Московский финансово-промышленный университет «Синергия»

Кафедра Информационного менеджмента и электронной коммерции

Интернет-курс по дисциплине
«Программное обеспечение управления проектами»

Аннотация

Тема 1. Особенности применения информационных технологий в управлении проектами

1. Сформировать представление об информационной системе управления проектами компании.

1. Рассмотреть состав информационной системы управления проектом на разных уровнях управления.

2. Изучить задачи интегрированной информационной системы управления проектом.

3. Рассмотреть особенности организации коммуникаций в среде управления проектом.

4. Получить представление о методах распространения информации между участниками проектами.

5. Научиться определять состав информации, необходимой каждому участнику проекта.

1. Информационная система управления проектами (ИСУП).

2. Задачи интегрированной системы управления проектом.

3. Процессы управления коммуникациями и их автоматизация.

Вопрос 1. Информационная система управления проектами (ИСУП).

Для управления проектом требуется создание единой информационной системы, так как в процессе управления проектом происходит обмен информацией на различных уровнях управления.

Информационная система в свою очередь включает инструменты и технологии для сбора, хранения, обработки и распределения информации, полученной в результате управления проектами на всех стадиях для всех функций процесса управления и в интересах всех участников проекта в соответствии с их компетенцией и ответственностью.

Принципиальным отличием информационной системы управления проектом от других, например, корпоративных информационных систем, является то, что большинство корпоративных информационных систем разрабатывается для поддержки отдельных функций. Такие системы структурированы по подразделениям компании. В то время, как информационная система управления проектом объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретному проекту (рис. 1).

Рис. 1. Взаимодействие информационных подсистем

Для планирования и контроля хода выполнения проекта, а также для обеспечения лиц, принимающих решения по проекту, необходимой и достаточной информацией, требуется разработка и поддержка в актуальном состоянии информационной модели проекта.

Информационная система должна обеспечивать сбор и обработку данных для принятия решений, связанных с утверждением целей, приоритетов, стратегическим планированием и финансированием проектов, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта. Она также должна обеспечивать и поддерживать планирование комплекса работ, организацию и контроль выполнения работ, анализ и регулирование хода исполнения проекта и закрытие проекта.

Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией для достижения стратегических целей компании.

Информационная система управления проектами (ИСУП) представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами, в основе которого лежит комплекс специализированного программного обеспечения. Система управления проектами включает в себя комплекс методологических, нормативных документов, а также программно-аппаратных решений.

Внедрение единой системы планирования и управления проектами поможет существенно повысить эффективность реализации проектов компании.

Основными преимуществами использования информационной системы управления проектами являются:

· возможность регламентирования процедур управление проектами;

· определение и анализ эффективности инвестиций;

· использование математических методов расчета временных, ресурсных, стоимостных параметров проектов;

· централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;

· возможность быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;

· обеспечение структуры контроля выполнения работ проектов;

· управление и контроль поставок и контрактов при обеспечении проектной деятельности;

· определение информационных потоков проектной деятельности;

· возможность автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту;

· поддержка использования архива проектов и накопления знаний.

Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и WEB-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управления проектами.

На сегодняшний день применение информационных технологий для управления проектами можно представить так, как изображено на рисунке 2.

Система поддержки принятия решений — это соединение комплекса программных средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов и работ по проекту для подготовки решений по его реализации. Процесс принятия решения — процесс выбора оптимального (удовлетворительного) решения среди альтернативных вариантов.

Целью информационной системы поддержки принятия решений является организация и управление принятием решений при разработке и реализации проектов на основе современных технологий обработки информации. Основными задачами этих систем являются:

· содержательная обработка данных в процессе решения функциональных задач управления проектами;

· представление информации в форме, удобной для принятия решений;

· доведение принятых решений до исполнителей;

Персональные компьютерные системы для поддержки принятия решения, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение следующих функций:

· разработка календарно-сетевого графика выполнения работ;

· оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов;

· сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов;

· планирование и контроль договорных обязательств;

· централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т. д.

Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура решений, принятых в рамках проекта и организации процессов управления.

Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:

· программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее обмен электронной почтой, документооборот, групповое планирование деятельности и т.д.

Internet/Intranet являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Созданные WEB-страницы формируют WEB -сайт, который затем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде WEB -страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Intranet базируется на тех же элементах что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internet.

Вопрос 2. Задачи интегрированной системы управления проектом.

Интегрированная информационная система управления проектами:

· объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту;

· обеспечивает хранение, сбор, и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;

· создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие;

· должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта;

· должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;

· является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

· является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.

Различные фазы проекта требуют выполнения различных управленческих функций, изменяется объем проблем, требующих принятия решений. Поэтому информационная система проекта должна быть динамической системой, функциональность которой изменяется в зависимости от конкретной фазы развития проекта и стадии управления.

В настоящее время, благодаря появлению современных технологий, обеспечивающих связь между участниками проекта в локальных и глобальных сетях, стала возможной реализация концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени, эффективное управление коммуникациями по проекту.

Вопрос 3. Процессы управления коммуникациями проекта.

Управление коммуникациями проекта – это область знаний, включающая в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта.

Процессы управления коммуникациями проекта предусматривают создание необходимых связей между людьми и информацией, которые требуются для успешного осуществления коммуникаций. Менеджеры проектов могут тратить чрезмерно много времени на коммуникации с командой проекта, участниками проекта, заказчиком и спонсором. Все, кто, так или иначе, вовлечен в проект, должны хорошо понимать, насколько коммуникации отражаются на протекании проекта в целом. Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие элементы:

1. Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.

2. Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.

3. Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование.

4. Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем.

Эти процессы взаимодействуют как друг с другом, так и с процессами в других областях знаний. В зависимости от потребностей проекта в каждом процессе могут принимать участие один или несколько человек или групп. Каждый процесс имеет место, по крайней мере, один раз в ходе каждого проекта, а если проект разделен на фазы – то в одной или нескольких фазах проекта.

Навыки коммуникации являются частью навыков в области общего менеджмента и используются для обмена информацией. Они включают обеспечение того, что тот, кому следовало, получил ту информацию, которая ему предназначалась, согласно плану управления коммуникациями. В рамках процесса коммуникации отправитель отвечает за ясность и полноту информации (так, чтобы получатель мог правильно ее воспринять) и за обеспечение ее понимания получателем. Получатель отвечает за правильное получение всей информация и за ее правильное понимание.

План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:

1. План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;

2. План распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;

3. Детальное описание каждого документа, который должен быть доставлен или получен, включая формат, содержание, уровень детализации данных и используемые определения;

4. План ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;

5. Методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

Системы сбора, анализа и распространения информации должны обеспечивать потребности различного вида коммуникаций. Для этого могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Сбор и выборка информации может производиться различными средствами, включая картотеки, заполняемые вручную, электронные базы данных, программное обеспечение для управления проектами и системы, обеспечивающие доступ к технической документации (например, к чертежам, проектным спецификациям или планам испытаний).

Распространение информации включает в себя своевременный сбор информации, обеспечение доступа к ней для совместного использования и ее распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Распространение информации проекта может производиться различными способами, например:

· Собрания по проекту, распространение печатных документов, картотеки и сетевые электронные базы данных.

· Электронное оборудование для коммуникации и проведения конференций (например, электронная почта, факсимильная связь, голосовая почта, телефон, видео и веб-конференции, а также публикация в Интернете).

· Электронные инструменты для управления проектом (например, веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектом и расписанием проекта), программное обеспечение для работы виртуального офиса и виртуального собрания, порталы и инструментальные средства управления совместной работой.

Анализ накопленных знаний включает в себя определение успехов и неудач проекта, а также выработку рекомендаций, направленных на улучшение выполнения проектов в будущем. На протяжении всего жизненного цикла проекта основные участники проекта должны выявлять накопленные знания, относящиеся к техническим, управленческим и процедурным аспектам проекта. На всем протяжении проекта накопленные знания собираются, формализуются и размещаются в определенном месте.

Документация о накопленных знаниях содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к распространению информации. Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных, как для данного проекта, так и для исполняющей организации в целом.

К документации проекта могут относиться корреспонденция, записки и документы, содержащие описание проекта. Эта информация должна содержаться, насколько это возможно и уместно, в систематизированном виде.

Официальные и неофициальные отчеты по проекту содержат подробную информацию о состоянии проекта и включают в себя накопленные знания, журналы регистрации проблем, отчеты о завершении проекта и выходы других областей знаний.

Отчетность по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана и предоставление участникам проекта информации о выполнении работ, например, диаграмма Гантта с отслеживанием.

Такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению обычно должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве проекта. Отчеты могут быть либо полными, либо касаться только отклонений. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках.

Информация об исполнении работ, относящаяся к состоянию готовности результатов поставки и достигнутых результатов, собирается в процессе выполнения проекта и поступает в качестве входной информации для процесса отчетности по исполнению.

В отчетах об исполнении представляется в упорядоченном и суммированном виде собранная информация и анализ по результатам сравнения с базовым планом исполнения.

В отчетах должна содержаться информация о состоянии и прогрессе проекта со степенью детализации, требуемой для данного участника проекта, согласно плану управления коммуникациями. Обычно отчеты об исполнении предоставляются в форматах столбиковых диаграмм, S-кривых, гистограмм или таблиц.

В отчетность по исполнению часто включаются результаты анализа освоенного объема.

Прогнозы подлежат исправлению и повторному опубликованию по мере исполнения проекта на основании информации о выполнении работ. Эта информация относится к ходу выполнения работ по проекту в прошлом и может повлиять на данные о выполнении проекта в будущем, например на прогноз по завершении и на прогноз до завершения.

Вопрос 4. Управление участниками проекта.

В процессе управления определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта; например:

· кто и каким образом должен им эту информацию предоставить.

Управление участниками проекта включает в себя контроль за деятельностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координацию изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта. Команда управления проектом наблюдает за деятельностью команды, улаживает конфликты, решает проблемы и дает оценку работе членов команды.

Результатами управления командой проекта являются обновление плана управления обеспечением проекта персоналом, представление на рассмотрение запросов на изменения, решение проблем, представление информации для оценок эффективности организации и добавление накопленных знаний в базу данных организации.

В рамках осуществления руководства и управления исполнением проекта команда управления проектом должна постоянно следить за ходом выполнения работ участниками проекта, следует уделять особое внимание таким вопросам, как участие членов команды на собраниях, предоставление отчетов о выполненных операциях и доходчивость передаваемой информации.

Вопросы для самопроверки:

1. Что должна обеспечивать информационная модель проекта?

2. Какие три уровня управления могут быть выделены в организационной структуре проекта?

3. Какая информация необходима на стратегическом уровне?

4. Какая информация необходима на уровне управления проектом?

5. Какая потребность в информации возникает на уровне исполнителей?

6. Какие элементы включают в себя процессы управления коммуникациями проекта?

7. Какие формы могут принимать коммуникации в проекте?

8. Что предусматривает отчетность по проекту?

9. Почему возникает необходимость управления участниками проекта?

10. Какие задачи должна выполнять интегрированная система управления проектами?

Литература по теме:

1. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие. – М.: ООО «Омега-Л», 2010.

2. Вадим Богданов. Управление проектами. Корпоративная система – шаг за шагом.- Издательство: Манн, Иванов и Фербер, 2012 г.

3. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон. Управление проектами. Учебник, перевод с анг./ М.: «Дело и сервис», 2007.

Практические задания.

Цель: Получение навыков определения информации, необходимой участникам проекта.

Вы реализуете проект празднования юбилейного Дня рождения дедушки. Празднование предполагается провести в ресторане, куда будут приглашены родственники и коллеги дедушки по работе. Вам предстоит организовать встречу гостей, банкет, а также художественную часть праздника. Для этого Вам понадобится помощь различных специалистов, которые будут составлять вашу команду.

1. Определите необходимый состав команды проекта.

2. Определите состав информации необходимый для различных участников проекта.

3. Определите состав документов оформляемых на разных этапах проекта.

Тема 2. Среда управления проектами

1. Сформировать представление о среде управления проектами компании.

1. Изучить требования к программному обеспечению управления проектами на разных уровнях управления.

2. Рассмотреть состав и функции основных субъектов среды управления проектами.

3. Познакомиться с классификацией проектных офисов.

2. Категории пользователей автоматизированной системой управления проектами.

5. Проектный офис в организационной структуре.

6. Требования к организации проектного офиса.

Вопрос 1. Среда управления проектами.

В любой организации можно выделить три группы сотрудников, участвующих в процессе управления ее деятельностью.

1. Высшее руководство, т. е. специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, укрупненное планирование деятельности организации и оценку выполнения этих планов.

2. Менеджеры, ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством; распределение работ по конкретным исполнителям, планирование использования ресурсов, контроль за выполнением планов и подготовку укрупненных отчетов для высшего руководства.

3. Специалисты на местах, ответственные за выполнение определенных работ в соответствии с графиком, предоставление отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и т. д.

Существенные отличия в выполняемых задачах определяют различия в требованиях, которые предъявляют эти группы пользователей к ПО, призванному повысить эффективность их деятельности.

В свое время компания Welcom Software Technologies провела исследование, позволившее определить различия в требованиях, предъявляемых к ПО на разных уровнях управления проектом (таблица 1).

Требования к ПО на разных уровнях управления

В результате были выделены три уровня управления: высшего руководства (Executive level), стратегический (Strategic level) и уровень операций (Desktop level). Причем к последнему в данном случае отнесли и исполнителей работ, и руководителей на местах, которые используют ПО для управления проектами не более нескольких часов в месяц.

Можно заметить, что требования, выдвигаемые на уровнях высшего руководства и операций, применимы абсолютно к любой автоматизированной системе для управления предприятием. А требования специалистов, занимающихся детальным планированием (в данном случае – стратегический уровень), зависят от предметной области, в которой они работают. Из таблицы видно, какие функции важны для руководителя проекта.

Для данного уровня самым главным требованием является простота использования. Руководство, если у него появилась потребность работать с ПО по УП, будет делать это не очень часто, и не захочет тратить на изучение системы больше 2-3 дней.

Следующей важной особенностью является презентационных характер форм предоставления информации по проектам, так как руководитель может использовать программное обеспечение для подготовки презентаций для клиентов. Средство для предоставления информации в самом общем виде на одном листе в форме диаграммы Гантта или кривой затрат – самое стандартное требование.

Руководство не будет тратить время на ввод данных, так что должна быть возможность для получения данных из других источников, в том числе с других уровней управления проектами. В то же время может понадобиться средство для планирования сверху вниз, если нужно будет детализировать построенный руководством план на другом уровне управления.

Базовым требованием на этом уровне является мощность средств временного анализа, ресурсного планирования, стоимостного анализа и анализа рисков. Ведь предполагается, что пользователь не только знает, как вызвать процедуру системы, но и понимает заложенный в нее алгоритм.

Кроме того, очень часто требуется интегрировать данные о проектах с данными из других приложений, например, из бухгалтерских программ и т.д. Обязательно должно быть предусмотрено средство объединения нескольких проектов для обобщенного анализа, управления, контроля.

Важна возможность ввода реальных данных и сравнения предварительных планов с фактическим выполнением для внесения корректирующих операций. Гибкая отчетность нужна, поскольку менеджерам-профессионалам приходится настраивать отчеты не только для себя, но и для сотрудников, работающих с проектом на других уровнях управления.

Для этого уровня работа с программным обеспечением по управлению проектами вторична. Это ответственные за проекты на местах, менеджеры проектов, руководители групп. На уровне операций, конечно же, требуется инструмент по управлению и контролю за проектом, но на непостоянной основе. Сотрудники не могут выделять слишком много времени для поддержания данных по проекту в актуальном состоянии. Например, менеджер проекта может уделить этому лишь несколько часов в месяц. Наиболее часто произносится жалоба со стороны менеджеров проектов на то, что масса времени у них уходит на ввод данных по проекту. Однако возможность предоставления отчетов в графическом виде важна для координации действий исполнителей в проекте, что входит в непосредственные обязанности менеджера проекта.

Вопрос 2. Категории пользователей автоматизированной системой управления проектами.

Менеджер проекта (Project manager) – проект-менеджер, руководитель проекта – лицо, которому заказчик или другие участники делегируют полномочия по руководству работами по проекту: планированию работы, координации действий всех участников
и контролю за ходом его разработки и реализации. Круг его обязанностей определяется контрактом с заказчиком. Под его руководством обычно создается специальное подразделение. Функции, состав и круг обязанностей этого подразделения зависят от характера и масштабов проекта, других условий его разработки и реализации.

· быстро и эффективно организовать начало работ по проекту;

· организовывать, координировать и контролировать ход работ по проекту;

· целесообразно распределять работы по проекту между членами команды проекта;

· осуществлять взаимодействие с внешними участниками проекта для эффективной и своевременной его реализации;

· контролировать отклонения от запланированного хода работ и следить за изменениями по проекту;

· осуществлять коммуникации с членами команды проекта с целью мониторинга проекта, принятия решений по ходу работ, расшивки конфликтных ситуаций в ходе работ и взаимодействий.

Инженер проекта — лицо или организация, имеющие лицензию на занятие инжиниринговой деятельностью (инжинирингом), иначе говоря, оказывать комплекс услуг, связанный с процессом производства и реализации продукции проекта. Инжиниринг в данном случае включает фазы:

· контроля за сдачей объекта в эксплуатацию.

Инженер проекта обязан следить за технической целостностью проекта, процессами его проектирования и соответствия затрат средств, ресурсов и времени на всех стадиях проекта запроектированным показателям.

В крупных проектах инженер проекта является, по сути, заместителем проект-менеджера по реализации проекта во всех его частностях, оставляя проект-менеджеру общее руководство и управление командой проекта. Инженер проекта контролирует и координирует:

· разработку календарных планов выполнения работ и использования ресурсов проекта;

· закупки и поставки (в общем виде) ресурсов проекта; выполнение работ по проекту; изменения по проекту; завершение проекта.

Администратор проекта – это лицо, снимающее с плеч менеджера проекта бремя административных забот. Это дает возможность менеджеру проекта экономить до 50% своего рабочего времени.

Западная технология осуществления проектов предполагает, что администратор проекта может иметь свой штат и его основная задача заключается в ведении и составлении отчетности. Для этого администратор проекта и его штат поддерживают отношения с менеджером проекта и всеми его участниками. Участники проекта, используя информацию от администрации проекта, должны быть в состоянии контролировать ход его реализации и принимать объективные обоснованные решения, направленные на реализацию проекта в срок при высоком качестве. Участники проекта и его менеджер не должны сами заниматься поиском необходимой информации, т.к. это основная задача администратора проекта и его службы.

Требования к администратору проекта: администратор проекта осуществляет общее руководство деятельностью команды проекта, организует и контролирует работу офиса проекта, обеспечивает команду проекта необходимой оргтехникой, материалами, оборудованием.

Администратор контрактов отвечает за заключение, выполнение и завершение контрактов с участниками проекта, в том числе с проектировщиками, поставщиками ресурсов и услуг, консультантами по проекту, экспертами, прочими требуемыми в соответствии со спецификой проекта специалистами.

Менеджер по закупкам и поставкам отвечает за выбор поставщиков работ, ресурсов и услуг по проекту, организацию закупок поставок ресурсов, как в целом, так и на конкретные виды работ и этапы проекта, определяет и контролирует риски проекта, относящиеся к закупкам, поставкам и качеству ресурсов. Контролирует выполнения графиков поставок и своевременно вносит корректировки в случае нарушения сроков.

Менеджеру по персоналу. Вне зависимости от специфики проекта менеджер по персоналу решает такие вопросы, как:

· привлечение необходимых для реализации проекта человеческих ресурсов;

· обучение и повышение квалификации персонала;

· оценка участия каждого из сотрудников в достижении стоящих перед командой проекта целей;

Менеджер по качеству отвечает за все аспекты выполнение проекта, связанные с качеством работ, ресурсов и услуг по проекту.

Менеджер по коммуникациям отвечает за целесообразное эффективное осуществление взаимодействия членов команды проекта в процессе работ, в том числе за информационные, программные системы, компьютерное и телекоммуникационное оборудование и обеспечение, организует и поддерживает работу распределенного виртуального офиса проекта.

Менеджер по финансам является существенной фигурой команде проекта. Он осуществляет контроль за организацией финансирования проекта, движением денежных потоков, организацией бухгалтерского учета, бюджетирование проекта, оценками стоимостных показателей выполнения работ, закупок ресурсов, осуществляет управление стоимостью по проекту.

Менеджер-координатор требуется для реализации особо крупных проектов, в которых организуются большие команды проекта с функциональными группами, деятельность которых требуется контролировать и координировать отдельному члену команды. В небольших проектах эти обязанности лежат на проект-менеджере.

В конкретных проектах могут возникать разнообразные обязанности, которые требуют выделения отдельного менеджера по определенным областям деятельности, например в случае сложного строительного объекта.

Вопрос 3. Проектный Офис.

Известные эксперты определяют понятие проектного офиса по-разному. Эксперты из Gartner Group выделяют такие варианты проектного офиса:

· Репозитарный (Repository Model) – проектный офис как источник стандартных методов управления, стандартного инструментария и базы знаний по управлению проектами;

· Обучающий (Coach Model) – проектный офис как обеспечивающий возможность функционирования формального проектного менеджмента через обучение и координацию;

· Управляющий (Manager Model) – проектный офис как централизация управления проектами.

Консалтинговая компания eQuest сформулировала разновидности проектных офисов по их функции и организационной позиции:

· Проектный офис (PO) – управление одним большим проектом и его подпроектами.

· Программный офис (PO) – управление программой объединяющей группу проектов.

· Офис проектного управления (PMO) – подразделение компании, отвечающее за методологию управления проектами и управляющее группой проектов.

· Корпоративный офис проектного управления (EPMO) – управления проектами и их методологией по всей компании с обеспечением соответствия ведения проектов стратегии компании.

В российской практике управления проектами существуют два понятия проектный офис и офис проекта. Иногда их используют как синонимы, но в настоящее время устоялась практика проектным офисом называть центр управления проектами компании, а офисом проекта – центр управления одним проектом, обеспеченный необходимыми ресурсами и возглавляемый менеджером проекта.

Проектный офис в этом понимании является постоянно действующий единицей (при этом лишь часть сотрудников может работать на постоянной основе), а офис проекта – временной структурой. Иногда вместо офиса проекта применяют термин – проектный офис отдельного проекта.

Вопрос 4. Основные задачи Проектного офиса.

Проектный офис — это специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию программ, портфелей проектов и проектов в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.

· Разработка, внедрение и развитие корпоративной методологии управления проектами.

· Управление программами и портфелями проектов.

· Технологическая поддержка управления проектами программными и техническими средствами.

· Административное управление персоналом, задействованным в проектах.

Вопрос 5. Проектный офис в организационной структуре.

Рассмотрим два типа компаний: проектно-ориентированные и не проектно-ориентированные.

В не проектно-ориентированных организациях проектный офис обычно подчинен директору по развитию и руководит проектами развития, его деятельность направлена на реализацию стратегии развития компании (рис. 3).

При такой структуре возникают две проблемы:

1. Отсутствие достаточных административных полномочий у руководителя проектного офиса для разрешения проблем проектов;

2. Подразделение развития в этом случае является разработчиком стратегии развития, отвечает за ее реализацию и само же контролирует и оценивает результаты.

Рис. 3. Проектный офис подчинен директору по развитию[1]

Для устранения этих недостатков создается центр управления проектами со своим руководителем, который подчиненный непосредственно Генеральному директору (рис. 4).

Рис. 4. Руководитель Проектного офиса подчинен Генеральному директору

В проектно-ориентированных компаниях проектный офис должен отвечает за все проекты, которые ведутся в компании. В управление проектами вовлекаются все руководители подразделений, при этом могут возникать конфликты полномочий. Создание проектного офиса во главе с Генеральным директором и умелое распределение задач между структурными подразделениями, и развитие корпоративной культуры позволяют избежать противоречий. Компания в этом случае представляет собой единый проектный офис (рис. 5).

Каждый руководитель отвечает за свое направление. Технический директор решают задачи производственного характера:

· Управляет программами и портфелями производственных проектов.

· Отвечает за управление и реализацию каждого проекта.

· Занимается административным управлением сотрудниками.

Директор по развитию руководит разработкой и внедрением корпоративной методологии управления всеми проектами. В его подчинении может быть специальная группа специалистов.

За техническую поддержку процесса управления проектами и своевременное обеспечение процесса программными и техническими средствами отвечает IT служба.

На распределение задач будет влиять специфика деятельности компании, ее структура и традиций.

Вопрос 6. Требования к организации проектного офиса.

Основные требования к организации проектного офиса:

· наличие реального управленческого офиса — помещения;

· единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);

· информационная технология управления проектами;

· база данных и шаблонов типовых решений по проектам;

· виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.

Электронный офис проекта создается как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.

Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.

Вопросы для самопроверки:

1. Перечислите требования, предъявляемые к ПО на уровне управления проектом?

2. Перечислите требования, предъявляемые к ПО на уровне высшего руководства?

3. Перечислите требования, предъявляемые к ПО на уровне операций?

5. Назовите ключевые должности в управлении проектами?

6. Какие обязанности у администратора проекта?

7. Какие функции выполняет менеджер по персоналу?

10. Какими программными средствами должны владеть участники проекта, и в какой степени?

Литература по теме:

1. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие. – М.: ООО «Омега-Л», 2010.

3. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон. Управление проектами. Учебник, перевод с анг./ М.: «Дело и сервис», 2007.

Практические задания.

Цель: Расширение и закрепление знаний о проектном офисе и офисе проекта.

1. Внимательно изучите назначение и задачи проектного офиса и офиса проекта.

Тема 3. Современные тенденции и основные задачи программного обеспечения управления проектами

1. Сформировать представление об основных задачах программного обеспечения управления проектами.

1. Рассмотреть основные задачи, для решения которых используются системы управления проектами.

2. Познакомиться с категориями программных продуктов, применяемых для автоматизации различных функций управления проектами.

3. Рассмотреть особенности применения программного обеспечения для автоматизации различных функций управления проектами.

1. Основные задачи программного обеспечения управления проектами.

2. Категории программных продуктов, автоматизирующие функции управления, и их характеристики.

3. Управление проектами с использованием Internet-технологий.

Вопрос 1. Основные задачи программного обеспечения управления проектами.

С наступлением компьютерной эры и с разработкой и внедрением в 50-х годах различных методов планирования, таких как сетевые методы РЕКТ/СРМ/РDМ, компьютерные приложения для планирования, календарной привязки и контроля проектов стали и остаются важными инструментами управления проектами.

Компьютеры и программы – важные элементы сегодняшних информационных систем управления проектами (ИСУП). Необходимость автоматизации обработки больших и взаимосвязанных объемов информации, характерных для управления крупными проектами или мультипроектами в сегодняшнем динамичном высокотехнологичном окружении, сделала возможными разработку и эффективное использование интегральных информационных систем управления проектами. Но только в последние годы с развитием систем, использующих Internet-технологии, удалось осуществить полную автоматизацию управления всеми проектами в рамках единой интегральной компьютерной системы.

Перечислим основные задачи, для решения которых используются системы управления проектами:

· разработка расписания исполнения проекта без учета ограниченности ресурсов;

· разработка расписания исполнения проекта с учетом ограниченности ресурсов (leveling);

· определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта;

· определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;

· определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;

· анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;

· анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

Как правило, ИСУП делятся на системы начального уровня, к которым, учитывая их функционал, наиболее применим термин Системы календарного планирования и контроля (СКПК) и профессиональные системы управления проектами. Хотя в последние годы отмечается устойчивая тенденция «подрастания» систем начального уровня к профессиональным пакетам и еще более активное расширение функциональности последних.

Вопрос 2. Категории программных продуктов, автоматизирующие функции управления, и их характеристики.

Рассмотрим функциональные области управления проектами и соотносимые с ними категории программных продуктов, обеспечивающие автоматизацию этих функций (табл. 2) и задачи, решаемые этими пакетами.

Категории программных пакетов управлении проектами

Комплексные пакеты для управления проектами.

Комплексные пакеты для управления проектами, состоящие из нескольких совместимых друг с другом модулей (причем любой обладает теми или иными возможностями в каждой из перечисленных ниже категорий), были разработаны в различных отраслях. Наиболее активные заказчики таких пакетов – оборонная и аэрокосмическая отрасли. Однако, несмотря на свое происхождение, большая часть пакетов вполне может быть применена и во многих других отраслях и областях деятельности.

Эти продукты могут быть использованы в любых организациях – от малых до крупных, выполняющих любые проекты – от простейших до сложных. От применения комплексных пакетов для управления проектами могут выиграть любые компании: инженерные, научно-исследовательские, проектировочные, строительные, IT-компании, правительственные учреждения, медицинские организации и др. Некоторые из таких пакетов ориентированы на различные сегменты рынка, определяемые спецификой той или иной отрасли.

Ключевые характеристики комплексных пакетов для управления проектами:

· возможность рассмотрения и учета всех фаз жизненного цикла проекта;

· возможность управления всеми проектами на предприятии, причем итоговая информация по этим проектам может представляться в различной форме (как ИСП/ИСР, в организационной форме, в виде схемы счетов или ином), задаваемой пользователем пакета;

· возможность осуществления информационной поддержки стратегических решений;

· возможность связи с другими информационными управленческими программами.

Программное обеспечение для управления процессами/содержанием проекта.

Программные продукты, работающие с процессами, объединяют процесс управления проектами с рабочими процессами функциональных подразделений, участвующих в выполнении проекта. Эти продукты могут быть применены к процессу и методологии управления проектами, а также объединять их с такими вспомогательными методологиями, как, например, методология разработки продукта или процесс разработки программного обеспечения. Поддержка управления проектом может быть простой, например документирование материалов, относящихся к делу. Или достаточно сложной, включающая в себя оценивание рисков, анализ окупаемости, протоколирование результатов, улучшение методологии и т.п..

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления процессами/содержанием проекта:

· представление процессов в виде блок-схем (потоковых диаграмм);

· одновременное использование вспомогательного программного обеспечения и справочных материалов;

· возможность предоставлять пользователям указания и помощь при освоении ими новой организационной методологии;

· автоматизированная связь с другими системами управления проектами.

Программное обеспечение для управления расписанием.

Программные продукты данной категории, лежащие в основе многих приложений для управления проектами, позволяют осуществлять планирование программ и проектов, построение расписаний, мониторинг и контроль отдельных проектов, программ и мультипроектов, а также всех проектов, входящих в портфели или выполняемых в масштабах всего предприятия. Программные продукты данной категории можно применить практически к любой отрасли бизнеса или любому проекту.

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления расписанием:

· способность планировать и выстраивать во времени последовательности операций, используя методы СРМ/РDМ/РЕRТ или диаграммы Гантта;

· способность генерировать, основываясь на ИСП/ИСР, главные расписания и детализированные расписания более низких иерархических уровней:

· способность выполнять вычисления критического пути;

· возможность распределения и выравнивания ресурсов с требуемой степенью точности и детальности анализа;

· способность отслеживать исполнение расписания на текущий момент и делать прогноз на будущее, основываясь на нынешнем состоянии проекта и его базовом плане;

· способность формировать отчеты об исполнении расписания, в том числе в форме диаграмм Гантта и сетевых диаграмм;

· для некоторых программных продуктов – способность работать с операциями критического пути, учитывая буферы и результаты вычислений критического пути, ограниченного ресурсами.

Пакеты календарного планирования делят на профессиональные и настольные (непрофессиональные). Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей.

Второй тип пакетов адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. От пользователей, использующих пакеты планирования лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Для них более важным является простота использования и скорость получения результата.

Как правило, современные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя (табл. 3):

· средства проектирования структуры работ проекта,

· средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация загрузки ресурсов),

· некоторые возможности стоимостного анализа,

· средства контроля за ходом исполнения проекта,

· средства создания отчетов и графических диаграмм.

Различия между пакетами могут заключаться в поддерживаемых ими вычислительных платформах, мощности, наличии дополнительных средств, и в качестве реализации предоставляемых ими функций.

Базовые функциональные возможности системы календарного планирования

Оценка мощности пакета включает в себя тестирование качества работы системы (скорость вычислений, печати, изменения экранов) и качество представления информации по проекту (диаграммы Гантта и PERT), а также оценку полноты и гибкости функций, необходимых для разработки плана и оперативного управления.

Программное обеспечение для управления стоимостью.

Программные продукты для управления стоимостью варьируются от простейших приложений, способных связываться с модулями отслеживания расходов продуктов предыдущей категории, до сложных пакетов, способных управлять всеми статьями расходов в течение всех фаз жизненного цикла проекта – от первичной оценки на концептуальной фазе до итоговой оценки и анализа на момент завершения.

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления стоимостью:

· способность формировать цену предложения, основываясь на трудозатратах по категориям, расценках, надбавках и оценочных объемах;

· способность управлять бюджетом с контролем базового плана;

· способность к прогнозированию, в частности, роста расценок (тарифов, ставок);

· способность измерять производительность работы, в том числе освоенный объем;

· способность анализировать отклонения по срокам и стоимости.

Программное обеспечение для управления ресурсами.

Система управления ресурсами приводит доступные человеческие и иные резервы в соответствие требованиям к ресурсам и информирует менеджеров и специалистов по планированию о том, где и когда существуют или могут возникнуть недостаток/избыток ресурсов.

Существуют системы для управления ресурсами в масштабах предприятия – Еnterprise Resource Planning (ERP) Aplications, которые позволяют интегрировать управление как задействованными, так и не задействованными в проектах ресурсами. ERP-приложения разработаны с целью объединения всех бизнес-функций в общую систему и могут быть применены к любому аспекту деятельности предприятия: финансовому, маркетинговому, инженерному, производственному, пусконаладочному и др.

Программное обеспечение для управления проектами может быть интегрировано в любое из этих ERP -приложений. Некоторые комплексные пакеты для управления проектами и некоторые системы для управления ресурсами способны управлять ресурсами предприятия самостоятельно.

Программное обеспечение управления коммуникациями.

Эти программные средства обеспечивают накопление всей относящейся к проектам информации и эффективную ее передачу менеджерам проектов и членам проектных команд.

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления коммуникациями:

· способность генерировать отчеты о ходе исполнения проекта в натуральных и стоимостных показателях, а также об исполнении расписания;

· автоматизация процесса обработки и взаимодействия различных проектных документов;

· использование Internet-технологий для информационного обмена между всеми членами проектной команды;

· использование досок объявлений, системы сообщений и других способов взаимного информирования и уведомления членов команды.

Системы табельного учета рабочего времени (подкатегория программного обеспечения для управления коммуникациями).

Учет рабочего времени, проведенного над выполнением тех или иных задач проекта, – крайне важная процедура в обеспечении качественного контроля проекта. Средства табельного учета облегчают эту процедуру, давая членам проектной команды возможность вести протоколы и готовить отчеты о затраченном рабочем времени в электронной форме. Эти средства варьируются от простейших до весьма и весьма сложных.

Ключевые характеристики систем табельного учета рабочего времени:

· возможность составления и ведения членами проектных команд «списков предстоящих дел и задач» в электронной форме;

· возможность аудита изменений, вносимых в листки табельного учета;

· возможность взаимодействия с другими программными пакетами управления проектами, позволяющая автоматизировать корректировку расписания проекта;

· возможность взаимодействия с финансовыми системами предприятий;

· способность генерировать отчеты для членов проектной команды и руководства в форме, задаваемой пользователем.

Графические расширения (подкатегория программного обеспечения для управления коммуникацией).

Программные средства этой категории принимают на вход данные, выдаваемые другими пакетами, и представляют их в графическом формате, выбранном пользователем. Примерами графического представления могут служить традиционно используемые в управлении проектами диаграммы Гантта, сетевые диаграммы, иерархические структуры, схемы по методу РЕRT.

Ключевые характеристики графических расширений:

· способность извлекать данные из различных программных пакетов управления проектами и других источников;

· возможность осуществлять фильтрацию, сортировку и отбор информации по критериям, задаваемым пользователем, а также использовать различные форматы представления выходных данных.

WEB-издатели и органайзеры (подкатегория программного обеспечения для управления коммуникациями).

WEB-органайзеры – это продукты, способные сводить воедино информацию из различных проектных документов и представлять ее в форме WEB -сайта с совокупностью гиперссылок, создавая тем самым рабочий журнал проекта в Internet, или перенося весь процесс управления проектом в Сеть.

Ключевые характеристики WEB -издателей и органайзеров:

· способность публиковать отчеты, которые могут быть просмотрены в стандартных Internet -браузерах;

· способность создавать электронный рабочий журнал проекта;

· возможность размещения в Сети проектной документации и формирования структуры гиперссылок для обмена данными;

· возможность формирования Internet -ориентированных процессов управления проектами.

Вопрос 3. Управление проектами с использованием Internet-технологий.

Тиммонс (Timmons) утверждает, что будущий успех менеджеров проекта будет определяться тем, насколько хорошо они умеют пользоваться возможностями, предоставляемыми Internet.

Среди множества преимуществ и выгод, которые сулит Internet-ориентированное управление проектами, Тиммонс называет:

· круглосуточную доступность хранящихся в Internet баз данных,

· улучшенный контроль исполнения базового плана проекта,

· наличие списка текучести рабочей силы по проекту (перечня недоделок и отметок об их выполнении),

· упрощенную процедуру хранения и использования информации, предоставляемой поставщиками: чертежей, журналов регламентных работ, протоколов тестирования, руководств и т.д.

Internet-ориентированное управление проектами приобретает известность как распределенное управление проектами (Distributed Project Management, DPM) и в настоящее время представляет собой очень большой и быстрорастущий сегмент рынка.

На рынке систем распределенного управления проектами в настоящее время вырисовываются определенные тенденции. Так, наблюдается отход от сложных приложений, базирующихся на настольных компьютерах, к простым использующим Internet-технологии средствам.

В сферу управления проектами проникают современные облачные технологии (вычисления). Национальный институт стандартов и технологий США (NIST) определяет облачные вычисления (cloud computing) как модель предоставления пользователю по требованию удобного доступа к массиву настраиваемых компьютерных ресурсов. Наиболее распространёнными на сегодняшний день являются несколько моделей, в том числе «Программное обеспечение как услуга» – модель SaaS.

Модель SaaS предполагает, что поставщик программного обеспечения (ПО) разрабатывает веб-приложение и самостоятельно управляет им, предоставляя заказчикам доступ к ПО через Интернет. Он также сам поддерживает работоспособность приложения.

Многие виды программного обеспечения хорошо подходят для SaaS. Например, облачная технология управления проектами Clarizen. Это on-line система управления проектами, которая представляет собой проектно-ориентированное рабочее пространство для ведения одного или нескольких проектов, доступное всем участникам проекта через интернет. Веб-сервис Clarizen содержит весь функционал, необходимый в управлении большинством типов проектов. Это постановка задач и настройка зависимостей, диаграммы Гантта, уведомления, планирование бюджета, календари и контроль времени, анализ проектов по времени и по задачам, работа с ресурсами, система прав доступа, обсуждения и заметки, развитая система отчетов с возможностью экспорта, интеграция в Outlook, MS Project и др.

Вопросы для самопроверки:

1. Перечислите основные задачи систем управления проектами?

2. Назовите категории программных продуктов, обеспечивающие автоматизацию различных функций в управлении проектами?

3. Какие задачи решают комплексные пакеты для управления проектами?

4. Какие задачи решает программное обеспечение для управления расписанием?

5. Назовите ключевые характеристики программного обеспечения для управления процессами/содержанием проекта?

6. Какое программное обеспечение позволяет управлять бюджетом проекта с контролем базового плана?

7. Какие программные средства обеспечивают эффективную передачу информации менеджерам проектов и членам проектных команд?

8. Перечислите графические расширения, используемые в управлении проектами.

10. Какую роль играют Интернет-технологии в управлении проектами?

Литература по теме:

1. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие. – М.: ООО «Омега-Л», 2010.

2. Вадим Богданов. Управление проектами. Корпоративная система - шаг за шагом.- Издательство: Манн, Иванов и Фербер, 2012 г.

3. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон. Управление проектами. Учебник, перевод с анг./ М.: «Дело и сервис», 2007.

Практические задания.

Цель: Закрепление знаний об интернет-технологиях управления проектами.

Компания Gartner составила отчет по облачным системам управления проектами за 2011 год. В этом отчете приведен список самых значимых облачных систем управления проектами. В список лучших облачных систем по Gartner вошли: Daptiv, Instantis, PowerSteering, AtTask (доступен в России), Project InVision, Clarizen (доступен в России и руссифицирован).

1. Выберите любую из перечисленных систем, ознакомьтесь с ней.

3. Перечислите задачи управления проектами, которые решаются с помощью системы.

Тема 4. Классификация систем управления проектами

1. Сформировать представление о классах систем управления проектами.

1. Рассмотреть классификацию систем управления проектами по этапам жизненного цикла.

2. Рассмотреть классификацию систем управления проектами по функциям управления.

3. Рассмотреть классификацию систем управления проектами по уровням управления.

4. Ознакомиться с инструментами финансового планирования проектов.

1. Классификация информационных систем управления проектом.

2. Классификация ИСУП по этапам жизненного цикла.

3. Классификация ИСУП по функциям управления.

4. Классификация ИСУП по уровням управления.

5. Инструменты финансового планирования проектов.

· Информационная система управления проектом.

· Распределенные интегрированные системы.

· Пакеты для составления расписаний и комплексные системы.

· Средства для интеграции с другими приложениями.

· Средства для упрощенного доступа к проектным данным.

Вопрос 1. Классификация информационных систем управления проектом.

В литературе можно встретить различную классификацию программного обеспечения управления проектами.

Многие специалисты по разработке и внедрению систем управления проектами разделяют ПО на профессиональные и настольные (непрофессиональные).

Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей.

Второй тип пакетов адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. Им нужно при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту не затрачивая много времени и усилий. Для них более важным является простота использования и скорость получения результата.

Во многих источниках встречается также и другая классификация программных средств управления проектами. Выделяют, например, три категории:

· средства планирования и контроля за выполнения проектов;

· инструменты финансового планирования проектов;

· средства создания и управления виртуальным офисом проекта.

Структуру интегрированной информационной системы управления проектами во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по:

Вопрос 2. Классификация ИСУП по этапам жизненного цикла.

В таблице 4 показан обобщенный жизненный цикл проекта и управленческие функции, связанные с различными стадиями проекта.

Для описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии применяется специализированное программное обеспечение (ПО) для финансового анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.

Для детального планирования и контроля графика выполнения работ, отслеживания ресурсов и затрат проекта необходимо использовать ПО для управления проектами.

На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить их для анализа, обеспечить обмен информацией и взаимодействие между участниками проекта. Для выполнения этих функций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.

Основными функциональными элементами интегрированной информационной системы поддержки принятия решений на стадии выполнения проекта являются:

· модуль календарно-сетевого планирования и контроля работ проекта;

· модуль финансового контроля и прогнозирования.

Классификация систем управления проектами по этапам жизненного цикла

Важнейшим компонентом интегрированных информационных систем поддержки принятия решений являются системы управления базами данных (СУБД). Их основными функциями являются поддержка целостности, защищенности, архивации и синхронизации данных в условиях многопользовательской работы.

Вопрос 3. Классификация ИСУП по функциям управления.

Для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение (табл. 5). Эта классификация была подробно рассмотрена в предыдущей теме.

Модули, входящие в состав комплексных пакетов, как правило, могут быть оценены отдельно друг от друга, однако основное преимущество такого пакета заключается в том, что все модули интегрированы в единую систему, благодаря чему обеспечивается информационный обмен между ними. Эти продукты могут быть использованы в любых организациях – от малых до крупных, выполняющих любые проекты – от простейших до сложных. Некоторые из таких пакетов ориентированы на различные сегменты рынка, определяемые спецификой той или иной отрасли.

Категории программных пакетов и соотносимые с ними области в управлении проектами.

Вопрос 4. Классификация ИСУП по уровням управления.

В организации можно выделить три уровня, на которых происходит управление проектами:

1. Уровень высшего руководства, на котором происходит определение целей и задач предприятия, принимается решение о финансировании, оценивается приоритетность проектов.

2. Стратегический уровень, состоящий из профессионалов по управлению проектами, занимающихся планированием и контролем корпоративных проектов.

3. Уровень операций, для которого работа с программным обеспечением по управлению проектами вторична.

Несомненно, нужна интеграция программного обеспечения трех уровней для поддержки информационных потоков в организации. Каждый уровень управления характеризуется своими специфическими требованиями к программному обеспечению (табл. 6):

· КСП – Средства для календарно-сетевого планирования;

· средства для решения частных задач – предпроектный анализ, разработка бюджетов, анализ рисков, управление контрактами, временем и т. д.;

· средства для упрощенного доступа к проектным данным;

· средства для интеграции с другими приложениями.

Распределение программных средств по уровням управления проектами

Из средств для календарно-сетевого планирования наиболее четко выделены только две группы продуктов: пакеты для составления расписаний и комплексные системы.

Пакеты для составления расписаний (Project Schedulers) в первую очередь ориентированы на тех руководителей, которым время от времени приходится планировать простые проекты. Это ПО позволяет задавать взаимосвязи между работами, строить диаграммы Ганнта и сетевые диаграммы, рассчитывать критический путь, упрощенно оценивать загрузку ресурсов, стоимость проекта и т. д. В качестве примера таких программ можно назвать: FastTrack Scheduler (AEC Software), Milestones Etc. (Kidasa Software), Visio Standard (Visio Corp.). К сожалению, эти относительно недорогие продукты абсолютно не представлены на отечественном рынке.

Комплексные системы предназначены для создания среды управления многочисленными сложными проектами (multi-project environment). Они включают в себя не только высокопрофессиональные инструменты для планирования, анализа и контроля за выполнением проектов, но и все необходимые средства для организации эффективных коммуникаций между участниками проектных команд и интеграции с комплексными АСУП. Такое ПО, в частности, выпускают компании Artemis Management Systems, Primavera Systems (Oracle), Welcom Software Technologies (Deltek), Microsoft.

В последнее время на рынке появились самостоятельные системы, которые предназначены для организации упрощенного доступа к проектной информации и эффективных коммуникаций между членами проектной команды. Они не содержат собственных инструментов для календарно-сетевого планирования, а интегрируются с большинством КСП-систем. Одни делают упор на анализ проектных данных и предлагают инструменты для OLAP-обработки (PMOffice фирмы Systemcorp), другие, наоборот, сконцентрированы на коммуникациях и предлагают развитые Internet-средства, такие, как организация дискуссионных групп и чат-каналов, удаленное хранение файлов и т. д. (WecomHome компании Oracle).

Рынок систем управления проектами постоянно меняется. Функции, которые ранее были доступны только в профессиональных системах, появляются в недорогих пакетах, а профессиональное ПО, в свою очередь, становится «дружелюбнее» к пользователю. Все системы различаются как по функциональности, так и по коммуникационным и интеграционным возможностям,

Средства для решения частных задач выпускаются как в виде самостоятельных продуктов, так и в виде дополнительных модулей к КСП-системам.

Вопрос 5. Инструменты финансового планирования проектов.

К числу наиболее распространенных компьютерных систем, используемых при оценке эффективности инвестиционных проектов, относятся: Comfar (фирма UNIDO), Project Expert Professional (фирма Про-Инвест-ИТi), Альт-Инвест (фирма АЛЬТ), программный комплекс «Инвестор», «Аналитик» (фирма ИНЭК), система Cobra (фирма Oracle)

Каждая программа, так или иначе, адаптирована к условиям российской экономики, имеет определенный круг пользователей и примерно одинаковые с другими программами принципы работы, исходные данные, выходные формы, методики анализа результирующих показателей эффективности проекта.

К функциональным возможностям пакетов относятся следующие показатели:

1) использование современной методики расчета, основанной на имитации потока реальных денег;

2) минимизация ограничений на горизонт и шаг расчета;

3) минимизация ограничений на количество продуктов;

4) богатство набора финансовых и экономических показателей, используемых для оценки проекта;

5) допускаемое пакетом разнообразие сценариев реализации проекта;

6) возможность и способы учета инфляции, расчетов в текущих и прогнозных ценах;

7) возможность и способы учета неопределенности и риска;

8) возможность сохранения в памяти компьютера приемлемых вариантов расчета для последующего сравнения и окончательного отбора и т.д.

Все программные продукты можно разбить на две группы:

1) универсальные, не зависящие от конкретного содержания задачи и отрасли народного хозяйства;

2) отраслевые, учитывающие специфику и отраслевые нормативные документы.

Наиболее приемлемыми программными пакетами по оценке эффективности инвестиционных проектов являются отраслевые разработки, в которых учитываются особенности исходной информации (правовой, нормативной, методической и пр.). Кроме того, отраслевые пакеты учитывают схемы развития отрасли, проработки приоритетных направлений развития предприятия, имеющуюся информацию о рынках сбыта и др.

Для крупных проектов успешно используются индивидуальные программные пакеты под конкретный проект, разработанные на базе электронных таблиц. В качестве исходных и расчетных форм, а также методов расчета используются рекомендации ЮНИДО.

Появилось огромное количество программных пакетов по разработке бизнес-планов. Типовое содержание макета бизнес-плана общеизвестно. Как правило, для разработки бизнес-плана используется макет, предложенный Минэкономики РФ.

Система разработки инвестиционных проектов и финансового планирования деятельности предприятия – Project Expert.

В программе Project Expert применяется методика UNIDO (United Nations Industrial Development Organization – Организация по промышленному развитию при ООН) по оценке инвестиционных проектов и методика IAS финансового анализа.

Project Expert – позволяет быстро и подробно разработать инвестиционный план развития бизнеса с учетом начального финансового состояния предприятия, определить потребности в финансировании и разработать схему финансирования, определить доходы и эффективность инвестиций для каждого участника проекта, освоить методы финансового моделирования и анализа, получить все данные для финансового раздела бизнес-плана и подготовить качественное описание инвестиционного проекта.

В программе достаточно простой интерфейс. Project Expert все разделы программы отображает в виде книги с постраничным описанием основных блоков, к которым отнесены следующие – Проекты, Компания, Окружение, Инвестиционный план, Операционный план, Финансирование, Результаты, Анализ проекта, Актуализация (рис. 6).

Project Expert позволяет пользователям, не имеющим специальной подготовки в области финансового анализа, в короткий срок решить следующие задачи:

· детально описать и спроектировать деятельность любого предприятия, с учетом изменения параметров внешней среды (инфляция, налоги, курсы валют).

· разработать план реализации инвестиционного проекта, стратегии маркетинга и производства, обеспечивающие наиболее рациональное использование материальных, людских и финансовых ресурсов;

· проанализировать различные сценарии развития предприятия, изменяя значения параметров, влияющих на его финансовые результаты;

· подготовить финансовые отчеты (Отчет о движении денежных средств (Кэш-фло), Баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет об использовании прибыли) и бизнес-план инвестиционного проекта, полностью соответствующие международным требованиям;

· провести всесторонний анализ проекта, в том числе анализ чувствительности, анализ общей эффективности проекта (Индекс прибыльности, Чистый приведенный доход, Внутренняя норма рентабельности), анализ денежных потоков для каждого участника проекта и анализ финансовой деятельности по ряду показателей (коэффициент текущей ликвидности, прибыль на акцию и др.);

· построить графики в разных вариантах, включая трехмерные, как на основе отчетов, так и при помощи описания математической зависимости;

· подготовить собственные отчеты, учитывающие специфику проекта.

Project Expert имеет несколько вариантов реализации:

· Project Expert Standard – позволяет группе сотрудников тщательно и детально разрабатывать стратегические планы развития бизнеса, проводить статистический анализ проектов в условиях неопределенных (случайных) данных, подготавливать подробные и развернутые аналитические отчеты.

· Project Expert Professional – позволит создать систему финансового управления Вашей компанией на основе разработки стратегического финансового плана, как комплекса инвестиционных проектов и контроля за его выполнением.

· PIC Holding – модификация Project Expert Professional, предназначенная для создания системы финансового управления холдинговой компании.

Финансовая система управления бюджетом проектов – «Cobra».

· Ввод фактических данных по выполнению бюджета.

Планирование проекта. Cobra позволяет планировать и прогнозировать затраты проекта на уровне статей затрат и отдельных пакетов работ. Пользователи могут определять интервал отчетности: неделя, месяц, квартал или год. Ввод распределенных во времени плановых затрат осуществляется через табличное представление. Просмотр и анализ данных о плановых, фактических, прогнозируемых затратах и фактической выработке существенно облегчен, благодаря их размещению в одном окне. Помимо затрат Cobra позволяет планировать поступления денежных средств. При этом возможно моделирование ситуации с несколькими источниками финансирования.

Расчет затрат на ресурсы. Пользователь задает формулы вычисления затрат на ресурсов. В описании формулы можно использовать различные таблицы ставок. Каждый ресурс может иметь до 16 связанных с ним типов затрат, в том числе прямые затраты, дополнительные расходы: оплата сверхурочных, накладные расходы, социальные выплаты и пр. Кроме того, Cobra позволяет автоматически получать любую информацию: стоимость в иностранной валюте, стоимость денежных средств, дополнительные выплаты и так далее.

Анализ «Что – Если». Cobra позволяет создавать несколько вариантов бюджета и прогнозов для проведения анализа «Что-Если».

Интеграция с системой календарного планирования и контроля (СКПК). Возможно совместное использование Cobra с Open Plan (Oracle) или с другой СКПК, что позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта. Планирование работ по срокам будет осуществляться в СКПК, данные о расписании проекта передаваться в Cobra, где будет происходить планирование затратной и доходной части бюджета. При этом календарный график работ в СКПК не будет перегружен фиктивными работами, описывающими платежи, дополнительными финансовыми ресурсами и пр. А в Cobra не надо будет вручную рассчитывать и вводить даты начала и окончания работ. Это приводит не только к экономии времени, но и к минимизации вероятности ошибок при вводе данных. Кроме интеграции с Open Plan, Cobra может обмениваться данными с другими приложениями посредством файлов с данными.

Фактическая выработка. Фактическая выработка – это показатель степени выполнения работы. Фактическая выработка представляется в денежном выражении, чем существенно облегчает проведение анализа проекта.

Фактические затраты. Данные о фактических затратах могут вводиться и храниться либо на уровне статей затрат, либо на уровне пакетов работ. Фактические затраты могут вводиться вручную или через файлы с данными, полученными из других программных продуктов, например общефирменной бухгалтерской системы.

Расчет прогноза на будущее. Cobra предоставляет возможность составлять неограниченное количество прогнозов. Прогноз может быть введен вручную или же рассчитан с использованием одного из девяти статистических методов прогнозирования. Cobra позволяет вычислять прогнозные величины, проводя при этом анализ «что-если». Кроме того, для каждого прогноза можно использовать свою таблицу ставок (rate table), тем самым легко моделируя ситуацию изменения различных ставок, тарифов и пр.

Мастер создания табличных отчетов и диаграмм. Cobra обладает мощным мастером создания табличных отчетов. Можно выбрать уровень, для которого будут суммироваться данные. Это позволяет легко создавать укрупненные или детализированные отчеты путем выбора соответствующего уровня. Также можно выбрать периоды отчетности из календаря программы или же задать их вручную. Для проведения анализа «что-если» возможно создание нескольких пользовательских групп затрат, учитывающих различные тенденции в ценах и пр., и использование их при формировании отчетов.

Используя Мастер диаграмм, можно создавать неограниченное число 2- и 3-х мерных диаграмм.

Вопросы для самопроверки:

1. По каким признакам могут быть классифицированы система управления проектами?

3. Какие функции автоматизируют ПО поддержки групповой работы?

4. Перечислите состав ПО на уровне управления проектом?

5. Перечислите состав ПО на уровне высшего руководства?

7. Какое ПО используется для автоматизации функций на прединвестиционной фазе проекта?

8. На каком уровне управления используются средства для организации коммуникаций?

9. Назовите основные функциональные элементы интегрированной информационной системы поддержки принятия решений на стадии выполнения проекта?

10. Как классифицируются системы финансового планирования проектов?

Литература по теме:

1. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие. – М.: ООО «Омега-Л», 2010.

Практические задания.

Цель: Расширение знаний о системах финансового планирования проектов.

1. Используя ресурсы интернет, изучите систему финансового планирования Project Expert.

2. Сравните функциональность двух версий программы Project Expert Standard и Project Expert Professional.

Тема 5. Системы начального уровня

1. Сформировать представление о системах управления проектами, относящихся к начальному уровню.

1. Получить представление о назначении систем начального уровня управления проектами.

2. Изучить возможности стандартного варианта системы Microsoft Project.

3. Научиться использовать продукт Microsoft Project для автоматизации управления проектами.

Вопрос 1. Системы начального уровня.

К системам начального уровня относят стандартные решения вендоров. Практически все системы начального уровня имеют сходный набор функций. Перечислим основной стандартный их набор:

· Поддержка расписания из неограниченного количества операций с учетом приоритетов операций, расчет критического пути, вычисление резервов времени; длительность в часах, днях, неделях или комбинированная;

· Умение работать с пользовательскими календарями для операций и ресурсов;

· Поддержка всех видов связей, типов работ (task, milestone, hammock), типов ресурсов (возобновляемые, невозобновляемые);

· Способность работать с иерархической структурой работ (WBS – Work Breakdown Structure);

· Возможность выполнения выборки, сортировки, группировки, суммирования, по кодам WBS и ID работ;

· Поддержка основных видов визуального представления (диаграмма Гантта, PERT-диаграмма, таблица работ/ресурсов, таблица связей, гистограммы ресурсов).

Вопрос 2. Microsoft Project.

Этот пакет используют для планирования своих проектов более 3 миллионов людей. Его стандартный офисный интерфейс позволяет быстро научиться использовать продукт. Ранние версии этого продукта не особенно блистали своей функциональностью, однако, начиная с версии MS Project 2000 появились обширные возможностями интеграции с другим ПО от Microsoft.

Из основных особенностей, связанных с планированием и контролем за выполнением проекта, можно отметить следующие:

· иерархические коды структур для задач и ресурсов;

· графические индикаторы для наглядного представления «проблемных» задач;

· поля с вычисляемыми формулами, определяемыми пользователями;

· две шкалы времени (основная и вспомогательная);

· указание приблизительного периода выполнения задачи (с последующим уточнением);

Вопрос 3. MS Project Standard 2003.

Project Cтандартный выпуск 2003 позволяет осуществлять успешное ведение и своевременное завершение проектной работы, предоставляя гибкие возможности планирования и отслеживания выполнения задач в рамках проектного бюджета, оперативного назначения ресурсов, а также удобного ведения отчетности.

Интеграция с другими программами Microsoft Office System, позволяет при необходимости легко переводить данные в формат Excel , PowerPoint , Visio .

Рассмотрим основные возможности программы.

1. Иерархические коды структур для задач и ресурсов.

При помощи структурирования создается организационная структура проекта, которая отображает иерархические зависимости между задачами. Структурирование создается понижением уровня задач, которые имеют общие характеристики или общий период выполнения в рамках суммарной задачи (рис. 7).

Суммарные задачи помогают выделить основные и промежуточные этапы проекта. В них суммируются данные, относящиеся к их подзадачам, т. е. задачам, сгруппированным в структуре под соответствующей суммарной задачей (рис. 8). Можно установить любое число уровней задач, необходимое для отражения схемы организации проекта.

В Microsoft Office Project 2003 используются календари четырех типов, определяющие доступность ресурсов и способ планирования задач.

Базовый календарь используется в качестве шаблона, на основе которого строятся календарь проекта, календари ресурсов и календари задач. В Project поддерживаются три вида базового календаря:

a. Стандартный (с 8:00 до 17:00 по будним дням, с часовым перерывом на обед).

Календарь проекта определяет расписание, которого по умолчанию придерживаются все ресурсы в проекте (рис. 9).

Для каждого введенного ресурса в Project можно создать календарь ресурса (при необходимости), используя параметры из «Стандартного» календаря. Календари ресурсов можно создавать вручную и назначать отдельным ресурсам и группам ресурсов, определяя в них индивидуальные рабочие часы; например, можно назначить ресурс на вторую или ночную смену. Можно изменять календари ресурсов, указывая нерабочее время, например каникулы и отпуска.

Задачи планируются в соответствии с расписанием рабочего времени в календаре проекта; однако периоды рабочего времени, взятые из календаря проекта, можно настроить подходящим образом в календаре задачи, если в проекте имеются задачи, которые должны выполняться в разное время, особенно если эти задачи не зависят от ресурсов. Календарь задачи удобно использовать для оборудования, которое выполняет свои функции в ночное время или в выходные дни, определенные в календаре проекта как нерабочее время.

3. Расходуемые материалы как вид ресурсов.

Задачам необходимо назначать ресурсы для того, чтобы уточнить, кто должен отвечать за выполнение этих задач. Назначение ресурсов также помогает определить, сколько времени уйдет на выполнение задачи и (если отслеживаются затраты) каких это потребует затрат. Ресурсом может быть один человек, универсальный ресурс, который может быть заменен позднее, группа людей (например, программистов), компонент оборудования (например, подъемный кран или компьютер) или материал, расходуемый в процессе выполнения задачи (рис. 10).

4. Две шкалы времени (основная и вспомогательная).

По умолчанию на шкале времени имеется два уровня (рис. 11), однако можно настроить шкалу времени на отображение одного или трех уровней (верхнего, среднего и нижнего).

5. Графические индикаторы для наглядного представления «проблемных» задач.

Поле «Индикаторы» отображается во многих таблицах. При наведении указателя на индикатор отображаются соответствующие дополнительные сведения, напоминающие о важных подробностях. Например, для заметок пользователя используется индикатор заметок (рис. 12). Если к задаче или ресурсу добавлена гиперссылка, будет отображен индикатор гиперссылки.

6. Поля с вычисляемыми формулами, определяемыми пользователями.

В Microsoft Office Project 2003 всегда доступны дополнительные поля (для текста, флагов, чисел, дат, затрат, длительностей, дат начала и окончания) для хранения настраиваемых данных. Можно настроить эти поля, чтобы получить необходимые сведения с помощью формул, расчетов определенных значений или графических индикаторов (рис. 13).

Например, можно самостоятельно создать формулы, включающие ссылки на другие поля, которые будут вычисляться в настраиваемом поле. Можно создать список значений для настраиваемого поля, чтобы обеспечить быстрый и точный ввод данных. Можно вместо фактических данных отобразить в настраиваемом поле графические индикаторы. Это позволит быстро узнавать о том, что данные в этом поле удовлетворяют определенным условиям, например, когда данные выходят за пределы указанного диапазона или когда возникает превышение доступности ресурсов.

Вопрос 4. Microsoft Project Standard 2007.

В 2007 году Корпорация Microsoft выпустила новую версию самого популярного инструмента для управления проектами – Microsoft Project. Идеологически Microsoft Project Standard 2007 является продолжением предыдущей версии Microsoft Project Standard 2003, но внутренняя архитектура была существенно переработана, и были добавлены новые возможности для повышения эффективности и удобства работы пользователей:

1. Появилась возможность агрегированного Бюджетирования проекта. Для суммарной задачи проекта можно спланировать движение денежных средств, которое не будет искажать суммарную стоимость проекта. В MS Project добавлен новый класс ресурсов – Бюджет. Появились новые поля Бюджетная стоимость и Бюджетные трудозатраты.

2. Появился новый тип ресурсов – Затраты. Эти финансовые ресурсы могут назначаться на задачи наравне с остальными, может планироваться их объем и вводится фактическое использование.

3. Появилась новая функция «Рамки начала задач» (Task Drivers), которая приводит список факторов, влияющих на сроки задачи: предшествующая задача, календарь, ресурсы.

4. Появилась подсветка полей, которые изменились в результате предыдущего редактирования. Например, после изменения одной задачи пользователю подсвечивается, какие это вызвало изменения в зависимых задачах.

5. Появилась многошаговая отмена действий. Теперь состояние данных и настроек можно вернуть на несколько шагов назад или вперед.

6. Появился новый инструмент формирования отчетов «Наглядные отчеты». Этот мастер позволяет на основе данных проекта MS Project строить многомерный отчеты в Microsoft Excel 2007 и диаграммы в Microsoft Visio 2007. Стандартная поставка Microsoft Project Standard 2007 содержит готовые шаблоны для построения подобных отчетов. Пользователи могут создавать свои отчеты, используя автоматически создаваемые пользовательские OLAP кубы в Microsoft Excel 2007.

7. Появилась возможность подсвечивать ячейки разными цветами.

8. В настройках пользовательских полей появилась новая опция для расчета строк назначений – Развертывание при отсутствии данных, введенных вручную. Т.е. можно указать, что бы пользовательские поля назначений автоматически принимали значения от родительских задач.

9. В настройках календарей изменились средства ввода исключений из стандартного периода. Появилась возможность именовать периоды исключений.

10. Представление «Календарь» теперь позволяет выводить на экран произвольный период.

11. Отрезки на Диаграмме Гантта теперь могут иметь трехмерный вид.

12. Microsoft Project 2007 полностью поменял формат хранения данных. Теперь локально данные можно хранить только в файле собственного формата (MPP). СУБД используется только для Project Server 2007. При этом Microsoft Project 2007 может только читать старые форматы из MS Access и ODBC, т.е. прямая совместимость реализована в полном объеме. Для обратной совместимости Microsoft Project 2007 предлагает сохранять файл проекта в формате «Microsoft Project 2000-2003».

Вопрос 5. Microsoft Project Standard 2010.

Новая версия Microsoft Project 2010 – это существенный шаг в развитии продукта. Таких кардинальных изменений в продукте еще не было. Новый графический интерфейс с возможностями настройки, новые способы планирования, добавления в проекты неактивных задач и задач, не имеющих точных дат начала или завершения работ, управление группами ресурсов, а также многое другое. Рассмотрим основные изменения в Microsoft Office Project Standard 2010.

Привычное меню более ранних версий заменено на «Ленту» (рис. 14).

Это новый, более интуитивный и понятный интерфейс в котором 350 команд упорядочено по логическим группам во вкладках:

· Вкладка «Задача» вмещает все, что требуется для добавления и форматирования задач, включая возможность установки процента выполнения, связывания их между собой, преобразования задач.

· Во вкладке «Ресурс» собраны команды управления ресурсами – трудовыми, материальными. Здесь можно добавлять и назначать их задачам, выравнивать загрузку и запускать планировщик работы группы (рис. 15).

· Вкладка «Проект» позволяет управлять проектом в целом, включая возможность добавления подпроектов, а также получение отчетов, в том числе в виде диаграмм, графиков и возможность сравнения проектов, в том числе, используя графические изображения для наглядности.

· Вкладка «Формат» дает возможность изменить представление проекта или переходить от одного представления к другому. Через эту же вкладку можно включить отображение шкалы времени, на которую могут быть добавлены любые задачи из проекта. Отображается эта шкала под лентой.

Планирование и управление задачами в Microsoft Office Project Standard 2010 также претерпело значительные изменения – добавлены новые мощные средства планирования:

· Введена возможность не только автоматического, но и ручного планирования, как всех вместе, так и отдельных задач. По умолчанию все новые задачи – обычная, суммарная или веха – формируются именно в ручном режиме.

· Поле «Предупреждение» предназначено для обнаружения потенциальных конфликтов в задачах планируемых вручную и может быть помещено на любую страницу задачи. Задачи с потенциальными проблемами можно сортировать, группировать или фильтровать, что облегчает систематическое решение проблем. Причину конфликта можно выявить воспользовавшись командой «Исправить в инспекторе задач».

· Для работы с суммарными задачами, теперь нет необходимости вначале формировать необходимые работы, а затем сводить их в группу. Достаточно выбрать команду «Вставить суммарную задачу», а уже затем можно добавлять в нее частные. В этом – коренное отличие новой версии от предыдущих, поскольку в этом, казалось бы незначительном, изменении скрыто кардинальное изменение – в дополнение к проектированию «снизу вверх», добавлена возможность создания проекта «сверху вниз».

Вопрос 6. SureTrak Project Manager.

SureTrak младший (и самым дешевый) продукт в семействе Primavera (разработчик – компания Primavera), Он позиционируется как продукт начального уровня для управления несложными проектами в небольших компаниях.

SureTrak Project Manager – ограничен в инструментах планирования, но зато содержит средства, ориентированные на начинающих пользователей: мультимедийный обучающий ролик и мастер создания проектов. Он также предоставляет более широкие возможности для наглядного просмотра проектной информации.

Интерфейс – вполне стандартный (рис. 16). Очень хорошо реализован принцип WYSIWYG и масштабирование временной оси при отображении диаграммы Гантта. Можно изменять масштаб шкалы времени, например, просматривать текущий месяц в неделях, а всю оставшуюся часть проекта – в месяцах. Режим просмотра сетевой диаграммы содержит шкалу времени, что позволяет оценить не только логику выполнения работ, но и их временную зависимость.

В SureTrak имеются календари ресурсов и, как следствие, возможность расчета длительностей работ с учетом согласования календарей исполнителей. Кроме того, у ресурсов есть дополнительная категория – доход (рис. 17).

Для активного продвижения на отечественном рынке этот пакет был полностью локализован. В российском варианте поставки русскоязычный интерфейс, система помощи и руководство пользователя. Из особенностей можно отметить удобную функцию «луч» (Progress Spotlight). При выделении на временной оси (диаграмме Гантта) временного промежутка, в таблице работ выделяются цветом операции, выполнение которых запланировано в этот временной интервал (рис. 18).

Рис. 18. Выделение лучом временного интервала

В 2008 году компанию Primavera приобрела компания Oracle. В настоящее время продукт представлен версией Oracle Primavera SureTrak. Компания развивает и продвигает продукт.

SureTrak помогает разрабатывать решения для достижения поставленных целей, вести проекты к успешному завершению вне зависимости от их количества и сложности.

Начало работы над проектом никогда не было простым ни для новичков, ни для профессионалов. Имеющийся в SureTrak мастер «Быстрый старт» позволяет пройти начальные этапы создания проектов по тщательно выверенной схеме (рис. 19).

Рис. 19. Быстрый старт при запуске нового проекта

SureTrak предлагает средства, которые ускорят работу над проектом. Используя настраиваемые под особенности конкретной отрасли или уровни управления шаблоны, можно сэкономить много времени. Нет необходимости заново учиться работе с элементами графического интерфейса, поскольку меню и панели инструментов соответствуют стандарту Microsoft Office. Более того, SureTrak может читать данные из файлов Microsoft Project и производить их быстрое конвертирование, что позволяет избежать необходимости повторного ввода данных.

SureTrak имеет гибкие инструменты для создания отчетов и встроенные функции подготовки проектной информации к публикации в сети Интернет или корпоративной сети организации. С помощью электронной почты можно организовать эффективное взаимодействие сотрудников, например, каждый из них может вовремя получить актуальную информацию по проекту или отправить ответственному исполнителю данные о выполненных работах. Это позволяет собирать и анализировать общую информацию по проекту или работать над конкретной задачей, взаимодействуя с другими членами команды, вне зависимости от их местонахождения.

SureTrak предоставляет уникальные инструменты и Мастера, необходимые для управления проектом, его регулярного обновления и контроля от инициации до завершения. С помощью SureTrak можно моделировать изменения, анализировать альтернативы в условиях ограниченных ресурсов и увеличивать темп работ, особенно, если имеются жесткие ограничения на даты.

Вопросы для самопроверки:

1. Какие задачи решают системы начального уровня?

2. Какие задачи решает Microsoft Project Стандартный выпуск 2003?

3. Какие графические возможности имеет Microsoft Project?

6. Какие возможности по обмену данными предоставляет SureTrak Project Manager?

7. Можно ли в SureTrak настраивать календари ресурсов и работ?

8. Что обеспечивает функция «быстрый старт» в SureTrak?

10. Какая особенность временной шкалы в SureTrak?

Литература по теме:

1. Богданов В. Управление проектами в Microsoft Project 2007. Учебный курс. — СПб.: Питер-Юг, 2009.

2. Богданов В. Управление проектами. Корпоративная система – шаг за шагом.- Издательство: Манн, Иванов и Фербер, 2012 г.

4. http://www.controlsystems.ru/Primavera/ – сайт компании «Системы управления».

Практические задания.

Цель: Освоение технологии работы с системой Microsoft Project 2007.

3. В меню Проект выберите команду Сведения о проекте. Введите или выберите начальную дату проекта (сегодня) и планирование от Даты начала проекта, нажмите кнопку OK.

4. Нажмите кнопку Сохранить. Сохраните в своей папке, задав имя Проект 1.

1. В меню Файл выберите команду Свойства и откройте вкладку Документ.

2. Введите сведения о проекте: имя, тему (Выпуск журнала), автора – Вы, руководителя – Вы, учреждение – название учреждения.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Гантта.

2. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время.

3. Откройте вкладку Рабочие недели, выделите первую строку (по умолчанию) и нажмите кнопку Подробности.

4. Выделите в календаре название дней с понедельника по четверг и установите для выбранных дат стандартное рабочее время с 9.00 по.13.00 и с 14.00 по 18.00 (по умолчанию). Затем для пятницы выберите переключатель Задать дни для использования этих рабочих часов и установите окончание работы в 17.00.

5. Выберите переключатель Задать нерабочие дни для выходных дней (субботы и воскресенья). Нажмите ОК.

6. Перейдите на вкладку Исключения и задайте праздничные нерабочие дни. Для этого выберите в календаре праздник, например 8 марта, в поле Название введите название праздника Международный женский день, Затем введите Начало и Окончание праздника (8 марта). Аналогично введите все привычные праздники в году, рождественские (с 30 декабря по 10 января следующего года) и другие.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Гантта.

2. В поле Название задачи введите название задачи (см. рис. 1) и нажмите клавишу Enter. Microsoft Project вводит со знаком вопроса примерную длительность задачи, равную одному дню.

3. Введите все задачи в соответствие с рисунком 1. Эти задачи являются фазами проекта.

4. Введите дополнительные задачи (подзадачи), необходимые для выполнения проекта (рис. 2), для этого выделите задачу, перед которой хотите добавить новую задачу и в меню Вставка выберите команду Новая задача.

5. Во вставленной строке введите название новой задачи в поле Название задачи.

6. Введите все задачи в соответствие с рисунком 2 и сохраните проект.

Организация задач в логическую структуру.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Гантта.

2. Выберите задачу, которую требуется сделать подзадачей (задача 2).

3. Нажмите на панели инструментов кнопку структуры На уровень ниже

, чтобы расположить задачу с отступом (рис. 3).

4. Работать со структурой можно разными способами. Например: уровень задачи можно быстро изменить с помощью мыши. Выберите задачу, расположите курсор на первой букве названия задачи. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите ее вправо, чтобы расположить задачу с отступом, или влево, чтобы расположить ее с выступом.

5. Создайте структуру плана в соответствие с рисунком 3.

6. Чтобы показать все подзадачи, раскройте на панели инструментов кнопку Показать и затем выберите пункт Все подзадачи. Можно свернуть план до необходимого уровня, выбрав его в меню кнопки Показать.

7. Если создан список задач, может потребоваться изменить расположение задач, скопировать набор задач или удалить задачи, в которых более нет надобности. Для выделения задач используется поле «Идентификатор» (крайнее левое поле с номерами задач).

8. Другой способ добавления задач. Чтобы добавить новую задачу между существующими, выберите идентификационный номер задачи и нажмите клавишу INS. После вставки новой задачи все задачи перенумеровываются автоматически.

1. Определите в качестве вех плана задачи 3, 7, 10 и 13. Для этого в поле Длительность для указанных задач введите значение 0д.

Примечание: Задача с нулевой длительностью автоматически помечается как веха, но вехой может быть сделана любая задача. Чтобы пометить задачу как веху, выберите задачу в поле Название задачи. Нажмите на панели инструментов кнопку Сведения о задаче, выберите вкладку Дополнительно, а затем установите флажок Пометить задачу как веху.

При создании задач MS Project автоматически устанавливает длительности задач в один день. Уточните длительности задач в соответствие с рисунком 5.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Гантта.

5. Будет открыто диалоговое окно Зависимость задач. Если будет открыто диалоговое окно Стили отрезков, вы щелкнули не линию связи; необходимо закрыть это диалоговое окно и снова дважды щелкнуть связь задач.

6. В поле со списком Тип выберите нужный тип связи между задачами и нажмите кнопку OK.

9. Связи можно редактировать с помощью Формы описания задачи. Она выводиться на экран с помощью команды Окно – Разделить. Просмотрите возможности этой операции. Связи можно редактировать в диалоговом окне Сведения о задаче, которое выводится с помощью контекстного меню, на вкладке Предшественники. Просмотрите эту возможность.

Тема 6. Профессиональные системы управления проектами

1. Сформировать представление о профессиональных системах управления проектами, позволяющих реализовать все требования менеджеров проектов.

1. Рассмотреть возможности профессиональных систем управления проектами.

2. Изучить функциональные возможности Microsoft Project Professional.

3. Познакомиться с решением Microsoft Enterprise Project Management.

6. Получите представление о функциональных возможностях пакета Ореn Рlаn.

2. Корпоративная система управления проектами Microsoft Enterprise Project Management.

Вопрос 1. Семейство продуктов Microsoft Office Project.

Профессиональные системы управления проектами в своей функциональности заметно отличаются друг от друга. И это, как правило, не отдельные программы, а комплексы, в состав которых входят различные утилиты и модули, предназначенные для решения специфических задач.

В состав пакета Microsoft Office Project входит Microsoft Project Стандартный выпуск — версия настольной системы для индивидуального планирования и управления проектами, Microsoft Project Professional– версия системы для корпоративного решения, Microsoft Project Server – серверная платформа для корпоративного решения.

Microsoft Project Стандартный выпуск обеспечивает эффективное независимое управление проектами с помощью привычных удобных инструментов, не предусматривая взаимодействие с сервером Project Server и координацию планов с другими менеджерами организации.

Microsoft Project Professional cодержит всю функциональность Microsoft Project Standard, а в связке с сервером Microsoft Project Server является рабочим местом менеджеров проектов и менеджеров портфелей проектов на всем жизненном цикле проекта. Microsoft Project Professional позволяет создавать единые корпоративные настройки и единый пул ресурсов. Корпоративная работа в связке с сервером Microsoft Project Server реализуется за счет того, что:

1. Microsoft Project Professional позволяет внедрить единый корпоративный стандарт управления проектами в организации. Все настройки централизовано хранятся на сервере и загружаются в момент запуска Microsoft Project Professional.

2. Ресурсы для проектов берутся из единого справочника, что позволяет видеть общую картину использования ресурсов на всех проектах.

3. Microsoft Project Professional позволяет подбирать ресурсы на работы с помощью квалификаций. Есть возможность создавать Универсальные ресурсы, содержащие нужные квалификации для расчета потребностей в ресурсах. Мастер «Замены ресурсов» помогает менеджеру автоматически найти и назначить на работы исполнителей с нужными ему квалификациями.

4. Microsoft Project Professional позволяет менеджеру публиковать задачи исполнителей на веб-сервере для получения от них фактических данных и автоматически загружать изменения в проект.

5. Microsoft Project Professional позволяет сохранять несколько версий одного проекта для рассмотрения различных вариантов планирования.

Microsoft Project Server выступает сервером для Microsoft Project Professional, обеспечивая реализацию корпоративных возможностей:

· Единые настройки (Глобальный корпоративный шаблон).

Составной частью Microsoft Project Server является веб-интерфейс Microsoft Project Web Access, обеспечивающий доступ к данным через обычный веб-браузер и администрирование системы.

Вопрос 2. Корпоративная система управления проектами Microsoft Enterprise Project Management.

Для управления проектами в масштабах подразделения или всего предприятия Microsoft предлагает использовать решение Enterprise Project Management (Корпоративное управление проектами). Решение полностью построено на продуктах Microsoft, начиная с ОС и СУБД и заканчивая рабочими местами пользователей (рис. 20).

Microsoft Project Server является платформой для организации корпоративной системы управления проектами и обеспечения коллективной работы над проектами. Microsoft Project Server выполняет роль сервера приложения:

· обеспечивает доступ Microsoft Project к централизованной БД проектов и ресурсов;

· обеспечивает доступ через Веб-интерфейс к данным Microsoft Project Web Access;

· осуществляет моделирование и анализ портфеля проектов;

· обеспечивает единые для всех проектов настройки и представления данных;

· разграничение доступа к данным и функционалу системы;

· обеспечивает интеграцию с Microsoft Windows SharePoint Services и службами OLAP-анализа.

Сервер Microsoft Project Server работает под управлением ОС Microsoft Windows Server. Хранение данных осуществляется в СУБД Microsoft SQL Server. Для OLAP-анализа используется служба Microsoft SQL Server Analyses Services.

Менеджеры проектов и портфелей проектов на рабочих местах могут использовать приложение Microsoft Project Professional для планирования проектов и ресурсов. Возможности и алгоритм работы в Microsoft Project Professional схож, с тем, что предоставляет Microsoft Project Standard, но при работе пользователи подключаются к серверу Microsoft Project Server и используют не индивидуальные, а единые настройки, общие проекты и ресурсы, определенные администратором. Плюс появляются дополнительные возможности по управлению ресурсами и портфелем проектов.

Исполнители работ и заинтересованные участники проекта (руководители организации, функциональных подразделений, заказчики) могут зайти на веб-портал проектов Microsoft Project Web Access, с помощью стандартного веб-браузера Microsoft Internet Explorer. Веб-интерфейс позволяет участникам проекта формировать команды проектов, вводить фактические данные, просматривать весь портфель проектов, обмениваться документами и управлять рисками проектов.

Enterprise Project Management требует выделения дополнительных аппаратных средств и затрат на администрирование системы, но эффект от совместного и стандартизированного управления проектами, позволяет оптимизировать процессы осуществления проектов и более эффективно управлять ресурсами организации. При этом пользователи получают инструмент с дружественным интерфейсом Microsoft Office, а администраторы систему, которая легко впишется в ИТ-инфраструктуру организации.

Microsoft Project Web Access. Важнейшей функцией управления проектами является управление коммуникациями участников проекта. Менеджер проекта, разработав, календарный план в Microsoft Project и спланировав работы, должен донести эти сведения до исполнителей.

Microsoft Project предоставляет удобное и надежное решение этой задачи путем публикации задач на веб-сервере Microsoft Project Server. При этом членам групп не обязательно иметь Microsoft Project на своем компьютере, вся информация доступна им через обычный веб-браузер с помощью Microsoft Project Web Access, являющейся составной частью сервера Microsoft Project Server. Работа с проектными данными может осуществлять как в локальной, так и в глобальной сети Интернет.

Веб-портал Microsoft Project Web Access представляет собой набор «центров» в зависимости от аспектов проектной деятельности.

Домашняя страница – это стартовая страница пользователя в портале проектов. Она отображает сводную информацию о событиях имеющих непосредственное отношение к пользователю.

Через Microsoft Project Web Access пользователи могут увидеть всю информацию, содержащуюся в проекте Microsoft Project. Менеджеры портфелей проектов могут проводить моделирование и анализ портфеля проектов. Функциональные менеджеры могут формировать команды проекта. Microsoft Project Web Access позволяет создавать и отслеживать небольшие проекты (списки дел) полностью в веб-среде, вообще не прибегая к настольному Microsoft Project.

Microsoft Project Web Access предоставляет возможность хранить документы проекта на веб-узле, доступном всем участникам проекта. Хранилище документов обеспечивает версионность и блокировку документов для монопольного редактирования.

Корпоративное решение Microsoft позволяет коллективно управлять проектами, ресурсами и портфелем проектов, создавать отчетность в режиме реального времени и вести анализ возможных сценариев развития проектов. Благодаря этому, руководители смогут лучше понимать, как используются ресурсы их организаций и на какой стадии выполнения находятся те или иные инициативы, что, в свою очередь, будет способствовать принятию более обоснованных управленческих решений.

Вопрос 3. Программное обеспечение Oracle Primavera.

ПО Oracle Primavera предназначено для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI, IPMA и стандартами ISO.

Все программные модули Oracle Primavera обеспечивают хранение и обработку данных по всем проектам компании в едином хранилище данных, построенном на базе СУБД Oracle или Microsoft SQL Server (по выбору заказчика). Приведем полный перечень программных продуктов Oracle Primavera:

Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management – это мощный, надежный и простой в использовании инструмент для анализа и оценки возможности реализации многокритериального ранжирования проектов, непосредственного планирования, управления и реализации проектов, программ и портфелей проектов. Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management представляет собой комплексное решение, функциональность которого может изменяться в зависимости от цели проекта, что позволяет соответствовать потребностям, навыкам и сферам ответственности каждого участника проектной команды. Это решение для управления проектами любого размера и любой степени сложности, легко масштабируется под различные цели, потребности и навыки сотрудников организации и команды проекта.

Oracle Primavera P6 Professional Project Management – это профессиональное решение, признанный стандарт высокопроизводительного программного обеспечения, созданный для управления крупномасштабными, высокотехнологичными и многоаспектными проектами. Его можно использовать для управления проектами, включающими до 100 тысяч различных работ. Primavera P6 Professional Project Management предоставляет неограниченное количество ресурсов и целевых планов.

Oracle Primavera Portfolio Management – программный продукт для управления портфелем проектов на всех этапах, начиная с этапа зарождения идеи и заканчивая полной реализацией. Характерен специфичной функциональностью, масштабируемостью и возможностью изменения конфигурации. Благодаря высокой безопасности и удобному клиентскому интерфейсу продукт стал лучшим решением для коммуникации и сотрудничества участников реализации проекта в рамках организации.

Модули, расширяющие основную функциональность Oracle Primavera.

Oracle Primavera Contract Management – это решение для управления документооборотом и стоимостью работ, разработанное для реализации строительных проектов в соответствии с запланированным бюджетом и календарным графиком. В управлении строительным проектом участвует ряд специалистов из разных областей: от руководителей проекта, руководителей отделов и подразделений до субподрядчиков, архитекторов, инженеров, поставщиков и управляющих, которые должны принимать совместные решения, оперируя огромным количеством всевозможных документов и договоров.

Oracle Primavera Risk Analysis – решение, обеспечивающее комплексный подход к управлению рисками в проектах. Решение позволяет получить объективное представление о резервах, необходимых для устранения последствий неопределенностей в области затрат и графика реализации проекта, а также проанализировать эффективность плана реагирования на риск. Это позволяет создавать «календарный график проекта, учитывающий риски», который сегодня уже является стандартом планирования и подготовки проектов.

Oracle Primavera Earned Value Management – представляет собой комплексное решение, соединяющее подробные данные о затратах и календарный график, извлекая данные о реализации проекта из систем управления затратами, внося сложные коэффициенты обременения и отслеживая фиксированные издержки.

Oracle Primavera Contractor – это доступное решение, разработанное специально для подрядчиков, упрощающее составление календарных графиков, оформление отчетов и планирование этапов реализации проекта. Позволяет создать эффективный календарный график, понятный и доступный каждому участнику проекта, организовать постоянную связь между менеджером и участниками проекта.

Вопрос 4. Решение Deltek Enterprise Project Management Suite.

Deltek Enterprise Project Management Suite – интегрированное информационное решение для управления проектами. (Раньше называлось Welcom Suite – Deltek приобрел компанию Welcom Software Technology в начале 2006г.)

Решение Deltek Enterprise Project Management Suite позволяет эффективно решать весь круг задач управления проектной деятельностью. В состав его входят пять специализированных программных продуктов, взаимосвязанных между собой и способных осуществлять обмен данными с другими информационными системами. Каждый из пяти продуктов нацелен на информационное обеспечение отдельных областей управления проектами:

· WelcomPortfolio – управление портфелем проектов;

· WelcomHome – обеспечение совместной работы, решение коммуникационных задач, хранение проектных докуметов;

· WelcomRisk – управление рисками по методологии PMI PMBoK;

· Cobra – детальный анализ и контроль бюджета;

· Open Plan – разработка, оптимизация и контроль календарных планов проектов и мультипроектов.

Модульная структура решения позволяет формировать его только из тех продуктов, которые необходимы для решения актуальных задач, оставляя при этом возможность подключения дополнительных продуктов в будущем.

В концепцию Welcom Suite заложен принцип «Управлять портфелем проектов», который подразумевает, что в организации одновременно может осуществляться большое число проектов, многие из которых взаимосвязаны между собой, а также с операционной деятельностью. Проекты могут использовать общие ресурсы, быть связаны общими рисками, бюджет проектов может входить в состав бюджета предприятия. В этом случае, использование единого интегрированного решения позволит консолидировать проектную информацию, повысить эффективность принятия решений на всех уровнях управления.

WelcomPortfolio позволяет руководству на уровне принятия стратегических решений обладать информацией о ключевых параметрах как инициируемых, так и выполняемых проектов; осуществлять обоснованный выбор проектов для инициации; принимать решения в отношении уже начатых проектов, оценивать их приоритеты, распределять ресурсы предприятия на агрегированном уровне; формировать наглядные и информативные отчеты как межпроектные, так и детальные – по отдельным проектам. WelcomPortfolio обладает Web-интерфейсом, и не требует устанавливать какое-либо дополнительное ПО на компьютере пользователя. Это предоставляет руководству дополнительные удобства, связанные с возможностью быстрого доступа к проектной информации.

WelcomHome позволяет собирать информацию как от участников проекта, так из других программных продуктов, осуществлять анализ этой информации и предоставлять ее в виде наглядных отчетов, с возможностью углубленного изучения проблемных областей.

WelcomRisk решает специфические задачи, связанные с областью управления рисками. Использование этого продукта, позволяетт вовлечь в процесс управления рисками большее число участников, минимизировать объем рутинной работы, стандартизировать процессы управления рисками и формировать базу знаний по этим процессам.

Open Plan Professional – один из лидеров на рынке аналогичных систем. Богатый функционал Open Plan позволит эффективно распределять имеющиеся ресурсы по нескольким проектам, разрабатывать детальные календарные планы, осуществлять контроль исполнения и анализ освоенного объема. Open Plan обладает производительностью, достаточной для управления крупномасштабными программами с большим числом работ.

При необходимости точного моделирования бюджета программ и проектов, а также контроля всех затрат, календарные планы связываются в системой финансового планирования Cobra. Эта система также способна контролировать масштабные и дорогостоящие программы.

Помимо обмена информацией, все модули решения Welcom Suite связаны системой безопасности и разграничения прав доступа Welcom Security. Эта система распространяется на функции всех продуктов, а также на все информационные объекты хранимые там, включая проектные документы.

Все модули тесно взаимодействуют внутри системы, они также обладают средствами обмена данными с другими продуктами. Каждый из модулей способен взаимодействовать с продуктами Microsoft Project и Primavera, формировать отчеты в стандартных форматах – XML и Excel, настраиваться на обмен информацией с другими системами, используемыми на предприятии.

Вопрос 5. Система Open Plan и ее возможности.

Традиционно основу систем управления проектами составляет программное обеспечение календарного планирования и контроля. В семейство Welcom входят две версии ПО календарного планирования: профессиональная — Open Plan Professional и настольная — Open Plan Desktop.

И профессиональная, и настольная версии Open Plan прежде всего включают в себя следующие традиционные функции календарного планирования:

· разработка структурной декомпозиции работ проекта и сетевых графиков;

· расчет и оптимизация календарных планов с учетом ограничений на ресурсы;

· разработка графиков потребности проекта в ресурсах;

· отслеживание хода выполнения работ и сравнение текущего состояния с исходным планом;

Обе версии работают с единой базой данных проекта (что означает полную совместимость по данным), обладают схожей функциональностью и интерфейсом.

Пользователи Open Plan Desktop получают в распоряжение все средства для создания проектов, разработки и оптимизации календарных планов с учетом ограничений на ресурсы, управления ими в процессе реализации, отчетности, но не имеют доступа к ряду процедур настройки.

Основным отличием Open Plan Professional от настольной версии является наличие функций мультипроектного планирования и контроля, а также специализированных средств настройки дополнительных функций, экранов и отчетов системы.

Таким образом, Open Plan Desktop ориентирован в первую очередь на менеджеров, отвечающих за отдельные проекты (размер проектов практически не ограничен), а Open Plan Professional является инструментом менеджеров, отвечающих за мультипроектное управление, обеспечивающих консолидацию и согласование данных по нескольким проектам.

Архитектура системы, использующая две версии ПО в рамках организации, обеспечивает ясное взаимодействие стратегических и тактических инструментов, используемых в компании на разных уровнях управления, и позволяет значительно уменьшить общую стоимость решения (рис. 21).

Для компаний, которым необходимо управлять проектами, особый интерес представляют следующие ключевые функциональные возможности Open Plan:

· средства моделирования и оптимизации использования ресурсов в проекте;

· возможности моделирования крупных проектов;

· средства мультипроектного планирования и контроля;

· возможности настройки рабочих мест пользователей;

Рис. 21. Типовая схема использования Open Plan в компании

Важной особенностью Open Plan является его открытая архитектура и возможности интеграции с различными системами предприятия (ERP и бухгалтерские системы, документооборот, нормативно-справочные БД и др.). Пакет изначально разрабатывался с учетом требований информационных систем предприятия по хранению и обмену данными. Помимо собственного формата хранения данных, Open Plan может использовать для сохранения информации проекта популярные СУБД — Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase.

Вопрос 6. Система управления проектами Spider Project.

Разработчик – компания «Спайдер Проджект».

Spider Project лучшая отечественная система управления проектами. Версия под DOS появилась еще в 1992 году. От версии к версии заметно улучшается не только интерфейс системы, но и ее функциональность. Система имеет несколько версий:

· Spider Project Desktop (однопользовательская версия).

Версия Desktop Plus отличается от Профессиональной тем, что в ней не поддерживаются управление портфелями проектов и расчёты расписания проекта с учётом ограничений по поставкам материалов и финансированию, а кроме того, ограничена многопользовательская работа с проектом. В остальном она соответствует Профессиональной версии.

Версия Desktop отличается от версии Desktop Plus отсутствием в ней рассылки-сборки учёта через документы и рассылки уведомлений ответственным и исполнителям о начале и окончании работ, а также средств разделения доступа между пользователями.

У этого продукта много отличий от западных собратьев, однако, основным из них является подход к определению длительности операций. В большинстве известных пакетов операции характеризуются длительностью их исполнения. В Spider Project наряду с длительностями можно задавать физические объемы работ на операциях. Длительность определяется пакетом в процессе составления расписания работ в зависимости от производительности назначенных ресурсов. В связи с этим, имеется отличие и в определении задержек на связях операций. Наряду с положительными и отрицательными временными задержками, реализованные во всех пакетах, можно использовать и объемные задержки. Дело в том, что с временными задержками может возникнуть ситуация, когда работа началась, но исполняется медленнее, чем было запланировано и временная задержка может исчерпаться раньше, чем будет выполнен запланированный объем работ.

Кроме отдельных ресурсов можно задавать мультиресурсы и пулы. Мультиресурсы – это группы ресурсов, которые выполняют работы вместе (например, бригада). Мультиресурсы можно назначить на исполнение операций целиком, что означает назначение всех ресурсов, которые в них входят. Пулы – это группы взаимозаменяемых ресурсов.

В Spider Project есть возможность хранить неограниченное количество версий проекта и анализировать ход исполнения работ не только по сравнению с какой-то базовой версией, но и с любой другой. Можно вычислять ресурсный критический путь и резервы сроков исполнения операций с учетом ограниченности ресурсов.

Алгоритм анализа рисков так же отличается от реализованного в других системах. При моделировании рисков в качестве исходной информации используются не оценки длительности (оптимистические, пессимистические), а оценки производительности ресурсов.

Непривычно, но достаточно продумано, реализована поддержка групповой работы над проектом. В Spider Project нет одновременного доступа на изменение данных.

Spider Project поддерживает OLE (в визуальные представления можно вставлять текст и графику). Экспорт данных проекта в другие приложения осуществляется с помощью формата csv.

Так же следует отметить хорошую справочную систему продукта, в которую, помимо руководства пользователя включен переработанный русский перевод PMBok (Project Management Body of Knowledge).

Вопросы для самопроверки:

1. Какие задачи решают профессиональные системы управления проектами?

2. Какие программные продукты включает Microsoft Office Project?

3. Какие программные продукты включает пакет Oracle Primavera?

4. Какие дополнительные программы и модули предлагает Oracle Primavera для решения специфических задач?

5. Чем отличаются друг от друга Open Plan Professional и Open Plan Desktop?

6. Какой продукт Primavera предоставляет средства для всестороннего управления проектной документацией?

7. С помощью какого приложения Primavera участники проекта могут обмениваться проектной информацией?

8. Опишите способ организации интегрированной системы с помощью продуктов Welcom Suite.

10. Чем отличается алгоритм анализа рисков в системе Spider Project от алгоритма, реализованного в других системах?

Литература по теме:

1. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2007: Учебный курс. – СПб.: Питер, 2009.

4. http://www.controlsystems.ru/Primavera/ – сайт компании «Системы управления».

Практические задания.

Цель: Освоение технологии работы с системой Microsoft Project 2007.

a. Для задачи 20 в поле Предшественники должна быть введена запись: 19ОН+10 д. Это означает, что задача 20 начинается через 10 дней после окончания работы 19.

2. В меню Вставка выберите команду Повторяющаяся задача.

3. В поле Название задачи введите название задачи – Редакционное собрание.

4. В поле Длительность введите или выберите длительность одного экземпляра задачи: 1 час.

5. В группе Повторять выберите периодичность – Еженедельно.

7. В группе Пределы повторения введите дату начала в поле Начало – десятое число следующего месяца и затем выберите параметр Окончание после и введите число повторений задачи – 7.

1. Создайте нестандартный календарь. Для этого возьмите команду Сервис – Изменить рабочее время.

2. Щелкните кнопку Создать новый календарь. В открывшемся окне установите переключатель Создать новый базовый календарь, введите название календаря Отдел предпечатной обработки. Нажмите ОК.

3. Откройте вкладку Рабочие недели, нажмите кнопку Подробности.

4. Установите рабочее время 8:00 – 12:00, 13:00 – 17:00, 18:00 – 23:00 для всех дней недели, кроме воскресенья. Воскресенье сделайте нерабочим днем. Нажмите ОК.

6. Установите для ресурсов Лимонов, Бурков, Семенов, Борисов, Тарарухин, Терехов рабочее время по календарю Отдел предпечатной обработки. Для этого выделите ресурс, выведите окно Сведения о ресурсах, нажмите кнопку Изменить рабочее время и в поле Базовый календарь установите нужный календарь.

1. Откройте свой проект в представлении Диаграмма Гантта.

2. Выберите команду Проект – СДР – Определить код.

3. В открывшемся окне введите префикс – БТ- (не забудьте тире). Для первого уровня структуры выберите последовательность – цифры, для второго уровня структуры выберите последовательность – Строчные буквы латиница, для третьего – цифры. Нажмите ОК.

4. Выделите поле Индикатор, вставьте столбец с именем СДР. Вы увидите, что каждой задаче будет присвоен уникальный код.

5. Для каждой фазы можно настроить индивидуальный код. Откройте окно свойств фазы Подготовка текстов. На вкладке Настраиваемые поля отображается маска кода. Поменяйте символ b на группу символов текст (с маленькой буквы), обозначив этим содержание работ данной фазы – работы с текстом. Нажмите ОК.

1. Откройте окно Сведения для задачи Редколлегия. На вкладке Заметки введите следующий текст:

Задания на этот номер должны включать темы:

При этом в поле индикатора появился значок заметки, при наведении на который можно увидеть текст заметки.

2. Откройте Лист ресурсов и введите для Васина заметку следующего содержания:

Тема 7. Выбор автоматизированной системы управления проектами

1. Сформировать представление о технологии выбора программного обеспечения для автоматизации процесса управления проектами.

1. Изучить требования, предъявляемые к системе управления проектами.

2. Получить представление о систематизации требований.

3. Рассмотреть процесс выбора программного обеспечения.

4. Освоить оценку значимости критериев выбора ПО для конкретного проекта.

Вопрос 1. Выбор системы управления проектом.

На Российском рынке программных средств управления проектами представлены программные продукты, сильно различающиеся своими функциональными возможностями и ценой. Этот рынок можно условно подразделить на 2 основные группы – недорогие продукты (до 1000 долларов), ориентированные на начинающих или непрофессиональных менеджеров, и более дорогие профессиональные продукты (до 15000 долларов).

К недорогим можно отнести такие продукты как Microsoft Project стандартный, SureTrak Project Manager. Разработчики этих программ особое внимание уделяют легкости использования и обучения.

Из профессиональных продуктов на Российском рынке представлены Российский продукт Spider Project и американские пакеты Oracle Primavera Project Planner, Open Plan и др. Эти пакеты более ориентированы на широту функциональных возможностей управления.

Правильный выбор пакета очень важен для успешного внедрения управления проектами в организации и зависит от многих факторов. К основным факторам относятся:

Технические требования – это требования к техническим характеристикам, программ. Эти требования определяются соответствующей политикой организации (ориентация на программы тех или иных фирм), имеющимся парком компьютеров и программным обеспечением, уже используемым в задачах управления (типы компьютеров, операционные системы, сети и т.д.).

Управленческие требования – это требования к функциональным характеристикам программ управления проектами, определяемые проектами организации. Это – наиболее важные требования. Как бы ни была совершенна программа с точки зрения программных решений, это никак не сможет компенсировать отсутствие каких-либо необходимых для управления функций.

Стоимостные требования – это стоимость программного обеспечения, его внедрения, сопровождения (обновление версий, техническая поддержка), стоимость обучения.

Вопрос 2. Технические требования.

Очень важно, чтобы выбранное программное обеспечение удовлетворяло требованиям команды проекта и обеспечивало полную и качественную поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами в компании.

Как правило, наиболее важные требования, которые рассматриваются при выборе системы, это:

Первое, на что обращает внимание пользователь при работе с программой это пользовательский интерфейс. При выборе программного интерфейса можно отметить те особенности, которые помогают вводить и просматривать информацию:

Под удобством пользовательского интерфейса понимается:

· возможность упрощения и минимизации трудоемкости ввода информации;

· наглядность результатов, достаточный объем графической информации.

Рассмотрим специфику интерфейса некоторых систем. Так, например, пакет Comfar использует систему отображения исходных данных в виде дерева, которое может раскрывать или сворачивать «листки» диалога с исходными данными, показывая состояние подготовки дерева к получению достоверного результата.

Project Expert – все разделы программы отображает в виде книги, с постраничным описанием основных блоков, к которым отнесены следующие: Проекты, Компания, Окружение, Инвестиционный план, Операционный план, Финансирование, Результаты, Анализ проекта, Актуализация (см. тему 4). Программа предлагается как инструмент, вынуждающий делать выбор на каждой странице, причем, диалоговые окна не приглашают к взаимодействию по раскрытию или анализу информации данной страницы, а носят инструктивный или рекомендательный характер.

В версии Microsoft Project 2010 привычное меню более ранних версий заменено на «Ленту» – это новый интерфейс в котором 350 команд упорядочено по логическим группам во вкладках: Файл, Задача, Ресурс, Проект, Вид, Формат (см. тему 5).

Управление данными должно предоставлять развитые возможности по доступу и передаче информации, группировке, объединению, администрированию и адаптации данных проекта.

1. Разграничение доступа к информации о проектах.

2. Обеспечение потребности в доступе к данным различных источников, совмещение этих данных с информацией о проектах.

3. В случаях, когда данные хранятся в нескольких местах или в нескольких базах данных, может оказаться необходимым использование распределенных систем хранения информации и средств репликации.

1. Для оптимальной и эффективной работы важно построить надежную систему манипуляции данными, чтобы дать возможность пользователю группировать информацию в соответствии со своими знаниями и опытом, с потребностью в анализе. Например, группировка задач по длительности представлена на рисунке 22.

2. Для получения различных видов аналитических отчетов в крупномасштабных проектах, при большом объеме хранимых данных, эффективно использование механизмов OLAP.

3. Требования к выходным документам. Пакеты управления проектами обычно содержат генераторы отчетов, либо позволяют экспортировать выходную информацию в стандартные программы Word, Excel, PowerPoint,Visio (рис. 23).

1. В программное обеспечение должна входить система администрирования, которая позволила бы сформировать единую систему данных, с возможностью централизованного обновления данных и обеспечения безопасности их хранения.

2. Администратор должен иметь возможность определять потребности в информации отдельных пользователей и организовывать вывод данных, формирование запросов, составление электронных таблиц, шаблонов представлений и отчетов в соответствии с их требованиями.

3. Данные должны быть представлены в виде удобном для пользователя, организованы в системные иерархии. Очень удобным является графическое представление данных. Кроме того, в управлении проектами имеются специфические формы подачи информации – диаграммы Гантта, сетевые диаграммы, организационные диаграммы.

Многопользовательские системы управления проектами используют многоуровневую клиент серверную архитектуру, что позволяет повысить эффективность работы компьютерного оборудования, одновременно расширяя круг пользователей, имеющих доступ к данным, и повышая безопасность системы. Наличие Web-браузера и возможности работы через Internet также является немаловажным достоинством для системы управления проектами. Поддержка системой Web-технологий перешла на первое место в списке основных критериев выбора ПО.

Вопрос 3. Управленческие требования.

Требования к размерности. Многие из представленных на рынке пакетов позволяют управлять проектами, состоящими из тысяч работ. Недорогие пакеты при этом используют оперативную память компьютера. Дорогие пакеты гарантируют управление очень большими проектами независимо от оперативной памяти компьютера. В то же время и у дорогих пакетов могут быть ограничения, существенные для поставленных целей. Так, например, Primavera Project Planner позволяет учитывать при расчете расписания работ ограничения не более, чем на 120 ресурсов, что в некоторых проектах может быть недостаточно.

Требования к языку. Из пакетов русифицированы Spider Project, SureTrak, Microsoft Project. Недавно выпущена русская версия пакета Open Plan. Многие пакеты локализованы частично. У пакета может быть русское меню и диалоги, но зато англоязычная помощь. Может быть переведен на русский язык User Guide (обзор основных функций), но оставаться англоязычным Manual (основной учебник). Это создает серьезные трудности в практической работе с пакетом. Нужно решить, насколько для организации существенна возможность работы на русском языке.

Требования к структуризации. Все пакеты позволяют создавать и использовать для отчетности иерархические структуры работ проекта (разбиение проекта на подпроекты, фазы, группы работ и т.д.). Очень важно, чтобы пакет был способен агрегировать информацию в соответствии с заданными структурами. Такими возможностями дешевые пакеты не обладают, да и у более дорогих пакетов число возможных структур ограниченно, за исключением пакета Spider Project, который позволяет создать для каждого проекта неограниченное количество различных иерархических структур работ и ресурсов.

1. Работы могут быть фиксированной длительности, либо с длительностью, определяемой объемом работ и производительностью назначенных ресурсов (причем производительность у различных ресурсов может различаться);

2. Работы могут быть фиктивными (работы нулевой длительности), отражающими наступление тех или иных событий, причем эти фиктивные работы могут требовать определенных ресурсов;

3. У работ может быть условная длительность, определяемая длительностью других работ.

Следует заметить, что в западных пакетах не предусмотрена возможность задания в качестве исходной информации объема работ для последующего определения длительности исходя из производительности назначенных ресурсов. Это мешает использовать при управлении проектами привычные в России подходы и нормативы. В частности, планирование и учет объемов работ абсолютно необходим в строительных проектах.

Требования к типам ресурсов. Ресурсы могут быть возобновляемыми, расходуемыми и производимыми. Дешевые пакеты не в полной мере позволяют планировать и учитывать расход материалов (невозобновляемых ресурсов). Не все пакеты позволяют моделировать производство материалов. Если в проектах материалы производятся на одних работах и расходуются на других, либо необходимо моделировать поставки, то это серьезное ограничение в выборе пакета.

Требования к назначениям. Управление ресурсами – ключевой элемент реального управления. Ресурсы могут иметь различную производительность, могут быть взаимозаменяемыми, производиться на одних работах и потребляться на других. Некоторые ресурсы могут быть командными, то есть работать только вместе, другие использоваться на работах проекта независимо.

Требования к календарям. Стоит обратить внимание на состав календарей в системе. Не все пакеты позволяют использовать кроме календарей проектов и ресурсов и календари работ.

Требования к учету затрат. В Западных пакетах задается стоимость часа работы ресурса и единицы материала. Стоимость работы задается через назначения ресурсов. Однако в Западных пакетах не предусмотрена возможность потребления материалов ресурсами. Поэтому нельзя получить отчетность по стоимости назначений, если у работ по несколько исполнителей, которые имеют фиксированную составляющую стоимости, либо потребляют материалы.

Требования к составлению расписания работ. Этот показатель может оказаться наиболее важным, если не ограничивать использование пакета управления проектами верхним уровнем управления для получения укрупненных характеристик работ, а действительно использовать его для управления ресурсами проекта. Если другие показатели влияют на трудоемкость сбора и обработки информации, возможность получения той или иной отчетности, то плохой план работ означает серьезные прямые денежные и ресурсные потери, а хороший – колоссальную экономию, несопоставимую со стоимостью программ. Все пакеты составят одинаковое расписание работ, если не будут учитываться ограничения на ресурсы проекта. Но в таком расписании потребность в ресурсах в отдельные промежутки времени может значительно превышать их наличие, не говоря уж о том, что ресурсы потребляются неравномерно. Для приведения в соответствие расписания выполнения работ и наличествующих ресурсов и сглаживания их загрузки производится выравнивание – составление расписания с учетом ограниченности ресурсов проекта.

Требования к учету и контролю хода работ. Данные о ходе выполнения работ должны автоматически учитываться при корректировке планов работ. Необходимо хранить в архиве историю проекта: первоначальный (базовый) план и все существенные корректировки плана для проведения анализа отклонений хода работ от первоначальной и последующих версий плана. Необходимо анализировать ход выполнения контрактов и договоров.

Требования к связи с другими задачами. Задачи в проекте связаны друг с другом. Причем связи могут быть достаточно сложными, содержать различные условия (ограничения). Системы должны обеспечить возможность отразить характер деятельности при планировании проекта.

В процессе планирования должны соблюдаться все требования, предъявляемые к данному процессу, чтобы приложение для управления проектами работало эффективно.

Список основных возможностей систем при реализации планирования:

· Описание различных календарей выполнения работ.

· Описание временных графиков и рабочих смет, графиков распределения ресурсов и стоимостных показателей.

· Ввод и хранение важных проектных дат и вех.

· Подсчет затраченного на работу времени (временные графики).

· Сбор информации о статусе работ и пересмотр календарных планов.

Дополнительно, многие пользователи могут проявить желание в использовании в самом продукте или в приложениях следующих возможностей:

Критерии для анализа программного обеспечения управления проектами.

Методология оценки и анализа программного обеспечения предполагает сопоставление его функциональных возможностей с функциями, выполняемыми управляющим проектом и его командой. В целом при оценке рассматривается следующее:

· системная архитектура и пользовательский интерфейс;

Вопрос 4. Процесс выбора программного обеспечения.

1. Определение необходимых данных. Для этого нужно ответить на следующие вопросы:

· каковы ожидаемые характеристики проектов?

· какое количество ресурсов потребуется для их выполнения?

· сколько организаций будет участвовать в проекте?

2. Анализ типов принимаемых решений, которые должно поддерживать ПО.

3. Формирование списка критериев для выбора наиболее подходящего ПО.

Существуют различные модели оценки ПО, наиболее распространенной из которых является балльная модель. Суть ее состоит в следующем. Каждому критерию присваивается вес в соответствии с оценкой его значимости, например в диапазоне от 1 до 5 (1 — совсем не важен, 5 — очень важен). В процессе оценки реализация каждого критерия в ПО оценивается значением от 1 до 10. Затем оно переводится в баллы умножением на соответствующий вес. В результате подводится общий балл ПО, который дает возможность сравнивать различные программные средства.

Проведя такой сравнительный анализ различного программного обеспечения, можно принимать решение о выборе того или иного из них как по функциональным возможностям (количество набранных баллов в целом и по отдельным группам критериев), так и по соотношению «цена / качество» (количество набранных баллов на единицу общих затрат).

Для оптимального выбора программного обеспечения, необходимо решить вопрос какие данные необходимо вводить, считать или выводить с использованием указанных возможностей? Может ли программное средство, которое рассматривается, справляться с этими данными, удовлетворяя требованиям бизнеса?

Помимо этого, необходимо оценить достаточными ли возможностями обладают программные алгоритмы, чтобы правильно и эффективно составлять календарные планы? Можно ли повторять расчет и получать при этом верный результат? Можно ли не выходить за рамки определенных ограничений? Соответствует ли график планирования ресурсов графику выполнения работ? Правильным ли является расчет стоимости проекта с учетом объема работ? Эти вопросы являются очень существенными.

С одной стороны, почти во всех популярных продуктах используется традиционный метод критического пути и последовательный алгоритм распределения ресурсов. Однако каждый производитель разработал свои собственные возможности для этих двух основных моделей расчета, которые могут послужить выгодным дополнением к основным возможностям или, наоборот, ухудшить программный продукт.

Для удобства выбора требований, предъявляемых к системе управления проектами, можно составить следующую таблицу (табл. 7).

К обсуждению характеристик пакетов с поставщиками необходимо тщательно подготовиться. Хорошо, если в фирме есть специалисты, имеющие опыт применения программ Управления Проектами. В противном случае наиболее приемлемым способом выполнения этого проекта является привлечение консалтинговых фирм, знакомых с характеристиками пакетов, имеющихся на рынке, и имеющих опыт внедрения управления проектами на различных объектах. Правильный выбор и оптимальное применение пакетов управления проектами дает большой экономический эффект, несопоставимый со стоимостью пакетов и необходимых консалтинговых услуг. Неправильный выбор приведет к непроизводительным затратам и может обернуться покупкой продукции, которая не будет использоваться.

Вопросы для самопроверки:

1. Какие технические требования рассматриваются при выборе автоматизированной системы управления проектами?

2. Какие управленческие требования рассматриваются при выборе автоматизированной системы управления проектами?

3. Каким требованиям должен удовлетворять пользовательский интерфейс?

4. Какие возможности по управлению данными должны предоставлять системы управления проектами?

5. Какие требования предъявляются к возможностям календарного планирования?

6. Сформулируйте требования к совместной работе.

7. Чем определяется набор технических требований, предъявляемых к системам управления проектами?

8. Какие функции должны реализовываться в системе управления проектами?

9. Опишите процедуру выбора системы управления проектами.

10. Исходя из чего, формируется список критериев для выбора системы управления проектами?

Литература по теме:

1. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие. – М.: ООО «Омега-Л», 2010.

3. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон. Управление проектами. Учебник, перевод с анг./ М.: «Дело и сервис», 2007.

Практические задания.

Цель: Получение навыков выбора программного продукта для управления проектами в организации.

Строительная компания, занимается строительством коттеджей для индивидуальных заказчиков. У компании много проектов, которые выполняются одновременно. Для повышения эффективности деятельности было принято решение внедрить систему управления проектами.

1. Определите функции программного обеспечения, наиболее важные для процесса управления проектами в компании и составьте список критериев для сравнения и выбора систем управления проектами (табл. 1).

2. Выберите на рынке ПО подходящее для компании программное обеспечение по управлению проектами (три системы).

3. Оцените выбранные системы по 10-и бальной шкале, заполнив таблицу 2.

4. Определите взвешенную оценку по каждому критерию для каждой системы, умножив вес на оценку (табл. 3). Затем рассчитайте интегральную оценку для каждой системы, просуммировав все взвешенные оценки.

5. Сделайте вывод о выбранной системе управления проектами, сравнив интегральные оценки.

[1] Вадим Габов, Владимир Иванов. Практика создания Проектных Офисов в структурах компаний// http://www.microsoftproject.ru/articles.phtml?aid=70&mode=print

Название	Офис проекта	Проектный офис
Назначение
Период функционирования
Масштаб действий
Основные задачи

Средства	Функции
Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик.	· Описания глобальных параметров планирования проекта · Описание логической структуры комплекса работ · Многоуровневое представление проекта · Назначение временных параметров планирования задач · Поддержка календаря проекта
Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта.	· Ведение списка наличных ресурсов, номенклатуры материалов и статей затрат · Поддержка календарей ресурсов · Назначение ресурсов работам · Календарное планирование при ограниченных ресурсах
Средства контроля за ходом выполнения проекта.	· Фиксация плановых параметров расписания проекта в базе данных · Ввод фактических показателей состояния задач · Ввод фактических объемов работ и использования ресурсов · Сравнение плановых и фактических показателей и прогнозирование хода предстоящих работ
Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту.	· Диаграмма Гантта (часто совмещенная с электронной таблицей и позволяющая отображать различную дополнительную информацию) · PERT диаграмма (сетевая диаграмма) · Создание отчетов, необходимых для планирования и контроля

Этап жизненного цикла проекта	Управленческие функции	Программное обеспечение
Прединвестиционный анализ проекта	· Обоснование целей проекта · Оценка экономической эффективности проекта в целом	· ПО финансового анализа проекта и стратегического планирования
Планирование проекта	· Детальное планирование комплекса работ и ресурсов · Анализ сроков выполнения проекта в целом и отдельных его стадий · Ресурсное планирование, анализ и оптимизация графика распределения ресурсов проекта · Анализ затрат, потребностей проекта в финансовых средствах, стоимостное планирование	· ПО для управления проектами · Специализированное ПО · ПО ведения бухгалтерии проекта и стоимостного анализа
Выполнение проекта	· Контроль за ходом реализации проекта · Анализ состояния проекта · Оперативное управление проектом · Перепланирование проекта · Отчетность и документирование хода работ	· ПО для управления проектами · ПО поддержки групповой работы · ПО формирования отчетов · Системы документооборота и ведения архивов
Завершение проекта	· Отчетность и документирование результатов проекта	· ПО поддержки групповой работы · ПО формирования отчетов · Системы документооборота и ведения архивов

Категория программных пакетов	Соотносимая с ней область в управлении проектами (согласно РМВОК)
Комплексные пакеты	Все
Управление процессами/содержанием	Управление интеграцией
Управление расписанием	Управление временем
Управление стоимостью	Управление стоимостью
Управление ресурсами	Управление человеческими ресурсами
Управление рисками и их оценивание	Управление рисками
Управление коммуникацией	Управление коммуникацией
Подкатегории: Графические расширения
Табели учета рабочего времени
Web-издатели / Web -органайзеры

	Функции, реализуемые в системе	Вес	Оценка
Пользовательский интерфейс	Настраиваемый интерфейс
	Контекстная помощь
	Удобство доступа к данным
	Графические возможности
	Разделение интерфейса по ролям
	Стандартные мастера, шаблоны и представления экрана
Управление данными	Удобство доступа и передачи информации
	Защита от несанкционированного доступа
	Интеграция данных с другими приложениями
	Возможности разграничения прав доступа
	Наличие функций OLAP
Механизм планирования	Использование иерархической структуры ресурсов
	Временной анализ по методу критического пути
	Анализ стоимости и освоенного объема Earned Value
	Анализ рисков
	Использование нескольких исходных планов
	Использование шаблонов отчетов
Обеспечение совместной работы	Наличие Web-приложений
	Архитектура клиент-сервер
	Предоставление доступа к данным удаленным пользователям
	Оповещения и напоминания о работах

Последователь		Предшественник	Последователь		Предшественник
3	–	2	22	–	21
4	–	3	23	–	22
5	–	4	24	–	22
6	–	5	26	–	22
7	–	6	27	–	26
8	–	7	28	–	27
11	–	10	29	–	26
12	–	21	30	–	14;29
13	–	12	31	–	30
14	–	13	32	–	31
17	–	16	34	–	33
18	–	17	35	–	34
19	–	18	36	–	35
20	–	19	37	–	36
21	–	20

	№п/п	Функции
Пользовательский интерфейс	1
	…
	n
Управление данными	1
	…
	n
Механизм планирования	1
	…
	n
Обеспечение совместной работы	1
	…
	n

№ п/п	Функции (критерии)	Вес критерия	Название системы 1	Название системы 2	Название системы 3
№ п/п	Функции (критерии)	Вес критерия	Оценка	Оценка	Оценка
1
2
…
n