Процесс управления представляет собой технологический процесс переработки информации. Информация проявляется в различных видах и формах (см. рис. 1.1.).

Рис. 1.1. Классификация видов проявления информации в

большой сложной системе[1]

Напоминаем! Из курса информатики, вы узнали, что:

под технологическим процессом обработки информации следует понимать упорядоченную последовательность взаимосвязанных действий по обработке данных, информации, знаний до получения необходимого, полезного результата. Отсюда следует, что понятие информационной технологии подразумевает решение экономических и управленческих задач, связанное с выполнением ряда операций по сбору необходимой для решения этих задач информации, переработки ее по некоторым алгоритмам и выдачи результата лицу, принимающему решение, в удобной для него форме.

Технологический процесс обработки информации зависит от характера решаемых задач, используемых технических средств, систем контроля, числа пользователей и т.д.

Технологический процесс обработки информации может включать в свой состав ряд технологических операций (действий).

Понятие информационного поля принятия решений.

Для развития человеческого общества необходимы материальные, инструментальные, энергетические и другие ресурсы, в том числе и информационные. Настоящее время характеризуется небывалым ростом объема информационных потоков. Это относится практически к любой сфере деятельности человека. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской и образовательной сферах. Например, в промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологического оборудования, расширением внешних и внутренних связей экономических объектов в результате концентрации и специализации производства.

Информация представляет собой один из основных, решающих факторов, который определяет развитие технологии и ресурсов в целом. В связи с этим, очень важно понимание не только взаимосвязи развития индустрии информации, компьютеризации, информационных технологий с процессом информатизации, но и определение уровня и степени влияния процесса информатизации на сферу управления и интеллектуальную деятельность человека.

Проблемам информации вообще и управлению как информационному процессу уделяется очень большое внимание, обусловленное следующими объективными процессами:

· человечество переживает информационный взрыв. Рост циркулирующей и хранящейся в обществе информации пришел в противоречие с индивидуальными возможностями человека по ее усвоению;

· развитие массово - коммуникационных процессов;

· потребность разработки общей теории информации;

· развитие кибернетики как науки об управлении;

· проникновение информационных технологий в сферы социального бытия;

· исследования в области естественных наук подтверждают роль информации в процессах самоорганизации живой и неживой природы;

· актуализация проблемы устойчивого развития, становление информационной экономики, главной движущей силой которой является информационный потенциал, информационные ресурсы;

· проблема перспективы развития человечества как целостности делает необходимой постановку вопроса о критерии прогресса в современных условиях.

Важное место в понимании такого понятия как "информация" и механизма информационных процессов в обществе и его институтах занимает понятие информационной среды (информационного поля принятия решений), которая является с одной стороны, проводником, преобразователем и распространителем информации, а с другой - источником побудительных причин деятельности людей. В процессе своей деятельности человек активно взаимодействует с информационной средой, получая из нее новые личностные знания, генерируя новые знания и представляя их в форме информации, которую помещает в информационную среду.

Любому хозяйствующему субъекту свойственна определенная информационная среда, в которую он погружен (рис.1.2). Эта информационная среда отражает уровень развития хозяйствующего субъекта и определяет определенные принципы информационного поведения людей в общении друг с другом.

Предприятиям, фирмам, организациям в процессе экономической деятельности приходится постоянно сталкиваться с большими информационными потоками: международными, экономическими, политическими, конкурентными, технологическими, рыночными, социальными и т.д. При этом из множества потоков информации необходимо отобрать то, что соответствует поставленным целям. Качественная информация делает действия специалистов различных областей экономики целенаправленными и эффективными.

Рис.1.2. Информационная среда

В сложившихся условиях все более важной становится роль информационных технологий (ИТ).

Понятие информационной технологии (ИТ).

Под информационной технологией следует понимать систему методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки, анализа, выдачи данных, информации и знаний на основе применения аппаратных и программных средств в соответствии с требованиями, предъявляемыми пользователями.

Напоминаем! Из курса информатики, вы узнали, что:

такие понятия как “данные”, “информация”, “знания” не являются тождественными, и их принято различать Фиксируемые воспринимаемые факты окружающего мира представляют собой данные. При использовании данных в процессе решения конкретных задач - появляется информация. Результаты решения задач, истинная, проверенная информация (сведения), обобщенная в виде законов, теорий, совокупностей взглядов и представлений представляет собой знания.

Классификация ИТ

Понятие информационной технологии не может быть рассмотрено отдельно от технической (компьютерной) среды, т.е. от базовой информационной технологии.

Аппаратные (технических) средства, предназначенные для организации процесса переработки данных (информации, знаний), а также аппаратные (технические) средства, предназначенные для организации связи и передачи данных (информации, знаний) называют базовыми информационными технологиями.

С появлением компьютеров, у специалистов, занятых в самых разнообразных предметных областях (банковской, страховой, бухгалтерской, статистической и т.д.), появилась возможность использовать информационные технологии. В связи с этим возникла необходимость в определении понятия существовавшей до этого момента традиционной (присущей той или иной предметной области) технологии преобразования исходной информации в требуемую результатную. Таким образом, появилось понятие предметной технологии. Необходимо помнить, что предметная технология и информационная технология влияют друг на друга.

Под предметной технологией понимается последовательность технологических этапов по преобразованию первичной информации в результатную в определенной предметной области, независящая от использования средств вычислительной техники и информационной технологии.

Упорядоченную последовательность взаимосвязанных действий, выполняемых в строго определенной последовательности с момента возникновения информации до получения заданных результатов называют технологическим процессом обработки информации.

В связи с тем, что информационные технологии могут существенно отличаться в различных предметных областях и компьютерных средах, выделяют такие понятия как обеспечивающие и функциональные технологии.

Обеспечивающие информационные технологии - это технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения различных задач.

Обеспечивающие технологии могут базироваться на совершенно разных платформах. Это связано с наличием различных вычислительных и технологических сред. Поэтому при их объединении на основе предметной технологии возникает проблема системной интеграции, которая заключается в необходимости приведения различных ИТ к единому стандартному интерфейсу.

Такая модификация обеспечивающих информационных технологий, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий представляет собой функциональную информационную технологию.

Таким образом, функциональная информационная технология образует готовый программный продукт (или часть его), предназначенный для автоматизации задач в определенной предметной области и заданной технической среде.

Преобразование (модификация) обеспечивающей информационной технологии в функциональную может быть выполнена не только специалистом-разработчиком систем, но и самим пользователем. Это зависит от квалификации пользователя и от сложности необходимой модификации.

В зависимости от вида обрабатываемой информации, информационные технологии могут быть ориентированы на:

· обработку данных (например, системы управления базами данных, электронные таблицы, алгоритмические языки, системы программирования и т.д.);

· обработку тестовой информации (например, текстовые процессоры, гипертекстовые системы и т.д.);

· обработку графики (например, средства для работы с растровой графикой, средства для работы с векторной графикой);

· обработку анимации, видеоизображения, звука (инструментарий для создания мультимедийных приложений);

· обработку знаний (экспертные системы).

Следует помнить, что современные информационные технологии могут включать обработку различных видов информации и тем самым представлять собой интегрированные информационные технологии.

Рис. 1.3. Классификация ИТ, ориентированных на форму представления и выполнения отдельных операций

Рис. 1.4. Классификация прикладных ИТ

Рис. 1.5. Классификация ИТ, сгруппированных по воплощению их в компьютерных информационных системах управления

Рис. 1.6. Классификация инструментальных ИТ, необходимых для создания компьютерных информационных систем управления

Рис. 1.7. Общая схема классификации ИТ управления

Использование ИТ на разных уровнях управления

Информационные требования лиц, принимающих решения (руководства высшего, среднего и оперативного (контролирующего звеньев) непосредственно зависят от конкретного уровня управления - стратегического, тактического, оперативного.

Стратегическое планирование и контроль выполняет высший управленческий состав, разрабатывая генеральную стратегию, долгосрочные цели и задачи организации, а также осуществляя мониторинг реализации стратегии и ее корректировку. На стратегическом уровне требуются итоговые нерегламентированные отчеты, прогнозы и внешняя информация для разработки генеральной стратегии.

Тактическое планирование и контроль осуществляет средний управленческий состав, который разрабатывает кратко- и среднесрочные планы, сметы, подцели, разукрупняет стратегию по подразделениям, привлекая и размещая ресурсы, а также контролируя работу подчиненных организационных подразделений.

Оперативное планирование и контроль. Менеджеры этого уровня разрабатывают краткосрочные планы и программы, контролируют использование ресурсов и реализацию поставленных задач конкретными рабочими группами. На оперативном уровне, требуются регулярные внутренние отчеты с детальным сравнением текущих и базисных показателей, которые помогают следить за ежедневными операциями.

На оперативном уровне обычно принимаются структурированные решения, на тактическом — полуструктурированные, на стратегическом — неструктурированные. Чем выше уровень менеджмента, тем больше неструктурированных решений. Поэтому круг средств и методов формирования информации не одинаков для всех уровней.

Следовательно, ИТ должны отвечать требованиям менеджеров на разных управленческих уровнях и предоставлять им любую необходимую информацию.

Отличительные черты ИТ в зависимости от уровня, на котором принимаются управленческие решения

ИТ обеспечивают менеджера данными для выполнения всех функций управления.

В планировании ИТ могут предоставить данные и возможные модели планирования, сообщить о потребностях во внутренних ресурсах и о внешних факторах (например, о ставках процента, курсе валют). Поддержка функции планирования требует наличия телекоммуникаций, использования специальных моделирующих программ или программных модулей универсальных офисных систем (с электронными таблицами), широкого использования графических средств, возможностей проигрывания и сохранения сценариев. Выполняя функцию планирования, менеджер должен иметь на рабочем месте как минимум программные средства, реализующие методы анализа "что, если", корреляционно-регрессионый и другие методы статистического анализа, средства анализа и прогнозирования на основе трендов, средства оптимизации и подбора параметров. Особо ценные возможности для планирования имеют ИТ финансового моделирования.

В управлении персоналом, при формировании рабочих групп, менеджеру может помочь информация кадровой базы данных. Для этого необходимо, чтобы в базе данных, кроме традиционных анкетных сведений, хранилась также и информация о знаниях, умениях и психологических характеристиках работника. Для создания таких данных необходимы специальные ИТ изучения индивидуальных характеристик личности работника, набор различных ИТ тестирования.

Такие возможности ИТ как, например, электронная почта обеспечивают коммуникации в руководстве организацией, облегчая для управляющего общение с подчиненными и другими уровнями управления.

При осуществлении контрольной функции объем данных и рутинных повторяющихся вычислений настолько велик, что без ИТ обойтись невозможно. Здесь регламентированные сводки регулярно информируют об отклонении от стандартов, прогнозов, смет, реально поддерживая обратную связь и помогая вносить коррективы в деятельность организации.

Методические указания

· изучить дополнительные материалы: учебник Лодон Дж., Лодон К. Управление информационными системами. – С.-Пб.: Питер, 2005 (глава 1)

Тема 2. Информационные технологии как основа построения компьютерных информационных систем управления (КИСУ)

Введение

Успешно изучив данный материал, Вы будете:

Знать:

- Понятие компьютерной информационной системы управления;

- ИТ, которые могут составлять основу построения КИСУ;

- Свойства КИСУ;

- Подходы к классификации КИСУ;

- Принципы взаимодействия и объединения (интеграции) ИТ в КИСУ;

- Основы организации КИСУ;

- Назначение автоматизированного рабочего места менеджера как средства реализации ИТ;

- Понятие интегрированных ИТ, включаемых в АРМ менеджера.

Уметь:

- Отличать ИТ, которые могут составлять основу построения КИСУ;

- Разбираться в свойствах КИСУ;

- Отличать персональные и многопользовательские КИСУ;

- Ориентироваться в принципах взаимодействия и объединения (интеграции) ИТ в КИСУ;

- Определять назначение автоматизированного рабочего места менеджера как средства реализации ИТ.

Обладать навыками:

- выбора информационных технологий для решения различных задач;

- рассмотрения способов взаимодействия людей с информационными технологиями;

- определения последовательности взаимосвязанных действий при решении конкретных задач, возникающих в предметных областях.

Изучая тему, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

- компьютерная информационная система управления;

- целостность;

- сложность;

- структурированность;

- иерархичность;

- целенаправленность;

- эмерджентность;

- адаптивность;

- лабильность;

- неаддитивность;

- инвариантность структуры;

- непрерывность функционирования;

- управляемость;

- развиваемость;

- оптимальность функционирования;

- единство многообразия форм;

- неопределенность развития;

- автоматизированное рабочее место менеджера.

ТЕОРИЯ

Понятие компьютерной информационной системы управления.

КИСУ обладают следующими особенностями:

- в КИСУ параметры результата формируются и задаются в виде определенной цели (задачи) гораздо раньше, чем достигается результат, т.е. промежуток между постановкой задачи и получением результата достаточно велик;

- в КИСУ не обязательно, чтобы значение цели совпадало со значением полезного результата, т.е. одной цели соответствует множество значений полезного результата.

Более детально понятие КИСУ можно определить как на макро-, так и на микроуровне. Например, следующие определения КИСУ соответствуют макроэкономическому уровню: “ КИСУ - это особым образом упорядоченная система связей между производителями и потребителями материальных благ и услуг”, “ КИСУ - это совокупность механизмов и институтов для принятия и реализации решений, касающихся производства, дохода и потребления в рамках определенной географической территории”.

Таким образом, компьютеры, коммуникации знания, люди, частные фирмы, государственные учреждения и предприятия, другие экономические субъекты являются компонентами (или подсистемами) КИСУ и взаимодействуют для достижения единой цели - эффективного развития человеческого (в данном случае информационного) общества и удовлетворения потребностей его членов. Примерами макроэкономических систем, окружающих нас, являются: образование и транспорт, связь и энергетика, государственные управления и другие отрасли экономики.

Экономика в целом и ее наиболее динамичная часть - бизнес также являются примерами многоуровневых сложных макроэкономических систем, состоящих из множества компонентов - других систем и подсистем. Иллюстрацией этого может служить пример типичной бизнес-системы, соответствующей частной фирме, включающей типичные бизнес-компоненты (подсистемы), маркетинг, производство, сбыт, транспорт, учет, кадры, складское хозяйство, исследование и развитие и т.д., взаимодействующие для достижения единой цели - получения прибыли или услуг, удовлетворяющих потребности служащих, акционеров или учредителей данной фирмы.

Аналогичным образом можно построить схемы систем, соответствующих государственным или муниципальным предприятиям, организациям, учреждениям, взаимодействие компонентов которых будет ориентировано на получение соответствующих результатов и достижение своих основных целей.

Таким образом, можно отметить, что субъекты экономики являются сложными экономическими системами, соответствующими микроуровню. Такие микро экономические системы часто называют организационно-экономическими системами, так как они соответствуют уровню организаций, учреждений, предприятий.

К классу микроэкономических систем относится и их важнейший частный случай, - соответствующий субъектам низшего уровня экономики информационного общества - его индивидуальным членам: предпринимателям, менеджерам, служащим и т.д.

Как и любые другие сложные системы, макро экономические системы (отрасли, подотрасли экономики и т.п.) и организационно экономические системы (частная фирма, государственное или муниципальное предприятие, организация, учреждение и т.п.) состоят из определенного числа подсистем, которые используются для выполнения или соответствуют выполнению ряда функций, направленных на достижение общей цели системы.

Необходимо помнить, что в основе любой экономической информационной системы лежат информационные технологии.

ИТ основа построения КИСУ

ИТ тесно связаны с компьютерными информационными системами управления.

Очень важно понимать отличия в определении таких понятий, как ИТ и компьютерная информационная система управления (КИСУ).

ИТ является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения технологических операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель ИТ заключается в том, чтобы в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя результирующую информацию.

КИСУ является средой, составляющими элементами которой являются технические средства, компьютерные сети, языки программирования, средства разработки приложений, прикладные программные продукты, базы данных, люди и т.д. Основная цель КИСУ - организация хранения, обработки и передачи информации.

Реализация функций КИСУ невозможна без знания ориентированных на нее ИТ. ИТ могут существовать и вне КИСУ.

Таким образом, ИТ это более емкое понятие, чем КИСУ, отражающее современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе.

Свойства КИСУ

Множество элементов КИСУ обладает неким единством, которое выражается в общесистемных свойствах.

Среди свойств, присущих КИСУ, можно выделить следующие:

- целостность - система существует, как единое целое, которое может быть разделено на составляющие части. При этом все элементы и части экономической системы должны служить общей цели;

- сложность - КИСУ обладает большим количеством прямых и обратных связей между элементами;

- структурированность - наличие совокупности систем, подсистем, элементов и взаимодействий между ними, определяющих внутреннюю организацию целостной системы;

- иерархичность - составные части системы могут рассматриваться не только как составная часть целой системы, но и как целая система, в свою очередь состоящая их элементов. Благодаря иерархичности экономической системы становится возможным осуществление целенаправленного управления более эффективным способом;

- целенаправленность - у КИСУ есть цель ее развития и она стремиться к ее достижению;

- эмерджентность – КИСУ вне зависимости от условий изменения внешней среды должна сохранять свойство целостности. При этом КИСУ обладает в целом, такими свойствами, которыми не обладают ее отдельные компоненты;

- адаптивность - КИСУ в процессе функционирования может приспосабливаться к изменению внутренних и внешних условий с целью повышения качества управления;

- лабильность - подвижность функций элементов КИСУ при сохранении стабильности системы в целом;

- неаддитивность - совокупное функционирование взаимосвязанных элементов системы порождает качественно новые свойства единой системы, при чем этих качеств не было у элементов системы изначально;

- инвариантность структуры - невозможность полного представления КИСУ разделением на конечное множество описаний ее составных частей;

- непрерывность функционирования - КИСУ существует до тех пор, пока она функционирует;

- управляемость - КИСУ подвержена сознательной организации целенаправленного функционирования ее самой и входящих в ее состав элементов;

- развиваемость - КИСУ является динамической системой, постоянно изменяющей свои свойства и совершенствующей уровень организации;

- оптимальность функционирования - КИСУ должна функционировать оптимальным образом;

- единство многообразия форм - все составляющие компоненты системы существуют, поскольку существует сама система как единое целое;

- неопределенность развития - конкретный путь эволюции КИСУ всегда неизвестен. Есть возможность лишь прогнозировать общее направление развития системы.

Классификация КИСУ. Персональные и многопользовательские КИСУ.

По масштабу КИСУ можно классифицировать следующим образом:

- международные;

- государственные;

- региональные;

- отраслевые;

- подотраслей;

- крупнейших транснациональных корпораций;

- объединений;

- корпораций;

- финансово-промышленных групп;

- концернов;

- учреждений;

- предприятий;

- структурных подразделений;

- отделов крупных предприятий, учреждений, организаций;

- пользовательские и т.д.

По числу пользователей КИСУ можно классифицировать следующим образом:

- однопользовательские (или персональные) - КИСУ, которые являются обособленными, не связанными и не взаимодействующими постоянно с другими ЭИС, а также используемые только своим непосредственным и единственным пользователем;

- многопользовательские (или распределенные) - КИСУ, в которых более чем один пользователь. В таких системах есть возможность позволить использование одного или нескольких компонентов одной или нескольких КИСУ и соответствующих им информационных технологий другими людьми (пользователями системы).

По отраслевой принадлежности КИСУ можно классифицировать следующим образом:

- промышленности;

- связи;

- транспорта;

- сельского хозяйства и т.д.

По форме субъектов экономики КИСУ можно классифицировать следующим образом:

- государственных организаций, предприятий, учреждений;

- негосударственных и частных организаций, предприятий, учреждений;

- муниципальных организаций, предприятий, учреждений.

По сфере применения (предметной области) КИСУ можно классифицировать следующим образом:

- банковские;

- фондового рынка;

- страховые;

- налоговые;

- статистические;

- промышленных предприятий;

- предприятий и организаций непромышленной сферы;

- предприятий и организаций сферы быта и сервиса;

- туризма и гостиничного хозяйства и т.д.

По охватываемым задачам (поддерживаемым предметным технологиям) КИСУ можно классифицировать следующим образом:

- бухгалтерского учета (или бухгалтерии ИС);

- материально-технического снабжения;

- маркетинга;

- планирования и прогнозирования;

- складского хозяйства;

- основным производством;

- управления персоналом (кадрами) и т.д.

КИСУ как совокупность ИТ констатирующего, моделирующего и советующего типов.

Принципиальная схема использования ИТ при построении корпоративной КИСУ представлена на рис. 1.8.

Информационное обеспечение автоматизированного рабочего места менеджера

Информационное обеспечение АРМ предусматривает организацию его информационной базы, регламентирует информационные связи и предполагает состав и содержание всей системы информационного отображения. Решение об информационном наполнении АРМ может быть принято лишь на основе предварительного определения круга пользователей и выяснения сущности решаемых задач.

Разработка информационного обеспечения АРМ менеджера требует прежде всего определения перечня задач, отражающих деятельность менеджера в рамках принятой де композиционной части планирования, соответствующей конкретному АРМ менеджера.

В качестве исходной для приведенных расчетов информации используется информация, формируемая АРМ, реализующими задачи по управлению технической подготовкой производства (применяемость деталей и сборочных соединений в изделии, нормативные затраты времени рабочих), технико-экономическому планированию годовая и квартальная производственные программы работы предприятия.

Обеспечить рациональную взаимосвязь экономических показателей ОПП позволяют классификаторы, унифицированная система документации, рациональная организация баз данных.

Для обеспечения целостного подхода к обработке информации по управлению предприятием создается распределенный банк данных (РБнД) всей системы, который предполагает наличие распределенной базы данных и системы управления ею. Основными чертами РБнД являются рассмотрение баз данных различных АРМ как единого целого, наличие глобальной схемы описания данных по всей системе, независимость программ от местоположения данных, возможность доступа к информации любого АРМ.

Рис. 1.8. Принципиальная схема использования ИТ при построении корпоративной КИСУ

Организация КИСУ.

С точки зрения организации КИСУ они характеризуются наличием функциональной и обеспечивающей частей в соответствии со структуризацией и разделением системы на составные части (элементы, подсистемы), которые взаимосвязаны друг с другом и оказывают определенные воздействия друг на друга. Множество всех составных частей и их взаимосвязей образуют структуру КИСУ.

Функциональная часть КИСУ состоит из модели системы управления хозяйствующим объектом.

Обеспечивающая часть КИСУ состоит из технического, технологического, информационного, математического, организационного, правового, эргономического и других видов обеспечения.

Основные принципы организации КИСУ:

1) системность и логичность построения обеспечивающих и функциональных элементов КИСУ.

2) широкое применение экономико-математических методов и технологий прогнозно-статистического характера. Задачи управления производственной, финансовой деятельностью организации в большинстве своем ставятся как аналитические, оптимизационные или как задачи планирования.

3) декомпозиция КИСУ на ряд комплексов (модулей) задач, каждый из которых моделирует определенную сферу управленческой деятельности. Выбор признаков декомпозиции зависит от специфики объекта управления и целей создания КИСУ. Трансформация целей управления в функции, а функций - в подсистемы позволяет проводить дальнейшую декомпозицию. Если подсистемы реализуют некоторые отделенные друг от друга функции управления, то каждую из них можно делить на более детальные подфункции - задачи (или комплексы задач). Состав задач определяется важностью той или иной функции управления, возможностью формализации управленческих процедур, уровнем подготовки персонала к использованию компьютеров, наличием информационной базы и технических средств.

4) использование новых методов и включение вновь созданных частей КИСУ в систему автоматизации управленческих работ. Создание и организация КИСУ должны основываться на принципах исключения/добавления/замены отдельных элементов КИСУ, а также допускать расширение структуры КИСУ за счет ее совершенствования.

5) адаптация всех элементов и КИСУ в целом. Данный принцип должен полностью пронизывать идеологию построения КИСУ – от анализа задач, технико-экономических показателей и их группировок в подсистемы (блоки, модули) до формулирования целей.

Автоматизированное рабочее место менеджера как средство реализации ИТ

Пользователь может использовать как отдельные ИТ, так и их совокупность, объединенную в КИСУ. Комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, поддерживающих выполнение целей управленческого работника - лица, принимающего решение (ЛПР), реализуется на основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). С появлением персональных компьютеров стало возможным установить их непосредственно на рабочее место менеджера и оснастить новыми инструментальными средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста, Персональный компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных функциональных и обеспечивающих информационных технологий и размещенный на рабочем месте, стали называть автоматизированным рабочим местом, назначение которого — информационная поддержка принимаемых решений. АРМ менеджера является некоторой частью КИСУ, обособленной в соответствии со структурой управления объектом и существующей системой целераспределения. Оно и оформляется в виде самостоятельного программно-аппаратного комплекса,

АРМ менеджера содержит в себе функциональную ИТ полностью или частично. Какая именно ее часть закрепляется за тем или иным АРМ, определяется, прежде всего, декомпозицией целей в структуре управления объектом. Такое распределение функциональных ИТ на АРМ не должно нарушать требований самой предметной технологии. Совмещение функциональных ИТ с управленческой структурой позволяет создать распределенную систему решения предметных задач. Распределенность этих технологий между компьютерами может касаться либо хранимых данных, либо технологий их обработки.

Одной из наиболее распространенных форм реализации целей, стоящих перед управленческим персоналом является система взаимосвязанных и взаимодействующих АРМ, в том числе руководителя и исполнителя. Пользователям этих АРМ необходима совершенно разная информационная поддержка. Руководителю нужна обобщенная, достоверная и полная информация, позволяющая принимать правильные решения, а также средства анализа и планирования различных сфер деятельности хозяйствующего субъекта.

Специалисту-исполнителю необходим удобный инструментарий для обеспечения профессиональной деятельности в конкретной области, что определяется применяемыми в данной сфере предметными технологиями и разделением обязанностей между управленческими работниками. АРМ данного уровня характеризуется жестким включением в КИСУ функциональных и обеспечивающих технологий, что позволяет использовать специалиста невысокой квалификации, поскольку глубоких знаний предметной технологии от него не требуется, так как они заложены в АРМ разработчиками КИСУ.

На номенклатуру АРМ и совокупность включаемых в них ИТ влияют структура управления, сложившаяся в учреждении, технологии предметных областей, схема распределения обязанностей и целей между сотрудниками. Таким образом, номенклатура АРМ зависит от управленческой структуры, а содержание - от целей, реализуемых ЛПР.

Под АРМ специалиста следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой самостоятельную КИСУ индивидуального или коллективного пользования, которая позволяет вести обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм. АРМ включает три основных компонента: обучающую систему, комплекс ИТ и сервисные средства.

Методические указания

· изучить дополнительные материалы: учебник Лодон Дж., Лодон К. Управление информационными системами. – С.-Пб.: Питер, 2005 (глава 2)

Тема 3. Обзор прикладных программных продуктов используемых в менеджменте

Введение

Успешно изучив данный материал, Вы будете:

Знать:

- Понятие прикладного программного продукта;

- Структурную и функциональную организацию локальных систем;

- Структурную и функциональную организацию финансово-управленческих систем;

- Структурную и функциональную организацию средних интегрированных систем;

- Структурную и функциональную организацию крупных интегрированных систем.

Уметь:

- Классифицировать прикладные программные продукты, используемые в менеджменте;

- Отличать принципы функционирования локальных, финансово-управленческих, средне и крупно интегрированных систем;

- Ориентироваться в назначении прикладных программных продуктах, используемых в менеджменте.

Обладать навыками:

- работы с прикладными программными продуктами, используемыми в менеджменте.

Изучая тему, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

- Прикладной программный продукт;

- Локальные прикладные программные продукты, предназначенные для малого бизнеса;

- Финансово-управленческие прикладные программные продукты;

- Средние интегрированные прикладные программные продукты;

- Крупные интегрированные прикладные программные продукты.

ТЕОРИЯ

Под прикладным программным продуктом понимается совокупность профессионально - ориентированных функциональных технологий.

Прикладной программный продукт = Профессионально - ориентированные функциональные технологии = Предметные информационные технологии + Обеспечивающие информационные технологии + Базовые информационные технологии = КИСУ

В зависимости от:

- сферы экономики, в которой работает то или иное предприятие

- масштаба предприятия

его требования к используемым прикладным программным продуктам и лежащим в их основе информационным технологиям будут различны.

Рис.1.9. Требования к прикладному программному обеспечению в зависимости от величины и способа организации предприятия

Например, у малого предприятия возникают потребности в таком прикладном программном продукте, который включает в себя функциональные технологии, позволяющие автоматизировать:

1) полностью задачи бухгалтерского учета,

2) на одну четверть задачи управленческого и финансового учета и также задачи по управлению логистикой.

При этом у малого предприятия отсутствует необходимость автоматизировать управление производством. Однако, могут возникнуть потребности в автоматизации ряда отдельных специализированных задач, например, из области маркетинга, дизайна, инвестирования и т.д.

Наиболее интересную классификацию современных прикладных программных продуктов предложили специалисты компании “Делойт и Туш СНГ” (см. рис.1.10).

Рис.1.10. Классификация прикладных программных продуктов

Локальные прикладные программные продукты, предназначенные для малого бизнеса

Локальные прикладные программные продукты предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Прикладными программными продуктами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций.

Прикладные программные продукты этого класса по многим критериям универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем, например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких прикладных программных продуктов на предприятии невелик (иногда можно воспользоваться “коробочным” вариантом, купив программу и самому установить ее на персональном компьютере).

Стоимость прикладных программных продуктов, в основном, колеблется в диапазоне 5-50 тысяч долларов США.

Финансово-управленческие прикладные программные продукты

Финансово-управленческие прикладные программные продукты могут быть гибко настроены на нужды конкретного предприятия. Такие программные продукты хорошо интегрируют деятельность предприятия и предназначены, в первую очередь, для учета и управления ресурсами непроизводственных компаний. Они также часто универсальны. Однако в финансово-управленческих прикладные программных продуктах значительнее может проявляться необходимость отражения специфики деятельности конкретной компании, так как функциональные возможности таких прикладных программных продуктов шире, чем локальных.

Прикладные программные продукты, помещенные в правой стороне второй колонки (как российские, так и западные) на рис. 3, по мнению аналитиков, преследуют стратегию перехода в класс средних интегрированных прикладных программных продуктов. Во многих из этих прикладных программных продуктах присутствуют базовые возможности управления производством. Некоторые российские поставщики пытаются найти решение проблемы в интеграции с производственными модулями западных прикладных программных продуктов.

Прикладные программные продукты, помещенные в левой стороне колонки на рис.3 остаются пока в категории финансово-управленческих.

Стоимость финансово-управленческих прикладных программных продуктов, в основном, находится в диапазоне от 50 тысяч до 200 с лишним тысяч долларов США.

Средние интегрированные прикладные программные продукты

Средние интегрированные прикладные программные продукты предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль и порой невозможно выделить блок бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически из других функциональных блоков.

Цепочка оперативного планирования “сбыт – производство – закупки” является ядром таких прикладных программных продуктов. Подразделения инфраструктуры предприятия (финансы, бухгалтерия, маркетинг и пр.) строят свою деятельность, опираясь на данные этой цепочки.

Такие прикладные программные продукты значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6-9 месяцев до полутора лет и более). Поэтому требуются значительные совместные усилия сотрудников предприятия, поставщика программного обеспечения или консалтинговой компании, осуществляющей внедрение.

Стоимость внедрения средних интегрированных прикладные программные продукты может совпадать со стоимостью внедрения финансово-управленческих, но, в зависимости от охвата деятельности предприятия, может достигать 500 и более тысяч долларов США.

Крупные интегрированные прикладные программные продукты

Крупные интегрированные прикладные программные продукты отличаются от средних интегрированных набором вертикальных рынков и глубиной поддержки процессов управления больших многофункциональных групп предприятий (холдингов или ФПГ).

Такие прикладные программные продукты дают широту охвата, включая управление производством, управление сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию, глобальное планирование и бюджетирование и пр. Сходные функции присутствуют и во многих финансово-управленческих (за исключением производства) и средних интегрированных прикладных программных продуктов, однако, с более низкой степенью проработки.

Сроки внедрения крупных интегрированных прикладных программных продуктов обычно занимают более года, а стоимость проекта – более 500 тысяч долларов США.

Конечный продукт работы любого менеджера – это решения и действия. Принятое им решение ведет либо к преуспеванию предприятия, либо к неудачам.

Методические указания

· изучить дополнительные материалы: учебник Лодон Дж., Лодон К. Управление информационными системами. – С.-Пб.: Питер, 2005 (глава 3)

Тема 4. Обзор ИТ управления, предназначенных для оперативной и аналитической обработки данных

Введение

Успешно изучив данный материал, Вы будете:

Знать:

- Понятие и основное назначение OLTP-систем;

- Понятие и основное назначение OLAP-систем;

- Классы OLAP-систем;

- Задачи, решаемые OLTP- и OLAP-системами.

Уметь:

- Отличать задачи, решаемые OLTP- и OLAP-системами;

- Ориентироваться в классах OLAP-систем.

Обладать навыками:

- Использования OLTP- и OLAP-системам в работе менеджера.

Изучая тему, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

- OLTP-система;

- OLAP-система;

- Data Warehousing - хранилища (склады) данных.

ТЕОРИЯ

В области ИТ управления существуют два взаимно дополняющих друг друга направления:

· технологии, ориентированные на оперативную (транзакционную) обработку данных. Эти технологии лежат в основе КИСУ, предназначенных для оперативной обработки данных. Называются подобные системы - OLTP (online transaction processing) системы;

· технологии, ориентированные на анализ данных и принятие решений. Эти технологии лежат в основе КИСУ, предназначенных для анализа накопленных данных. Называются подобные системы - OLAP (online analytical processing) системы.

Основное назначение OLAP-систем - динамический многомерный анализ исторических и текущих данных, стабильных во времени, анализ тенденций, моделирование и прогнозирование будущего. Такие системы, как правило, ориентированы на обработку произвольных, заранее не регламентированных запросов. В качестве основных характеристик этих систем можно отметить следующие:

· поддержка многомерного представления данных, равноправие всех измерений, независимость производительности от количества измерений;

· прозрачность для пользователя структуры, способов хранения и обработки данных;

· автоматическое отображение логической структуры данных во внешние системы;

· динамическая обработка разряженных матриц эффективным способом.

Термин OLAP является часто отождествляют с системами поддержки принятия решений (DSS (Decision Support Systems). А в качестве синонима термина «решения» используют Data Warehousing - хранилища (склады) данных, понимая под этим набор организационных решений, программных и аппаратных средств для обеспечения аналитиков информацией на основе данных из систем обработки транзакций нижнего уровня и других источников

“Склады данных” позволяют обрабатывать данные, накопленные за длительные периоды времени. Эти данные являются разнородными (и не обязательно структурированными). Для “складов данных” присущ многомерный характер запросов. Огромные объемы данных, сложность структуры как данных, так и запросов требует использования специальных методов доступа к информации.

В других источниках понятие Системы Поддержки Принятия Решений (СППР) считается более широким. Хранилища данных и средства оперативной аналитической обработки могут служить одними из компонентов архитектуры СППР.

OLAP всегда включает в себя интерактивную обработку запросов и последующий многопроходный анализ информации, который позволяет выявить разнообразные, не всегда очевидные, тенденции, наблюдающиеся в предметной области.

Иногда различают "OLAP в узком смысле" - это системы которые обеспечивают только выборку данных в различных разрезах, и "OLAP в широком смысле", или просто OLAP, включающей в себя:

- поддержку нескольких пользователей, редактирующих БД.

- функции моделирования, в том числе вычислительные механизмы получения производных результатов, а также агрегирования и объединения данных;

- прогнозирование, выявление тенденций и статистический анализ.

Каждый из этих типов систем требует специфической организации данных, а так же специальных программных средств, обеспечивающих эффективное выполнение стоящих задач.

OLAP-средства обеспечивают проведение анализа деловой информации по множеству параметров, таких как вид товара, географическое положение покупателя, время оформления сделки и продавец, каждый из которых допускает создание иерархии представлений. Так, для времени можно пользоваться годовыми, квартальными, месячными и даже недельными и дневными промежутками; географическое разбиение может проводиться по городам, штатам, регионам, странам или, если потребуется, по целым

полушариям.

OLAP-системы можно разбить на три класса.

1 класс. Наиболее сложными и дорогими из них являются основанные на патентованных технологиях серверы многомерных БД. Эти системы обеспечивают полный цикл OLAP-обработки и либо включают в себя, помимо серверного компонента, собственный интегрированный клиентский интерфейс, либо используют для анализа данных внешние программы работы с электронными таблицами. Продукты этого класса в наибольшей степени соответствуют условиям применения в рамках крупных информационных хранилищ. Для их обслуживания требуется целый штат сотрудников, занимающихся как установкой и сопровождением системы, так и формированием представлений данных для конечных пользователей. Обычно подобные пакеты довольно дороги. В качестве примеров продуктов этого класса можно привести систему Essbase корпорации Arbor Software, Express фирмы IRI (входящей теперь в состав Oracle), Lightship производства компании Pilot Software и др.

2 класс OLAP-систем - реляционные OLAP-системы (ROLAP). Здесь для хранения данных используются старые реляционные СУБД, а между БД и клиентским интерфейсом организуется определяемый администратором системы слой метаданных. Через этот промежуточный слой клиентский компонент может взаимодействовать с реляционной БД как с многомерной. Подобно средствам первого класса, ROLAP-системы хорошо приспособлены для работы с крупными информационными хранилищами, требуют значительных затрат обслуживания специалистами информационных подразделений и предусматривают работу в многопользовательском режиме. Среди продуктов этого типа - IQ/Vision корпорации IQ Software, DSS/Server и DSS/Agent фирмы MicroStrategy и DecisionSuite компании Information Advantage.

ROLAP-средства реализуют функции поддержки принятия решений в надстройке над реляционным процессором БД.

Такие программные продукты должны отвечать ряду требований, в частности:

- иметь мощный оптимизированный для OLAP генератор SQL-выражений, позволяющий применять многопроходные SQL-операторы SELECT и/или коррелированные подзапросы;

- обладать достаточно развитыми средствами для проведения нетривиальной обработки, обеспечивающей ранжирование, сравнительный анализ и вычисление процентных соотношений в рамках класса;

- генерирвать SQL-выражения, оптимизированные для целевой реляционной СУБД, включая поддержку доступных в ней расширений этого языка;

- предоставлять механизмы описания модели данных с помощью метаданных и давать возможность использовать эти метаданные для построения запросов в реальном масштабе времени;

- включать в себя механизм, позволяющий оценивать качество построения сводных таблиц с точки зрения скорости вычисления, желательно с накоплением статистики по их использованию.

3 класс OLAP-систем - инструменты генерации запросов и отчетов для настольных ПК, дополненные OLAP-функциями или интегрированные с внешними средствами, выполняющими такие функции. Эти весьма развитые системы осуществляют выборку данных из исходных источников, преобразуют их и помещают в динамическую многомерную БД, функционирующую на ПК конечного пользователя. Указанный подход, позволяющий обойтись как без дорогостоящего сервера многомерной БД, так и без сложного промежуточного слоя метаданных, необходимого для ROLAP-средств, обеспечивает в то же время достаточную эффективность анализа. Эти средства для настольных ПК лучше всего подходят для работы с небольшими, просто организованными БД. Потребность в квалифицированном обслуживании для них ниже, чем для других OLAP-систем, и примерно соответствует уровню обычных сред обработки запросов. В числе основных участников этого сектора рынка - компания Brio Technology со своей системой Brio Query Enterprise, Business Objects с одноименным продуктом и Cognos с PowerPlay.

OLTP-системы, являясь высокоэффективным средством реализации оперативной обработки, оказались мало пригодны для задач аналитической обработки. Это вызвано следующим:

1. средствами традиционных OLTP-систем можно построить аналитический отчет и даже прогноз любой сложности, но заранее регламентированный. Любой шаг в сторону, любое нерегламентированное требование конечного пользователя, как правило, требует знаний о структуре данных и достаточно высокой квалификации программиста;

2. многие необходимые для оперативных систем функциональные возможности являются избыточными для аналитических задач и в то же время могут не отражать предметной области. Для решения большинства аналитических задач требуется использование внешних специализированных инструментальных средств для анализа, прогнозирования и моделирования. Жесткая же структура баз не позволяет достичь приемлемой производительности в случае сложных выборок и сортировок и, следовательно, требует больших временных затрат для организации шлюзов.

3. в отличие от транзакционных, в аналитических системах не требуются и, соответственно, не предусматриваются развитые средства обеспечения целостности данных, их резервирования и восстановления. Это позволяет не только упростить сами средства реализации, но и снизить внутренние накладные расходы и, следовательно, повысить производительность при выборке данных.

Задачи, эффективно решаемые каждой из систем, определим на основе сравнительных характеристик OLTP- и OLAP-систем (табл. 1).

Таблица 1

Задач решаемых OLTP- и OLAP-системами

Характеристика	OLTP	OLAP
Частота обновления данных	Высокая частота, небольшие "порции"	Малая частота, большие "порции"
Источники данных	В основном, внутренние	По отношению к аналитической системе, в основном, внешние
Возраст данных	Текущие (несколько месяцев)	Исторически (за годы) и прогнозируемые
Уровень агрегации данных	Детализированные данные	В основном агрегированные данные
Возможности аналитических операций	Регламентированные отчеты	Последовательность интерактивных очетов, динамическое изменение уровней агрегаций и срезов данных
Назначение системы	Фиксация, оперативный поиск и обработка данных, регламентированная аналитическая обработка	Работа с историческими данными, аналитическая обработка, прогнозирование, моделирование

Таблица 2

Сравнение OLTP и OLAP

Характеристика	OLTP	OLAP
Преобладающие операции	Ввод данных, поиск	Анализ данных
Характер запросов	Много простых транзакций	Сложные транзакции
Хранимые данные	Оперативные, детализированные	охватывающие большой период времени, агрегированные
Вид деятельности	Оперативная, тактическая	Аналитическая, стратегическая
Тип данных	Структурированные	Разнотипные

Методические указания

· изучить дополнительные материалы: учебник Башмаков А.И., Башмаков И.А. Интеллектуальные информационные технологии: учебное пособие – М.:,2005 (глава 2)

Тема 5. Обзор ИТ поддержки принятия решений менеджерами

Введение

Успешно изучив данный материал, Вы будете:

Знать:

- Основные принципы организации процессов поддержки принятия решений;

- Понятие и схему функционирования СППР;

- Типы СППР: сосредоточенные и распределенные;

- Принципы построения СППР;

- Понятие интеллектуальной технологии анализа данных;

- Факторы, влияющие на поддержку процесса принятия решений.

Уметь:

- Отличать типы СППР;

- Ориентироваться в принципах построения и функционирования СППР;

- Разбираться в факторах, влияющих на поддержку процесса принятия решений;

- Ориентироваться в типах СППР.

Обладать навыками:

- Использования ИТ поддержки принятия решений менеджерами.

Изучая тему, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

- СППР;

- Сосредоточенные СППР;

- Распределенные СППР;

- Интеллектуальные информационные технологии анализа данных;

- EIS (Execution Information System);

- DSS (Desicion Support System).

ТЕОРИЯ

Поддержка принятия решений

Принятие решения в большинстве случаев заключается в генерации возможных альтернатив решений, их оценке и выборе лучшей альтернативы.

Принять "правильное" решение - значить выбрать такую альтернативу из числа возможных, в которой с учетом всех разнообразных факторов и противоречивых требований будет оптимизирована общая ценность, то есть она будет в максимальной степени способствовать достижению поставленной цели.

При выборе альтернатив приходится учитывать большое число противоречивых требований и, следовательно, оценивать варианты решений по многим критериям. Нильс Бор заметил: "Есть примитивные истины, противоречие которым явно ложно, но существуют также и высшие истины, такие, что противоречащие им постулаты также справедливы". Противоречивость требований, неоднозначность оценки ситуаций, ошибки в выборе приоритетов сильно осложняют принятие решений.

Неопределенности являются неотъемлемой частью процессов принятия решений. Эти неопределенности принято разделять на три класса:

• неопределенности, связанные с неполнотой наших знаний о проблеме, по которой принимается решение;

• неопределенность, связанная с невозможностью четкого учета реакции окружающей среды на наши действия;

• неопределенность, связанная с неточным пониманием своих целей лицом, принимающим решения.

Свести задачи с подобными неопределенностями к точно поставленным целям нельзя в принципе. Для этого надо "снять" неопределенности. Одним из таких способов снятия является субъективная оценка специалиста (эксперта, руководителя), определяющая его предпочтения.

Таким образом, эксперт или лицо, принимающее решение (ЛПР), вынуждены исходить из своих субъективных представлений об эффективности возможных альтернатив и важности различных критериев.

Большое количество задач, если не большинство, являются многокритериальными задачами, в которых приходится учитывать большое число факторов. В этих задачах человеку приходится оценивать множество сил, влияний, интересов и последствий, характеризующих варианты решений.

Многочисленные исследования показывают, что сами ЛПР без дополнительной аналитической поддержки используют упрощенные, а иногда и противоречивые решающие правила.

Поддержка принятия решений и заключается в помощи ЛПР в процессе принятия решений. Она включает:

• помощь ЛПР при анализе объективной составляющей, то есть в понимании и оценке сложившейся ситуации и ограничений, накладываемых внешней средой;

• выявление предпочтений ЛПР, то есть выявление и ранжирование приоритетов, учет неопределенности в оценках ЛПР и формирование его предпочтений;

• генерацию возможных решений, то есть формирование списка альтернатив;

• оценку возможных альтернатив, исходя из предпочтений ЛПР и ограничений, накладываемых внешней средой;

• анализ последствий принимаемых решений;

• выбор лучшего, с точки зрения ЛПР, варианта.

Компьютерная поддержка процесса принятия решений, так или иначе, основана на формализации методов получения исходных и промежуточных оценок, даваемых ЛПР, и алгоритмизации самого процесса выработки решения.

Формализация методов генерации решений, их оценка и согласование является чрезвычайно сложной задачей. Эта задача стала интенсивно решаться с возникновением вычислительной техники. Решение этой задачи в различных приложениях сильно зависело и зависит от характеристик доступных аппаратных и программных средств, степени понимания проблем, по которым принимаются решения, и методов формализации.

Основная сложность, возникающая здесь, заключается в том, что ЛПР, как правило, не привык к количественным оценкам в процессе принятия решений, не привык оценивать свои решения на основе математических методов с помощью каких-либо функций, с трудом анализирует последствия принимаемых решений.

Понятие СППР

Увеличение объема информации, поступающей непосредственно к руководителям, усложнение решаемых задач, необходимость учета большого числа взаимосвязанных факторов и быстро меняющейся обстановки настоятельно требуют использовать вычислительную технику в процессе принятия решений. В связи с этим появились системы поддержки принятия решений (СППР).

«Системы поддержки принятия решений являются человеко-машинными объектами, которые позволяют лицам, принимающим решения (ЛПР), использовать данные, знания, объективные и субъективные модели для анализа и решения слабоструктурированных и неструктурированных проблем». В этом определении подчеркивается предназначение СППР для решения слабоструктурированных и неструктурированных задач.

К слабоструктурированным задачам относятся задачи, которые содержат как количественные, так и качественные переменные, причем качественные аспекты проблемы имеют тенденцию доминировать. Неструктурированные проблемы имеют лишь качественное описание.

Существует и такое определение: «система поддержки принятия решений - это компьютерная система, позволяющая ЛПР сочетать собственные субъективные предпочтения с компьютерным анализом ситуации при выработке рекомендаций в процессе принятия решения».

Также СППР определяется как «компьютерная информационная система, используемая для различных видов деятельности при принятии решений в ситуациях, где невозможно или нежелательно иметь автоматическую систему, полностью выполняющую весь процесс решения».

Все три определения не противоречат, а дополняют друг друга и достаточно полно характеризуют СППР.

Человеко-машинная процедура принятия решений с помощью СППР представляет собой циклический процесс взаимодействия человека и компьютера. Цикл состоит из фазы анализа и постановки задачи для компьютера, выполняемой (ЛПР), и фазы оптимизации (поиска решения и выполнения его характеристик), реализуемой компьютером.

Таким образом, можно отметить, что СППР обеспечивают следующее:

1. Помогают произвести оценку обстановки (ситуаций), осуществить выбор критериев и оценить их относительную важность.

2. Генерируют возможные решения (сценарии действий).

3. Осуществляют оценку сценариев (действий, решений) и выбирают лучший.

4. Обеспечивают постоянный обмен информацией об обстановке принимаемых решений и помогают согласовать групповые решения.

5. Моделируют принимаемые решения (в тех случаях, когда это возможно).

6. Осуществляют динамический компьютерный анализ возможных последствий принимаемых решений.

7. Производят сбор данных о результатах реализации принятых решений и осуществляют оценку результатов.

Рис. 1.11. Схема функционирования СППР

Типы СППР

Системы поддержки принятия решений могут быть сосредоточенные и распределенные.

Сосредоточенные СППР

Сосредоточенные СППР устанавливаются на одном компьютере.

Они проще, чем распределенные системы, так как в них отсутствует проблема обмена информацией.

Возможны следующие типы сосредоточенных СППР:

1. Решение в автоматическом режиме принимает система принятия решений, состоящая из одного узла. Такая система включает в себя компьютер, систему автоматического и/или ручного ввода информации и средства представления решения (возможно стандартное устройство вывода). Примером такой системы может быть система тушения пожара на каком-нибудь особо опасном объекте.

2. Решение принимает специалист, имеющий в своем распоряжении СППР. Система может включать в себя экспертные системы, моделирующие КИСУ, средства оценки принятых решений и т. д.

Распределенные СППР могут быть распределены пространственно и/или функционально. Пространственно и функционально распределенные СППР состоят из локальных СППР, расположенных в связанных между собой узлах вычислительной сети, каждый из которых может независимо решать свои частные задачи, но для решений общей проблемы ни одна из них не обладает достаточными знаниями, информацией и ресурсами (или некоторых из этих составляющих). Общую проблему они могут решать только сообща, объединяя свои локальные возможности и согласовывая принятые частные решения.

Среди распределенных СППР часто выделяют иерархические системы поддержки принятия решении (ИСППР).

ИСППР состоят из экспертных систем или систем поддержки принятия решений, распложенных в узлах, связанных между собой вычислительной сетью. С точки зрения принятия решений узлы неравноправны. Самый простой пример такой системы - это система, состоящая из подсистем Wi, W2,..., Wn и одной подсистемы Wo второго (более высокого) уровня.

Рис. 1.12. Узлы ИСППР

Цель подсистемы Wo - влиять на низшие подсистемы таким образом, чтобы достигалась общая цель, заданная для всей системы. Такая система может служить в качестве элементарного блока при построении более сложных систем.

Объективно существуют интересы системы в целом. Их выразителем выступает подсистема Wo. Существуют и интересы подсистем Wi, W2,..., Wn, причем их интересы, как правило, не совпадают или совпадают не полностью как с интересами подсистемы Wo, так и друг с другом.

Степень централизации системы определяется мерой разделения полномочий между уровнями системы. В тех случаях, когда система Wo не может приказывать подсистемам низшего уровня, подсистемы низшего уровня не могут функционировать без координирующих действий (например, при выработке новой стратегии действий или распределении ресурсов), необходима разработка согласованных решений.

Распределенные системы получают в настоящее время все более широкое распространение по следующим причинам:

- бурное развитие технологии производства вычислительной техники позволяет объединить большое число достаточно мощных и относительно недорогих вычислительных машин в единую сеть, способную выполнять асинхронные параллельные вычисления и эффективно обмениваться информацией.

- многие предметные области, в которых используются системы поддержки принятия решений, распределены по своей природе. Некоторые из них распределены функционально (как, например, многие системы медицинской диагностики), другие распределены как пространственно, так и функционально (как, например, системы автоматизации проектирования сложных технических объектов). Распределение системы поддержки принятия решений получили очень широкое распространение. Они реализованы управления воздушным движением, управления группами роботов, в задачах дистанционного управления подвижными объектами, управления производством, системах поддержки принятия решений в экстремальных ситуациях и т. д.

- пространственно и функционально распределенные системы облегчают обмен информацией и принятие согласованных решений группами специалистов, совместно работающих над решением одной задачи, и/или группами экспертных систем, управляющих сложным техническим объектом.

- принцип модульного построения и использования систем также хорошо реализуется в распределенных системах поддержки принятия решений. Возможность создавать системы для решения сложных проблем из относительно простых и автономных программно-аппаратных модулей позволяет их легче создавать, отлаживать и эксплуатировать. Таким образом, распределенный подход поддержки принятия решений целесообразно использовать, когда ЛПР пространственно распределены, либо когда процесс принятия решений связан с высокой степенью функциональной специализации и, конечно, когда имеют место оба эти случая. Обе эти ситуации могут быть связаны с различными прикладными областями принятия решений.

Несмотря на различный характер приложений, методы построения распределенных систем принятия решений в них очень близки.

Существенно новые возможности появляются у специалистов, принимающих решения, которые находятся на значительном расстоянии друг от друга. Развитие региональных и глобальных вычислительных сетей, компьютер которым могут быть подключены локальные сети специалистов, принимающих решения, обеспечивают легкость общения и получения всей необходимой информации, в том числе и графической, в очень сжатые сроки.

Распределенные СППР могут иметь следующие модификации:

1. Решение предлагают несколько экспертных систем, находящиеся в одном узле, но оценивающие, ситуацию с разных "точек зрения". Они могут предложить различные решения, которые должен откорректировать и согласовать специалист, сидящий за дисплеем узла.

2. Решение предлагают несколько экспертных систем, находящихся в различных узлах вычислительной сети. В силу того, что они тоже могут подходить компьютер решению с разных "точек зрения", могут быть предложены различные решения, которые теперь уже должны будут согласовывать специалисты, находящиеся, возможно, в различных узлах сети. Если один из узлов передал не одно, а несколько решений, то ситуация принципиально не меняется.

3. Решение предлагают несколько специалистов, сидящих за дисплеями различных узлов вычислительной сети. Они все должны будут согласовывать принятие окончательного решения.

4. Возможен вариант, когда предлагаются различные решения и экспертными системами (системой), и экспертами (экспертом).

Принципы построения (архитектура) СППР.

СППР состоят из двух основных компонент: хранилища данных и аналитических средств. Хранилище данных предоставляет единую среду хранения корпоративных данных, организованных в структурах, оптимизированных для выполнения аналитических операций. Аналитические средства позволяют конечному пользователю, не имеющему специальных знаний в области информационных технологий, осуществлять навигацию и представление данных в терминах предметной области. Для пользователей различной квалификации, СППР располагают различными типами интерфейсов доступа к своим сервисам.

Рис. 1.13. Принципиальная структура СППР

Интеллектуальный анализ данных или «добыча данных» (Data Mining) - при помощи средств добычи данных можно проводить глубокие исследования данных. Эти исследования включают в себя: поиск зависимостей между данными (напр., “Верно ли, что рост продаж продукта А обусловлен ростом продаж продукта В ?” ); выявление устойчивых бизнес-групп (напр. “Какие группы клиентов, близких по поведенческим и другим характеристикам, можно выделить? Какие характеристики клиентов при этом оказывают наибольшее влияние на классификацию?“); прогнозирование поведения бизнес-показателей (напр. “Какой объем перевозок ожидается в следущем месяце?“ ); оценка влияния решений на бизнес компании (напр. “Как изменится спрос на товар А среди группы потребителей Б, если снизить цену на товар С ?“ ); поиск аномалий (напр. “С какими сегментами клиентской базы связаны наиболее высокие риски?“).

Хранилище данных представляет собой банк данных определенной структуры, содержащий информацию о производственном процессе компании в историческом контексте. Главное назначение хранилища - обеспечивать быстрое выполнение произвольных аналитических запросов.

В зависимости от функционального наполнения интерфейса системы выделяют два основных типа СППР: EIS и DSS.

EIS (Execution Information System) – КИСУ руководства предприятия. Эти системы ориентированы на неподготовленных пользователей, имеют упрощенный интерфейс, базовый набор предлагаемых возможностей, фиксированные формы представления информации. EIS-системы рисуют общую наглядную картину текущего состояния бизнес-показателей работы компании и тенденции их развития, с возможностью углубления рассматриваемой информации до уровня крупных объектов компании. EIS–системы – та реальная отдача, которую видит руководство компании от внедрения технологий СППР.

DSS (Desicion Support System) – полнофункциональные системы анализа и исследования данных, рассчитанные на подготовленных пользователей, имеющих знания как в части предметной области исследования, так и в части компьютерной грамотности. Обычно для реализации DSS-систем (при наличии данных) достаточно установки и настройки специализированного ПО поставщиков решений по OLAP-системам и Data Mining.

Такое деление систем на два типа не означает, что построение СППР всегда предполагает реализацию только одного из этих типов. EIS и DSS могут функционировать параллельно, разделяя общие данные и/или сервисы, предоставляя свою функциональность как высшему руководству, так и специалистам аналитических отделов компаний.

Рис. 1.14. Архитектура СППР

Факторы, влияющие на поддержку процесса принятия решений

К факторам, оказывающим определяющее влияние на человеко-машинный процесс поддержки принятия решений относятся:

- характер распределенности СППР (определяет групповой или индивидуальный процесс принятия решения);

- типы структурированности проблем, решаемых с помощью СППР (определяет возможность использования аналитических моделей, численных оценок или только качественных характеристик);

- характер оценки результатов решения (определяет возможность получения объективной полученных результатов);

- характер ситуации, в которой ЛПР принимает решение (определяет стрессовость ситуации, имеющийся опыт и т. п.);

- тип компьютерного анализа ситуации, производимого с помощью СППР (определяет метод анализа последствий принимаемого решения).

Типы структурированных проблем, решаемых с помощью СППР.

Попытки применения исследования операций для решения различного класса задач выявили большие различия в природе изучаемых систем. В связи с этим была предложена следующая классификация проблем.

1. Хорошо структурированные или количественно сформулированные проблемы, в которых существенные зависимости выяснены настолько хорошо, что они могут быть выражены в числах или символах, получающих, в конце концов, численные оценки.

2. Слабо структурированные или смешанные проблемы, которые содержат как качественные, так и количественные элементы, причем качественные, малоизвестные и неопределенные стороны проблем имеют тенденцию доминировать.

3. Неструктурированные или качественно выраженные проблемы, содержащие лишь описание важнейших ресурсов, признаков и характеристик, количественные зависимости между которыми совершенно неизвестны.

Математическая поддержка подготовки принятия решений.

Точность и полнота первичной информации, реальные возможности ее сбора и обработки во многом определяют выбор типов прикладных моделей. С другой стороны, исследования по моделированию экономики выдвигают новые требования к системе информации.

В зависимости от моделируемых объектов и назначения моделей используемая в них исходная информация имеет существенно различный характер и происхождение. Она может быть разделена на две категории: о прошлом развитии и современном состоянии объектов (экономические наблюдения и их обработка) и о будущем развитии объектов, включающую данные об ожидаемых изменениях их внутренних параметров и внешних условий (прогнозы). Вторая категория информации является результатом самостоятельных исследований, которые также могут выполняться посредством моделирования.

Математические модели, используемые для описания экономических процессов и явлений называют экономико-математическими моделями.

В таблице 3 приведен обзор моделей, указаны их возможности и разновидности решений для которых описываемые модели предназначены.

Таблица 3

Обзор экономико-математических методов

Метод	Характеристика метода
Системный анализ	Позволяет рассматривать любую рыночную ситуацию как некий объект для изучения с большим диапазоном внутренних и внешних причинно-следственных связей. Так, изменения на рынке потребительских товаров могут быть причиной, с одной стороны, внешних процессов, изменения в сфере рынка средств производства, финансового рынка, международного рынка, а с другой, — внутренних процессов: изменения в развитии рынков отдельных тесно взаимосвязанных товаров.
Программно-целевое планирование	Широко используется при выработке и реализации стратегии и тактики маркетинга.
Линейное программирование	Математический метод для выбора из ряда альтернативных решений наиболее благоприятного (с минимальными расходами, максимальной прибылью, наименьшими затратами времени или усилий) применяется при решении ряда проблем маркетинга. Например, разработка более выгодного ассортимента при ограниченных ресурсах, расчет оптимальной величины товарных запасов, планирование маршрутов движения сбытовых агентов.
Методы теории массового обслуживания	Применяются при решении проблем выбора очередности обслуживания заказчиков, составления графиков поставок товаров и других аналогичных задач. Они дают возможность, во-первых, изучить складывающиеся закономерности, связанные с наличием потока заявок на обслуживание, и, во-вторых, соблюсти необходимую очередность их выполнения.

Таблица 3

Обзор экономико-математических методов

Метод	Характеристика метода
Теория связи	Данная теория рассматривающая механизм «обратных связей», позволяет получить сигнальную информацию о процессах, выходящих за пределы установленных параметров. В маркетинговой деятельности использование такого подхода дает возможность управлять товарными запасами (регулирование поступлениями и отгрузками), процессами производства и сбыта (увязка производственных мощностей с возможностями сбыта). Применение теории связи к организационным структурам маркетинговой деятельности помогает совершенствовать связь предприятий с рынком, повысить эффективность использования получаемых данных.
Методы теории вероятностей	Помогают принимать решения, которые сводятся к определению значения вероятностей наступления определенных событий и выбору из возможных действий наиболее предпочтительного. В данном случае речь идет о том, производить или нет продукт А или В, реорганизовывать либо расширять производство, проникать на рынок или нет.
Метод сетевого планирования	Метод дает возможность регулировать последовательность и взаимозависимость отдельных видов работ или операций в рамках какой-либо программы. Он позволяет четко фиксировать основные этапы работы, определять сроки их выполнения, разграничивать ответственность, экономить затраты, предусматривать возможные отклонения. Достаточно эффективным является использование метода сетевого планирования при разработке программы производства нового товара и организации пробных продаж,

Таблица 3

Обзор экономико-математических методов

Метод	Характеристика метода
	подготовке и проведении сбытовых и рекламных кампаний.
Метод деловых игр	Метод помогает разрешению реальных маркетинговых ситуаций. Упрощенные модели поведения конкурентов, стратегии выхода на новые рынки могут «проигрываться» для нахождения оптимальных решений.
Метод функционально-стоимостного анализа	Используется для комплексного решения задач, связанных с повышением качества продукции и одновременной экономии материальных и трудовых ресурсов.
Эконометрические модели	Модели дают возможность с учетом действующих факторов внешней и внутренней среды оценить, например, перспективы развития емкости рынка, определить наиболее рациональные стратегии маркетинга и возможные ответные шаги конкурентов, оценить оптимальные затраты на маркетинг для получения необходимого размера прибыли.
Методы экспертных оценок	Методы позволяют достаточно быстро получить ответ о возможных процессах развития того или иного события на рынке, выявить сильные и слабые стороны предприятия, получить оценку эффективности тех или иных маркетинговых мероприятий. Используются методы «Дельфи», «Мозговой атаки», «Адвоката дьявола» и другие. Правильное проведение экспертизы предполагает решение ряда вопросов, связанных с формированием экспертной группы, проведением процедуры экспертизы, выбором методов обработки результатов экспертных оценок. Основными требованиями к экспертам являются их компетентность, профессионализм, авторитетность, беспристрастность. Процедура экспертизы предполагает коллективное генерирование идей на основе проведения дискуссий или опросов (обычных или многоступенчатых) с применением анкет. Использование средств вычислительной техники помогает не только обработать полученные данные, но и построить аналитические и имитационные модели. Все это делает использование экспертизы методом достаточно авторитетным и перспективным.

Примеры СППР.

CППР "Эксперт"

Система поддержки принятия решений "Эксперт" - это инструмент для формализации и решения слабоструктурированных и неструктурированных задач планирования, прогнозирования и управления.

Особенности системы:

1. Система базируется на современных методах поддержки принятия решений, применявшихся в США, Мексике, Канаде и других странах для решения задач аналитического планирования.

2. Поддержка как числовых значений, так и субъективных вербальных предпочтений пользователя.

3. Возможность анализа данных на предмет согласованности и достоверности, исправление несогласованности.

4. Удобный графический интерфейс, инструменты для формализации проблемы, анализа результатов.

5. Возможность обработки любых внешних данных.

6. Обработка совместных суждений, достижение консенсуса

7. Подробные печатные отчеты.

8. Наличие библиотеки решений типовых задач в области финансов, экономики, управлении персоналом, предприятием и т.п.

9. Низкие системные требования.

Наличие библиотеки типовых иерархий и заданных парных сравнений для решения задач управления, прогнозирования и управления из различных сфер деятельности.

Рис.1.15. Экранная форма программы

Рис.1.16. Экранная форма программы

Crystal Info (Seagate Info) 7.5

Crystal Info 7.5 - система поддержки принятия решений, основанная на гибкой технологии доступа к данным и их обработки. Crystal Info (ранее: Seagate Info) обеспечивает стандартизацию документооборота и отчетности в масштабе предприятия. Поддерживается технология OLAP, что позволяет получать ответы на важные для бизнеса вопросы "на лету".

Функциональные возможности Crystal Info

Управление выполнением запросов:

- управление запросами пользователей;

- управление выводом результатов;

- контроль за разделением информации;

- вывод отчетов, инициируемый событиями (обновлениями БД, например).

Возможности работы в Internet/intranet:

- вывод отчетов в формате HTML с возможностью просмотра в броузере;

- обновление выводимых на Web-сайт отчетов по расписанию;

- вывод отчетов по статистике обращения к Web-сайту;

- Crystal Info WebAccess: доступ ко всем возможностям анализа данных и просмотра отчетов в безопасной среде Web через любой броузер, поддерживающий фреймы и JavaScript.

Возможности администрирования

- функции секретности;

- импорт списков пользователей Windows NT;

- отчеты по спискам секретности;

- административные отчеты;

- возможность установки на рабочие станции по сети;

- управление секретностью на уровне представлений (Viewing-level security);

- возможности назначения пользователям прав доступа;

- поддержка кластерных технологий.

Baan

С помощью генератора отчетов Seagate Crystal Reports пользователи Baan могут создавать аналитические отчеты, обращаясь непосредственно к данным Baan через Baan native driver фирмы Seagate. С помощью того же драйвера, отчеты, созданные на основе данных Baan, могут быть эффективно распространены в масштабе корпорации с помощью Seagate Info. Seagate Info позволит также эффективно проанализировать информацию с помощью технологии многомерного анализа данных OLAP.

PeopleSoft

PeopleSoft и Seagate Software тесно интегрированы посредством PSQuery из состава PeopleTools. (PeopleTools – инструментальный набор для пользователей и PeopleSoft). PSQuery предоставляет доступ к данным, не требуя знания структуры таблиц PeopleSoft.

Интеграция Seagate Software и PeopleSoft обеспечивает безопасность данных и предоставляет полную функциональность, такую как доступ к метаданным PSQuery и внесение параметров. После недавней сертификации Seagate Info 7 для PeopleSoft 7.5, эта интеграция распространяется как на Crystal Reports так и на Seagate Info.

J.D. Edwards

Использование Seagate Crystal Reports с J.D. Edwards OneWorld.
Последняя версия драйвера J.D. Edwards' Open Data Access (ODA) Driver позволяет пользователям J.D. Edwards при помощи Crystal Reports создавать отчеты презентационного качества на основе данных off OneWorld data, что значительно повышает возможности OneWorld по обеспечению безопасности и поддержке бизнес-логики.

Использование СППР в отраслях

Телекоммуникации

Телекоммуникационные компании используют СППР для подготовки и принятия комплекса решений, направленных на сохранение своих клиентов и минимизацию их оттока в другие компании. СППР позволяют компаниям более результативно проводить свои маркетинговые программы, вести более привлекательную тарификацию своих услуг.

Анализ записей с характеристиками вызовов позволяет выявлять категории клиентов с похожими стереотипами поведения, с тем чтобы дифференцировано подходить к привлечению клиентов той или иной категории.
Есть категории клиентов, которые постоянно меняют провайдеров, реагируя на те или иные рекламные компании. СППР позволяют выявить наиболее характерные признаки «стабильных» клиентов, т.е. клиентов, длительное время остающихся верными одной компании, давая возможность ориентировать свою маркетинговую политику на удержание именно этой категории клиентов.

Банковское дело

СППР используются для более качественного мониторинга различных аспектов банковской деятельности, таких как обслуживание кредитных карт, займов, инвестиций и так далее, что позволяет значительно повысить эффективность работы.

Выявление случаев мошенничества, оценка риска кредитования, прогнозирование изменений клиентуры – области применения СППР и методов добычи данных. Классификация клиентов, выделение групп клиентов со сходными потребностями позволяет проводить целенаправленную маркетинговую политику, предоставляя более привлекательные наборы услуг той или иной категории клиентов.

Страхование

Набор применений СППР в страховом бизнесе можно назвать классическим - это выявление потенциальных случаев мошенничества, анализ риска, классификация клиентов.

Обнаружение определенных стереотипов в заявлениях о выплате страхового возмещения, в случае больших сумм, позволяет сократить число случаев мошенничества в будущем.

Анализируя характерные признаки случаев выплат по страховым обязательствам, страховые компании могут уменьшить свои потери. Полученные данные приведут, например, к пересмотру системы скидок для клиентов, подпадающих под выявленные признаки.

Классификация клиентов дает возможность выявить наиболее выгодные категории клиентов, чтобы точнее ориентировать существующий набор услуг и вводить новые услуги.

Розничная торговля

Торговые компании используют технологии СППР для решения таких задач, как планирование закупок и хранения, анализ совместных покупок, поиск шаблонов поведения во времени.

Анализ данных о количестве покупок и наличии товара на складе в течение некоторого периода времени позволяет планировать закупку товаров, например, в ответ на сезонные колебания спроса на товар.

Часто, покупая какой либо товар покупатель приобретает вместе с ним и другой товар. Выявление групп таких товаров позволяет, например, помещать их на соседних полках, с тем, чтобы повысить вероятность их совместной покупки.

Поиск шаблонов поведения во времени дает ответ на вопрос «Если сегодня покупатель приобрел один товар, то через какое время он купит другой товар?». Например, приобретая фотоаппарат, покупатель, вероятно, в ближайшем будущем станет приобретать пленку, пользоваться услугами по проявке и печати.

Методические указания

· изучить дополнительные материалы: учебник Башмаков А.И., Башмаков И.А. Интеллектуальные информационные технологии: учебное пособие – М.:,2005 (глава 4)

Тема 6. ИТ управления офисной деятельностью

Введение

Успешно изучив данный материал, Вы будете:

Знать:

- Определение таких понятий, как: офис, документ, документопоток, делопроизводство;

- Подходы к автоматизации офисной деятельности;

- Принципы организации документооборота;

- Назначение таких технологий, как groupware и workflow.

Уметь:

- Отличать подходы к автоматизации офисной деятельности;

- Ориентироваться в ИТ управления офисной деятельности.

Обладать навыками:

- Использования ИТ управления офисной деятельностью.

Изучая тему, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

- Офис;

- Документ;

- Документопоток;

- Делопроизводством;

- Документооборота;

- Системы Управления Электронными Документам;

- Технологии groupware;

- Технологии класса workflow.

ТЕОРИЯ

Понятие офиса

Существует несколько подходов к определению понятия "офис".

Если рассматривать толкования, приводимые в словарях, то понятие офис может определять канцелярию, справочное бюро (inquiry office), редакцию (editorial office), издательство (publishing office), учреждение (public office), головную контору объединения или предприятия, ведомство, государственный архив (record office), заводоуправление, министерство (см. Foreign Office, UK, Office of Education, USA).

Например, Американский словарь английского языка Н.Уэбстера термин "офис" определяет как "место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью".

На практике сложилось несколько подходов к определению понятия офиса. В широком смысле, офис - это организация, на входе и выходе которой - "бумаги", являющиеся:

- письмом или заключением (или визой), фиксирующим решение, принятое должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.),

- договором (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.) с некоторым юридическим или физическим лицом,

- распорядительным или учетным документом, выпущенным для фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.), и т.п.

Более узкий подход к определению понятия офиса, заключается в следующем. Офис - это организация типа канцелярии, функция которой - получать и выпускать документы, а также - отслеживать их движение. Причем данное определение зачастую основывается на толковании понятия документ как любого сообщения, передаваемого между участниками бизнес-процесса.

Офисы представляют собой системы деловых связей со сложными потоками информации. Традиционно считается, что главными функциями офиса является организация документооборота и работа канцелярии. Однако, основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса, далее офис будет рассматриваться как полнофункциональное предприятие.

Понятие документа, документопотока, делопроизводства.

В качестве задач автоматизации деятельности офиса часто выделяют задачи, общие для офисов всех видов, т.е. задачи, связанные с "переработкой" документов. К подобным задачам относятся: редактирование (набор, проверка, оформление), печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.

Как уже отмечалось, разнообразия офисов велико (канцелярии, бюро, редакции и т.д.). Исходя из этого, отсутствует понятие "офисная информационная система" (т.к. это теряет смысл). Совершенно очевидно, что офисная информационная система (ИС) заводоуправления будет иметь мало общего с офисной ИС министерства иностранных дел или издательского дома [2].

Поэтому такие ИС сложно рассматривать в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем. Если же общим для таких ИС является поддержка документооборота, то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами нужно говорить как о самостоятельном классе функций и соответствующих средствах автоматизации офиса. Однако, часто оказывается, что в современных информационных систем предприятий "офисного типа" сама поддержка документооборота может радикально трансформироваться, чуть ли не исчезнуть совсем.

В настоящее время в связи со значительным ростом информационных потоков все большее значение уделяется системам автоматизации документооборота организаций и учреждений.

Для того, чтобы эффективно управлять деятельностью любого предприятия, фирмы, организации все имеющие место там информационные потоки должны управляться и отслеживаться. Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопоток. Документопоток лежит в основе делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации принято называть деятельность по организации прохождения документов внутри данной организации.

Рассмотрим задачи автоматизации бизнесс-процессов офисов и рассмотрим вопросы построения документооборота.

Основными задачами автоматизации документооборота и систем доставки информации являются следующие:

· интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

· ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

· автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;

· формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

· планирование и управление ресурсами;

· автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

· организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

· обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

· обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы);

· формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты:

· многопользовательские СУБД;

· средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;

· локальные сети;

· средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;

· средства системного администрирования - определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;

· средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе, выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:

- надежность доставки (исключение возможности потери документов);

- повышенные вероятностно-временные характеристики;

- достоверность передаваемых документов;

- конфиденциальность документов;

- контроль доставки сообщений и регистрация трафика;

- возможность доступа к внешним телематическим услугам для передачи и приема информации из внешних систем;

- отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов).

Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

Основным принципом документооборота является отсутствие локальных архивов документов (таких архивов не существует ни у кого). И это обусловливается тем, что любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, вполне реально рискует оказаться неисполненным.

Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ..."). Рассмотрим типы документов. Типов документов, используемых в работе предприятия, может быть достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). Некоторые типы документов представлены на рис.30. Однако, представленные типы документов, в свою очередь, могут быть разделены всего на 3 вида (рис.1.17).

Рис.1.17. Типы документов

Рис. 1.18. Типы документов

ИТ управления офисной деятельностью

Очень важным для предприятий является вопрос автоматизации делопроизводства. Но для того, чтобы добиться качественной автоматизации необходимо в начале исследовать документопотоки на предприятии и при необходимости модифицировать документопотоки с целью повышения эффективности их обработки.

Идея автоматизированного офиса предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.

В настоящее время известен целый ряд концепций построения автоматизированного офиса, например, свои решения предлагают фирма Microsoft, Borland, Lotus. В зависимости от величины бизнеса фирмы (крупный, средний, мелкий) могут использоваться такие продукты как Lotus Notes, StaffWare, DOC Ware, MS Office, а также целый ряд других из числа продуктов, предлагаемых на российском рынке.

Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов. Электронный архив становится при этом ядром офисных СУЭД, решая проблемы хранения электронных документов, быстрого поиска и распределенного доступа к ним.

Рис. 1.19. Принципиальная схема электронного архива

Электронный архив документов позволяет решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса.

Важной проблемой СУЭД, является вовлечение в электронный документооборот бумажных документов с целью объединения потоков документов приходящих в твердой копии и документов, изначально создаваемых в электронном виде или приходящих по электронной почте.

Решить проблему ввода в СУЭД бумажных документов позволяет использование сканеров и систем распознавания текстов.

Система распознавания текстов CuneiForm позволяет вводить бумажные документы со сканера и записывать их в графическом виде, для создания электронной копии документа с возможности дальнейшей печати. При необходимости документы могут быть преобразованы в текстовые файлы, пригодные для редактирования. При необходимости организации потокового ввода документов в Электронный архив, возможно использовать CuneiForm OCR Server.

CuneiForm OCR Server обеспечивает автоматический поиск изображений, полученных с сервера сканирования, последовательное их распознавание, удаление и передачу результатов в указанную пользователем директорию в полностью автоматическом режиме. По желанию пользователя изображения могут быть заархивированы и помещены в указанную им директорию, а результаты распознавания сохранены в формате, удобном для редактирования.

Это дает возможность независимой работы группы пользователей и создание систем потокового ввода документов в корпоративные базы данных или электронные архивы.

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

· сетевой доступ к файлам и базе данных;

· локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

· терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений; просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

· поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

· четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

· обработка текста,

· электронные таблицы,

· деловая и презентационная графика,

· планирование работ и совещаний,

· генерация отчетов из базы данных,

· мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

ОбзорИТ управления офисной деятельности

Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

· функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

· системы для организации групповой работы;

· системы управления электронными документами;

· средства управления документооборотом.

Методические указания

· изучить дополнительные материалы: учебник Титоренко Г.А. Информационные технологии управления– М.:ФиС,2005 (глава 3)

Тема 7. ИТ управления корпорацией

Введение

Успешно изучив данный материал, Вы будете:

Знать:

- назначение прикладного программного продукта BAAN IV;

- функции, выполняемые отдельными подсистемами прикладного программного продукта BAAN IV;

- назначение прикладного программного продукта МАХ;

- функции, выполняемые отдельными модулями прикладного программного продукта МАХ;

- назначение прикладного программного продукта Галактика;

- функции, выполняемые отдельными подсистемами прикладного программного продукта Галактика.

Уметь:

- Разбираться в ИТ объемно-календарного планирования;

- Разбираться в ИТ статистического управления запасами;

- Разбираться в ИТ планирования потребностей в материалах;

- Разбираться в ИТ планирования потребностей в производственных мощностях;

- Разбираться в ИТ финансового планирования;

- Разбираться в ИТ, лежащих в основе объединенной системы планирования ресурсов предприятия;

- разбираться в назначении и функциях подсистем прикладного программного продукта BAAN IV;

- разбираться в назначении и функциях, выполняемых модулями прикладного программного продукта МАХ;

- разбираться в назначении и функциях, выполняемых модулями прикладного программного продукта Галактика.

Обладать навыками:

- работы с ИТ управления корпорацией

Изучая тему, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

- MPS (master planning scheduling) - обьемно-календарное планирование;

- SIC (statistical inventory control) - статистическое управление запасами;

- Точка заказа;

- Уровень пополнения;

- MRP (materials requirements planning) - планирование потребностей в материалах;

- CRP (capacity requirements planning) - планирование потребностей в производственных мощностях;

- FRP (Finance Requirements Planning) - планирование финансов предприятия;

- систем планирования ресурсов предприятия - ERP (Enterprise Requirements Planning);

- Пакет прикладных программ (ППП);

- Функциональная подсистема.

ТЕОРИЯ

1). Объемно-календарное планирование

MPS (master planning scheduling) - обьемно-календарное планирование. Основное назначение данной методологии можно сформулировать следующим образом - определение количественных показателей каждого выпускаемого изделия в привязке к временным отрезкам планирования в пределах всего срока планирования.

Основные цели, которые преследует данная методология, заключаются в следующем:

1. Спланировать сроки производства готовой продукции и своевременно выполнить заказы

2. Избежать перегрузки производственного оборудования

3. Обеспечить эффективное использование производственных мощностей и оптимальные производственные затраты

Основные технологические этапы реализации данной методологии в экономических информационных системах можно следующим образом.

1 шаг. Формируется план продаж (“объем”, с разбивкой по календарным периодам).

2 шаг. По плану продаж формируется план пополнения запасов (за счет производства или закупки).

3 шаг. Оцениваются финансовые результаты по периодам (в качестве которых используются периоды планирования или финансовые периоды).

Методология MPS достаточно долго лежала в основе построения корпоративных экономических информационных систем (КЭИС). Однако, данная методология не позволяла решать все необходимые производственному предприятию задачи с использованием КЭИС. Так, например, в методологии MPS не были решены проблемы, возникающие при формировании клиентских заказов, поступающих на производственное предприятие. Было достаточно проблематично осуществлять следующие действия:

- прогнозировать необходимый объем и срок поставки (производственному предприятию необходимо планировать деятельность на длительное время вперед, учитывая длительность и сезонность производства и потребности в складских площадях);

- выражать объем заказа в произвольных единицах (вагонная норма, контейнер и т.д.);

- формировать «страхового запаса» производимой продукции.

Пытаясь решить возникающие проблемы, APICS разработала еще одну методологию и предложила ее использовать в корпоративных экономических информационных системах.

2). Статистическое управление запасами

SIC (statistical inventory control) - статистическое управление запасами. Основное назначение данной методологии можно сформулировать следующим образом - изучение динамики запасов c использованием статистических методов.

Вместе с данной методологией возникли новые понятия - «точка заказа», «уровень пополнения». «Точка заказа» - определяет уровень складских запасов, при снижении планового запаса, ниже которого необходимо спланировать заказ у поставщика. «Уровень пополнения» - определяет запас товара на складе, т.е. то количество товара, выше которого не рекомендуется повышать уровень складского запаса конкретного товара

Появление данной методологии лишь частично устранило существующие проблемы. Кроме того, к уже существовавшим трудностям решения задач производственного предприятия добавлялись новые. Среди них такие, как:

- усложнение процесса производства;

- возникновение сложных изделий, количество компонент (составных частей) в которых измерялось тысячами, при том, что сборка изделий могла производиться на нескольких сборочных конвейерах.

3). Планирование потребностей в материалах

MRP (materials requirements planning) - планирование потребностей в материалах. Основное назначение данной методологии можно сформулировать следующим образом - решение проблемы формирования заказа на комплектующие и “сборки” (узлы) опираясь на данные (потребности) объемно-календарного плана производства.

Использование данной методологии в корпоративных экономических информационных системах позволяет ответить на следующие вопросы:

- что собирается производить предприятие

- что для этого необходимо

- чем уже располагает предприятие

- что необходимо предприятию дополучить

Методология MRP базируется на следующих основных составляющих:

- описании состояния материалов (Inventory Status File)

- программе производства (Master Production Schedule)

- перечне составляющих конечного продукта (Bills of Material File)

При описании состояния материалов должна быть отражена максимально полная информация обо всех типах сырья и материалах-комплектующих, необходимых для производства конечного продукта.

Программа производства представляет собой оптимизированный график распределения времени для производства необходимой партии готовой продукции за планируемый период или диапазон периодов.

Перечень составляющих конечного продукта представляет собой список материалов и их количество, требуемое для производства конечного продукта.

Основные технологические этапы реализации методологии MPS в экономических информационных системах можно следующим образом.

1 шаг. Для каждого отрезка времени (неделя или сутки) в течение всего периода планирования на основании инвентарных списков, плана производства и текущих запасов на складе создаётся полная потребность в материалах[2].

2 шаг. Вычисляется чистая потребность в материалах.

Чистая потребность определяет: какое количество материалов нужно заказать (или произвести, в случае внутреннего производства комплектующих) в каждый конкретный момент времени, чтобы удовлетворить текущие потребности производственного процесса.

3 шаг. Чистая потребность в материалах конвертируется в соответствующий план заказов на требуемые материалы и, в случае необходимости, вносятся поправки в уже действующие планы.

Строго учитывается время выполнения каждого заказа, другими словами, MRP автоматически составляя план заказов, руководствуется известным временем выполнения каждого из них (lead time). Это время, как правило, определяется поставщиком данного материала. Этот план заказов является руководящим документом отдела закупок.

4) Планирование потребностей в производственных мощностях

CRP (capacity requirements planning) - планирование потребностей в производственных мощностях. Основное назначение данной методологии можно сформулировать следующим образом - проверка пробной программы производства, созданной в соответствии с прогнозами спроса на продукцию, на возможность ее осуществления имеющимися в наличии производственными мощностями.

Основные технологические этапы реализации методологии CRP в экономических информационных системах можно следующим образом.

Шаг 1. Разрабатывается план распределения производственных мощностей для обработки каждого конкретного цикла производства в течение планируемого периода.

Шаг 2. Устанавливается технологический план последовательности производственных процедур и, в соответствии с пробной программой производства, определяется степень загрузки каждой производственной единицы на срок планирования.

Шаг 3. Если после цикла работы CRP методологии программа производства признается реально осуществимой, то она автоматически подтверждается и становится основной для MRP- автоматизированной системы.

Шаг 4. В противном случае в нее вносятся изменения, и она подвергается повторному тестированию с помощью CRP-методологии, реализованной в виде программного модуля.

Шаг 5. Если после цикла работы CRP-методологии программа производства признается реально осуществимой, то она автоматически подтверждается и становится основной для MRP- автоматизированной системы.

Шаг 6. В противном случае в нее вносятся изменения, и она подвергается повторному тестированию с помощью CRP- методологии, реализованной в виде программного модуля.

5) Финансовое планирование

FRP (Finance Requirements Planning) - планирование финансов предприятия. Логика функционирования данной методологии представлена на рис. 1.8.

Рис. 1.20. Логика функционирования методологии FRP

6) Объединенная система планирования

В результате объединения методологии MRP и CRP сформировалась методология MRP II (см. рис. 18).

Рис. 1.21. Логика функционирования методологии методология MRP II

Технология обработки информации в корпоративных экономических системах с использованием методологии MRP II представлена на рис.1.10.

Рис. 1.22. Логика методологии MRP II

Использованием методологии MRP II позволяет отвечать на следующие вопросы:

- Что собирается производить предприятие;

- Что для этого нужно предприятию;

- Что предприятие имеет в данный момент;

- Что предприятие должно получить в итоге.

Основные технологические этапы реализации методологии MRP II в экономических информационных системах можно следующим образом.

Шаг 1. Планирование развития бизнеса (составление и корректировка бизнес-плана)

Шаг 2. Планирование деятельности предприятия

Шаг 3. Планирование продаж

Шаг 4. Планирование потребностей в сырье и материалах

Шаг 5. Планирование производственных мощностей

Шаг 6. Планирование закупок

Шаг 7. Выполнение плана производственных мощностей

Шаг 8. Выполнение плана потребности в материалах

Шаг 9. Осуществление обратной связи

7). Система планирования ресурсов предприятия

Системы планирования класса MRPII в интеграции с модулем финансового планирования FRP (Finance Requirements Planning) получили название систем планирования ресурсов предприятия - ERP (Enterprise Requirements Planning), которые позволяют наиболее эффективно планировать всю коммерческую деятельность современного предприятия, в том числе финансовые затраты на проекты обновления оборудования и инвестиции в производство новой линейки изделий.

Общая характеристика корпоративной системы BAAN IV

Обратите свое внимание!

Пакет прикладных программ (ППП) – это интегрированная информационная система масштаба предприятия (корпорации), представляющая собой единый программный комплекс, предназначенный для автоматизации практически всех видов деятельности предприятий и организаций.

ППП BAAN IV разработала компания Baan, вошедшая в состав британской корпорации Invensys. В России компания Baan представлена группой компаний - это Альфа-Интегратор-Баан-Евразия (http://www.baan.ru/).

ППП BAAN IV является открытой системой и может взаимодействовать практически с любым программным обеспечением, используемым на предприятиях.

На текущий момент ППП BAAN IV внедрен в более чем 12 000 средних и крупных предприятиях и организациях. В табл. 5 представлено процентное соотношение числа внедрений ППП BAAN IV по отраслям народного хозяйства.

Таблица 5

Процентное соотношение числа внедрений ППП BAAN IV по отраслям народного хозяйства

Отрасль народного хозяйства	Процент от общего числа внедрений
Текстильная, бумажная, химическая	13 %
Синтетические материалы	7 %
Пищевая	5 %
Электроника	10 %
Строительство	7 %
Металлообработка и металлургия	14 %
Снабженческие и сбытовые организации	11 %
Машиностроение	17 %
Транспорт	7 %
Другие отрасли	6 %
Прочие организации	4 %

Характеристика функциональных возможностей ППП BAAN IV

Основными функциональными возможностями корпоративной информационной системы BAAN IV являются:

· управление финансовой и бюджетной деятельностью предприятия;

· бухгалтерский учет;

· контроллинг;

· управление сбытом, снабжением и складами предприятия, в том числе планирование и учет всех товарно-материальных потоков предприятия;

· управление производственными задачами (как в рамках дискретного, так и непрерывного цикла производства). При этом система позволяет одновременно управлять различными типами производства (от единичного до массового) и гибко изменять управляющую модель;

· планирование хозяйственно-производственной деятельности предприятия (в том числе с использованием системы "интеллектуального" планирования ресурсов, когда учитываются имеющиеся ограничения и приоритеты);

· управление инвестиционными проектами и капитальным строительством;

· управление транспортными задачами;

· управление сервисным обслуживанием и ремонтами оборудования;

· динамическое моделирование предприятия;

· информационно-сигнальная система руководителя и система принятия решений;

· система управления качеством и т.д.

Обратите свое внимание!

Функциональная подсистема – это набор задач, объединенный в отдельный блок, в соответствии с единством предметной области и схожестью выполняемых функций.

Все вышеперечисленные группы задач реализованы в ППП BAAN IV в виде следующих функциональных подсистем:

· производство;

· сбыт, снабжение, склады;

· финансы;

· транспорт;

· процесс;

· проект;

· сервис;

· администратор деятельности предприятия;

· моделирование предприятия;

· инструментарий.

В целом ППП BAAN IV включает 10 интегрированных функциональных подсистем, более 200 модулей и 300 сеансов. Принципиальная структура ППП BAAN IV представлена на рис.1.23.

Рис.1.23. Принципиальная структура ППП BAAN IV

Прикладной программный продукт "МАХ"

Общая характеристика ППП МАХ

В России система распространяется компанией ОАО "ICL - КПО ВС" - совместным англо-российским предприятием, созданным ICL (Англия-Япония) и Казанским производственным объединением вычислительных систем в 1992 году (http://www.icl.kazan.ru/services/max2/).

ППП МАХ является профессионально-ориентированным программным продуктом для управления бизнесом в масштабах предприятия. ППП МАХ используется предприятиями, занимающимися производственной и коммерческой деятельностью, имеющих в своем составе одно или несколько организационных подразделений. Типичными пользователями ППП МАХ являются средние и крупные предприятия с годовым оборотом от 2 до 500 млн. долларов.

ППП МАХ предназначен поддерживать все сферы деятельности предприятия от планирования, складирования и производства до закупки и продажи товаров. Он включает системы, которые обеспечивают поддержку для принятия стратегических, тактических и оперативных решений, а также систему бухгалтерского учета и финансового управления, и может быть легко интегрирован с другими системами.

В настоящее время ППП МАХ применяется предприятиями, которые относятся к различным отраслям промышленности: машиностроения и приборостроения, химической, целлюлозо-бумажной и т.д.

Многие пользователи ППП МАХ работают в комплексной среде, включающей международные структуры и группы компаний. Можно настроить конфигурацию ППП МАХ для любого уровня интеграции, чтобы пользователи могли в полном объеме воспользоваться преимуществами распределенной среды.

ППП МАХ позволяет работать с множеством разных денежных единиц, единиц измерения, складов, подразделений, производств, поставщиков и потребителей продукции, что дает возможность гибко управлять работой предприятия.

Модули, входящие в состав ППП МАХ

ППП МАХ является единым интегрированным продуктом (см. рис.1.24). Однако по требованию клиента могут поставляться отдельно модули сбыта и снабжения, модули производства, модуль бухгалтерского учета или любое сочетание данных модулей.

Обратите свое внимание!

Программный модуль – это программа или функционально завершенный фрагмент программы, предназначенный для:
- хранения;
- трансляции;
- объединения с другими программными модулями;
- загрузки в оперативную память.

Рис.1.24. Модули, входящие в ППП МАХ

Основными модулями ППП МАХ являются:

1) Модуль Моделирование

2) Модуль Планирование деятельности

3) Модуль Прогнозирование

4) Модуль Управление контрактами

5) Модуль Подготовка производства

6) Модуль Управление продажами

7) Модуль Управление запасами

8) Модуль Управление закупками

9) Модуль Оперативное управление производством

10) Модуль Калькуляция затрат

11) Модуль Бухгалтерский учет

12) Модуль Управление поставками

Основные характеристики системы «ГАЛАКТИКА»

«Галактика» - многопользовательская сетевая система управления деятельностью предприятия (корпорации) решает задачи оперативного управления, бухгалтерского учета, планирования, контроля и анализа (см. Рис.1.25).

· Использование технологий интерактивной аналитической обработки данных (OLAP) с возможностью детализации уровней аналитики.

· Соответствие функциональности, технологичности и степени интеграции системы современным концепциям ERP (Enterprise Resource Planinng - «планирование ресурсов предприятия»), CSRP (Custom Synchronized Resource Planning - «планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем»), SEM (Strategic Enterprise Management - «стратегическое управление предприятием», а также стандартам открытых систем.

· Сочетание высокой степени интеграции с гибкостью - система строится в виде набора взаимосвязанных, но относительно независимых компонентов, которые приобретаются в составе и порядке, удобном конкретному клиенту.

· Обеспечение настройки Галактики на конкретную отрасль, регион, особенности бизнеса. Независимость прикладных свойств системы от программно-аппаратной платформы, гарантированная работа системы в различных операционных средах (Windows 95, 98, 2000, Windows NT, Windows XP и т.д.) и с различными СУБД - Oracle, MS SQL, Pervasive SQL (Btrieve).

Система «Галактика» обеспечивает функционирование всех подразделений территориально-рассредоточенных компании в едином информационном пространстве.

В части оперативного управления предприятием система «Галактика» обеспечивает решение следующих задач:

· управление договорными обязательствами;

· управление закупками и материально-техническое снабжение;

· управление продажами, сбыт и реализация продукции;

· управление бартерными операциями и взаимозачетами;

· управление консигнационными операциями;

· учет наличия и движения материальных ценностей (склад);

· управление продажами через торговый зал, использование интеллектуальных кассовых аппаратов;

· контроль расчетов с поставщиками и получателями;

· управление штрафными обязательствами;

· управление бюджетами, платежный календарь, финансовый анализ;

· управление производством;

· управление себестоимостью продукции, товаров и услуг;

· управление персоналом;

· управление автотранспортом;

· управление ремонтами – техническое обслуживание и ремонт оборудования.

Многие учетные задачи бухгалтерского и материального учета, налогового планирования и др. решаются без дополнительных трудозатрат путем обработки уже введенных для целей оперативного учета документов.

Основные компоненты системы

Система имеет модульную структуру, модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры. В каждом модуле присутствуют функции, предназначенные, с одной стороны, для использования, как непосредственными исполнителями, так и управленцами различного уровня, а, с другой стороны, - для решения задач, относящихся к различным видам управленческой деятельности.

Рис. 1.25. Состав модулей системы Галактика.

В части бухгалтерского учета система «Галактика» обеспечивает решение следующих задач:

· учет кассовых и финансово-расчетных операций (ФРО);

· учет валютных операций;

· учет операций с векселями и ценными бумагами;

· учет товарно-материальных ценностей и МБП;

· учет основных средств и нематериальных активов;

· учет труда и заработной платы;

· учет фактических затрат;

· ведение главной книги и составление баланса;

· налоговый учет;

· формирование консолидированной бухгалтерской и финансовой отчетности;

· формирование бухгалтерской и финансовой отчетности в международных стандартах.

В рамках системы решается группа задач планирования: финансовое планирование, построение бюджета, календарно-сетевое (хозяйственное) планирование, планирование маркетинговых кампаний, проектов развития, техническая подготовка и планирование производства, планирование себестоимости продукции - товаров и услуг, оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей.

Отдельно следует выделить решаемые в рамках системы серию задач контроля: контроль выполнения планов, проектов, контроль исполнения бюджета, контроль взаимных финансовых обязательств, контроль использования ресурсов, контроль неликвидов, сверхнормативных запасов, дефицитных позиций, контроль качества, отработка возвратов и рекламаций, контроль исполнительской дисциплины.

Система обеспечивает реализацию ряда необходимых предприятию задач анализа:

· выполнения планов и использования ресурсов;

· финансовой и хозяйственной деятельности;

· эффективности использования оборотных средств;

· фактических затрат (себестоимости) и отклонение их от плановых значений;

· эффективности маркетинговых мероприятий и рекламных кампаний;

· факторов определяющих качество и причины рекламаций и возвратов.

Среди других важных особенностей системы «Галактика» стоит выделить следующие:

· возможность ведения учета по стандартам отечественным стандартам так и в соответствии со стандартами GAAP.

· гибкая структура справочников и каталогов, поддерживающих иерархические структуры;

· поддержка импорта-экспорта документов и данных в формате DBF, TXT, XML;

· поддержка технологии автоматической идентификации товаров по штрих-коду, проведение инвентаризации, автоматическое формирование спецификации документов с помощью сканеров штрих-коду и др.

Основные компоненты системы

Система имеет модульную структуру, модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры (см. рис.1.26).

В каждом модуле присутствуют функции, предназначенные, с одной стороны, для использования, как непосредственными исполнителями, так и управленцами различного уровня, а, с другой стороны, - для решения задач, относящихся к различным видам управленческой деятельности.

Допустимо как изолированное использование отдельных модулей, так и их произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости.

Рис. 1.26. Система Галактика

Функциональный состав системы Галактика позволяет для любого предприятия определить набор компонентов, обеспечивающий решение задач управления хозяйственной деятельностью в трех глобальных разрезах: по видам ресурсов, по масштабам решаемых задач (уровню управления), по видам управленческой деятельности (см. рис. 1.27).

Рис. 1.27. Решение задач управления с помощью Галактики

При четко налаженной технологической схеме эксплуатации системы Галактика каждый работник выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.

Основным объектом, с которым работает Галактика, является операционный документ. Операционные документы формируются при осуществлении любой хозяйственной операции и подтверждают ее совершение. Между документами могут быть установлены связи. Совокупность операционных документов образует документооборот предприятия.

Выделяют три основных класса документов:

· Планы (финансовые, производственные и др.), определяющие запланированные и фактически достигнутые предприятием в результате его хозяйственной деятельности величины доходов и расходов;

· Документы-основания, регламентирующие операции между юридическими лицами, например, договоры, счета, счета-фактуры, контракты, требования;

· Сопроводительные документы (товарные и финансовые), отражающие суть фактически выполняемых операций.

По всем сопроводительным документам могут быть сформированы бухгалтерские проводки и финансовые операции с помощью механизма типовых хозяйственных операций.

В результате работы всех пользователей системы происходит наполнение Базы Данных предприятия (организации) оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. При этом обеспечивается:

· принцип однократного ввода в БД информации и, как следствие, отсутствие дублирования функций пользователей, упорядочение документооборота;

· простота контроля корректности и целостности данных, персонификация действий пользователя;

· контроль регламента выполнения хозяйственных операций;

· быстрая перестройка системы, изменение эксплуатационной схемы системы при изменении бизнес-процесса.

· администрация предприятия, используя для управления хозяйственной деятельностью систему Галактика , получает возможность:

· своевременного получения достоверной информации о текущей деятельности предприятия;

· оперативного контроля и управления финансами, материальными и трудовыми ресурсами;

· формирования обоснованных планов на основании анализа данных об имеющихся ресурсах;

· контроля выполнения планов и взаимных обязательств;

· анализа результатов деятельности и формирования оптимальных управляющих воздействий.

Методические указания

· изучить дополнительные материалы: учебник Титоренко Г.А. Информационные технологии управления– М.:ФиС,2005 (глава 5)

Тема 8. Экономические аспекты применения ИТ управления

Введение

Успешно изучив данный материал, Вы будете:

Знать:

- Свойства ИТ, имеющие стратегическое значение для работы менеджера;

- Факторы, влияющие на выбор КИСУ;

- Критерии выбора КИСУ и лежащих в их основе ИТ управления;

- Критерии оценки эффекта автоматизации управленческой деятельности;

- Факторы эффекта от внедрения комплексной системы автоматизации управленческой деятельности;

- Условия, необходимые для получения эффекта;

- Структуру затрат на автоматизацию управленческой деятельности.

Уметь:

- Оценивать экономические выгоды, получаемые хозяйствующим субъектом от автоматизации процедур управления;

- Ориентироваться в критериях выбора КИСУ и лежащих в их основе ИТ управления;

- Ориентироваться в критериях оценки эффекта автоматизации управленческой деятельности.

Обладать навыками:

- изучения тенденций развития информационных технологий управления

- оценки экономических выгод, получаемых хозяйствующим субъектом от автоматизации процедур управления.

Изучая тему, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

- Эффект исчисляемый;

- Эффект неисчисляемый;

- Бизнес-процесс;

- Фактор выбора КИСУ;

- Критерий оценки эффекта.

ТЕОРИЯ

Наиболее важными свойствами ИТ, имеющими стратегическое значение для работы менеджера, являются следующие:

1. ИТ позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества.

2. ИТ позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы.

3. Информационные технологии выступают в качестве компонентов соответствующих производственных или социальных технологий. При этом они, как правило, реализуют наиболее важные, “интеллектуальные” функции этих технологий.

4. ИТ сегодня играют важную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации.

5. ИТ занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, развития его системы образования и культуры.

6. ИТ играют ключевую роль в процессах получения и накопления новых знаний. Современные методы получения и накопления знаний базируются на теории искусственного интеллекта, методах информационного моделирования, когнитивной компьютерной графики, позволяющих найти решения плохо формализуемых задач, а также задач с неполной информацией и нечеткими исходными данными.

7. Использование ИТ может оказать существенное содействие в решении глобальных проблем человечества.

В настоящее время распространение информации не возможно представить без применения новых информационных технологий. Сейчас информационные технологии превратились в самостоятельный и довольно прибыльный вид бизнеса, который направлен на удовлетворение разнообразных информационных потребностей широкого круга пользователей. Это привело к формированию рынка ИТ управления, на котором в качестве продуктов потребления выступают современные ИТ, воплощенные в профессионально-ориентированные программные продукты.

Использование современных ИТ управления обеспечивает почти мгновенное подключение к любым электронным информационным массивам (таким как: базы данных, электронные справочники и энциклопедии, различные оперативные сводки, аналитические обзоры, законодательные и нормативные акты и т.д.), поступающим из международных, региональных и национальных информационных систем и использование их в интересах успешного ведения бизнеса.

В результате объединения разнообразных информационных сетей стало возможным создание глобальной информационной системы Internet, позволяющей вести информационное обслуживание по принципу "всегда и везде: 365/366 дней по 24 часа в сутки в любой точке земного шара".

Обратите свое внимание!

Деятельность менеджеров базируется на использовании современных ИТ. Выполнение управленческих функций требует совершенствования используемых технологий управления, в том числе и за счет использования современных ИТ управления.

Факторы, влияющие на выбор КИСУ.

1. Насколько технологии управления в фирме отличаются от традиционных.

Если отличия весьма серьезны и пути изменения этих технологий в направлении стандартизации видятся неприемлемыми или чрезмерно затратными, покупка и адаптация готовой КИСУ российского производства либо неприменима вовсе, либо может оказаться неэффективной - часть элементов (модулей) системы будут неприменимы или неработоспособны в поставленных условиях.

2. Как часто потребуется вносить значительные изменения во внедряемую информационную систему.

Если сфера деятельности фирмы или сама фирма очень динамичны в плане технологических приемов, то как покупка и адаптация готовой КИСУ российского производства, так (в подавляющем большинстве случае) и разработка КИСУ сторонней организацией-разработчиком неприемлемы. В систему потребуется вносить изменения, интегрировать в нее новые компоненты и т.д., что для первого случая может оказаться невозможно вовсе, а для третьего - либо слишком дорого, либо недостаточно реактивно.

3. Какие суммы готова вложить фирма в автоматизацию.

Для очень ограниченных в ресурсах предприятий, как покупка зарубежного комплекса автоматизации, так и заказ на разработку в сторонней фирме обычно неприемлемы. Выбор между покупкой существующего программного обеспечения или разработкой своего силами небольшого отдела автоматизации решается обычно на основании ответов на вышеприведенные вопросы.

Таким образом, покупку и адаптацию готовой КИСУ следует выбирать для фирм со стабильными и более или менее традиционными методиками ведения дел и в том случае, когда на рынке программного обеспечения есть соответствующие информационные системы.

При этом для очень крупных и разветвленных структур (особенно если фирма предполагает активную интеграцию или просто взаимодействия с зарубежными партнерами) рекомендуется выбирать мощную западную систему, для небольшой и средней фирмы - отечественную.

Разработка КИСУ своими средствами и заказ разработки КИСУ сторонней организации-разработчику наиболее привлекательны для редкого или нетипичного ведения "делового хозяйства". При этом конкретный выбор стоит делать на основании информации о финансовом состоянии фирмы, наличии надежной фирмы разработчика или интегратора и возможности установить с ней длительные партнерские отношения и других факторов.

Критерии выбора КИСУ и лежащих в их основе ИТ управления.

При выборе КИСУ необходимо учитывать следующие критерии:

· репутация фирмы-разработчика ИТ управления, КИСУ, репутация КИСУ, стаж пребывания фирмы-разработчика на рынке, число продаж.

· сколько работающих КИСУ в России. Имеются ли внедрения на родственных предприятиях? Потребовалась ли помощь внешних консультантов?

· терминология и качество русификации западной КИСУ.

· качество локализации западных ИТ управления или КИСУ. Есть области производства, где действуют стандарты - юридические и фактические. Например - методы бухгалтерского учета, бухгалтерская и налоговая отчетность. В конструкторской и технологической подготовке производства у отечественных предприятий повсеместно приняты стандарты ЕСКД и ЕСТД. На западных предприятиях принята предметно замкнутая организация производства, а для отечественных - более привычна технологическая специализация. На западе безцеховая структура управления, в России - цеховая. Все эти моменты должны быть отработаны при локализации. Желательно, чтобы система отрабатывала такие российские реалии как бартер, цепочки зачетов, предоплату, оплата в неденежной форме, неотфактурованные поставки и т.д.

· какая российская команда стоит за западной КИСУ. Кто ее русифицировал, кто внедряет? Знают ли они производство? Какое у них образование? Какой опыт? Какая за ними “история успехов”? Какой их подход к внедрению?

· цена. Покупая КИСУ, необходимо помнить, что на весь цикл - покупка, внедрение, сопровождение, развитие - придется затратить в 3 - 10 раз больше денег, чем стоимость программных средств. Чем сложнее и дороже система, тем больше коэффициент. Если придется привлекать западных консультантов, это будет стоить минимум в 1000 $ в день, причем заранее неясно, то ли они будут учить работать с их системой, то ли сотрудники предприятия за эти деньги будут их знакомить с волнующими особенностями российской экономики,

· функциональная полнота КИСУ. Система должна покрывать основные потребности в управлении. Практически все западные системы сильно избыточны в этом отношении, но на уровне базовых возможностей - они все близнецы,

· модульность. Чтобы не тратить лишних денег, нужно иметь возможность покупать и внедрять КИСУ по частям и только на нужное число пользователей.

· гибкость. КИСУ будет внедряться полтора-три года и будет работать пять - десять лет. За это время предприятие изменится. Изменится продукция, оргструктура, организация управления, бизнес - процессы, роли и полномочия управленцев. Система управления должна меняться вместе с производством. Значит система должна позволять легко менять АРМы и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять бизнес - процессы и алгоритмы путем параметрической настройки и так далее. Обычная проблема с западными системами - не понятно, для какого пользователя экраны для ввода информации. Вроде бы для технолога, но при чем тут нормативы планирования? Вроде бы для кладовщика, но при чем тут цены и длительность цикла? Вроде бы для бухгалтера, но для какого раздела учета? В этом случае придется разбивать экраны, убирать лишние реквизиты, добавлять нужные, менять названия полей, менять их расположение на экране, менять значность, добавлять поля в базу данных, менять HELP. Позволит ли это делать система и какой ценой? Система должна также легко интегрироваться с другими модулями, например, с российскими программами расчета зарплаты или управления персоналом (не очевидно, что удастся использовать соответствующие западные аналоги) или с уже существующими старыми разработками, которые нельзя отключить (из-за специфики, уникальности и т.п.). Системы европейского производства обычно более гибки, чем американские, - они изначально ориентированы на учет национальных особенностей разных стран Европейского сообщества,

· архитектура. Желательна трехзвенная - сервер базы данных, сервер приложений, клиент - клиент-серверная архитектура с возможностью использования “тупых терминалов”. Клиент может быть “толстым” или “тонким”,

· техническая платформа. За время жизни системы сменится не одно поколение технических средств. Привязанность к определенной платформе опасна. Система должна уметь мигрировать с платформы на платформу,

· операционная среда. Обязательно должны быть версии на UNIX и Windows NT. Лучше UNIX. Это надежная, отработанная, выносливая, масштабируемая система. Единственный недостаток - сложность администрирования,

· СУБД. Желательно - Oracle, Informix и SQL Server.

Критерии оценки эффекта автоматизации управленческой деятельности

Автоматизация каждого управленческого процесса должна либо уменьшать размер издержек на управление, либо изменять некие качественные характеристики управленческого процесса, влияющие на величину экономической выгоды, получаемой предприятием.

В общем случае, затраты на управление состоят из фонда оплаты труда управленцев и стоимости информационного обеспечения деятельности управленцев. Однако, существуют еще два, возможно самых важных компонента затрат на управление, - это упущенная выгода от не принятых вовремя решений и оплата ошибочных решений. Причиной ошибочных управленческих решений или задержки в принятии решений, как правило, является либо отсутствие достоверной информации в момент принятия решения, либо отсутствие надлежащего контроля над специалистами, принимающими решения.

КИСУ позволяет улучшить управление предприятием. Качество системы управления может определяться следующим набором параметров процесса принятия решений:

· среднее время выработки решения (быстрота реакции);

· частота ошибочных решений (вероятность принятия неправильного решения);

· средние затраты на выработку решения;

· ущерб от необоснованных решений за определенный период;

· скорость обнаружения ошибок в принимаемых решениях.

Эффект от улучшения любого из приведенных параметров подразделяется на исчисляемый и неисчисляемый. Если при оценке целесообразности внедрения информационной системы опираться только на анализ прибыли на инвестируемый в автоматизацию капитал, то исказится или пропадет весь смысл совершенствования управленческих процессов. Цена достижения (вследствие совершенствования параметров процесса принятия решений) таких целей, как повышение качества обслуживания заказчиков, рост конкурентоспособности, не поддается точному денежному измерению.

Своевременность принятия и вероятность получения правильного решения, как правило, возрастают, если вся информация, необходимая для принятия решения, пропускается через корпоративную информационную систему, а не локализуется в бумажных архивах и персональных компьютерах отдельных служб и подразделений. Вполне реальной является ситуация, когда комплексная автоматизация системы управления является единственно возможным путем для выживания предприятия в конкурентной борьбе. Четкое определение целей, которые должны быть достигнуты в результате внедрения новых автоматизированных технологий управления, является отправной точкой при оценке целесообразности затрат на автоматизацию управленческой деятельности. Цена, которую руководство предприятия готово заплатить за достижение этих целей, зачастую является главным критерием при принятии решения об инвестициях в конкретный проект автоматизации.

Факторы эффекта от внедрения комплексной системы автоматизации управленческой деятельности

Прирост эффективности экономической деятельности предприятия в результате комплексной автоматизации системы управления может проявляться различным образом. В качестве возможных факторов, определяющих совокупный эффект от автоматизации, часто рассматриваются следующие составляющие:

· качественное улучшение процессов подготовки и принятия решений;

· уменьшение трудоемкости процессов обработки и использования данных;

· экономия условно-постоянных расходов за счет возможного сокращения административно -управленческого персонала, необходимого для обеспечения процесса управления предприятием;

· переориентация персонала, высвобожденного от рутинных задач обработки данных, на более интеллектуальные виды деятельности (например, ситуационное моделирование вариантов развития предприятия и анализ данных);

· стандартизация бизнес-процессов во всех подразделениях предприятия;

· оптимизация производственной программы предприятия;

· сокращение сроков оборачиваемости оборотных средств;

· установление оптимального уровня запасов материальных ресурсов и объемов незавершенного производства;

· уменьшение зависимости от конкретных физических лиц, являющихся «держателями» информации или технологий обработки данных;

· получение автоматизированной поддержки для мероприятий по «оптимизации» налогообложения компании;

· использование незаметных (скрытых) для исполнителей технологий контроля выполняемой ими работы, не требующих предоставления справок и отчетов к определенной дате.

Все вышеперечисленные факторы повышения результатов экономической эффективности представляют лишь потенциал, который должен быть востребован управленцем. Для превращения потенциальных источников роста эффективности в реально полученные результаты необходимо выполнение ряда дополнительных условий.

Условия, необходимые для получения эффекта

КИСУ является всего лишь поставщиком и инструментом обработки информации для поддержания деятельности конкретных специалистов. Однако, наличие полной информации о различных аспектах деятельности предприятия не является достаточным условием для того, чтобы заставить менеджеров проявлять «здравый смысл» и принимать оптимальные управляющие решения. Одна только ИТ не несет в себе существенных улучшений, если она не базируется на платформе из принципов, целей, стимулов и идей: всего того, что принято называть «корпоративной философией». Если такая основа изначально отсутствует или разваливается в ходе проведения работ, вместо эффекта получается лишь освоение средств, выделенных на закупку техники и программного обеспечения под автоматизацию. На рис. 1.28 изображена платформа, на которой, как мы считаем, должен базироваться процесс комплексной автоматизации. В основании данной платформы - план и воля хозяина.

Потенциальная угроза внедрению информационной системы может исходить от недостаточно благоприятного отношения к ней пользователей, если новшества, вносимые в их работу новыми технологиями, не соответствуют их интересам. Получение предприятием ощутимого материального эффекта от автоматизации системы управления в значительной мере определяется способностью руководителя предприятия внушить коллективу веру в то, что при движении к поставленным общим целям будут достигнуты и индивидуальные цели конкретных сотрудников, поддерживающих процесс преобразований.

Рис. 1.28. Слагаемые эффективной системы управления

Структура затрат на автоматизацию управленческой деятельности

Инвестиции в КИСУ хозяйствующим субъектом обычно предполагают следующие группы затрат:

· приобретение КИСУ;

· обучение сотрудников хозяйствующего субъекта;

· внедрение КИСУ в деятельность хозяйствующего субъекта;

· закупка технических средств автоматизации (компьютеров и др. периферийных устройств) и монтаж локальных вычислительных сетей;

· обеспечение связи для взаимодействия с удаленными территориями;

· техническое сопровождение КИСУ.

Оценка экономической выгоды, получаемой хозяйствующим субъектом от автоматизации процедур управления

С экономической точки зрения явная выгода от реализации проекта комплексной автоматизации представляется как разница между полученным эффектом и понесенными затратами. Как уже отмечалось, истинная оценка полученного эффекта может быть сделана только руководством предприятия при сопоставлении достигнутых результатов с поставленными целями совершенствования системы управления. Предварительная оценка экономической выгоды, которую может получить предприятие от автоматизации процедур управления, выполняется экспертным путем.

Экспертные оценки возможного снижения затрат и экономической выгоды от автоматизации процедур управления для конкретного предприятия обычно формируются на стадии проведения консалтинговых работ. Расчета экономической эффективности может быть основан на сравнительном анализе показателей бизнес-процессов, характеризующих конкретные источники эффективности.

На первом этапе анализа проводится опрос основных пользователей предприятия с целью сбора сведений об ожидаемых пользователями последствиях предлагаемых консультантами изменений информационных технологий. Опрос позволяет сформулировать пункт за пунктом те материальные и качественные выгоды, которых пользователи ждут от автоматизации каждого бизнес-процесса, а также имеющие место риски. Выявленные выгоды последовательно переводятся из технических терминов в экономические. Побочным результатом опроса может являться оценка персонала и подбор кандидатов в группу внедрения новых информационных технологий.

Моделирование существующих процессов, которые предстоит совершенствовать и автоматизировать, является следующим этапом в расчете экономической эффективности. Здесь оценивается:

· удельная доля каждого автоматизируемого бизнес-процесса в совокупном объеме затрат на автоматизацию;

· относительный вклад каждого автоматизируемого бизнес-процесса в совокупный эффект.

· При наличии вышеперечисленных оценок становится возможным переход к стадии планирования затрат на автоматизацию во времени:

· расчет минимального момента времени, начиная с которого возможно получение «отдачи» от вложенных в автоматизацию каждого бизнес-процесса финансовых инвестиций;

· формирование и защита оптимального план-графика затрат (в соответствии с критерием затраты/эффект).

Под бизнес-процессом понимается целостное описание основных видов деятельности организации (предприятия, фирмы, корпорации) и их проекция на организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участниками во времени.

Методические указания

· изучить дополнительные материалы: учебник Баронов В.В, Калянов Г.Н., Попов Ю.И., Титовский И.Н. Информационные технологии и управление предприятием - М.: ФиС, 2004 (глава 3)

[1] Горский Ю.М. Системно-информационный анализ процессов управления. - Новосибирск: Наука. Сиб. отделениение. - 1988. - 327с

[2] Полная потребность в материалах представляет собой интегрированную таблицу, выражающую потребность в каждом материале, в каждый конкретный момент времени.