Построение и вывод графиков и диаграмм
Табличные процессоры предлагают различные виды иллюстраций деловой графики (диаграмм), причём их построение облегчено за счёт использования «Мастера диаграмм» – встроенных автоматизированных пошаговых процедур, позволяющих выбрать тип диаграммы и для него выполнить все необходимые операции, в том числе оформления различными компонентами.
Выбор конкретного вида диаграмм осуществляется на основе анализа табличных данных и преимущественной ориентации конкретного вида диаграмм на отображение определённых явлений и процессов, причём в процессе построения конкретной диаграммы можно провести уточнение за счёт использования предлагаемых разновидностей в рамках отдельного вида. Рассмотрим их.
Гистограмма показывает изменение данных за определённый период времени и иллюстрирует соотношение отдельных их значений. Категории располагаются по горизонтали, а значения по вертикали. Она ориентирована на изменения во времени.
Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму.
Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения по вертикали. Она ориентирована на сопоставление значений и меньшее – изменения во времени.
Линейчатая диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.
График представляет варианты отображения изменений данных за равные промежутки времени.
Круговая диаграмма отражает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент.
Точечная диаграмма показывает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах «x» и «y». Она отображает нечётные интервалы (или кластеры) данных и часто используется для представления данных научного характера. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной «x», а соответствующие значения «y» – в смежных строках или столбцах.
Диаграмма с областями подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введённых значений, а также вклад отдельных значений в общую сумму.
Кольцевая диаграмма, как и круговая диаграмма, показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но в отличие от круговой диаграммы может содержать несколько рядов данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных.
В лепестковой диаграмме каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии. Лепестковая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных.
Поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных. Как на топографической карте, области с одним значением выделяются одинаковым узором и цветом.
Пузырьковая диаграмма является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных указывает значение третьей переменной. При подготовке данных в одной строке или столбце располагают все значения переменной «x», а соответствующие значения «y» – в смежных строках или столбцах.
Биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции; применяется для отображения научных данных, например, с целью определения изменения температуры. Для построения этой и других биржевых диаграмм необходимо правильно организовать данные. Биржевая диаграмма для наборов из трёх и пяти значений может иметь две оси: одна для столбцов, представляющих интервал колебаний, другая для цен на акции.
Маркеры данных в виде конуса, цилиндра и пирамиды могут придавать впечатляющий вид объёмным гистограммам и объёмным линейчатым диаграммам. Прежде чем начинать строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая её форматирование. Затем можно воспользоваться «Мастером диаграмм» («ChartWizard»).
С помощью указателя мыши на свободном месте рабочего листа или на новом рабочем листе создаётся прямоугольник, и в нём размещается созданная диаграмма. Для этого щёлкают левой клавишей мыши и, не отпуская её, «буксируют» (перетаскивают) образовавшуюся после щелчка пунктирную рамку из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмма строится на отдельном листе, то в меню «Вставка» открывают подменю «Лист» и нажимают левую клавишу мыши.
Выбирают область таблицы, данные которой будут использованы для
построения диаграммы. В неё можно включать заголовки строк и столбцов.
Отмаркировав мышью эту область таблицы, в строке панелей инструментов нажимают
на кнопку-команду с изображением диаграммы 
. При этом
открывается окно «Мастера диаграмм».
Выбирают один из предложенных и рассмотренных выше образцов и в окне «Мастера диаграмм» нажимают на кнопку «Далее». В новом открывшемся при этом окне «Мастера…» для построения диаграммы выбирают источник данных (диапазон и ряды в стоках или столбцах). При этом в этом же окне можно увидеть вариант получающейся диаграммы.
Нажав кнопку «Далее», попадают в следующее окно «Мастера…» для установки параметров диаграммы: названия, подписей данных, надписей на осях, легенды и др. На этом этапе диаграмма фактически сформирована.
После нажатия в этом окне на кнопку «Далее» «Мастер…» открывает ещё одно окно и предлагает выбрать вариант размещения диаграммы на имеющемся или отдельном листе таблицы. Это последнее действие пользователя, после которого в результате нажатия кнопки «Готово» диаграмма появляется в указанном месте.
Если при работе с «Мастером…» не были созданы заголовок диаграммы и надписи на осях, то их можно ввести и потом следующим образом. Для этого диаграмму активизируют: перемещают курсор мыши в любую область диаграммы и нажимают правую клавишу мыши. Из выпадающего меню вызывают директиву «Параметры диаграммы». В открывшемся диалоговом окне появляются рамки для ввода заголовков и установки других параметров, влияющих на варианты отображения диаграммы. Введя необходимые данные и установив нужные варианты, нажимают кнопку «OK».
Заголовки диаграммы можно отредактировать обычным для текстового редактора образом: щёлкнуть любой клавишей мыши в области текста и внутри образовавшейся вокруг текста рамки отредактировать его.