Хранение носителей информации
Понятие «хранение» в нашем случае в значительной степени корреспондируется с термином «сохранность». Хранение – основа обеспечения сохранности. Дефиниция «сохранность» (в соответствии с Российским стандартом 7.50-90. Консервация документов. Общие требования) трактуется как состояние документа, характеризуемое степенью удержания эксплуатационных свойств. Не вызывает сомнений, что любой документ зафиксирован на некотором конкретном носителе. Если документ повреждён, разрушен и в итоге может быть утрачен, то вопросы обеспечения хранения и сохранности ставить бессмысленно. В информационных службах хранимые материалы размещаются в специальных хранилищах (фондохранилищах, кинохранилищах, архивах и т.п.).
Например, первым звуковым хранилищем считают созданную в США в 1877 году лабораторию Т.А. Эдисона, в Европе – это Венский фонограммархив, созданный в 1899 году.
Сохранность данных в первую очередь зависит от свойств материалов носителей информации. Так, фотографические материалы боятся высоких температур и их резких колебаний, света, пыли, сырости и определённых химикатов. Носители с магнитным покрытием подвержены воздействиям магнитных и электромагнитных полей. Они хотя и в меньшей степени, чем предыдущие, но зависят от климатических условий хранения.
Грампластинки должны храниться строго вертикально в секциях по 35–40 шт. Звукозаписи хранят вдали от источников тепла и прямых солнечных лучей. Оптимальная температура в хранилище звукозаписей должна быть около 15°С, относительная влажность воздуха – 50%.
Магнитные ленты следует оберегать от воздействия пересыхания и магнитных полей. Рекомендуется их помещать в целлофановые пакеты и хранить в не запылённой атмосфере, защищённой от прямого доступа солнечного света, не подвергая воздействию сильных магнитных полей, которые создаются различными электрическими устройствами. Так, в стандарте Великобритании (1988) рекомендуется поддерживать следующие условия внешней среды: температура 18–22°С, относительная влажность ЗЗ–45 % при длительном хранении, которое определяется как срок, превышающий шесть месяцев.
При длительном хранения информации на магнитной ленте происходит её старение, заключающееся в изменение характеристик носителя. Для магнитных лент из полиэтилентерефталата в течение 50 лет характеристики меняются не более, чем на 10%.
Магнитные ленты, запаянные в полиэтиленовые пакеты и помещённые в коробки на расстоянии не менее 80 мм от любого возможного источника магнитных полей, хранят на специальных полках в вертикальном положении. Гибкие диски (флоппи-диски) размещают в конверты из импрегнированной полимерной плёнки, не накапливающей электростатических зарядов. Изнутри конверты облицовываются мягким материалом, обеспечивающим чистоту поверхности флоппи-дисков.
В помещениях с документами на магнитной ленте напряжённость паразитных магнитных полей не должна быть выше 400 А/м. Хранилища рекомендуется отделять от рабочих помещений и читальных залов, освещать лампами дневного света.
Для продления срока использования магнитных лент и дисков в помещениях их хранения используют приточно-вытяжную вентиляцию, а в хранилищах и помещениях, где проводятся работы с документами – кондиционирование воздуха с очисткой от вредных примесей (сернистых соединений, оксидов азота и др.), ускоряющих процесс естественного старения компонентов информационного слоя. Материалы, применяемые для покрытия пола, стен и потолков помещений, в которых используются магнитные ленты, не должны собирать пыль и быть её источником. Содержание пыли в воздухе не должно превышать 10 пылинок на 1 кв. см (не более 10 мкм).
Микроформы желательно хранить в несгораемых шкафах, так как они быстрее, чем бумага разрушаются под воздействием воды и огня при пожарах и других стихийных бедствиях. Их рекомендуют хранить при температуре не выше 21°С и низкой относительной влажностью воздуха. Для микроформ постоянного хранения желательна температура не выше 12°С, а для микроформ длительного хранения – не выше 15°С.
Плёнки на целлюлозной основе должны храниться при влажности 15–40%, а плёнки на полиэфирной основе – при влажности 30–40% с максимумом 55–60%. При относительной влажности больше 60% появляется плесень, а при значениях ниже 45% плёнка может деформироваться и стать хрупкой.
При закладке на хранение рулонные микрофильмы должны быть уложены в контейнеры из бескислотного картона, форматные микрофильмы – в конверты из бескислотной бумаги. Требования к стеллажам и шкафам для хранения микроформ и расположение их в помещениях хранилищ, как и требования к самим помещениям определяются ГОСТами.
В Америке микроформы, предназначенные для передачи будущим поколениям, помещают в герметичные капсулы из нержавеющей стали (причём плёнки предварительно кондиционируют при очень низкой влажности), и хранят под землёй в шахте при температуре 10°С. По мнению специалистов такие условия обеспечивают сохранность страхового фонда в течение 1000 и более лет.
Рулонные микрофильмы хранят в алюминиевых коробках, микрофиши – в отдельных бумажных конвертах или прозрачной плёнке, которые помещают в специальные металлические шкафы, располагаемые на расстоянии не менее 1 м от отопительных приборов.
Микрофильмы текущего хранения следует хранить при температуре не более 20°С и относительной влажности 50± 5%.
В целом микроформы требуют, как и оригиналы, тщательного слежения за температурно-влажностным режимом. Неукоснительно выполнение такого правила для негативов – неприкосновенных экземпляров, сохраняемых в условиях пониженной температуры и относительной влажности воздуха.
Всё бόльшую популярность получают носители информации на компакт-дисках. Расчётным путём установлено, что CD-R «болванки» с записью могут сохраняться 75 лет (цианиновый краситель), 100 лет (фталоцианиновый краситель – «золотые» диски) и 200 лет (доработанный фталоцианиновый краситель – платиновые диски). Незаписанный диск хранится 5–10 лет. На CD-RW не существует установленных сроков хранения. Фирмы обычно гарантируют количество циклов перезаписи.
Среди зарубежных специалистов бытует мнение, что в процессе длительного хранения машиночитаемые данные подвергаются внешним воздействиям, способным повлиять на достоверность данных. Возможно искажение, повреждение или удаление машиночитаемых сведений в результате небрежного обращения или несанкционированного доступа к ним. Однако практически установлено, что при строгом соблюдении технологических процессов обработки информации, создании необходимых инструктивных, сопроводительных материалов и т.п. машиночитаемые данные могут не только долговременно сохраняться, но и иметь полную юридическую силу.