Тема 10. Работа с электронными таблицами Excel
Типы табличных редакторов. Возможности электронных таблиц
Электронная таблица – интерактивная система обработки информации,
упорядоченной в виде таблицы с поименованными строками и столбцами. Прототипом
современных электронных таблиц послужила разработанная в 1979 году
специалистами США программа VisualCalc. Ныне наиболее часто
используются электронные таблицы: QuatroPro, MSExсel и Lotus
Термин «таблица» (лат. «tabula» – доска, таблица) имеет следующие значения:
1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам;
2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками.
Структура таблицы включает нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку (собственно данные таблицы). На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить её без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.
С помощью электронных таблиц решаются задачи расчётов, поддержки принятия решений, моделирования и представления результатов практически во всех сферах деятельности. В большинстве случаев достаточно один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчётов (например, расчёт заработных плат и доплат, штатное расписание, статистический расчёт и др.). В дальнейшем технологический процесс сводится к вводу или корректировке данных и получении, в результате автоматического расчёта, окончательных (в том числе суммарных) значений и решений.
Современные табличные процессоры обладают широкими функциональными и вспомогательными возможностями, обеспечивающими удобную и эффективную работу пользователя. Основные инструменты, помогающие работать с единообразным интерфейсом программ, рассмотрены в теме 9. Приведём лишь некоторые особенности, связанные с табличными процессорами.
1. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), обеспечивающий доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать названия листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, облегчает поиск и переход от документа к документу.
2. В режиме оформления и модификации экрана можно фиксировать заголовки строк, столбцов, оформлять рабочие листы и так далее.
3. Для оформления рабочих листов в табличном процессоре предусмотрены возможности: выравнивания данных внутри клетки, выбора цвета фона клетки и шрифта, изменения высоты строк и ширины колонок, черчения рамок различного вида, определения формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), а также обеспечения автоматического форматирования, когда в систему уже встроены различные варианты оформления таблиц, и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат.
4. Для вывода таблиц на печать предусмотрены функции, обеспечивающие: выбор размера страницы, разбивку на страницы, установку размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.
5. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров. Они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трёхмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с её помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.
6. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции: математические, статистические, финансовые, даты и времени, логические и другие. Менеджер функций позволяет выбрать нужную и, проставив значения, получить результат.
7. Деловая графика. Возможность построения различного типа двумерных, трёхмерных и смешанных диаграмм (более 20 различных типов и подтипов), которые пользователь может строить самостоятельно. Многообразны и доступны возможности оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей – возможность вставки линий сеток и другие.
8. Выполнение табличными процессорами функций баз данных – обеспечивается заполнением таблиц аналогично заполнению БД, то есть через экранную форму; защитой данных, сортировкой по ключу или по нескольким ключам, обработкой запросов к БД, созданием сводных таблиц. Кроме этого осуществляется обработка внешних БД, позволяющая работать с файлами, созданными, например, в формате dBase, PARADOX или других форматах.
9. Программирование. В табличном процессоре также существует использования встроенного языка программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. При использовании макрокоманд упрощается работа с табличным процессором и расширяется список его собственных команд. При помощи макрофункций определяют собственные формулы и функции, расширив, таким образом, набор функций, предоставляемый системой. Программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать на базе табличного процессора новые приложения со специализированными диалоговыми окнами, что делает работу с приложением максимально удобным. Для создания приложений табличные процессоры содержат в качестве дополнительной компоненты язык программирования высокого уровня (например, компоненты языка Visual Basic для составляющих Microsoft Office).
Назад к разделу "Вопросы для самопроверки"
Вперед к разделу "Технология работы с динамическими таблицами"