметь следующие графы (табл. 5):

Таблица 5.

Журнальная форма регистрации документов

Дата получения	Регистрационный номер	Корреспондент	Номер и дата документа	Содержание	Резолюция	Исполнитель	Срок исполнения	Отметка об исполнении	Номер дела
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Карточная система регистрации более удобна и имеет ряд преимуществ перед журнальной. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Пример карточки РКК (регистрационно-контрольная карточка) приведен на рисунке 10.

Рис. 10. Регистрационно-контрольная карточка

Сегодня ручная карточная система регистрации заменяется наиболее рациональной регистрацией на компьютере. В этом случае на экран выводится регистрационная форма. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) – в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже в различных базах данных.

Регистрационные карточки документов в разных документопотоках имеют свои особенности, связанные со спецификой регистрируемых документов. На рисунке 11 представлена регистрационная карточка для входящих документов.

Рис. 11. Регистрационная карточка входящих документов

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вносятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер), и поля, сведения в которые вносятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

· Вид документа.

· Автор резолюции.

· Структурное подразделение.

· Исполнители.

· Номер дела.

· Связанные документы.

· Корреспондент-Организация.

Например, в поле Корреспондент-Организация можно ввести информацию, выбрав ее из списка (рис. 12):

Рис. 12. Заполнение поля с помощью списка организаций партнеров

Заполнение карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.

Документ в системе электронного документооборота можно зарегистрировать различными способами (рис. 13).

Рис. 13. Выбор способа регистрации документа

Можно зарегистрировать новый документ или произвести регистрацию на основе уже существующего документа. Во втором случае происходит автоматическое заполнение полей регистрационной карточки по аналогии с выбранным документом. Это позволяет значительно сократить время регистрации документа.

Регистрируемый документ присоединяется к карточке. Это может быть созданный документ, документ, полученный по электронной почте, отсканированный образ документа. В любой момент, присоединенный документ может быть просмотрен с помощью встроенного модуля просмотра и печати.

Система электронного документооборота позволяет распечатать регистрационную карточку и присоединенный к карточке файл документа.

Вопрос 4. Исполнение и контроль за исполнением документов.

Принятые и зарегистрированные документы передается на рассмотрение руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. В больших организациях руководителю передаются только важные документы, остальные направляются в подразделения и конкретным исполнителям в соответствие с распределением обязанностей внутри организации.

После рассмотрения руководителем ответственный исполнитель вносится в регистрационную карточку. Также заполняются поля «резолюция», «автор резолюции», и «срок исполнения». Документ копируется и передается в структурное подразделение, где может быть переадресован другому сотруднику – непосредственному исполнителю.

Исполнение документа – это подготовка проекта ответного документа, его согласование с соисполнителями.

Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.

Соисполнители предоставляют свои предложения и замечания по подготовке документа ответственному исполнителю. Проект документа согласуется с соисполнителями и авторами резолюций. Подписывает документ тот руководитель, которому был адресован поступивший документ.

Документы с резолюциями, поступившие в адрес исполнителя и имеющие сроки исполнения, подлежат постановке на контроль.

Контроль за исполнением задания – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос, его осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо.

Контроль за сроками исполнения ведет служба документационного обеспечения управления или секретарь.

Основными видами срокового контроля является текущий, предупредительный и итоговый.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

Итоговый контроль представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Он проводится службой, отвечающей за контроль исполнения еженедельно, ежемесячно, ежеквартально.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа. Результат исполнения должен быть записан в регистрационной карточке.

Формой контроля является периодическое составление обобщенной отчетности по документам организации.

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека или автоматизированная система контроля исполнения документов.

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. 31 разделитель – это числа месяца. За 32 разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последние дни месяца эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Наиболее рациональным является автоматизированный контроль, который ведет секретарь или ответственное лицо на персональном компьютере. При этом постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «срок исполнения» в регистрационной карточке.

В систему электронного документооборота заложены функции текущего и предупредительного контроля. Она контролирует время выполнения работ, сообщая исполнителям о наступлении контрольного срока, повышая, таким образом, исполнительскую дисциплину.

При ведении текущего контроля ежедневно выводится на экран список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Его можно распечатать, а также по электронной почте оповестить исполнителей.

Кроме текущего и предупредительного контроля технология работы с документами предусматривает проведение итогового контроля, который является аналитическим обобщением документооборота компании и исполнительской дисциплины. Для ведения итогового контроля, например, в системе Евфрат Документооборот имеется Мастер журналов и отчетов, который позволяет смоделировать необходимый отчет.

Может быть составлен общий отчет, содержащий информацию о количестве зарегистрированных видов документов по всем потокам организации и характере их исполнения (исполнены в срок или просрочены).

Для анализа исполнительской дисциплины создаются отчеты по исполнителям, которые включают информацию об адресованных каждому исполнителю поручениях, сроках их выполнения и состоянии работы по поручениям (выполнено или в работе). В этом отчете также приводится статистика об общем количестве поручений, о количестве выполненных в срок, просроченных и отмененных поручениях (рис. 14).

Рис. 14. Отчет о выполнении поручений

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок, создаваемых в автоматическом режиме. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получить всю необходимую информацию.

Вопрос 5. Систематизация и текущее хранение документов.

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных дел, т.е. группировка их в дела.

Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Общие требования к номенклатуре:

· Охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации.

· Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения, конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения.

· Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная – устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатуры дел организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

Номенклатура должна охватывать все документы, образующиеся в процессе деятельности организации.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разрабатывается архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания (табл. 6).

Таблица 6.

Номенклатура дел

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов	Срок хранения дела и № статьи по перечню	примечание
01-03	Устав фирмы		Пост., ст.37

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Бумажные документы формируются в дела в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. Электронные документы хранятся в электронных архивах.

Поскольку в организациях наличие электронного архива не исключает привычный бумажный архив, то при списании документа в архив в регистрационную карточку заносится информация о нахождении бумажного подлинника документа (рис. 15).

Рис. 15. Списание документа в архив

Вопросы для самопроверки:

1. Какие процедуры входят в технологию работы с документами?

2. Что такое регистрация документов?

3. Какие цели преследует регистрация документов?

4. Назовите основные принципы регистрации.

5. Какие существуют виды срокового контроля?

6. Что такое номенклатура дел?

7. Из каких разделов состоит номенклатура дел?

8. Какие бывают формы регистрации?

9. Назовите формы контроля.

10. Кто проводит контроль по существу?

Литература по теме:

3. Кузнецов И. Н.Документационное обеспечение управления. Учебник для вузов.- Юрайт-Издат, 2010.- 576 с.

Практическое задание.

Цели:

1. Закрепление навыков создания документов.

2. Получение навыков регистрации документов.

Задание 1.

Создайте регистрационную карточку документа (рис. 16).

Рис. 16. Регистрационная карточка документа

Задание 2.

Создайте следующий входящий документ (рис. 17).

Рис. 17. Входящий документ

Задание 3.

Заполните регистрационную карточку на этапе регистрации для поступившего входящего документа.

Задание 4.

Директор предприятия получил приказ «О подготовке к празднованию дня Победы». Наложив резолюцию «Представить план мероприятий к 15.04.2011 г.», назначил ответственными всех руководителям подразделений. Заполните те поля в регистрационной карточке (рис.18), которые заполняются после вынесения резолюции.

Рис. 18. Регистрационная карточка