- Рассел Д. Арчибальд «Управление высокотехнологичными программами и проектами»: пер с англ. Мамонтова Е.В.; под ред. Баженова А.Д., Арефьева А.О. – М:, Компания АйТи, ДМК Пресс, 2004, стр. 146-152;

- И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге «Управление проектами» Учебное пособи, - М:, ООО «Омега-Л», 2005, стр. 635-644.

Обратите внимание на:

- Необходимость использования единой информационной системы для управления проектами, на характер информационного обмена в организации при управлении проектами, на основных потребителей информации проекта и их потребности в информации.

Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами:

- Руководство к Своду знаний по управлению проектами. Третье издание. (Руководство РМВОКГ) Американский национальный стандарт ANSI/PMI 99-001-2004, глава 10.

Обратите внимание на:

- Важность соблюдения требований предъявляемых к эффективным коммуникациям и составу необходимой информации для участников проектов.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Что должна обеспечивать информационная модель проекта?

2. Какие три уровня управления могут быть выделены в организационной структуре проекта?

3. Какая информация необходима на стратегическом уровне?

4. Какая информация необходима на уровне управления проектом?

5. Какая потребность в информации возникает на уровне исполнителей?

6. Какие элементы включают в себя процессы управления коммуникациями проекта?

7. Какие формы могут принимать коммуникации в проекте?

8. Что предусматривает отчетность по проекту?

9. Почему возникает необходимость управления участниками проекта?

Теоретический материал по теме:

Для управления проектом требуется создание единой информационной системы, так как в процессе управления проектом происходит обмен информацией на различных уровнях управления.

Информационная система в свою очередь включает инструменты и технологии для сбора, хранения, обработки и распределения информации, полученной в результате управления проектами на всех стадиях для всех функций процесса управления и в интересах всех участников проекта в соответствии с их компетенцией и ответственностью.

Принципиальным отличием информационной системы управления проектом от других, например, корпоративных информационных систем, является то, что большинство корпоративных информационных систем разрабатывается для поддержки отдельных функций. Такие системы структурированы по подразделениям компании. В то время, как информационная система управления проектом объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретному проекту.

Для планирования и контроля хода выполнения проекта, а также для обеспечения лиц, принимающих решения по проекту, необходимой и достаточной информацией, требуется разработка и поддержка в актуальном состоянии информационной модели проекта.

Информационная модель проекта обеспечивает:

- централизованное хранение информации по календарным планам работ, ресурсам и

- стоимостным и другим показателям проекта;

- возможности быстрого анализа влияния изменений в плане работ, ресурсном, финансовом и других видов обеспечения на конечные результаты и показатели проекта;

- возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме функционирования информационной системы;

- возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту, а также решение других задач и процедур УП.

В организационной структуре проекта, как минимум, могут быть выделены три уровня управления, требующие специализированной информационной поддержки:

1. Стратегический уровень управления проектом (высшее звено руководства компанией или программой).

2. Уровень управления отдельным проектом (руководство проекта).

3. Уровень исполнения работ проекта (исполнители проекта).

На стратегическом уровне руководства информационная система должна обеспечивать сбор и обработку данных для принятия решений, связанных с утверждением целей, приоритетов, стратегическим планированием и финансированием проектов, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта.

Информационная система на данном уровне управления должна обеспечивать сбор данных из различных источников, обобщение и представление данных в форме удобной для восприятия.

На уровне управления проектом информационная система обеспечивает и поддерживает планирование комплекса работ, организацию и контроль выполнения работ, анализ и регулирование хода исполнения проекта и закрытие проекта.

Данный уровень руководства в первую очередь заинтересован в мощных средствах, позволяющих создать адекватную информационную модель комплексов работ и ресурсов проекта, поддерживающих расчет модели при различных входных параметрах, обеспечивающих обмен данными с другими уровнями управления и получение отчетов для целей анализа и оперативного управления.

На уровне исполнения заданий (пакетов работ) проекта необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая выполнение работ. Данная информация поступает с уровня управления проектом и из функциональных подразделений. В то же время, на данном уровне собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о ходе выполнении работ и использовании ресурсов.

В настоящее время, благодаря появлению современных технологий, обеспечивающих связь между участниками проекта в локальных и глобальных сетях, стала возможной реализация концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени.

В результате внедрения информационной системы управления проектом обеспечивается решение следующих задач:

· Поддержка процедур анализа и принятия решений по структуре, объемам работ и директивным срокам достижения промежуточных результатов проекта;

· Определение необходимого времени и затрат на реализацию проекта и его отдельных фаз, а также распределение во времени финансовых потребностей проекта;

· Разработка схемы финансирования работ и привлечения ресурсов в соответствии с единым планом проекта;

· Поддержка процедур разработки сводного плана проекта и согласования решений по временным, объемным и стоимостным и другим параметрам проекта с основными участниками проекта;

· Поддержка процедур разработки и согласования контрактов, распределения сфер рисков, ответственности и полномочий, проведения организационных мероприятий;

· Сбор фактических данных о ходе выполнения работ и их характеристик (например: выполненные объемы, произведенные затраты финансовых, трудовых, материальных и других видов ресурсов);

· Поддержка процедур управления контрактами;

· Поддержка процессов взаимодействия и координации работ, контроля исполнения и оперативного управления;

· Обеспечение всех уровней управления актуальной информацией о выполнении работ в соответствующих показателях в разрезах контрактов, подразделений на требуемом уровне детализации;

· Поддержка процедур анализа состояния работ и причин отклонений фактических показателей от плановых, анализа тенденций, прогнозирования сроков выполнения и других характеристик работ;

· Принятие и согласование решений по изменениям в едином плане работ, оперативную корректировку составленных планов выполнения работ в соответствии с согласованными решениями;

· Поддержка внутренней и внешней отчетности в рамках проекта. Получение агрегированной отчетности по проекту в различных разрезах (по участникам проекта, видам работ, статьям затрат и др.).

Различные фазы проекта требуют выполнения различных управленческих функций, изменяется объем проблем, требующих принятия решений. Поэтому информационная система проекта должна быть динамической системой, функциональность которой изменяется в зависимости от конкретной фазы развития проекта и стадии управления.

Процессы управления коммуникациями проекта.

Управление коммуникациями проекта - это область знаний, включающая в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта.

Процессы управления коммуникациями проекта предусматривают создание необходимых связей между людьми и информацией, которые требуются для успешного осуществления коммуникаций. Менеджеры проектов могут тратить чрезмерно много времени на коммуникации с командой проекта, участниками проекта, заказчиком и спонсором. Все, кто, так или иначе, вовлечен в проект, должны хорошо понимать, насколько коммуникации отражаются на протекании проекта в целом. Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие элементы:

1. Планирование коммуникаций - определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации (состав информации, сроки и способы доставки).

2. Распространение информации - своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.

3. Отчетность по исполнению - сбор и распространение информации о выполнении работ. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование, документирование хода работ.

4. Управление участниками проекта - управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем.

Эти процессы взаимодействуют как друг с другом, так и с процессами в других областях знаний. В зависимости от потребностей проекта в каждом процессе могут принимать участие один или несколько человек или групп. Каждый процесс имеет место, по крайней мере, один раз в ходе каждого проекта, а если проект разделен на фазы - то в одной или нескольких фазах проекта.

Планирование коммуникаций.

Навыки коммуникации являются частью навыков в области общего менеджмента и используются для обмена информацией. Они включают обеспечение того, что тот, кому следовало, получил ту информацию, которая ему предназначалась, согласно плану управления коммуникациями. В рамках процесса коммуникации отправитель отвечает за ясность и полноту информации (так, чтобы получатель мог правильно ее воспринять) и за обеспечение ее понимания получателем. Получатель отвечает за правильное получение всей информация и за ее правильное понимание. Коммуникации могут принимать различные формы, например:

- Письменная и устная,

- Внутренняя (в пределах проекта) и внешняя (с заказчиком, СМИ, общественностью),

- Официальная (отчеты, брифинги) и неофициальная (записки, спонтанные беседы),

- Вертикальная (вниз и вверх по иерархии организационной структуры) и горизонтальная (на одном уровне).

План коммуникаций является составной частью проекта и включает в себя:

1. План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.

2. План распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки.

3. Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.

4. План ввода в действие тех или иных коммуникаций.

5. Методы обновления и совершенствования коммуникаций.

Распространение информации.

Сбор и выборка информации может производиться различными средствами, включая картотеки, заполняемые вручную, электронные базы данных, программное обеспечение для управления проектами и системы, обеспечивающие доступ к технической документации (например, к чертежам, проектным спецификациям или планам испытаний).

Распространение информации включает в себя своевременный сбор информации, обеспечение доступа к ней для совместного использования и ее распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Распространение информации проекта может производиться различными способами, например:

- Собрания по проекту, распространение печатных документов, картотеки и сетевые электронные базы данных

- Электронное оборудование для коммуникации и проведения конференций (например, электронная почта, факсимильная связь, голосовая почта, телефон, видео и веб-конференции, а также публикация в Интернете).

- Электронные инструменты для управления проектом (например, веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектом и расписанием проекта), программное обеспечение для работы виртуального офиса и виртуального собрания, порталы и инструментальные средства управления совместной работой.

Анализ накопленных знаний включает в себя определение успехов и неудач проекта, а также выработку рекомендаций, направленных на улучшение выполнения проектов в будущем. На протяжении всего жизненного цикла проекта основные участники проекта должны выявлять накопленные знания, относящиеся к техническим, управленческим и процедурным аспектам проекта. На всем протяжении проекта накопленные знания собираются, формализуются и размещаются в определенном месте.

Команды проектов могут собирать информацию чаще, если они считают, что большее количество данных заслуживает дополнительного вложения времени и средств. Накопленные знания могут оказаться весьма полезным источником информации для будущих команд проектов, и могут способствовать повышению действенности и эффективности управления проектами. К тому же проведение совещаний по анализу накопленных знаний в конце каждой фазы является хорошим средством укрепления команды. Менеджеры проектов обязаны проводить совещания по анализу накопленных знаний по всем проектам совместно с участием ключевых внешних и внутренних участников проекта, особенно если результаты проекта оказываются ниже запланированных. Конкретными результатами анализа накопленных знаний могут являться:

· Обновление базы накопленных знаний.

· Информация для системы управления знаниями.

· Обновление правил, процедур и процессов, принятых в компании.

· Приобретение дополнительных навыков ведения бизнеса.

· Общее улучшение продукта или услуги.

· Обновление плана управления рисками.

Документация о накопленных знаниях содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к распространению информации. Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных, как для данного проекта, так и для исполняющей организации в целом.

К документации проекта могут относиться корреспонденция, записки и документы, содержащие описание проекта. Эта информация должна содержаться, насколько это возможно и уместно, в систематизированном виде. Члены команды проекта могут также вести персональные записи в книге записей по проекту.

Официальные и неофициальные отчеты по проекту содержат подробную информацию о состоянии проекта и включают в себя накопленные знания, журналы регистрации проблем, отчеты о завершении проекта и выходы других областей знаний.

Команда проекта предоставляет информацию официально или неофициально любому или всем участникам проекта. Информация должна соответствовать потребностям получателей и должна быть представлена в соответствующем виде.

Информация относительно выполнения операций проекта, получаемая от участников проекта, может распространяться и использоваться для улучшения будущих операций проекта. Участники проекта могут получать уведомления о решенных проблемах, одобренных изменениях и об общем состоянии проекта. Если в процесс распространения информации вносятся изменения, то соответствующие изменения должны быть внесены в план управления проектом и в план управления коммуникациями.

Отчетность по исполнению.

Отчетность по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана и предоставление участникам проекта информации о выполнении работ. Обычно такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению обычно должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках. Отчеты могут быть либо полными, либо касаться только отклонений.

Информация об исполнении работ, относящаяся к состоянию готовности результатов поставки и достигнутых результатов, собирается в процессе выполнения проекта и поступает в качестве входной информации для процесса отчетности по исполнению.

Для подготовки материалов о выполнении проекта для презентации можно использовать пакеты программного обеспечения (например, программы для создания отчетов в виде таблиц, программы для анализа крупноформатных электронных таблиц, программы для создания презентаций) или графические пакеты.

Информация для прогнозов и отчетов об эффективности, состоянии и прогрессе проекта может собираться из разных источников (например, из картотек, электронных баз данных, программного обеспечения для управления проектами) и с помощью систем, предоставляющих доступ к технической документации (например, чертежи, проектные спецификации и планы испытаний).

В отчетах об исполнении представляется в упорядоченном и суммированном виде собранная информация и анализ по результатам сравнения с базовым планом исполнения. В отчетах должна содержаться информация о состоянии и прогрессе проекта со степенью детализации, требуемой для данного участника проекта, согласно плану управления коммуникациями. Обычно отчеты об исполнении предоставляются в форматах столбиковых горизонтальных диаграмм, S-кривых, гистограмм или таблиц. В отчетность по исполнению часто включаются результаты анализа освоенного объема.

Прогнозы подлежат исправлению и повторному опубликованию по мере исполнения проекта на основании информации о выполнении работ. Эта информация относится к ходу выполнения работ по проекту в прошлом и может повлиять на данные о выполнении проекта в будущем, например на прогноз по завершении и на прогноз до завершения.

Управление участниками проекта.

В процессе управления определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта; например: каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче информации проекта существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно отличаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

В большинстве проектов основная часть планирования коммуникаций выполняется на самых ранних фазах проекта. Однако результаты данного процесса планирования регулярно пересматриваются на протяжении всего проекта и, при необходимости, изменяются, чтобы они сохраняли свою актуальность.

Управление участниками проекта включает в себя контроль за деятельностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координацию изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта. Команда управления проектом наблюдает за деятельностью команды, улаживает конфликты, решает проблемы и дает оценку работе членов команды. Результатами управления командой проекта являются обновление плана управления обеспечением проекта персоналом, представление на рассмотрение запросов на изменения, решение проблем, представление информации для оценок эффективности организации и добавление накопленных знаний в базу данных организации.

В рамках осуществления руководства и управления исполнением проекта команда управления проектом должна постоянно следить за ходом выполнения работ участниками проекта, следует уделять особое внимание таким вопросам, как участие членов команды на собраниях, предоставление отчетов о выполненных операциях и доходчивость передаваемой информации.

Отчеты об исполнении дают информацию о соответствии эффективности работы плану управления проектом. Управление участниками проекта предусматривает отслеживание результатов выполнения проекта в следующих областях: управление расписанием, управление стоимостью, контроль качества, подтверждение содержания и аудит поставок. Информация, содержащаяся в отчетах о выполнении работ вместе с прогнозами, помогает в определении требований к будущим человеческим ресурсам, в создании системы признания заслуг и поощрений и в обновлении плана управления обеспечением проекта персоналом.

Необходимость официальной или неофициальной оценки эффективности проекта зависит от продолжительности проекта, его сложности, организационных норм и правил, положений контрактов, заключенных с сотрудниками, а также от количества и качества средств общения. Участники проекта в качестве обратной связи получают информацию об оценке их работы над проектом от людей, осуществляющих надзор за их деятельностью. Члены команды проекта могут также получать информацию, касающуюся оценки их работы от тех, кто взаимодействует с ними на условиях обратной связи в 360 градусов. Термин "обратная связь в 360 градусов" означает, что исполнитель работ получает оценочные данные о своей работе из различных источников, включая вышестоящие, равного с ним уровня и нижестоящие.

Для подготовки к семинару:

Продумайте ответ на следующие предлагаемые к обсуждению вопросы:

1. Чем определяется необходимость организации эффективных коммуникаций при управлении проектами?

2. Какие способы получения и обработки информации вы можете предложить в системе управления проектами?

Для подготовки к практикуму:

Обратите внимание на примеры решение следующих типовых задач:

1. Определение состава документов необходимого для различных исполнителей в системе управления проектами конкретной предметной области.

2. Сравнение характера и состава документов необходимых на разных уровнях управления проектами.

Решите задачи из практикума.

Оформите Ваши решения и передайте преподавателю.

Тема 2. Современные тенденции и основные задачи программного обеспечения управления проектами

В результате успешного изучения темы Вы узнаете:

1. Основные задачи программного обеспечения управления проектами.

2. Категории программных продуктов и их характеристики.

и приобретете следующие компетенции:

1. получите представление об особенностях программного обеспечения для автоматизации различных функций управления проектами.

2. научитесь определять ключевые характеристики программного обеспечения для управления проектами на различных стадиях жизненного цикла.

В процессе освоения темы акцентируйте внимание на следующих понятиях:

· Управление процессами.

· Управление расписанием.

· Управление стоимостью.

· Управление ресурсами.

· Управление рисками.

· Управление коммуникацией.

· Графические расширения.

· Табели учета рабочего времени.

· Web-издатели.

· WEB-органайзеры.

Для изучения темы:

Прочитайте:

Обратите внимание на:

- Задачи, которые решаются за счет использования автоматизированных систем управления проектами, на особенности систем автоматизирующих различные функции при управлении проектами, на повышение функциональной эффективности управления проектами за счет использования различных категорий программных пакетов.

Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами:

- А.С. Товб, Г.Л Ципес. Управление проектами: стандарты, методы, опыт: Пер. с англ./ М.: ЗАО «Олимп-бизнес, 2005, стр. 195-204.

Обратите внимание на:

- Требования к автоматизации функций управления проектами, управление деловыми процессами в проекте, включая процессы согласования документов.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Перечислите основные задачи систем управления проектами?

2. Назовите категории программных продуктов, обеспечивающие автоматизацию различных функций в управлении проектами?

3. Какие задачи решают комплексные пакеты для управления проектами?

4. Какие задачи решает программное обеспечение для управления расписанием?

5. Назовите ключевые характеристики программного обеспечения для управления процессами/содержанием проекта?

6. Какое программное обеспечение позволяет управлять бюджетом с контролем базового плана?

7. Какие программные средства обеспечивают эффективную передачу информации менеджерам проектов и членам проектных команд?

8. Перечислите графические расширения, используемые в управлении проектами.

9. Что такое WEB-органайзеры?

Теоретический материал по теме:

С наступлением компьютерной эры и с разработкой и внедрением в 50-х годах различных методов планирования, таких как сетевые методы РЕКТ/СРМ/РDМ, компьютерные приложения для планирования, календарной привязки и контроля проектов стали и остаются важными инструментами управления проектами

Компьютеры и программы - важные элементы сегодняшних информационных систем управления проектами (ИСУП). Необходимость автоматизации обработки больших и взаимосвязанных объемов информации, характерных для управления крупными проектами или мультипроектами в сегодняшнем динамичном высокотехнологичном окружении, сделала возможными разработку и эффективное использование интегральных информационных систем управления проектами. Но только в последние годы с развитием систем, использующих Internet-технологии, удалось осуществить полную автоматизацию управления всеми проектами в рамках единой интегральной компьютерной системы.

Перечислим основные задачи, для решения которых используются системы управления проектами:

- разработку расписания исполнения проекта без учета ограниченности ресурсов;

- разработку расписания исполнения проекта с учетом ограниченности ресурсов (leveling);

- определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта;

- определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;

- определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;

- анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;

- учет исполнения проекта;

- анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

Как правило, ИСУП делятся на системы начального уровня, к которым, учитывая их функционал, наиболее применим термин Системы календарного планирования и контроля (СКПК) и профессиональные системы управления проектами. Хотя в последние три года отмечается устойчивая тенденция “подрастания” систем начального уровня к профессиональным пакетам и еще более активное расширение функциональности последних.

Рассмотрим категории программных продуктов, обеспечивающие автоматизацию различных функций в управлении проектами (табл. 1) и задачи, решаемые этими пакетами.

Таблица 1.

Категории программных пакетов и соотносимые с ними области в управлении проектами

Категория программных пакетов	Соотносимая с ней область в управлении проектами (согласно РМВОК)
Комплексные пакеты	Все
Управление процессами/содержанием	Управление интеграцией
Управление расписанием	Управление временем
Управление стоимостью	Управление стоимостью
Управление ресурсами	Управление человеческими ресурсами
Управление рисками и их оценивание	Управление рисками
Управление коммуникацией	Управление коммуникацией
Подкатегории: Графические расширения
Табели учета рабочего времени
Web-издатели / Web -органайзеры

Комплексные пакеты для управления проектами.

Комплексные пакеты для управления проектами, состоящие из нескольких совместимых друг с другом модулей (причем любой обладает теми или иными возможностями в каждой из перечисленных ниже категорий), были разработаны в различных отраслях. Наиболее активные заказчики таких пакетов – оборонная и аэрокосмическая отрасли. Однако, несмотря на свое происхождение, большая часть пакетов вполне может быть применена и во многих других отраслях и областях деятельности.

Модули, входящие в состав комплексных пакетов, как правило, могут быть оценены отдельно друг от друга, однако основное преимущество такого пакета заключается в том, что все модули интегрированы в единую систему, благодаря чему обеспечивается информационный обмен между ними. Эти продукты могут быть использованы в любых организациях - от малых до крупных, выполняющих любые проекты - от простейших до сложных. "Инженерные, научно-исследовательские, проектировочные компании, правительственные учреждения, фирмы по разработке программного обеспечения, медицинские организации, фирмы-разработчики электронной техники, аэрокосмические и телекоммуникационные компании, представители сферы услуг, консалтинговые фирмы. IT-компании - все могут выиграть от применения комплексных пакетов для управления проектами. Некоторые из таких пакетов ориентированы на различные сегменты рынка, определяемые спецификой той или иной отрасли"

Ключевые характеристики комплексных пакетов для управления проектами

- возможность рассмотрения и учета всех фаз жизненного цикла проекта;

- возможность управления всеми проектами на предприятии, причем итоговая информация по этим проектам может представляться в различной форме (как ИСП/ИСР, в организационной форме, в виде схемы счетов или ином), задаваемой пользователем пакета;

- возможность осуществления информационной поддержки стратегических решений;

- возможность связи с другими информационными управленческими программами.

Программное обеспечение для управления процессами/содержанием проекта.

Программные продукты, работающие с процессами, объединяют процесс управления проектами с рабочими процессами функциональных подразделений, участвующих в выполнении проекта. Эти продукты могут быть применены к процессу и методологии управления проектами, а также объединять их с такими вспомогательными методологиями, как, например, методология разработки продукта или процесс разработки программного обеспечения. "Поддержка управления проектом может быть простой, предусматривающей лишь документирование методологии и относящихся к делу материалов, или сложной настолько, чтобы включать в себя оценивание рисков, рассмотрение благоприятных возможностей для ведения бизнеса, анализ окупаемости, протоколирование результатов, коммуникацию, оценивание и непрерывное улучшение методологии"

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления процессами/содержанием проекта:

- представление процессов в виде блок-схем (потоковых диаграмм);

- одновременное использование вспомогательного программного обеспечения и справочных материалов;

- возможность предоставлять пользователям указания и помощь при освоении ими новой организационной методологии;

- автоматизированная связь с другими системами управления проектами.

Программное обеспечение для управления расписанием

Программные продукты данной категории, лежащие в основе многих приложений для управления проектами, позволяют осуществлять планирование программ и проектов, построение расписаний, мониторинг и контроль отдельных проектов, программ и мультипроектов, а также всех проектов, входящих в портфели или выполняемых в масштабах всего предприятия. "Календарное планирование - насущная необходимость для проектов, которые выполняются во всех отраслях и сферах деятельности, поэтому программные продукты данной категории не только широко используются, но и отличаются тем, что их можно применить практически к любой отрасли бизнеса или любому проекту"

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления расписанием:

- способность планировать и выстраивать во времени последовательности операций, используя методы СРМ/РDМ/РЕRТ или диаграммы Гантта;

- способность генерировать, основываясь на ИСП/ИСР, главные расписания и детализированные расписания более низких иерархических уровней:

- способность выполнять вычисления критического пути;

- возможность распределения и выравнивания ресурсов с требуемой степенью точности и детальности анализа;

- способность отслеживать исполнение расписания на текущий момент и делать прогноз на будущее, основываясь на нынешнем состоянии проекта и его базовом плане;

- способность формировать отчеты об исполнении расписания, в том числе в форме диаграмм Гантта и сетевых диаграмм;

- для некоторых программных продуктов - способность работать с операциями критического пути, учитывая буферы и результаты вычислений критического пути, ограниченного ресурсами.

Программное обеспечение для управления стоимостью.

Программные продукты для управления стоимостью варьируются от простейших приложений, способных связываться с модулями отслеживания расходов продуктов предыдущей категории, до сложных пакетов, способных управлять всеми статьями расходов в течение всех фаз жизненного цикла проекта - от первичной оценки на концептуальной фазе до итоговой оценки и анализа на момент завершения.

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления стоимостью:

- способность формировать цену предложения, основываясь на трудозатратах по категориям, расценках, надбавках и оценочных объемах;

- способность управлять бюджетом с контролем базового плана;

- способность к прогнозированию, в частности, роста расценок (тарифов, ставок);

- способность измерять производительность работы, в том числе освоенный объем;

- способность анализировать отклонения по срокам и стоимости.

Программное обеспечение для управления ресурсами.

Система управления ресурсами приводит доступные человеческие и иные резервы в соответствие требованиям к ресурсам и информирует менеджеров и специалистов по планированию о том, где и когда существуют или могут возникнуть недостаток/избыток ресурсов.

В продукты для управления ресурсами, перечисленные в РМI Survery (27 проlernjd) не включены приложения для управления ресурсами в масштабах предприятия – Еenterprise Resource Planning (ERP) Aplications, которые позволяют интегрировать управление как задействованными, так и не задействованными в проектах ресурсами. ERP-приложения разработаны с целью объединения всех бизнес-функций в общую систему и могут быть применены к любому аспекту деятельности предприятия: финансовому, маркетинговому, инженерному, производственному, пусконаладочному и др. Программное обеспечение для управления проектами может быть интегрировано в любое из этих ERP -приложений. Некоторые комплексные пакеты для управления проектами и некоторые системы для управления ресурсами способны управлять ресурсами предприятия самостоятельно. Однако вопрос о том, способны ли они управлять в масштабах предприятия значительными объемами ресурсов, не занятых в проектах требует отдельного изучения.

Программное обеспечение управления коммуникациями.

Эти программные средства обеспечивают накопление всей относящейся к проектам информации и эффективную ее передачу менеджерам проектов и членам проектных команд.

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления коммуникациями:

- способность генерировать отчеты о ходе исполнения проекта в натуральных и стоимостных показателях, а также об исполнении расписания;

- автоматизация процесса обработки и взаимодействия различных проектных документов;

- использование Internet-технологий для информационного обмена между всеми членами проектной команды;

- использование досок объявлений, системы сообщений и других способов взаимного информирования и уведомления членов команды.

Системы табельного учета рабочего времени (подкатегория программного обеспечения для управления коммуникациями).

Учет рабочего времени, проведенного над выполнением тех или иных задач проекта, - крайне важная процедура в обеспечении качественного контроля проекта. Средства табельного учета облегчают эту процедуру, давая членам проектной команды возможность вести протоколы и готовить отчеты о затраченном рабочем времени в электронной форме. Эти средства варьируются от простейших до весьма и весьма сложных.

Ключевые характеристики систем табельного учета рабочего времени:

- возможность составления и ведения членами проектных команд «списков предстоящих дел и задач» в электронной форме;

- возможность аудита изменений, вносимых в листки табельного учета;

- возможность взаимодействия с другими программными пакетами управления проектами, позволяющая автоматизировать корректировку расписания проекта;

- возможность взаимодействия с финансовыми системами предприятий

- способность генерировать отчеты для членов проектной команды и руководства в форме, задаваемой пользователем.

Графические расширения (подкатегория программного обеспечения для управления коммуникацией).

Программные средства этой категории принимают на вход данные, выдаваемые другими пакетами, и представляют их в графическом формате, выбранном пользователем. Примерами графического представления могут служить традиционно используемые в управлении проектами диаграммы Гантта, сетевые диаграммы, иерархические структуры, схемы по методу РЕRT.

Ключевые характеристики графических расширений:

- способность извлекать данные из различных программных пакетов управления проектами и других источников;

- возможность осуществлять фильтрацию, сортировку и отбор информации по критериям, задаваемым пользователем, а также использовать различные форматы представления выходных данных.

WEB-издатели и органайзеры (подкатегория программного обеспечения для управления коммуникациями).

WEB-органайзеры - это продукты, способные сводить воедино информацию из различных проектных документов и представлять ее в форме WEB -сайта с совокупностью гиперссылок, создавая тем самым рабочий журнал проекта в Internet, или перенося весь процесс управления проектом в Сеть.

Ключевые характеристики WEB -издателей и органайзеров:

- способность публиковать отчеты, которые могут быть просмотрены в стандартных Internet -браузерах;

- способность создавать электронный рабочий журнал проекта;

- возможность размещения в Сети проектной документации и формирования структуры гиперссылок для обмена данными;

- возможность формирования Internet -ориентированных процессов управления проектами.

Управление проектами с использованием Internet-технологий.

Тиммонс (Timmons) утверждает - и приводит определенные доказательства - что "наш будущий успех менеджеров проекта будет определяться тем, насколько хорошо они умеют пользоваться возможностями, предоставляемыми Internet"

Среди множества преимуществ и выгод, которые сулит Internet-ориентированное управление проектами, Тиммонс называет ускорение процессов проектирования, повышение качества отчетов, круглосуточную доступность хранящихся в Internet баз данных, улучшенный контроль исполнения базового плана проекта, наличие списка текучести рабочей силы по проекту (перечня недоделок и отметок об их выполнении), упрощенную процедуру хранения и использования информации, предоставляемой поставщиками: чертежей, журналов регламентных работ, протоколов тестирования, руководств и т.д.

Internet-ориентированное управление проектами приобретает известность как распределенное управление проектами (Distributed Project Management, DPM) и в настоящее время представляет собой очень большой и быстрорастущий сегмент рынка.

Огромное количество отраслей требует использования инструментов сотрудничества. Помимо IТ-организаций, пользователями инструментов сотрудничества являются и организации, не связанные с информационными технологиями (не IT-организации), например архитектурные, инженерные, аэрокосмические, оборонные, энергетические, здравоохранительные, фармацевтические, производственные, телекоммуникационные и строительные.

На рынке систем распределенного управления проектами в настоящее время вырисовываются определенные тенденции. Так, наблюдается отход от сложных приложений, базирующихся на настольных компьютерах, к простым использующим Internet-технологии средствам, несмотря даже на тот факт, что налицо смещение интереса от локальных проектов к более сложным распределенным.

Для подготовки к семинару:

Продумайте ответ на следующие предлагаемые к обсуждению вопросы:

1. Выявите характерные особенности различных пакетов программного обеспечения.

2. Какие функции в управлении проектами особенно нуждаются в автоматизации?

Для подготовки к лабораторному практикуму:

Ознакомьтесь с примерами использования программных средств для управления расписанием.

Выполните задания из практикума.

Оформите результаты и передайте преподавателю.

Тема 3. Категории пользователей автоматизированными системами управления проектами (АСУП)

В результате успешного изучения темы Вы узнаете:

1. О требованиях, предъявляемых участниками проекта к ПО на разных уровнях управления проектом.

2. Категории пользователей программных продуктов и их задачи, решаемые в ходе реализации проекта.

и приобретете следующие компетенции:

1. получите представление об обязанностях участников проекта и направлениях их деятельности в управлении проектами.

2. научитесь определять необходимые программные средства для увеличения эффективности деятельности участников проекта на различных стадиях его жизненного цикла.

В процессе освоения темы акцентируйте внимание на следующих понятиях:

· Среда управления.

· Уровни управления.

· Менеджер проекта.

· Инженер проекта.

· Администратор проекта.

· Администратор контрактов.

· Менеджер по закупкам и поставкам.

· Менеджеру по персоналу.

· Менеджер по качеству.

· Менеджер по коммуникациям.

· Менеджер по финансам.

· Менеджер-координатор.

Для изучения темы:

Прочитайте:

- И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге «Управление проектами» Учебное пособи, - М:, ООО «Омега-Л», 2005, стр. 235-236, 484-489, 564-575.

Обратите внимание на:

- Ключевые должности в управлении проектами, на обязанности и полномочия носителей ключевых должностей, на ответственность, возлагаемую на менеджера проекта, на состав документов, с которыми работает менеджер проекта,

- На задачи менеджера по качеству, на методологические принципы и государственные стандарты, которыми руководствуется в своей работе менеджер по качеству;

- На требования, предъявляемые к менеджеру по персоналу, и личностные качества, которыми он должен обладать при работе с людьми и документами.

Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами:

- А.С. Товб, Г.Л Ципес. Управление проектами: стандарты, методы, опыт: Пер. с англ./ М.: ЗАО «Олимп-бизнес, 2005, стр. 65-79.

Обратите внимание на:

- Квалификационные требования к персоналу проекта, на должностные обязанности руководителя проекта и системного администратора проекта.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Перечислите требования, предъявляемые к ПО на уровне управления проектом?

2. Перечислите требования, предъявляемые к ПО на уровне высшего руководства?

3. Перечислите требования, предъявляемые к ПО на уровне операций?

4. Назовите обязанности менеджер проекта?

5. Назовите ключевые должности в управлении проектами?

6. Какие обязанности у администратора проекта?

7. Какие функции выполняет менеджер по персоналу?

8. Кто такой инженер проекта?

9. Зачем и когда нужен менеджер-координатор?

Теоретический материал по теме:

Среда управления.

В любой организации можно выделить три группы сотрудников, участвующих в процессе управления ее деятельностью.

1. Высшее руководство, т.е. специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, укрупненное планирование деятельности организации и оценку выполнения этих планов.

2. Менеджеры, ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством; распределение работ по конкретным исполнителям, планирование использования ресурсов, контроль за выполнением планов и подготовку укрупненных отчетов для высшего руководства.

3. Специалисты на местах, ответственные за выполнение определенных работ в соответствии с графиком, предоставление отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и т. д.

Существенные отличия в выполняемых задачах определяют различия в требованиях, которые предъявляют эти группы пользователей к ПО, призванному повысить эффективность их деятельности.

В свое время компания Welcom Software Technologies провела исследование, позволившее определить различия в требованиях, предъявляемых к ПО на разных уровнях управления проектом (таблица 1). В результате были выделены три уровня управления: высшего руководства (Executive level), стратегический (Strategic level) и уровень операций (Desktop level). Причем к последнему в данном случае отнесли и исполнителей работ, и руководителей на местах, которые используют ПО для управления проектами не более нескольких часов в месяц.

Уровень высшего руководства	Стратегический уровень	Уровень операций
Легкость в применении. Возможность получать демонстрационные отчеты. Мощные возможности обобщения сведений. Средства для интеграции с данными из других программных приложений. Процедуры для планирования сверху вниз.	Мощность временного, ресурсного, стоимостного планирования, анализа рисков. Возможность интеграции с другими приложениями. Средства для свертывания (roll-up) данных по проекту (предоставление отчетов руководству) и углублению (drill-down) для планирования на более детальном уровне. Средства для контроля за реализацией проекта. Гибкость при настройке выходных форм отчетности.	Простота использования. Легкость изучения. «Прозрачность» процедур ввода данных. Наглядность.

Можно заметить, что требования, выдвигаемые на уровнях высшего руководства и операций, применимы абсолютно к любой автоматизированной системе для управления предприятием. А требования специалистов, занимающихся детальным планированием (в данном случае - стратегический уровень), зависят от предметной области, в которой они работают. Из таблицы видно, какие функции важны для руководителя проекта.

Уровень высшего руководства.

Для данного уровня (на самом деле у высшего руководства не всегда есть желание работать с системами управления проектами) самым главным требованием является простота использования. Руководство, если у него появилась потребность работать с ПО по УП, будет делать не очень часто, и не захочет тратить на изучение системы больше 2-3 дней.

Следующей важной особенностью является презентационных характер форм предоставления информации по проектам, так как руководитель может использовать программное обеспечение для подготовки презентаций для клиентов. Средство для предоставления информации в самом общем виде на одном листе в форме диаграммы Гантта или кривой затрат – самое стандартное требование. Руководство не будет тратить время на ввод данных, так что должна быть возможность для получения данных из других источников, в том числе с других уровней управления проектами. В то же время может понадобиться средство для планирования сверху вниз, если нужно будет детализировать построенный руководством план на другом уровне управления.

Стратегический уровень.

Требование легкости изучения и "дружелюбный интерфейс" не упоминается в запросах на программное обеспечение специалистов-профессионалов. Базовым является мощность средств временного анализа, ресурсного планирования, стоимостного анализа и анализа рисков. Ведь предполагается, что пользователь не только знает, как вызвать процедуру системы, но и понимает заложенный в нее алгоритм.

Кроме того, очень часто требуется интегрировать данные о проектах с данными из других приложений, например, из бухгалтерских программ и т.д. Обязательно должно быть предусмотрено средство объединения нескольких проектов для обобщенного анализа, управления, контроля.

Важна возможность ввода реальных данных и сравнения предварительных планов с фактическим выполнением для внесения корректирующих операций. Гибкая отчетность нужна, поскольку менеджерам-профессионалам приходится настраивать отчеты не только для себя, но и для сотрудников, работающих с проектом на других уровнях управления.

Следует отметить, что сотрудников, работающих на уровне детального планирования проекта, можно разделить на две группы. К первой относятся специалисты, ответственные за планирование сложных комплексных проектов (групп проектов и подпроектов в рамках этих групп). Для них характерно профессиональное образование в сфере управления проектами, и работа по планированию проекта является их основной обязанностью. Именно им в большей мере присущи требования к мощности и гибкости ПО.

При реализации несложных проектов (или в небольших организациях) уровень детального планирования будет представлен второй группой сотрудников -- руководителями, для которых планирование проектов не является основной работой. Это может быть директор небольшой фирмы или заместитель руководителя крупной организации (уровень высшего руководства), планирующий текущую деятельность своего предприятия, или начальники отделов (уровень операций), которые планируют загрузку своих сотрудников. Для этой группы управленцев более важны такие характеристики системы, как простота использования и легкость обучения.

Уровень операций.

Для этого уровня работа с программным обеспечением по управлению проектами вторична. Это ответственные за проекты на местах, менеджеры проектов, руководители групп. На уровне операций, конечно же, требуется инструмент по управлению и контролю за проектом, но на непостоянной основе. Сотрудники не могут выделять слишком много времени для поддержания данных по проекту в актуальном состоянии. Например, менеджер проекта может уделить этому лишь несколько часов в месяц. Наиболее часто произносится жалоба со стороны менеджеров проектов на то, что масса времени у них уходит на ввод данных по проекту. Однако возможность предоставления отчетов в графическом виде важна для координации действий исполнителей в проекте, что входит в непосредственные обязанности менеджера проекта.

Менеджер проекта (Project manager) - проект-менеджер, руководитель проекта - лицо, которому заказчик или другие участники делегируют полномочия по руководству работами по проекту: планированию работы, координации действий всех участников и контролю за ходом его разработки и реализации. Круг его обязанностей определяется контрактом с заказчиком. Под его руководством обычно создается специальное подразделение. Функции, состав и круг обязанностей этого подразделения зависят от характера и масштабов проекта, других условий его разработки и реализации.

Требования к менеджеру проекта (проект-менеджеру).

В самом общем виде менеджер — это руководитель или управляющий, занимающий постоянную должность в команде проекта и наделенный полномочиями в области принятия решений по конкретным видам деятельности.

Эффективный проект-менеджер помогает членам команды пройти все стадии развития и полностью раскрыть свой потенциал.

В ходе планирования деятельности команды он должен четко сформулировать целевые установки, обеспечить согласованность в работе всех функциональных секторов команды для эффективного использования выделенных на проект ресурсов.

Проект-менеджер должен не только формировать сплоченную работоспособную, с высокой отдачей команду, планировать деятельность, контактировать и срабатываться с подчиненными, но и устанавливать хорошие рабочие взаимоотношения с вышестоящими руководителями, обеспечивая их информацией о ходе работ по проекту, создавая благоприятный имидж проекта.

Эффективные менеджеры проекта должны:

- знать, на что они расходуют свое время. Умение контролировать свое время является важнейшим элементом производительной работы;

- быть нацелены не на выполнение работы как таковой, а конечный результат;

- строить свою деятельность на преимущественных, сильных качествах, как собственных, так и членов команды, а также обязаны отыскивать положительные моменты в конкретных ситуациях.

Эффективные управляющие концентрируют свое внимание на нескольких важнейших участках. Они должны научиться устанавливать приоритетные направления работ. Наконец, эффективные управляющие должны принимать эффективные решения.

Менеджер проекта должен:

- быстро и эффективно организовать начало работ по проекту;

- организовывать, координировать и контролировать ход работ по проекту;

- целесообразно распределять работы по проекту между членами команды проекта;

- осуществлять взаимодействие с внешними участниками проекта для эффективной и своевременной его реализации; контролировать отклонения от запланированного хода работ и следить за изменениями по проекту; осуществлять коммуникации с членами команды проекта с целью мониторинга проекта, принятия решений по ходу работ, расшивки конфликтных ситуаций в ходе работ и взаимодействий.

Инженер проекта — лицо или организация, имеющие лицензию на занятие инжиниринговой деятельностью (инжинирингом), иначе говоря, оказывать комплекс услуг, связанный с процессом производства и реализации продукции проекта. Инжиниринг в данном случае включает фазы:

· планирования;

· инженерного проектирования;

· проведения испытаний;

· контроля за сдачей объекта в эксплуатацию.

Требования к инженеру проекта.

Инженер проекта обязан следить за технической целостностью проекта, процессами его проектирования и соответствия затрат средств, ресурсов и времени на всех стадиях проекта запроектированным показателям. В крупных проектах инженер проекта является, по сути, заместителем проект-менеджера по реализации проекта во всех его частностях, оставляя проект-менеджеру общее руководство и управление командой проекта. Инженер проекта контролирует и координирует:

- разработку календарных планов выполнения работ и использования ресурсов проекта;

- закупки и поставки (в общем виде) ресурсов проекта; выполнение работ по проекту; изменения по проекту; завершение проекта.

Инженер - это специалист, которому поручены работы по разработке проекта в целом. Он может привлекать к работе субподрядчиков для разработки отдельных разделов проекта. Он отвечает за качество и сроки разработки проекта в целом и за все принимаемые проектные решения, однако при этом он руководствуется заданием на проектирование и вводными данными, если их сбор не поручен ему контрактом. В ряде случаев главный инженер проекта осуществляет контроль за выполнением всех проектных решений при реализации проекта

Администратор проекта - это лицо, снимающее с плеч менеджера проекта бремя административных забот. Это дает возможность менеджеру проекта экономить до 50% своего рабочего времени.

Западная технология осуществления проектов предполагает, что администратор проекта может иметь свой штат и его основная задача заключается в ведении и составлении отчетности. Для этого администратор проекта и его штат поддерживают отношения с менеджером проекта и всеми его участниками. Участники проекта, используя информацию от администрации проекта, должны быть в состоянии контролировать ход его реализации и принимать объективные обоснованные решения, направленные на реализацию проекта в срок при высоком качестве. Участники проекта и его менеджер не должны сами заниматься поиском необходимой информации, т.к. это основная задача администратора проекта и его службы.

В составе службы администратора проекта может быть и пресс-секретарь администрации, который поддерживает связь с представителями СМИ и контролирует информирование общественности о хо де реализации проекта.

Требования к администратору проекта

Администратор проекта осуществляет общее руководство деятельностью команды проекта, организует и контролирует работу офиса проекта, обеспечивает команду проекта необходимой оргтехникой, материалами, оборудованием.

Администратор контрактов отвечает за заключение, выполнение и завершение контрактов с участниками проекта, в том числе с проектировщиками, поставщиками ресурсов и услуг, консультантами по проекту, экспертами, прочими требуемыми в соответствии со спецификой проекта специалистами.

Менеджер по закупкам и поставкам отвечает за выбор поставщиков работ, ресурсов и услуг по проекту, организацию закупок поставок ресурсов, как в целом, так и на конкретные виды работ и этапы проекта, определяет и контролирует риски проекта, относящиеся к закупкам, поставкам и качеству ресурсов. Контролирует выполнения графиков поставок и своевременно вносит корректировки в случае нарушения сроков.

Менеджеру по персоналу. Вне зависимости от специфики проекта менеджер по персоналу решает такие вопросы, как:

· привлечение необходимых для реализации проекта человеческих ресурсов;

· обучение и повышение квалификации персонала;

· оценка участия каждого из сотрудников в достижении стоящих перед командой проекта целей;

· вознаграждение персонала.

Менеджер по качеству отвечает за все аспекты выполнение проекта, связанные с качеством работ, ресурсов и услуг по проекту.

Менеджер по коммуникациям отвечает за целесообразное эффективное осуществление взаимодействия членов команды проекта в процессе работ, в том числе за информационные, программные системы, компьютерное и телекоммуникационное оборудование и обеспечение, организует и поддерживает работу распределенного виртуального офиса проекта.

Менеджер по финансам является существенной фигурой команде проекта. Он осуществляет контроль за организацией финансирования проекта, движением денежных потоков, организацией бухгалтерского учета, бюджетирование проекта, оценками стоимостных показателей выполнения работ, закупок ресурсов, осуществляет управление стоимостью по проекту.

Менеджер-координатор требуется для реализации особо крупных проектов, в которых организуются большие команды проекта с функциональными группами, деятельность которых требуется контролировать и координировать отдельному члену команды. В небольших проектах эти обязанности лежат на проект-менеджере.

В конкретных проектах могут возникать разнообразные обязанности, которые требуют выделения отдельного менеджера по определенным областям деятельности, например в случае сложного строительного объекта.

Для подготовки к семинару:

Продумайте ответ на следующие предлагаемые к обсуждению вопросы:

1. Какие требования должны включать должностные инструкции участников проекта?

2. Какими программными средствами должны владеть участники проекта и в какой степени?

Для подготовки к лабораторному практикуму:

Ознакомьтесь с примерами использования программных средств для управления содержанием проекта.

Выполните задания из практикума.

Оформите результаты и передайте преподавателю.

Тема 4. Классификация систем управления проектами

В результате успешного изучения темы Вы узнаете:

1. Классификацию систем управления проектами по этапам жизненного цикла.

2. Классификацию систем управления проектами по функциям управления.

3. Классификацию систем управления проектами по уровням управления.

и приобретете следующие компетенции:

1. получите представление об интегрированной информационной системе управления проектами.

2. познакомитесь с ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов и др.

3. научитесь определять критерии для классификации программных средств управления проектами.

В процессе освоения темы акцентируйте внимание на следующих понятиях:

· Информационная система управления проектом.

· Распределенные интегрированные системы.

· Персональные компьютерные системы.

· КСП – системы.

· Internet/Intranet технологии.

· Видеоконференции.

· Пакеты для составления расписаний и комплексные системы.

· Средства для организации коммуникаций.

· Средства для интеграции с другими приложениями.

· Средства для упрощенного доступа к проектным данным.

Для изучения темы:

Прочитайте:

- И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге «Управление проектами» Учебное пособи, - М:, ООО «Омега-Л», 2005, стр. 635-644.

Обратите внимание на:

- Структуру информационной системы управления проектами, на основные инструменты распределенных интегрированных систем, на типы программного обеспечения для различных этапов жизненного цикла проекта, на особенности классификации ПО в соответствие с функциями управления проектом, на взаимосвязь различных ПО при автоматизации уровней управления проектом.

Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами:

Обратите внимание на:

- На состав модулей входящих в интегрированные пакеты систем управления проектами, для автоматизации каких функций они предназначены и на каких уровнях управления целесообразно их использовать.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Перечислите состав ПО на уровне управления проектом?

2. Перечислите состав ПО на уровне высшего руководства?

3. Перечислите состав ПО на уровне операций?

4. По каким признакам могут быть классифицированы система управления проектами?

5. Какое ПО используется для автоматизации функций на прединвестиционной фазе проекта?

6. Для чего применяются КСП - системы?

7. Какие функции автоматизируют ПО поддержки групповой работы?

8. На каком уровне управления используются средства для организации коммуникаций?

9. Назовите основные функциональные элементы интегрированной информационной системы поддержки принятия решений на стадии выполнения проекта?

Теоретический материал по теме:

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.

Информационная система управления проектом — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и WEB-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.

На сегодняшний день применение информационных технологий для управления проектами можно представить так, как изображено на рисунке 1.

Рисунок 1. Автоматизация управления проектами

Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение функций:

- работа в многопроектной среде;

- разработка календарно-сетевого графика выполнения работ;

- оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов;

- проведение анализа «что-если»;

- сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов;

- планирование и контроль договорных обязательств;

- централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т. д.

Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:

· архитектуру клиент — сервер. Она позволяет рабочим станциям («клиентам») и одному или нескольким центральным ПК («серверам») распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Большинство систем клиент—сервер используют базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД). Для успешного управления проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и выполнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта;

· системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по оптико-волоконным кабелям, локально — вычислительные сети и т. д.);

· портативные компьютеры;

· программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее:

- обмен электронной почтой;

- документооборот;

- групповое планирование деятельности;

- участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и ведения обсуждений;

- проведение «мозгового штурма», давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану.

Internet/Intranet являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Созданные WEB-страницы формируют WEB -сайт, который затем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде WEB -страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Intranet базируется на тех же элементах что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internet.

Интегрированные информационные системы поддержки принятия решений

Процесс принятия решения — процесс выбора оптимального (удовлетворительного) решения среди альтернативных вариантов.

Система поддержки принятия решений — соединение комплекса программных средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов и работ по проекту для подготовки решений по его реализации.

Целью информационной системы поддержки принятия решений является организация и управление принятием решений при разработке и реализации проектов на основе современных технологий обработки информации. Основными функциями этих систем являются:

- сбор, передачами хранение данных;

- содержательная обработка данных в процессе решения функциональных задач управления проектами;

- представление информации в форме, удобной для принятия решений;

- доведение принятых решений до исполнителей.

Интегрированная информационная система управления проектами:

- объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту;

- обеспечивает хранение, сбор, и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;

- создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие;

- должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта;

- должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;

- является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

- является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.

Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по:

- этапам проектного цикла;

- функциям;

- уровням управления.

Классификация ИСУП по этапам жизненного цикла.

В таблице 1 показан обобщенный жизненный цикл проекта и управленческие функции, связанные с различными стадиями проекта.

Для описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии применяется специализированное программное обеспечение (ПО) финансового анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.

Для детального планирования и контроля графика выполнения работ, отслеживания ресурсов и затрат проекта необходимо использовать ПО для управления проектами.

На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить их для анализа, обеспечить обмен информацией и взаимодействие между участниками проекта. Для выполнения этих функций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов

Таблица 1.

Классификация систем управления проектами по этапам жизненного цикла

Этап жизненного цикла проекта	Управленческие функции	Программное обеспечение
Прединвестиционный анализ проекта	* Обоснование целей проекта * Оценка экономической эффективности проекта в целом	* ПО финансового анализа проекта и стратегического планирования
Планирование проекта	* Детальное планирование комплекса работ и ресурсов * Анализ сроков выполнения проекта в целом и отдельных его стадий * Ресурсное планирование, анализ и оптимизация графика распределения ресурсов проекта * Анализ затрат, потребностей проекта в финансовых средствах, стоимостное планирование	* ПО для управления проектами * Специализированное ПО * ПО ведения бухгалтерии проекта и стоимостного анализа
Выполнение проекта	* Контроль за ходом реализации проекта * Анализ состояния проекта * Оперативное управление проектом * Перепланирование проекта * Отчетность и документирование хода работ	* ПО для управления проектами * ПО поддержки групповой работы * ПО формирования отчетов * Системы документооборота и ведения архивов
Завершение проекта	* Отчетность и документирование результатов проекта

Основными функциональными элементами интегрированной информационной системы поддержки принятия решений на стадии выполнения проекта являются:

* модуль календарно-сетевого планирования и контроля работ проекта;

* модуль ведения бухгалтерии проекта;

* модуль финансового контроля и прогнозирования.

Важнейшим компонентом интегрированных информационных систем поддержки принятия решений являются системы управления базами данных (СУБД). Их основными функциями являются поддержка целостности, защищенности, архивации и синхронизации данных в условиях многопользовательской работы.

Классификация ИСУП по функциям управления.

Для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение (табл. 2).

Таблица 2.

Категории программных пакетов и соотносимые с ними области в управлении проектами

Классификация ИСУП по уровням управления.

В организации можно выделить, по крайней мере, три уровня, на которых происходит управление проектами:

1. Уровень высшего руководства, на котором происходит определение целей и задач предприятия, принимается решение о финансировании, оценивается приоритетность проектов.

2. Стратегический уровень, состоящий из профессионалов по управлению проектами, занимающихся планированием и контролем корпоративных проектов.

3. Уровень операций, для которого работа с программным обеспечением по управлению проектами вторична.

Несомненно, нужна интеграция программного обеспечения трех уровней для поддержки информационных потоков в организации. Каждый уровень управления характеризуется своими специфическими требованиями к программному обеспечению (табл. 3).

Таблица 3.

Распределение программных средств по уровням управления проектами

- Средства для календарно-сетевого планирования (КСП);

- средства для решения частных задач (предпроектный анализ, разработка бюджетов, анализ рисков, управление контрактами, временем и т.д.);

- средства для упрощенного доступа к проектным данным;

- средства для организации коммуникаций;

- средства для интеграции с другими приложениями.

Из средств для календарно-сетевого планирования наиболее четко выделены только две группы продуктов: пакеты для составления расписаний и комплексные системы.

Пакеты для составления расписаний (Project Schedulers) в первую очередь ориентированы на тех руководителей, которым время от времени приходится планировать простые проекты. Это ПО позволяет задавать взаимосвязи между работами, строить диаграммы Ганнта и сетевые диаграммы, рассчитывать критический путь, упрощенно оценивать загрузку ресурсов, стоимость проекта и т. д. В качестве примера таких программ (до $200) можно назвать: FastTrack Scheduler (AEC Software), Milestones Etc. (Kidasa Software), Visio Standard (Visio Corp.). К сожалению, эти относительно недорогие продукты абсолютно не представлены на отечественном рынке.

Комплексные системы предназначены для создания среды управления многочисленными сложными проектами (multi-project environment). Они включают в себя не только высокопрофессиональные инструменты для планирования, анализа и контроля за выполнением проектов, но и все необходимые средства для организации эффективных коммуникаций между участниками проектных команд и интеграции с комплексными АСУП. Такое ПО, в частности, выпускают компании Artemis Management Systems, Primavera Systems, Welcom Software Technologies, и его стоимость может превышать 10 тыс. долл.

Провести четкую границу между остальными системами, не попавшими в две вышеописанные группы, довольно сложно. Более того, в одну ценовую группу ($500--700) попадают и программы начального уровня, в которых упор сделан на легкость применения, и профессиональные системы с расширенной функциональностью.

Большинство из них содержат средства для интеграции с другими приложениями и организации эффективных коммуникаций в проектной команде: обмен информацией по электронной почте, удаленный доступ через Web-броузер с возможностью обновления данных, мастера для создания Web-отчетов и т. д. В качестве примера таких систем можно назвать CA-Super Project (Computer Associated), Microsoft Project (Microsoft), Project Scheduler (Scitor), SureTrak Project Manager (Primavera Systems), Turbo Project (IMSI).

Средства для решения частных задач выпускаются как в виде самостоятельных продуктов, так и в виде дополнительных модулей к КСП-системам.

В последнее время на рынке появились самостоятельные системы, которые предназначены для организации упрощенного доступа к проектной информации и эффективных коммуникаций между членами проектной команды. Они не содержат собственных инструментов для календарно-сетевого планирования, а интегрируются с большинством КСП-систем. Одни делают упор на анализ проектных данных и предлагают инструменты для OLAP-обработки (PMOffice фирмы Systemcorp), другие, наоборот, сконцентрированы на коммуникациях и предлагают развитые Internet-средства, такие, как организация дискуссионных групп и чат-каналов, удаленное хранение файлов и т. д. (WecomHome компании Welcom Software).

Рынок систем управления проектами постоянно меняется. Функции, которые ранее были доступны только в профессиональных системах, появляются в недорогих пакетах, а профессиональное ПО, в свою очередь, становится "дружелюбнее" к пользователю. Все системы различаются как по функциональности, так и по коммуникационным и интеграционным возможностям,

Для подготовки к лабораторному практикуму:

Ознакомьтесь с примерами использования программных средств для управления коммуникациями.

Выполните задания из практикума.

Оформите результаты и передайте преподавателю.

Тема 5. Системы начального уровня: МS Project, SureTrak Project Manager

В результате успешного изучения темы Вы узнаете:

1. О назначении систем начального уровня управления проектами.

2. О возможностях системы начального уровня МS Project.

3. О возможностях системы начального уровня SureTrak Project Manager.

и приобретете следующие компетенции:

1. получите представление о составе и функциях пакета Microsoft Office Project.

2. получите представление о составе и функциях пакета SureTrak Project Manager

3. научитесь использовать продукты Microsoft Project 2003 и SureTrak Project Manager для автоматизации управления проектами.

В процессе освоения темы акцентируйте внимание на следующих понятиях:

· Системы начального уровня.

· Microsoft Project Стандартный выпуск 2003.

· Microsoft Office Project Server 2003.

· Microsoft Office Project Web Access.

· SureTrak Project Manager.

Для изучения темы:

Прочитайте:

- Богданов В.В. « Управление проектами в Microsoft Project 2003: Учебный курс. – СПБ Питер, 2006.

- www.primavera.msk.ru

Обратите внимание на:

- На основные функциональные возможности пакета Microsoft Project 2003, планирование работ, календарь и график ресурсов, сетевые графики, диаграммы Гантта, возможности анализа и оптимизации плана работ анализ стоимости, анализ рисков.

- На основные функциональные возможности пакета SureTrak Project Manager, на возможности моделирования проекта, на управление расписанием, на управление ресурсами и затратами, на возможности наглядного представления результатов деятельности: диаграммы, графики и др.

Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами:

- www.primavera.com

- www.project.km.ru

Обратите внимание на:

- На особенности пакетов Microsoft Project 2003 и SureTrak Project Manager, на особенности графического отображения данных, на возможности визуализации определенного состава данных.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Какие задачи решают системы начального уровня?

2. Какие программные продукты включает комплексное решение корпорации Майкрософт по управлению корпоративными проектами?

3. Какие задачи решает Microsoft Project Стандартный выпуск 2003?

4. Какие программные продукты включает решение для корпоративного управления проектами корпорации Майкрософт?

5. Чем отличаются друг от друга решение для управления корпоративными проектами и Microsoft Project Стандартный выпуск 2003?

6. Какие возможности по обмену данными предоставляет SureTrak Project Manager?

7. Можно ли в SureTrak настраивать календари ресурсов и работ?

8. Что обеспечивает функция «быстрый старт» в SureTrak?

9. Какие графические возможности имеет Microsoft Project?

10. Сравните функциональные возможности обоих пакетов.

Теоретический материал по теме:

Системы начального уровня

Практически все системы начального уровня имеют сходный набор функций. Перечислим основной стандартный их набор:

· Поддержка расписания из неограниченного количества операций с учетом приоритетов операций, расчет критического пути, вычисление резервов времени; длительность в часах, днях, неделях или комбинированная;

· Умение работать с пользовательскими календарями для операций и ресурсов;

· Поддержка всех видов связей, типов работ (task, milestone, hammock), типов ресурсов (возобновляемые, невозобновляемые);

· Способность работать с иерархической структурой работ (WBS – Work Breakdown Structure);

· Возможность выполнения выборки, сортировки, группировки, суммирования, по кодам WBS и ID работ;

· Поддержка основных видов визуального представления (диаграмма Ганта, PERT-диаграмма, таблица работ/ресурсов, таблица связей, гистограммы ресурсов).

MS Project (разработчик - Microsoft).

Этот пакет используют для планирования своих проектов более 3 миллионов людей. Его стандартный офисный интерфейс позволяет быстро научиться использовать продукт. Ранние версии этого продукта не особенно блистали своей функциональностью, однако, начиная с версии MS Project 2000 появились обширные возможностями интеграции с другим ПО от Microsoft.

Из основных особенностей, связанных с планированием и контролем за выполнением проекта, можно отметить следующие:

- Иерархические коды структур для задач и ресурсов;

- расходуемые материалы как вид ресурсов;

- месяц как единица длительности работ;

- индивидуальные календари для задач;

- графические индикаторы для наглядного представления "проблемных" задач;

- поля с вычисляемыми формулами, определяемыми пользователями;

- две шкалы времени (основная и вспомогательная);

- указание приблизительного периода выполнения задачи (с последующим уточнением);

- создание шаблонов проектов.

Последняя версия продукта - MS Project 2003.

Гибкое и удобное решение задач планирования проектных работ, контроля их выполнения и ведения отчетности предлагаемое Project 2003 позволяет значительно повысить продуктивность работы и обеспечивает своевременное завершение проектов в рамках выделенного бюджета и выбранной стратегии.

Project 2003 объединяет 2 пакета: Решение для управления корпоративными проектами и Project Стандартный выпуск 2003.

Решение для корпоративного управления проектами — это комплексное решение корпорации Майкрософт по управлению корпоративными проектами включает программные продукты Microsoft Office Project Профессиональный выпуск 2003, Microsoft Office Project Server 2003, технологию Microsoft Office Project Web Access и обеспечивает:

- Управление портфелем проектов.

- Согласованное управление проектами и ресурсами.

- Эффективное взаимодействие участников проектной команды.

- Интеграцию с существующими корпоративными информационными системами.

Интеграция с другими компонентами Microsoft Office System обеспечивает представление данных в форматах Visio, Excel, Word, Power Point.

Project Стандартный выпуск 2003 — новая версия настольной системы для индивидуального планирования и управления проектами.

Project Стандартный выпуск 2003 обеспечивает эффективное независимое управление проектами с помощью привычных удобных инструментов, не предусматривая взаимодействие с сервером Project Server 2003 и координацию планов с другими менеджерами организации.

Project Cтандартный выпуск 2003 позволяет осуществлять успешное ведение и своевременное завершение проектной работы, предоставляя гибкие возможности планирования и отслеживания выполнения задач в рамках проектного бюджета, оперативного назначения ресурсов, а также удобного ведения отчетности.

Основными факторами при выборе между Project 2003 стандартным выпуском и комплексным решением по управлению корпоративными проектами являются:

- необходимость в эффективном индивидуальном планировании, не требующем строгой координации своих действий с другими менеджерами организации;

- возможность использования сервера Office Project Server 2003 и согласованного управления портфелем корпоративных проектов.

Решение по управлению корпоративными проектами предусматривает:

- согласованное управление портфелем проектов в организации;

- эффективное взаимодействие членов проектной команды через веб-интерфейс;

- стандартизированный процесс управления проектами в организации;

- своевременные сведения о занятости ресурсов в проектах, ведущихся в организации;

- отчетность по каждому из проектов.

Project Стандартный выпуск 2003 обеспечивает эффективность индивидуального планирования, предоставляя знакомые и легкие в использовании инструменты для планирования и отслеживания хода выполнения проектных работ, планирования проектных ресурсов и ведения отчетности.

Интеграция с другими программами Microsoft Office System, позволяет при необходимости легко переводить данные в формат Excel 2003, PowerPoint 2003, Visio 2003.

В таблице 1 представлены функциональные возможности стандартного и профессионального выпусков Microsoft Project.

Таблица 1.

Сравнение возможностей пакетов Microsoft Project

Улучшены функции поддержки иерархической структуры работ (WBS), определения приоритетов для задач, выравнивания загрузки ресурсов, расчета критического пути в группе проектов, просмотра сетевой диаграммы проекта.

Microsoft адресует свой продукт не только начинающим, но и профессиональным руководителям проектов. Для расширения функциональности системы производителем выпускаются Add-in-модули, доступные для бесплатной загрузки через Internet.

Работая с системой, можно не только просматривать текущую информацию, но и обновлять данные - вносить новые задачи, перераспределять задачи между исполнителями и т. д. Права доступа определяются администратором. Просмотр возможен как в режиме таблиц, так и в виде диаграммы Гантта.

Поддерживается двунаправленный обмен информацией с Outlook. Руководитель проекта может передать исполнителям данные о задачах (в виде списка), которые необходимо выполнить, а те, в свою очередь, могут информировать его обо всех изменениях в рабочем календаре. Кроме того, пользователи MS Outlook имеют возможность просматривать всю проектную информацию из этого приложения.

SureTrak Project Manager (разработчик – Primavera inc. / представитель в России – ПМ СОФТ).

Являясь, младшим (и самым дешевым) продуктом в семействе Primavera, ST позиционируется как продукт начального уровня для управления несложными проектами в небольших компаниях.

SureTrak Project Manager - ограничен в инструментах планирования, но зато содержит средства, ориентированные на начинающих пользователей: мультимедийный обучающий ролик и мастер создания проектов. Он также предоставляет более широкие возможности для наглядного просмотра проектной информации.

Интерфейс – вполне стандартный. Очень хорошо реализован принцип WYSIWYG и масштабирование временной оси при отображении диаграммы Гантта. Можно изменять масштаб шкалы времени, например, просматривать текущий месяц в неделях, а всю оставшуюся часть проекта - в месяцах. Режим просмотра сетевой диаграммы содержит шкалу времени, что позволяет оценить не только логику выполнения работ, но и их временную зависимость.

Совместим с MAPI-совместимыми системами электронной почты (умеет отправлять с помощью них данные проектов).

В SureTrak появились календари ресурсов и, как следствие, возможность расчета длительностей работ с учетом согласования календарей исполнителей. Кроме того, у ресурсов появилась дополнительная категория – доход.

Для активного продвижения на отечественном рынке этот пакет был полностью локализован. В российском варианте поставки русскоязычный интерфейс, система помощи и руководство пользователя. Из особенностей можно отметить удобную функцию “луч” (Progress Spotlight). При выделении на временной оси (диаграмме Гантта) временного промежутка, в таблице работ выделяются цветом операции, выполнение которых запланировано в этот временной интервал.

SureTrak имеет как собственный формат данных, так и без каких либо дополнительных настроек “понимает” формат P3, что позволяет организовать совместную работу над группой проектов.

В настоящее время представлен версией за № 3.0.

Краткий обзор возможностей SureTrak Project Manager® 3.0.

Моделирование проекта:

· Применение Мастера "Быстрый старт проекта" для быстрого создания проекта.

· До 10000 работ в каждом проекте.

· Составление расписания и планирование ресурсов по нескольким проектам.

· Работа с несколькими проектами внутри группы проектов.

· Структура декомпозиции работ, эскиз проекта и другие способы классификации работ.

· До 24 кодов работ.

· До 10 символов в идентификаторе работ.

· Использование кодов работ и их идентификаторов для выбора, группировки, сортировки, суммирования и построения отчетов.

· Настраиваемые календари ресурсов и работ.

· Возможность создания новых и использование существующих шаблонов для проектов в конкретной отрасли промышленности.

· Сравнение с целевым планом по целевым датам, исходной/оставшейся длительности, бюджету.

· Планирование и определение приоритетов при решении ресурсных конфликтов.

· Анализ "что-если".

· Анализ освоенного объема.

· Интерактивные фильтры.

Расписание проекта:

· Метод критического пути.

· Метод диаграмм предшествования (PDM).

· Зависимости финиш-старт, старт-старт, финиш-финиш, старт-финиш.

· Опережение или задержка по зависимости.

· 31 календарь работ для каждого проекта.

· Длительности в часах, днях, неделях или комбинированная.

· 10 типов ограничений на даты работ (например, "старт не раньше чем", "финиш не позднее чем", "как можно позднее").

· 7 типов работ (например, веха, работа-гамак, независимая работа).

· Даты приостановления и возобновления работ.

· Автоматическое и ручное обновление данных по работам.

· Инструмент "луч" для отбора работ, подлежащих обновлению.

Управление ресурсами и затратами:

· Неограниченное количество ресурсных календарей.

· Выравнивание ресурсов, настройка приоритетов.

· Длительность, управляемая ресурсами.

· Анализ отклонений по затратам, расписанию, бюджету.

· Даты старта и финиша использования ресурсов, запаздывание ресурсов.

· Стоимость использования единицы ресурса и доход, получаемый от использования ресурса.

· Отчеты и графики, отображающие данные по бюджету, затратам, процент выполнения, освоенный объем, стоимость до завершения, стоимость по завершении, прибыль до завершения, прибыль по завершении.

· Прогнозирование денежных потоков.

Презентации, отчеты, графики:

· Линейные диаграммы Гантта и PERT-представление.

· Гистограммы и кривые ресурсов/затрат.

· Сортировка, фильтрация, группировка и суммирование данных проекта.

· Использование стандартных отчетов и фильтров или создание новых.

· Детальные и укрупненные отчеты.

· Отчеты в формате HTML для web-публикации и удаленного доступа.

· Масштабирование отчетов.

· Настройка заголовков отчетов и размещение в них названий, дат, логотипов, обозначений и другой информации.

· Многоязыковая поддержка в отчетах.

· Возможность настройки рабочей области проекта (цветов, дат, формата отображения времени и т.д.).

· Связь с работами графических и текстовых файлов, HTML-документов, OLE-объектов и гиперссылок.

· Поле для заметок по работам и ведения журнала.

Графический интерфейс:

· Линейная диаграмма с гистограммами и таблицами ресурсов.

· PERT-представление с окнами для просмотра логики (Trace Logic) и укрупненного обзора (Cosmic View).

· Масштабирование временной шкалы и линий работ.

· Возможность перемещать работы с помощью мыши.

· Графический ввод фактического выполнения и назначение ограничений на даты.

· Назначение зависимостей между работами с помощью мыши.

· Предварительный просмотр отчетов с возможностью настройки.

· Неограниченные уровни масштабирования.

· Настраиваемые панели инструментов.

· Интерактивные календари для выбора даты.

· Окна условных обозначений.

· Мастера, справочная система и анимационный обучающий ролик.

Обмен данными:

· Запись/чтение файлов формата Primavera Project Planner.

· Запись/чтение файлов Microsoft Project (MPX).

· Рассылка по электронной почте запросов на ввод фактических данных.

· Мастера для web-публикации отчетов в интернет и внутренних сетях.

· Совместимость с VIM и MAPI системами электронной почты.

· PM Почта для распределенной работы.

· Связь через буфер обмена (Clipboard) с другими Windows-приложениями.

· ODBC-совместимая база данных.

· Макросы и Basic-скрипты.

SureTrak помогает разрабатывать решения для достижения поставленных целей, вести проекты к успешному завершению вне зависимости от их количества и сложности.

Начало работы над проектом никогда не было простым ни для новичков, ни для профессионалов. Имеющийся в SureTrak мастер "Быстрый старт" проведет через начальные этапы создания проектов по тщательно выверенной схеме.

SureTrak предлагает средства, которые ускорят работу над проектом. Используя настраиваемые под особенности конкретной отрасли или уровни управления шаблоны, можно сэкономить много времени. Нет необходимости заново учиться работе с элементами графического интерфейса, поскольку меню и панели инструментов соответствуют стандарту Microsoft Office. Более того, SureTrak может читать данные из файлов Microsoft Project и производить их быстрое конвертирование, что позволяет избежать необходимости повторного ввода данных.

SureTrak имеет гибкие инструменты для создания отчетов и встроенные функции подготовки проектной информации к публикации в сети Интернет или корпоративной сети организации. С помощью электронной почты можно организовать эффективное взаимодействие сотрудников, например, каждый из них может вовремя получить актуальную информацию по проекту или отправить ответственному исполнителю данные о выполненных работах. Это позволяет собирать и анализировать общую информацию по проекту или работать над конкретной задачей, взаимодействуя с другими членами команды, вне зависимости от их местонахождения.

SureTrak предоставляет уникальные инструменты и Мастера, необходимые для управления проектом, его регулярного обновления и контроля от инициации до завершения. С помощью SureTrak можно моделировать изменения, анализировать альтернативы в условиях ограниченных ресурсов и увеличивать темп работ, особенно, если имеются жесткие ограничения на даты.

Для подготовки к лабораторному практикуму:

Ознакомьтесь с технологией работы с системой Microsoft Project 2003.

Ознакомьтесь с технологией работы с системой SureTrak Project Management.

Выполните задания из практикума.

Оформите результаты и передайте преподавателю.

Тема 6. Профессиональные системы управления проектами: Primavera Project Рlanner, Ореn Рlаn (версии Enterprise Professional и Desktop), Spider Project

В результате успешного изучения темы Вы узнаете:

1. О возможностях профессиональных систем управления проектами.

2. О продуктах для построения интегрированной среды управления комплексными проектами компании Primavera inc.

3. О профессиональной системе управления проектами масштаба предприятия компании Welcom Software Technology.

4. О лучшей отечественной системе управления проектами Spider Project.

и приобретете следующие компетенции:

1. получите представление о функциональных возможностях пакета Primavera Project Рlanner.

2. получите представление о функциональных возможностях пакета Ореn Рlаn.

3. научитесь использовать систему Spider Project.

В процессе освоения темы акцентируйте внимание на следующих понятиях:

· Профессиональные системы управления проектами.

· Primavera Project Planner (P3®).

· Primavera Project Planner Professional (P4).

· Open Plan Professional.

· Open Plan Desktop.

· Spider Project.

· Мультиресурсы.

Для изучения темы:

Прочитайте:

- И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге «Управление проектами» Учебное пособи, - М:, ООО «Омега-Л», 2005, стр. 645-652.

Обратите внимание на:

- На основные функциональные возможности пакета Spider Project, на логическую последовательность обработки проектной информации, планирование ресурсов, отслеживание затрат, анализ результатов и вероятности успеха.

- На основные функциональные возможности пакета Primavera Project Planner, на возможности управления сложными проектами в многопользовательской среде, на возможности планирования проекта, на возможности контроля ресурсов и затрат, на средства многопроектного управления и интеграции, средства анализа.

Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами:

- www.primavera.com

- www.primavera.msk.ru

- www.wst.com

- www.spiderproject.ru

Обратите внимание на:

- На основные функциональные возможности пакета Open Plan, на состав пакета, на возможность создания интегрированной системы, на возможности ресурсного планирования, на функцию анализа рисков по методу Монте-Карло.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Какие задачи решают профессиональные системы управления проектами?

2. Какие программные продукты включает Primavera Project Planner?

3. Какие дополнительные программы и модули предлагает Primavera для решения специфических задач?

4. Какие задачи решает пакет Primavera Project Planner (P3®)?

5. Для каких целей предназначен пакет Project Planner Professional (P4)?

6. Чем отличаются друг от друга Open Plan Professional и Open Plan Desktop?

7. Какой продукт Primavera предоставляет средства для всестороннего управления проектной документацией?

8. С помощью какого приложения Primavera участникам проекта могут обмениваться проектной информацией?

9. Опишите способ организации интегрированной системы с помощью продуктов Welcom?

10. Что такое Мультиресурсы?

11. Чем отличается алгоритм анализа рисков в системе Spider Project от алгоритма, реализованного в других системах?

Теоретический материал по теме:

Профессиональные системы управления проектами в своей функциональности уже заметно отличаются друг от друга. И это, как правило, уже не отдельные программы, а комплексы, в состав которых входят различные утилиты и модули, предназначенные для решения специфических задач.

Primavera Systems (разработчик – Primavera inc., представитель в России – ПМ СОФТ).

В рамках своей концепции Концентрического управления проектами (Concentric Project Management) компания Primavera предлагает ряд продуктов для построения интегрированной среды управления комплексными проектами.

Флагманский продукт Primavera Project Planner (P3) адресован организациям, работающим в таких отраслях, как машиностроение, строительство, архитектура, коммунальные услуги (энерго-, тепло- и водоснабжение) и телекоммуникации. Пакет рассчитан на профессионалов в области управления проектами и поддерживает все основные функции, характерные для программы своего класса.

Крупным организациям компания предлагает комплексное решение для управления всей проектной информацией - Primavera Project Planner Professional (P4). Система объединяет в себе развитые средства для календарно-сетевого и ресурсного планирования, анализа рисков, управления проектной документацией.

Для специфических задач Primavera предлагает дополнительные программы и модули. Так, удаленные пользователи могут получить доступ к данным проекта, подготовленного в любом из пакетов через Web-броузер, используя систему Webster.

Для анализа рисков разработан продукт Monte Carlo, позволяющий оценить вероятность завершения проекта в запланированные сроки и в рамках бюджета. Можно моделировать различные сценарии развития ситуации, учитывать доступность ресурсов, изменение их стоимости и т. д.

Система для управления контрактами Expedition (полностью русифицирована) может использоваться как самостоятельно, так и интегрироваться с другими продуктами, в том числе и сторонних производителей. Пакет представляет собой средство для всестороннего управления проектной документацией (чертежами, спецификациями, сметами, контрактами и т. д.) в комплексных проектах и позволяет:

- отслеживать сроки подготовки документов (плановые и текущие) и маршрут их прохождения;

- готовить и рассылать пакеты документов участникам проекта;

- организовать хранение и поиск всей необходимой документации;

- контролировать доходы и расходы по проекту и оценить влияние вносимых изменений, как на его стоимость, так и на расписание.

С пакетом поставляются дополнительные модули: Expedition Analyzer помогает анализировать проектную информацию в различных разрезах, а Expedition Express предоставляет доступ к информации удаленным пользователям через Web-броузер.

Удаленные пользователи могут обновлять информацию, используя модуль Progress Reporter. Модуль Portofolio Analyst предоставляет мощные средства для анализа информации, позволяя изучать не только выполняемые, но и уже закрытые и только лишь планируемые проекты.

Все продукты Primavera могут быть интегрированы с комплексными АСУП. Разработчиком предлагаются готовые решения для Oracle Applications, SAP R/3, Baan, People Soft и J.D. Edwards.

Для облегчения интеграции с другими КСП-системами разработан модуль Ra, который представляет собой объектно-ориентированный сервер приложений OLE 2.0 с блоком расчета расписания P3. Модуль поддерживает стандартные языки программирования (Visual Basic, Microsoft Office/VBA, Java, Visual C++, Powerbuilder) и предоставляет возможность не только организовать доступ к данным P3 из других информационных систем, но и использовать блок расчета расписания Р3 в своих собственных приложениях.

Возможности P3.

Primavera Project Planner (P3®) предлагает управляющим проектами то, что они больше всего ценят: средства планирования, управления и контроля. Это обоснованный выбор профессионалов для проектно-ориентированной деятельности. P3 - признанный стандарт среди высокопроизводительного программного обеспечения, применяемого для календарно-сетевого планирования, ресурсного и стоимостного анализа.

Программа разработана для крупномасштабных и многоплановых проектов. Работая с проектами, содержащими до 100 000 работ, P3 не имеет ограничений по ресурсам и количеству целевых планов.

P3 предоставляет исчерпывающие средства для интеграции данных с другими системами компании. P3 - ODBC-совместимый, полностью интегрируемый продукт, поддерживающий взаимодействие с системами учета рабочего времени, управления поставками и анализа риска.

Primavera Project Planner имеет насыщенный, интуитивно понятный графический интерфейс для планирования и расчета расписания сложных проектов. Он структурирует проектные данные так, что можно учесть все, что связано с проектом. PERT-представление упрощает задание логических последовательностей работ. При планировании или разворачивании проекта можно отслеживать и анализировать резервы, зависимости между работами и "узкие места" проекта. PERT-представление может быть автоматически сгруппировано по коду работ. Это полностью интерактивный режим работы с возможностями настройки и масштабирования PERT-представления.

При многопроектном долгосрочном планировании P3 гарантирует, что критические работы привлекут внимание, так как резерв рассчитывается для каждого проекта. Можно установить зависимости между работами из различных проектов. Новая версия P3 позволяет рассчитывать расписание на базе индивидуальных ресурсных календарей и исходя из имеющихся ресурсов

В P3 возможно создание неограниченного количества целевых проектов, что является основой для проведения анализа "что-если".

P3 предоставляет исчерпывающие возможности расчета расписания и выравнивания потребления ресурсов, позволяя настраивать календари для отражения специфики работы каждого из участников проекта. Иерархические ресурсы в P3 позволяют описывать группы ресурсов для агрегирования или перераспределения потребности в ресурсах, а также для планирования загрузки персонала и необходимого объема материалов.

P3 поддерживает распределение расходов по статьям затрат так, что вы можете легко установить связь с бухгалтерской системой. Это даст возможность оценить бюджет и стоимость до завершения по любой статье затрат. Можно отслеживать затраты как факт за период и как факт на дату. Можно настроить механизм расчета стоимости, используя правила автоматического расчета стоимости. Ход реализации проекта измеряется и оценивается с использованием анализа освоенного объема и отклонения по стоимости и срокам.

С помощью P3 контролировать группы проектов также просто, как и один проект. Можно координировать независимые проекты в многопроектном окружении, учитывая зависимости между работами различных проектов.

P3 допускает одновременный доступ нескольких пользователей к данным по проекту для обновления, анализа этих данных и построения отчетов. Имеются средства администрирования для ограничения прав доступа пользователей в соответствии с полномочиями, местом работы, предоставленными в распоряжение ресурсами и другими данными по проекту. Это позволяет, например, быть в курсе дел всего проекта, но не изменять данные, не имеющие "прямого" отношения к конкретному пользователю.

Для передачи информации по локальной сети или по всему миру P3 использует Microsoft Mail®, и много других VIM или MAPI-совместимых почтовых систем. Приложение Primavera Post Office даст возможность участникам проекта обмениваться проектной информацией, даже если у них нет своих копий P3.

Для наглядного представления информации по проекту P3 имеет более 150 настраиваемых табличных и графических отчетов. Для сложных комплексных проектов возможно использование настраиваемых сводных матричных и табличных отчетов, а также специально разработанных с помощью встроенного редактора пользовательских отчетов. Вы можете распространять информацию по проекту, используя сети Internet и/или свой собственный корпоративный Intranet.

Primavera Project Planner Professional (P4).

Программный продукт P4 предназначен для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI (Project Management Institute) и стандартами ISO. В первую очередь он предназначен для использования в составе корпоративной информационной системы, хотя вполне может работать и автономно, помогая решать задачи календарно-сетевого планирования, определения критического пути, выравнивания ресурсов, what-if анализа и другие задачи моделирования проектов, групп проектов, портфелей и программ.

Primavera как профессиональное масштабируемое программное решение поддерживает практически любую процедуру коллективной работы с графиками, от самой демократичной до предельно строгой. Несколько пользователей имеют возможность одновременно работать с данными как одного, так и многих проектов в соответствии со своими правами доступа, и текущими задачами. Удобство и персонификация настроек Primavera достигается за счет использования общих для проектов иерархических структур и гибко настраиваемой системы прав доступа в сочетании с возможностями единой базы данных.

Структура проектов (EPS) позволяет описать направления деятельности и уровни управления компании любого масштаба. Каждый проект получает свое место в этой структуре. С ее помощью собираются затраты, формируются планы финансирования и распределяются бюджеты. Взаимное соответствие между структурой EPS и структурой ответственных (OBS) закрепляет персональную ответственность исполнителей. Структура OBS, составленная с учетом штатного расписания и существующих бизнес-процессов компании, исключает коллективную безответственность и позволяет минимизировать сроки принятия управленческих решений.

Коллективная работа в проектах регламентируется в Primavera заданием прав доступа, которые определяют уровень доступа пользователей, как к функционалу системы, так и к самим данным проектов. Доступ распределяется в соответствии с OBS. Это позволяет пользователю иметь разные права доступа в различных проектах или их частях.

Для детального описания содержания проектов, технологии выполнения проектных работ, а также для управления и контроля процессов их реализации, Primavera использует все принятые в управлении проектами понятия: структуру декомпозиции работ, работы, ресурсы, роли, бюджет, затраты, документы, риски, извещения и многие другие.

Интерфейс P4 позволяет максимально быстро получать доступ к необходимой информации в требуемом представлении. На одном экране могут быть выведены таблица работ, диаграмма Гантта, PERT-диаграмма, профиль использования ресурсов в виде таблицы и гистограммы. Настраиваемые многоуровневые фильтры помогут отобразить нужную в данный момент информацию. Все подготовленные экранные формы представления информации могут быть сохранены для последующего использования другими пользователями P4 или опубликованы на web-сайте. Мощный встроенный генератор отчетов позволяет легко создавать отчеты презентационного качества требуемой формы на основании проектных данных.

Open Plan - разработчик – Welcom Software Technology, представитель в России – A-Project Technologies (в настоящее время – Департамент управления проектами холдинга “Ланит”).

Этот продукт позиционируется как профессиональная система управления проектами масштаба предприятия. Выпускается в трех версиях: Enterprise, Professional и Desktop.

Интерфейс продукта весьма оригинален. Рабочее пространство представлено в виде нескольких рабочих столов, на которых помещаются ярлыки к стандартным объектам (файлы проектов, календарей, ресурсов, кодов, шаблонов), так и к любому файлу. При открытии проекта открывается “записная книжка проекта” - набор рабочих столов с ярлыками к файлам, непосредственно относящимся к проекту. В поставку входит несколько десятков наиболее распространенных шаблонов представления проекта. Применение шаблона к проекту осуществляется простым перетаскиванием нужного ярлыка на записную книжку проекта.

Отдельного упоминания заслуживает функция “Директор Управления Проектами” (ДУП). ДУП это инструментарий автоматизации повторяющихся процессов при управлении проектами. Объектами ДУП могут быть не только стандартные формы, представления и процедуры Open Plan, но и объекты из других приложений, например, текстового редактора, электронных таблиц, CAD. В поставке – 35 стандартных шаблонов ДУП, разбитых, согласно рекомендациям PMI на 8 категорий. Естественно, есть функция создания и сохранения пользовательских шаблонов представления и шаблонов ДУП.

В продукте весьма развита система ресурсного планирования. Реализовано два базовых метода расчета расписания:

- Ресурсное планирование при ограниченном времени – приоритетной является необходимость придерживаться общей даты завершения проекта при попытке минимизировать степень перегрузки ресурсов. В результате ресурсы могут быть перегружены.

- Ресурсное планирование при ограниченных ресурсах – приоритет отдается предотвращению перегрузки ресурсов, даже если это приведет к выходу проекта за рамки расписания. При этом замедляется завершение проекта на столько, на сколько это необходимо для полного избежания перезагрузки ресурсов.

Реализован тип материальных ресурсов с ограниченным сроком хранения. При назначении исполнителей на операции можно указывать требуемую квалификацию или альтернативный ресурс и тогда, при ресурсном планировании, система предложит наиболее оптимальный, с точки зрения загрузки, ресурс.

Благодаря иерархической организации ресурсов, можно создавать любые структуры статей затрат.

Следует особо отметить, что функция анализа рисков – встроена в систему, тогда как в некоторых продуктах она поставляется как отдельный модуль. Для длительности избранных или всех работ проекта вводятся оптимистическая и пессимистическая оценки. Далее по методу Монте-Карло определяется вклад вероятностей в даты проекта.

Возможности сортировки, фильтрации, создания пользовательских полей и глобальной замены традиционно сильны для продуктов такого класса. Можно пользоваться стандартным набором или создать собственные. Различий в интерфейсе версий нет.

При использовании собственного формата хранения данных, разграничение уровней доступа к проектным данным производится с помощью специальной утилиты SysAdm. Если же данные проектов хранятся с использованием СУБД, эти операции должны выполняться средствами СУБД. В системе имеется встроенная функция создания архива проекта (backup) в одном файле. Хотелось бы отметить, что формат файлов хранения данных проекта открыт и описан в Руководстве разработчика.

В состав продукта входит модуль Web Publisher, с помощью которого осуществляется публикация данных проекта на веб-сервере. Этот модуль хотя и делает свое дело, но его реализация далеко не идеальна.

В качестве системы управления бюджетом проектов Welcom Software Technology предлагает продукт Cobra. Совместное использование Cobra с Open Plan или с другой СУП позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта.

Open Plan Professional + Open Plan Desktop.

Продукты Welcom можно использовать как способ организации интегрированной системы управления проектами: Open Plan Professional + Open Plan Desktop. Welcom предлагает решение: использование профессиональной и облегченной версии, которые полностью интегрированы (рис. 1).

Продукты Welcom как способ организации интегрированной cистемы управления проектами

Рисунок 1. Open Plan Professional + Open Plan Desktop

И профессиональная, и настольная версия системы включают в себя полный комплект функций по управлению проектами. Однако обе версии были созданы с рядом различий для обеспечения оптимального функционирования в режиме архитектуры клиент/сервер. Пользователями интегрированной системы управления проектами в организации являются как профессиональные менеджеры, осуществляющие согласование и оптимизацию планов проектов, анализ рисков, прогнозирование и т.д., так и рядовые участники проектов, выполняющие сбор, уточнение и актуализацию данных, готовящие отчеты. Если для профессионалов нужна мощность и гибкость предоставляемых системой функций планирования и анализа состояния проектов, то для остальных пользователей важней простота и прозрачность системы.

Совместное использование профессиональной и "облегченной" версий системы управления проектами позволяет не только учесть потребности всех групп пользователей, но и значительно снизить стоимость решения.

Open Plan Professional и Open Plan Desktop специально разрабатывались для интегрированной работы. Компания Welcom создала настольную версию системы на базе того же программного кода, что и профессиональную. По сути дела Open Plan Desktop - тот же самый продукт, что и Open Plan Professional, из которого лишь исключили ряд процедур более высокого уровня управления проектами. Ниже приводится набор отличий профессиональной и настольной версии системы.

· Open Plan Desktop работает с индивидуальными проектами и поддерживает внутренние подпроекты. Open Plan Professional поддерживает многопроектный режим работы, работая как с внутренними, так и с внешними подпроектами, которые могут быть свернуты до одной суммарной работы верхнего уровня иерархии. Профессиональная версия может вместить в объединяющем файле проекты, разработанные в настольной версии.

· Open Plan Desktop может использовать процессы Директора Управления Проектами, созданные в Open Plan Professional. В профессиональной версии можно создавать собственные и модифицировать имеющиеся процессы, а потом использовать их шаблоны в настольной версии.

· Пользователи Open Plan Desktop могут модифицировать настройки представлений. Open Plan Professional может делать созданные для конкретного проекта представления доступными во всех проектах, то есть разрабатывать шаблоны.

· Open Plan Professional может строить модели проектов, в которых содержатся стандартные представления, календари, коды, ресурсы и даже работы для использования этих моделей как базиса для разработки проектов в профессиональной и настольной версии. Посредством использования предопределенных шаблонов проектов можно увеличить скорость работы.

· Пользователи Open Plan Desktop пользуются заданными в профессиональной версии календарями отчетности. Чтобы корректировать календарь, нужно пользоваться Open Plan Professional.

· Проекты Open Plan Desktop могут быть открыты в 2 двух режимах: исключительном и только-чтение. В профессиональной версии проекты открываются в исключительном, только-чтение и совместного доступа режимах.

· Пользователи Open Plan Desktop могут предоставлять доступ к своим собственным проектам, в том числе описывать права доступа для группы пользователей, заданных в профессиональной версии. В Open Plan Professional можно определять новых пользователей и их пароли, равно как и новые группы пользователей.

Spider Project (разработчик/представитель в России – компания “Технологии управления “Спайдер”).

Spider Project лучшая отечественная система управления проектами. Версия под DOS появилась еще в 1992 году. От версии к версии заметно улучшается не только интерфейс системы, но и ее функциональность.

У этого продукта много отличий от западных собратьев, однако основным из них является подход к определению длительности операций. В большинстве известных пакетов операции характеризуются длительностью их исполнения. В Spider Project наряду с длительностями можно задавать физические объемы работ на операциях. Длительность определяется пакетом в процессе составления расписания работ в зависимости от производительности назначенных ресурсов. В связи с этим, имеется отличие и в определении задержек на связях операций. Наряду с положительными и отрицательными временными задержками, реализованные во всех пакетах, можно использовать и объемные задержки. Дело в том, что с временными задержками может возникнуть ситуация, когда работа началась, но исполняется медленнее, чем было запланировано и временная задержка может исчерпаться раньше, чем будет выполнен запланированный объем работ.

Кроме отдельных ресурсов можно задавать мультиресурсы и пулы.

Мультиресурсы - это группы ресурсов, которые выполняют работы вместе (например, бригада). Мультиресурсы можно назначить на исполнение операций целиком, что означает назначение всех ресурсов, которые в них входят. Пулы - это группы взаимозаменяемых ресурсов.

Пакет позволяет использовать неограниченное количество составляющих стоимости, причем в разных валютах. Так же можно создать неограниченное количество различных иерархических структур работ и ресурсов.

Для анализа исполнения проекта, а также для анализа “что если” очень важно иметь возможность сохранять прежние версии проекта и иметь возможности для сравнения и анализа отклонений текущей версии проекта от предыдущих. В Spider Project есть возможность хранить неограниченное количество версий проекта и анализировать ход исполнения работ не только по сравнению с какой-то базовой версией, но и с любой другой.

Расчет расписания проекта методом критического пути производится без учета ограничения по ресурсам и имеет точное математическое решение. Если же при расчетах учитывается ограниченность ресурсов, то понятие резервов, в том числе и полного резерва (total float) теряет смысл. В Spider Project вычисляется ресурсный критический путь и резервы сроков исполнения операций с учетом ограниченности ресурсов.

Алгоритм анализа рисков так же отличается от реализованного в других системах. При моделировании рисков в качестве исходной информации используются не оценки длительности (оптимистические, пессимистические), а оценки производительности ресурсов.

Непривычно, но достаточно продумано, реализована поддержка групповой работы над проектом. В Spider Project нет одновременного доступа на изменение данных. Ответственный за свою часть проекта (фазу) представляет менеджеру проекта свои файлы. И решение принять или отвергнуть изменения остается за менеджером проекта. Именно такое решение, по мнению разработчиков, позволяет избежать неразберихи при изменении проектных данных, и, как следствие, траты времени на вылавливание расхождений.

С этих позиций разработана и система групповой работы через Интернет. Система взаимодействия между участниками проекта с использованием внутрифирменной Intranet или Internet работает по следующему механизму:

- созданная главным менеджером полная версия проекта передается на сервер с указанием списка пользователей и уровня доступа тех, которым она предназначается,

- пользователи системы согласно включенным в список ограничениям по доступу к проектам, могут получить план проекта – только для чтения или его фазу (подфазу) для управления реализацией,

- в результате выполнения функции управления пользователь передает измененный план (фазы, подфазы) обратно на сервер, откуда он может быть получен руководителем проекта.

При обращении к серверу система проводит идентификацию пользователя, обеспечивая, таким образом, разграничение доступа к проектам.

Обмен данными между сервером и клиентами осуществляется с использованием протокола FTP, что позволяет развернуть систему на любой платформе. Проект отправляется на сервер непосредственно из пакета при выборе пункта меню "Отправить". FTP сервер служит таким же хранилищем проектов, как и другие директории (Рабочее, Центр, Архив). Входя на сервер, пользователь видит список доступных для него проектов и открывает их прямо в Спайдере. Взаимодействие между участниками проекта можно осуществлять через несколько серверов. Например, главный менеджер отправлять проекты может на один сервер, а получать с другого.

Spider Project поддерживает OLE (в визуальные представления можно вставлять текст и графику). Экспорт данных проекта в другие приложения осуществляется с помощью формата csv.

Так же следует отметить хорошую справочную систему продукта, в которую, помимо руководства пользователя включен переработанный русский перевод PMBok (Project Management Body of Knowledge).

Для подготовки к лабораторному практикуму:

Ознакомьтесь с технологией работы с системой Spider Project.

Ознакомьтесь с технологией работы с системой Open Plan.

Выполните задания из практикума.

Оформите результаты и передайте преподавателю.

Тема 7. Выбор автоматизированной системы управления проектами

В результате успешного изучения темы Вы узнаете:

1. требования, рассматриваемые при выборе автоматизированной системы управления проектами;

2. недостатки западных пакетов управления проектами.

и приобретете следующие компетенции:

1. получите представление о систематизации требований, предъявляемых к автоматизированным системам управления проектами;

2. научитесь оценивать значимость критериев для конкретного проекта.

В процессе освоения темы акцентируйте внимание на следующих понятиях:

· Технические требования.

· Управленческие требования.

· Управление данными.

· Требования к размерности.

· Требования к структуризации.

· Требования к типам работ.

· Требования к типам ресурсов.

· Требования к назначениям.

· Требования к календарям.

· Требования к учету затрат.

· Механизмы планирования.

Для изучения темы:

Прочитайте:

- И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге «Управление проектами» Учебное пособи, - М:, ООО «Омега-Л», 2005, стр. 644-656.

Обратите внимание на:

- Критерии анализа программного обеспечения для автоматизации управления проектами, на факторы, которые необходимо учитывать при покупке программных средств управления проектами.

Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами:

- П.С. Гейзлер, О.В. Завьялова «Управление проектами» Практическое пособие – Минск, Книжный дом «Мисанта», 2005, стр. 267-271.

Обратите внимание на:

- Требования, рассматриваемые при выборе программных пакетов управления проектами.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Какие технические требования рассматриваются при выборе автоматизированной системы управления проектами?

2. Какие управленческие требования рассматриваются при выборе автоматизированной системы управления проектами?

3. Каким требованиям должен удовлетворять пользовательский интерфейс?

4. Какие возможности по управлению данными должны предоставлять системы управления проектами?

5. Какие требования предъявляются к возможностям календарного планирования?

6. Сформулируйте требования к совместной работе.

Теоретический материал по теме:

На Российском рынке программных средств управления проектами представлены пакеты, сильно различающиеся своими функциональными возможностями и ценой. Этот рынок можно условно подразделить на 2 основные группы - недорогие пакеты (до 1000 долларов), ориентированные на начинающих или непрофессиональных менеджеров, и более дорогие профессиональные пакеты (до 15000 долларов).

К недорогим можно отнести американские пакеты Microsoft Project, Time Line, CA-SuperProject, SureTrak. Разработчики этих программ особое внимание уделяют легкости использования и обучения.

Из профессиональных пакетов на Российском рынке представлены Российский пакет Spider Project и американские Artemis Schedule Publisher, Primavera Project Planner, Open Plan, Artemis Project View. Эти пакеты более ориентированы на широту функциональных возможностей управления.

Правильный выбор пакета очень важен для успешного внедрения управления проектами в организации и зависит от многих факторов. Основные – это:

1. Технические требования,

2. Управленческие требования,

Технические требования – это требовании к техническим характеристикам, программ. Эти требования определяются соответствующей политикой организации (ориентация на программы тех или иных фирм), имеющимся парком компьютеров и программным обеспечением, уже используемым в задачах управления (типы компьютеров, операционные системы, сети и т.д.).

Управленческие требования - это требования к функциональным характеристикам программ управления проектами, определяемые проектами организации. Это - наиболее важные требования. Как бы ни была совершенна программа с точки зрения программных решений, это никак не сможет компенсировать отсутствие каких-либо необходимых для управления функций.

1. Технические требования.

Очень важно, чтобы выбранное программное обеспечение удовлетворяло требованиям команды проекта и обеспечивало полную и качественную поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами в компании.

Как правило, наиболее важные требования, которые рассматриваются при выборе системы, это:

- Пользовательский интерфейс.

- Управление данными.

- Обеспечение совместной работы.

1. Пользовательский интерфейс.

Первое, на что обращает внимание пользователь при работе с программой это пользовательский интерфейс.

При выборе программного интерфейса можно отметить те особенности, которые помогают вводить и просматривать информацию:

- Гибкость организации экранных форм.

- Легкость изучения.

- Русский язык.

- Легкость использования.

- Доступность системы помощи.

- Гибкая система контекстного поиска.

- Обучающие программы.

- Удобство средств редактирования.

- Наличие мастеров и шаблонов.

2. Управление данными.

Управление данными должно предоставлять развитые возможности по доступу и передаче информации, группировке, объединению, администрированию и адаптации данных проекта.

Доступ и передача данных.

1. При использовании многопроектного управления в организации и управления портфелем проектов, объем информации значительно увеличивается. Появляется необходимость в доступе к данным различных источников. Например, при использовании различных приложений и систем (ERP и др.) может потребоваться совместить эти данные с информацией о проектах.

2. Разграничение доступа к информации о проектах также является обязательным условием хранения данных. В сложных ИС должна использоваться промышленная СУБД, обеспечивающая пользователей быстрым и надежным доступом к данным.

3. В случаях, когда данные хранятся в нескольких местах или в нескольких базах данных, может показаться необходимым использование распределенных систем хранения информации и средств репликации.

Группировка и отображение информации.

1. В зависимости от роли в проектной команде, участникам проекта требуется доступ к различной информации. Общие базы данных часто поддерживают режим работы, когда для одного пользователя доступно большее количество информации, чем он может использовать в единицу времени. Для оптимальной и эффективной работы важно построить надежную систему манипуляции данными, чтобы дать возможность пользователю группировать информацию в соответствии со своими знаниями и опытом.

2. Для получения различных видов аналитических отчетов в крупномасштабных системах хранения данных эффективно использование механизмов OLAP (On-Line Analytical Processing). В OLAP системах информация организуется в группы определенного формата для увеличения скорости доступа к нужным данным.

3. Требования к входным и выходным документам. Пакеты управления проектами обычно содержат генераторы отчетов, либо позволяют экспортировать выходную информацию в стандартные программы (Word, Excel, базы данных). Особое внимание следует обратить на саму информацию, которая в пакетах формируется. Если необходимой информации нет, то никакой генератор отчетов ее не создаст.

Администрирование и адаптация.

1. Отдельные пользователи не должны сами запускать процедуры OLAP-анализа или формировать запросы при работе с данными. В программное обеспечение должна входить система администрирования, которая бы способствовала формированию системы данных, включая функцию централизованного обновления данных и безопасности их хранения.

2. Администратор должен определять потребности в информации отдельных пользователей и организовывать вывод данных, формирование запросов, составление электронных таблиц, шаблонов представлений и отчетов в соответствии с их требованиями.

3. Данные должны быть представлены в виде определенных пользователем повременных сегментов, организованных в системные иерархии. Очень удобным является графическое представление данных. Кроме того, в управлении проектами имеются специфические формы подачи информации – диаграммы Гантта, сетевые диаграммы, организационные диаграммы. В зарубежных пакетах в последнее время уделяется большое внимание передаче информации через Интернет. Выпущены специальные программы Primavera Webster, Welcom Spider. Эти программы обеспечивают возможность передачи заданий, и проведения учета рабочего времени (timesheet) через Интернет. В России такой учет имеет ограниченное применение, у нас принят учет выполненных объемов, а не затраченного рабочего времени.

3. Обеспечение совместной работы.

Использование многоуровневой клиент серверной архитектуры позволило повысить эффективность работы компьютерного оборудования, одновременно расширяя круг пользователей, имеющих доступ к данным, и повышая безопасность системы. Использование таких систем легло в основу появления разработок многопользовательской системы управления проектами.

Web-технологии произвели революцию в информационном мире, изменили возможности компьютеров и выгодно используются в области управления проектами. Улучшенный доступ к данным и кооперация между пользователями на основе Web-технологий, полностью изменили метод использования программного обеспечения для управления проектами. Наличие Web-браузера и возможности работы через Internet также является немаловажным достоинством для системы управления проектами.

Поддержка системой Web-технологий перешла на первое место в списке основных критериев выбора ПО. Поддержка Web должна занимать лидирующую позицию в списке наиважнейших возможностей в области планирования. Но этому критерию не стоит придавать слишком весомое значение, чтобы не позволить ему диктовать процесс выбора и пренебрегать существенными функциями планирования или расчетными возможностями.

2. Управленческие требования.

Требования к размерности. Все перечисленные пакеты позволяют управлять проектами, состоящими из тысяч работ. Недорогие пакеты при этом используют оперативную память компьютера. Дорогие пакеты гарантируют управление очень большими проектами независимо от оперативной памяти компьютера. В то же время и у дорогих пакетов могут быть ограничения, существенные для ваших целей. Так, например, Primavera Project Planner позволяет учитывать при расчете расписания работ ограничения не более, чем на 120 ресурсов, что в некоторых проектах может быть недостаточно.

Требования к структуризации. Все пакеты позволяют создавать и использовать для отчетности (агрегирования информации) иерархические структуры работ проекта (разбиение проекта на подпроекты, фазы, пакеты работ и т.д.). Очень важно, чтобы пакет был способен агрегировать информацию в соответствии с заданными структурами. Такими возможностями дешевые пакеты не обладают, да и у более дорогих пакетов число возможных структур ограниченно, за исключением пакета Spider Project, который позволяет создать для каждого проекта неограниченное количество различных иерархических структур работ и ресурсов.

Требования к типам работ.

1. Работы могут быть фиксированной длительности, либо с длительностью, определяемой объемом работ и производительностью назначенных ресурсов (причем производительность у различных ресурсов может различаться);

2. Работы могут быть фиктивными (работы нулевой длительности), отражающими наступление тех или иных событий, причем эти фиктивные работы могут требовать определенных ресурсов;

3. У работ может быть условная длительность, определяемая длительностью других работ.

Следует заметить, что в западных пакетах не предусмотрена возможность задания в качестве исходной информации объемов работ для последующего определения длительности исходя из производительностей назначенных ресурсов. Это мешает использовать при управлении проектами привычные нам подходы и нормативы. В частности, планирование и учет объемов работ абсолютно необходим в строительных проектах. Такие типы работ можно найти лишь в пакете Spider Project.

Требования к типам ресурсов. Ресурсы могут быть возобновляемыми, расходуемыми и производимыми. Дешевые пакеты не в полной мере позволяют планировать и учитывать расход материалов (невозобновляемых ресурсов). Не все пакеты (только CA-SuperProject, Spider Project и Artemis) позволяют моделировать производство материалов. Если в ваших проектах материалы производятся на одних работах и расходуются на других, либо вы хотите моделировать поставки, то это для вас серьезное ограничение в выборе пакета.

Требования к назначениям. Управление ресурсами – ключевой элемент реального управления. Ресурсы могут иметь различные производительности, могут быть взаимозаменяемыми, производиться на одних работах и потребляться на других. Некоторые ресурсы могут быть командными, то есть работать только вместе, другие использоваться на работах проекта независимо.

Требования к календарям. Не все пакеты позволяют использовать кроме календарей ресурсов и календари работ.

Требования к учету затрат. В Западных пакетах задается стоимость часа работы ресурса и единицы материала. Стоимость работы задается через назначения ресурсов. Однако в Западных пакетах не предусмотрена возможность потребления материалов ресурсами. Поэтому нельзя получить отчетность по стоимостям назначений, если у работ по несколько исполнителей, которые имеют фиксированную составляющую стоимости, либо потребляют материалы.

Требования к составлению расписания работ. Этот показатель может оказаться наиболее важным, если вы не собираетесь ограничивать использование пакета управления проектами верхним уровнем управления для получения укрупненных характеристик работ, а собираетесь действительно управлять ресурсами проекта. Если другие показатели влияют на трудоемкость сбора и обработки информации, возможность получения той или иной отчетности, то плохой план работ означает серьезные прямые денежные и ресурсные потери, а хороший - колоссальную экономию, несопоставимую со стоимостью программ, если вы управляете серьезными проектами. Все пакеты составят одинаковое расписание работ, если не будут учитываться ограничения на ресурсы проекта. Но в таком расписании потребность в ресурсах в отдельные промежутки времени может значительно превышать их наличие, не говоря уж о том, что ресурсы потребляются неравномерно. Для приведения в соответствие расписания выполнения работ и наличествующих ресурсов и сглаживания их загрузки производится выравнивание - составление расписания с учетом ограниченности ресурсов проекта.

Западные пакеты не умеют составлять хорошие расписания работ при ограниченных ресурсах проекта. Меньший срок выполнения работ проекта означает наилучшее использование имеющихся ресурсов, быстрейший ввод объектов в эксплуатацию и т.д. Любая задержка проекта означает значительные потери средств.

Требования к учету и контролю хода работ. Данные о ходе выполнения работ должны автоматически учитываться при корректировке планов работ. Необходимо хранить в архиве "историю проекта" - первоначальный (базовый) план и все существенные корректировки плана для проведения анализа отклонений хода работ от первоначальной и последующих версий плана. Необходимо анализировать ход выполнения контрактов и договоров

Для большинства пакетов (кроме Spider Project) перечисленные требования могут быть выполнены лишь с использованием внешних программ. В Spider Project предусмотрены средства для автоматизированного учета перечисленных факторов внутри пакета. Большинство пакетов позволяет хранить и сравнивать лишь текущий и базовый план. Лишь Spider Project и Artemis Project View позволяют вести архивы изменений и сравнивать между собой до 99 версий текущего проекта.

Требования к связи с другими задачами. Связь с другими задачами - это не одно и то же, что связь с другими пакетами. Пакеты могут пользоваться средствами ODBC или SQL для связи с программами, обеспечивающими выполнение перечисленных функций. Однако следует учитывать, что в зарубежных пакетах нет понятий объема работ и производительности ресурсов.

Механизмы планирования.

В процессе планирования должны соблюдаться все требования, предъявляемые к данному процессу, чтобы приложение для управления проектами работало эффективно.

Список основных возможностей систем при реализации планирования:

- Создание рабочей области проекта.

- Описание WBS структуры.

- Описание различных календарей выполнения работ.

- Ввод и хранение данных по ресурсам.

- Описание временных графиков и рабочих смет, графиков распределения ресурсов и стоимостных показателей.

- Ввод и хранение важных проектных дат и вех.

- Составление расписания работ проекта.

- Ресурсное планирование.

- Расчет бюджетов проектов.

- Подсчет затраченного на работу времени (временные графики).

- Сбор информации о статусе работ и пересмотр календарных планов.

- Ввод фактических затрат.

- Подсчет стоимости выполнения работ.

Дополнительно, многие пользователи могут проявить желание в использовании в самом продукте или в приложениях следующих возможностей:

- Определение областей риска.

- Расчет показателей риска.

- Расчет возможностей по смягчению риска.

- Планирование критической цепочки риска.

- Изменение действия контроля.

Для оптимального выбора программного обеспечения, необходимо решить вопрос какие данные необходимо вводить, считать или выводить с использованием указанных возможностей? Может ли программное средство, которое Вы рассматриваете, справляться с этими данными, удовлетворяя требованиям бизнеса?

Помимо этого, необходимо оценить достаточными ли возможностями обладают программные алгоритмы, чтобы правильно и эффективно составлять календарные планы? Можете ли Вы повторять расчет и получать при этом верный результат? Можете ли вы не выходить за рамки определенных ограничений? Соответствует ли график планирования ресурсов графику выполнения работ? Правильным ли является расчет стоимости проекта с учетом объема работ? Эти вопросы являются очень существенными.

С одной стороны, почти во всех популярных продуктах используется традиционный метод критического пути и последовательный алгоритм распределения ресурсов. Однако каждый производитель разработал свои собственные возможности для этих двух основных моделей расчета, которые могут послужить выгодным дополнением к основным возможностям или, наоборот, ухудшить программный продукт.

Для удобства выбора требований, предъявляемых к системе управления проектами, можно составить следующую таблицу (табл. 1).

Таблица 1.

Требования при выборе ПО

Выбор подходящего пакета управления проектами можно рассматривать как самостоятельный проект, к которому надо отнестись со всей серьезностью. Неправильные решения на этой стадии могут привести к значительным потерям и к невозможности решения тех или иных задач управления. Правильный выбор связан с необходимостью проведения серьезного предварительного обследования потребностей организации и специфики выполняемых проектов.

К обсуждению характеристик пакетов с поставщиками необходимо тщательно подготовиться. Хорошо, если в фирме есть специалисты, имеющие опыт применения программ Управления Проектами. В противном случае наиболее приемлемым способом выполнения этого проекта является привлечение консалтинговых фирм, знакомых с характеристиками пакетов, имеющихся на рынке, и имеющих опыт внедрения управления проектами на различных объектах. Правильный выбор и оптимальное применение пакетов управления проектами дает большой экономический эффект, несопоставимый со стоимостью пакетов и необходимых консалтинговых услуг. Неправильный выбор приведет к непроизводительным затратам и может обернуться покупкой продукции на полку.

Для подготовки к семинару:

Продумайте ответ на следующие предлагаемые к обсуждению вопросы:

1. Чем определяется набор технических требований, предъявляемых к системам управления проектами?

2. Какие функции должны реализовываться в системе управления проектами?

Для подготовки к лабораторному практикуму:

Изучите рекомендации по выполнению заданий к теме, обратите внимание на различия реализации функций управления в разных пакетах управления проектами.

Выполните задания из практикума.

Оформите результаты и передайте преподавателю.